体系文件-文件和记录管理程序

1、文件和记录管理程序编制审核批准密版本 V1。0200915信息技术有限责任公司样式编号：WW-SM-JL-01版本：V1.0样式编号：WW-SM-JL-01版本：V1.0文件和记录管理程序第 第4页 共 8 页变更履历序版本更改处更改内容更改/日期审核/日期批准/日期号1 V1 0新建张海涛/2008。 赵武/2008。12。24。12.24王喆/2008。12。24123目录3 HYPERLINK l _TOC_250022 1。1目的3 HYPERLINK l _TOC_250021 适用范围4 HYPERLINK l _TOC_250020 术语表4 HYPERLINK l _TOC_2

2、50019 引用文件4 HYPERLINK l _TOC_250018 职责4 HYPERLINK l _TOC_250017 2.1主管副总经理4 HYPERLINK l _TOC_250016 2。2技术服务事业部4 HYPERLINK l _TOC_250015 2.3各个小组4 HYPERLINK l _TOC_250014 文件的管理5 HYPERLINK l _TOC_250013 3。1范围5 HYPERLINK l _TOC_250012 3.2文件的编写5 HYPERLINK l _TOC_250011 3。3文件的批准6 HYPERLINK l _TOC_250010 3。

3、4文件的发放6 HYPERLINK l _TOC_250009 3.5文件的修改6 HYPERLINK l _TOC_250008 3。6文件的评审6 HYPERLINK l _TOC_250007 3。7文件的存档7 HYPERLINK l _TOC_250006 文件的作废7 HYPERLINK l _TOC_250005 书面形式文件的管理7 HYPERLINK l _TOC_250004 3。10电子形式有效文件的管理7 HYPERLINK l _TOC_250003 3。11外来文件、资料的管理8 HYPERLINK l _TOC_250002 记录的管理8 HYPERLINK l

4、_TOC_250001 4。1记录的产生8 HYPERLINK l _TOC_250000 4.2记录的存档89简介目的对公司与IT 服务管理体系相关的文件和记录进行管理，确保文件和记录的有效使用。适用范围1.1.1适用于公司内部与IT服务管理体系相关的所有文件和记录的管理。术语表文件记录描述进行过程活动所规定的途径、方法或要求的内容，用以提供过程活动的指导、规范、沟通或培训的作用.文件记录有效文件记载具体的过程活动结果的文件。有效文件保留文件正在使用中的、经过批准的正式文件.保留文件已停止使用的有效文件,需要保留以备追溯.引用文件【1】 ISO/IEC 20000-1【2】 IT 服务管理手

5、册职责主管副总经理负责批准和发布IT 服务管理手册和所有的管理程序文件。技术服务事业部负责组织各个小组对IT 服务管理体系的文件和记录进行管理和改进。各个小组负责本部门与IT 服务管理体系相关文件和记录的具体管理.样式编号：WW-SM-JL-01版本：V1.0样式编号：WW-SM-JL-01版本：V1.0文件和记录管理程序第 第9页 共 8 页文件的管理范围IT服务管理体系中的文件均指“有效文件”和“保留文件文件的层次分为BD (A 层文件(B 层文件、工作流程或规定 层文件C 层文件对应的各类记录 层文件)。对于文件的编写,格式、编号、版本及其他要求。.研编号规则应形成文件以备追溯。与公司I

6、T 随意向公司外、无关的第三方拷贝、复印或传播。文件的编写IT （A 层文件)ISO/IEC200001：2005的要求，结合公司实际编写。各种管理程序 层文件）.各部门根据ISO/IEC200001：2005 标准与实际工作需要，依据B , (C层文件进行沟通，确保C层文件的内容与整个IT.(C )IT 服务管.（C ),.文件格式应按照文件编写规范的要求和模板编写。所有的工作流程或规定（C 层文件)在得到正式批准后,.如无特殊的指定或要求，文件的编写部门、拟制部门即发文部门。文件的批准,审批角色只有一个人。.,依次经其他审核人审核通过，再提交审批。,并在组织会议的部门存档。文件的发放文件在

7、得到正式的批准后，在规定的范围内发放。事业部负责文件标识的管理。文件的版本状态用“版本号”来进行区别。.已发放文件的原始版本应当由发文部门存档。文件的修改IT.（B .因业务需求的变化，现有的工作流程或规定),.(C层文件）.文件的评审,求对流程体系和文件进行重新评估和规划 ,组织相关部门对所涉及的过程、工作接,制订或变更相应的文件。技术服务事业部在对 IT 组织相关部门进行的修改和完善。文件的存档,则应在原书 书面形式的“保留文件”均由发文部门负责保管。在工作流转系统中的电子形式的文件，由技术服务事业部负责归档。各类文件的保存期限除特别规定外，一般为 3 等有关的文件应长期保存。文件的作废当

8、新修订的文件得到批准后，发文部门应及时将新版本的文件发放至相关的部门或,理。活动检查所有文件的有效状态。书面形式文件的管理妥善保管、及时更新。书面形式的“有效文件”不能与“保留文件”同时在工作中使用。电子形式有效文件的管理公司 IT .以防误用。在工作流转系统中存在的文件,由技术服务事业部负责管理,.外来文件、资料的管理与 IT ,由具体使用部门负责登记、保管。外来文件的编号遵循其原有的编号，如无编号的则按文件编写规定的要求编号。对来自上级主管部门的文件（如通知、行政发文、指示等.文件”标识表示其使用状态。,.记录的管理记录的产生在 IT 的结果也属记录。,具体规定详见文件编写规范记录应与相关管理程序 层文件、工作流程或规定 层文件）,应与对应的C层文件一起在技术服务事业部备案。记录的存档记录内容的填写、汇总或提交部门即为记录的发文部门。为便于追溯，各种记录保存期限除特别规定外，一般为 3 应长期保存。要有稳定和能够提供备份的系统环境。,.应