档案管理学课件

1、档案管理学唐山师范学院图书馆周进良（研究馆员）关于本课程的一些说明1、本课程名称为档案管理学，是档案学专业、文秘专业和行政管理专业的专业基础课，本院使用教材为复旦大学出版的陆予圻等编著的秘书文档管理；2、先修课程：秘书学基础、文书写作等；3、本课程总计32学时，共11周，其中上课 9周27学时，实习2周5学时（参观我校综合档案室、人事处档案室和图书馆密集库并讲授电子文献资源的使用方法）；4、本课程为考查课，学分，最后以论文形式完成。绪论：关于档案学的一些基本知识一、档案学的产生1804年德国档案学家约瑟夫奥格著一种档案学理论思想，第一次使用了“档案学”这一名词；1885年法国历史学家郎格鲁在国

2、际档案馆、图书馆和博物馆杂志发表关于档案馆的科学一文，提出档案学是一门独立的科学；1928年意大利档案学家埃卡萨诺瓦出版了档案学专著，对档案学的科学概念作了深入阐述；档案学在中国：1935年腾固发表档案整理处的任务及其初步工作一文首次出现“档案学”名词；1940年档案学者龙兆佛在档案管理法一书中也使用了这一名词。档案学与信息资源管理类学科的关系档案学与图书馆学档案学与情报学十七个社会科学一级学科之一：图书馆、情报与文献学档案学教育史：1920年武昌文华大学成立图书科，1929年改名为武昌文华图书馆学专科学校，1939年增设档案管理专科，1946年殷钟麟等人在重庆创办私立崇实档案学校。1952年

3、中国人民大学创办档案学专业（今中国人民大学信息管理学院前身）。二、档案学的研究对象及范围目前学术界关于档案学的研究对象有多种认识，归结起来，档案学的研究对象就是档案、档案工作和档案事业产生与发展规律。档案学就是研究档案现象、档案工作和档案事业产生与发展规律的学科。三、档案学的学科体系结构1、理论档案学：档案学原理、档案术语学、比较档案学、档案学史、档案事业史等；2、技术档案学：档案保护技术学、档案缩微复制技术、档案计算机管理技术等；3、应用档案学：档案管理学、档案事业管理学、科技档案管理学、专门档案管理学、档案文献编纂学、档案法规学等。我们这门课程叫档案管理学，研究各种门类档案的一般管理理论、

4、原则和方法。档案：1985年国家标准局发布情报与文献工作词汇基本术语和档案著录规则，对档案的定义为：“档案是国家机构、社会组织和个人从事政治、经济、科学文化等社会实践活动直接形成的文字、图表、声像等形态的历史记录”。档案的来源：文件是档案的前身，档案是文件的归宿；文件是档案的基础，档案是文件的精华；文件是档案的因素，档案是文件的组合。第一章 文书概述第一节 文书和文书工作一、文书的概念文书是人们在社会实践活动中为了记载、公布、凭证和传递信息的实际需要，以文字或声像的方式在一定介质上表达思想意图的一种信息材料。二、文书的历史发展贾谊过秦论：“禁文书、酷刑法”；班固汉书刑法志：“文书盈于几阁，典者

5、不能遍睹”。材料的变化：甲骨、竹木、铁质、石头、缣帛、纸张、电子文书；名称的变化：典册、中、治中、典籍、图籍、文案、公文、文卷、案卷、案牍、牌子、本章、文书。甲骨档案甲骨档案金石档案青铜档案石鼓档案羊皮档案三、文书、公文、文件的联系与区别1、文书：文书包括公务文书和私人文书，公务文书是指社会的合法组织在其公务活动中形成的各种形式的文字材料；私人文书是指个人、家庭（家族）在社会交往活动中为处理私人事务而形成的文书，如私人信件、收支帐目、遗嘱、家谱等。 公文 公务文书 其他事务文书文书 私人文书2、公文：是党政机关、企事业单位、群众团体等合法社会组织在处理公务活动中所形成的具有法定效力和规范体式的

6、书面材料，如报告、请示、通报、意见、批复、函等。其他事务文书如计划、总结等不具有法定效力。3、文件：是指领导机关根据自己的职责范围制发的具有法定效力并设有特定版头的公文。文件与文书的区别：文书是总称，是不可数名词，文件是可数名词。四、文书工作基础知识（一）文书工作的发展历史史官是我国最早的文书工作人员。老子曾做过周“守藏室之史”，相当于现在档案馆馆长和图书馆馆长。（二）文书工作的基本任务和内容三大部分：形成、处理和管理。（三）文书工作机构的组织形式集中形式和分散形式。（四）文书处理工作的基本原则和要求1 准确、周密、确保质量；2 及时、迅速、注重时效；3 精简、求实、注重效用；4 安全、可靠、

7、确保国家机密；5 认真、负责、加强统一管理。第二节 文书的构成要素及特点和作用一、文书的基本构成要素：信息、符号、物质（一）信息要素1、核心信息：文书记载的主要内容。2、附加信息：附加的带有补充说明性质的信息。（二）符号要素1、文字符号：语言文字、数字符号。2、图形符号：图像、图表和各种标点 符号及色彩。（三）物质要素1、书面载体：物质载体，甲骨、金属、石头、简牍、羊皮、纸张等；2、显字材料：墨水、油墨等。二、文书的特点1、记录性：人们社会实践的原始记录；2、实用性：为解决现实问题而制成；3、法定性：依法成立的机关或组织才能制发；4、权威性：宪法赋予的权威；5、信息性：文书是信息交流的纽带。三

8、、文书的作用1、明法布政：党和国家的方针、政策、法律、法规、行政措施等通过公文的形式发布，具有法律规范和准绳作用；2、领导管理：政治领导和行政管理；3、宣传引导：直接性和权威性；4、联系交流：沟通信息；5、凭证依据：历史的真实进程。第二章 文书的撰拟与制发第一节 公务文书的种类一、国家行政公文的种类国家行政机关公文处理办法规定的种类：1、命令（令）2、决定3、公告4、通告5、通知6、通报7、议案8、报告9、请示10、批复11、意见12、函13、会议纪要二、其他有关公文的种类1、中国共产党机关公文处理条例规定党的机关公文有14种；2、我国香港、澳门地区：3、我国台湾省有六类：令、呈、咨、函、公告

9、和其它公文。三、国家行政公文的分类1、按行文关系分上行文：下级机关向所属的上级机关报送的公文；下行文：指上级机关向所属下级机关发送的公文；平行文：向同级机关或没有隶属关系的机关传递的公文。2、按性质和作用划分指导性、报请性、知照性、商洽性、记录性公文。第二节 行政公文的格式一、公文的用纸格式：A4纸二、公文的印装格式：左侧装订三、公文的文面格式1、眉首：发文机关标识、发文字号、公文份数序号、秘密等级和保管期限、紧急程度、上行文签发人。2、主体：公文标题、主送机关、正文、附件、成文时间、公文生效标识域、附注。3、版记：主题词、抄送、版记中的反线。第三节 文书的撰拟一、公文的四要素1、主题2、材料

10、3、结构4、语言二、公文的形成过程和要求1、交拟2、议拟3、拟稿4、登记5、审核6、签发7、复核三、公文制发的过程和要求1、缮印2、校对3、用印或签署4、发文登记5、封发四、十三种行政公文的撰拟要求1、命令2、决定3、公告4、通告5、通知6、通报7、议案8、报告9、请示10、批复11、意见12、函13、会议纪要五、其他事务文书的撰拟要求（一）办公室日常事务文书的撰拟要求1、计划2、总结3、调查报告4、简报（二）规章制度的撰拟要求1、章程2、条例3、规定4、办法5、细则第四节 公务文书的审核和修改一、公务文书内容的审核修改1、主旨的审核修改2、材料的审核修改3、措施的审核修改二、公务文书形式的审

11、核修改1、结构的审核修改2、文字的审核修改3、体式的审核修改三、修改文稿的常用符号（教材44页）第三章 文书的处理第一节 行文制度 一、行文方向与行文关系1、行文方向：指文书从此机关到彼机关的行走过程，通常是指机关之间的文件来往，也可以指机关内部的文件传递。下行方向：上级机关发文给下级机关；上行方向：下级机关送文给上级机关；平行方向：不相隶属机关之间的文书往来。2、行文关系（1）隶属关系：两种情况，一种是同一系统的上下级机关之间构成的领导与被领导的关系（属行政关系），如国家教育部与河北省教育厅；第二种是同一系统的上下级部门之间构成的指导与被指导的关系（属业务关系），如教育部高教司与教育厅高教处

12、的关系。（2）非隶属关系：两种情况，一种是同一系统同级机关、部门或不同系统的同级机关、部门之间，如唐山市委组织部、宣传部；第二种是不同系统的非同级机关、部门之间，如唐山市教育局与丰润区文化局之间等。二、行文方式及行文规则1、行文方式逐级行文：逐级下达或逐级上传文件；越级行文：越过直接上级或直接下级行文；多级行文：同时主送直接下级和间接下级，或下级同时主送直接上级和间接上级；普发行文：即将文件直接发向各基层组织或群众；联合行文：两个或两个以上的机关或部门对涉及各自职权范围的事务以共同的名义联合向下或向上发文；直接行文：没有隶属关系的机关之间用平行文种直接收、发文件的行文方式；对口行文：上下级职能

13、部门之间互相行文；（省职改办向市职改办发文）转发行文：一个机关转发其他机关的文件，分批转和转发两种；授权行文：通过委托授权，由其他机关或个人代表本机关、本部门对外行文。2、行文规则（1）行文应当确有必要，注重效用；（2）政府各部门依据部门职权可以互相行文和向下一级政府的相关业务部门行文，除以函的形式商洽工作、询问和答复问题审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。（例唐山市教育局与丰润区政府）（3）向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关；（4）除上级机关负责人直接交办的事项 外，不得以机关名义向上级机关相关负 责人报送“请示”、“意见”和“报告”。第二节 文书的办理一、文书办

14、理流程文书办理流程即对制发和收到的文件以衔接有序的程序进行办理的过程。 一般来说，收文办理主要包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序；发文办理主要包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。 上述程序前后衔接、环环相扣、排列有序，构成一个完整的文件运转和办理流程。二、文书办理的方法和要求（一）收文办理1、签收：清点、检查、签字，外收发人办。2、拆封：内收发人办。3、登记：三种登记形式，注意登记内容。4、分办：文秘人员根据来文的不同内容和要求将文件分别送达各个办文对象的过程。5、审核：即按照文件办理要求对文件从内容到形式进行审查核对。收文审核主要针对下级来文。6、传阅：

15、即有关人员在工作职责范围内传递阅读文件。7、拟办：对文件如何办理提出初步的处理意见。是秘书部门辅助领导决策的重要体现。8、批办：领导对文件如何办理提出最终的批示意见和要求。9、承办：贯彻文件精神，执行具体任务。（二）发文办理1、草拟：领导交拟后秘书起草文件。2、审核：发文审核，领导签发前审核，内容、文字、体式等方面。3、会稿：联合行文时用到，主办单位与协办单位。4、签发或会签：是领导行使职权的重要形式。5、编号：编“发文字号”。6、复核：发文过程中的第二次审核，文件正式印制前由文秘部门对发文的复查审核。7、缮印：印制文件，注意排版要求等。8、校对：对文本清样与定稿从内容到形式进行全面对照检查。

16、9、用印：盖章，上大下小，骑年盖月。10、登记：发文登记，发文登记簿。11、分发：对印制完毕、需要发出的文件按分发的范围作分封和发送的过程。（三）辅助程序：1、传递：文件在各个办理流程之间的交接过程。2、催办：按照办理时限进行检查和督促。3、查办：多次催办无果的情况下，向领导汇报后，由领导责成文秘部门核查办理过程。4、留注：对收文和发文办理情况和结果在“文件处理簿”上作简要说明。（四）终结程序：文件整理归档和销毁工作。第三节 文书管理一、文书管理职责:即文书管理人员的职责。二、文书管理要求（一）文书的使用（二）文书的销毁：不具备归档和存档价值的公文，二人以上监销。（三）文书的保管：合并机关的公

17、文；撤销机关的公文；工作人员调离工作岗位时。第四章 文书的整理与归档第一节 文书整理归档的含义与意义一、文书整理归档的含义文书整理归档是指文书部门对办理完毕的文件，将其中有查考、利用、保存价值的，按照它们在形成过程中的联系和一定规律，以“件”为单位，分类整理，并进行装盒或编立案卷，定期移交给机关、单位档案室集中保管的过程。文书整理归档是文书部门的职责范围，是文书工作的最后一个环节，由文书部门整理归档是我国文书工作和档案工作的基本原则。文书整理归档的几条基本原则：1、须依法进行文书的整理归档：中华人民共和国档案法。2、须是办理完毕的文书才可整理归档：程序上处理完毕。3、必须是具有一定查考利用价值

18、的文书才可整理归档。4、必须按照文书的自然联系分类整理：“自然件”的含义。二、文书整理归档的意义1、保持文件之间的历史联系，便于查考利用；2、保证文件的完整与安全，使其便于保管；3、为档案工作奠定基础。文书整理档案工作第二节 文书整理归档工作的改革改革的重点：由传统的立卷到现在的整理归档。由按“六个特征”立卷到新的归档文件整理规则（2002年12月6日国家档案局发布，见附录1），具体改革如下：文书整理工作以“件”取代“卷”，即对文书实行文件级管理；并以“案盒”取代“案卷”，以“案盒”作为保管单位；以“年度、机构（问题）、保管期限”的文书整理分类方式取代过去“六个特征”的分类方式，取消硬卷皮和软

19、卷皮；用“归档文件目录”代替“卷内文件目录”，取消“目录号”增设“保管期限”；取消案卷目录，增设归档文件目录，作为移交清册。（一）以“件”取代“卷”，其优点如下：1、使文书整理分类的标准更客观2、使文书整理工作更符合基本原则3、使文书整理工作更简便易行和更具确定性4、使文书整理手段更有利于现代化管理。（二）以“案盒”取代“案卷”，其优点有：1、简化了装订手续：不用再装订2、统一了文书部门和档案部门的工作3、方便了文书档案的查找和借阅第三节 文书整理的范围和要求一、文书整理工作的组织（一）正确选择整理环节：根据各单位的实际情况选择最能掌握文件的形成和处理情况的地方。（二）明确整理人：由文书处理部

20、门的工作人员来整理。（三）文书整理的分工1、收文2、发文3、内部文件二、文书整理的基本范围 整理的范围：凡是本机关工作活动中所形成的、已经办理完毕，具有查考利用价值的收发文件、电报、会议文件、电话记录、会议记录等等，均需要整理，一些具有查考利用价值的声像资料也应列入整理范围。 不整理的范围：（1）重份文件；（2）未成文的草稿和一般性文件的历次修改稿；（3）事务性、临时性的没有查考价值的文件材料；（4）与本机关主管业务无关的文件和非隶属机关送来的参考性文件；（5）内容被其它文件所包括的文件；（6）各机关之间一般来往发文的信封。三、文书整理的基本要求 按照机关工作活动的规律，保持文书之间内在的历史

21、的联系，系统地反映机关工作的真实面貌，并便于保管和查找利用。 具体体现在四个方面： （1）反映机关文书之间内在的历史联系； （2）齐全、完整、系统地收集和管理文书材料； （3）既便于文书处理部门的暂存，又便于档案室的保管； （4）实事求是地收集、鉴定和整理文书材料。 第四节 文书整理归档的方法和步骤一、文书整理的基本方法（一）编制分类方案类目1、按保管期限分类：短期（1-15年）、长期（16-50年）、永久。2、按组织机构分类：新规则要求一般按组织机构分类，组织机构也即问题。3、按问题分类：不宜提倡。唐山师范学院归档文件分类方案 办公室 组织部 宣传部 学工部 人事处 财务处 教务处 科研处

22、国资处 （二）初步整理 即指平时归整，文书处理部门在平时就要有计划地把本机关年中逐步形成的应归档的文书进行逐步整理。1、及时收集已经处理完毕的文书材料：文书人员养成6个良好习惯。2、定期检查：纠正归错的文件；增添案盒。（三）系统整理1、确定案盒内文件（1）检查调整：对“件”的理解。（2）案盒内文件的排列：按分类方案的最低一级类目排列（与图书馆同类书排列办法相同）。2、案盒内文件的编号：相当于图书馆内同类书的种次号。3、填写案盒各项：盒内文件目录表、备考表、案盒封面盒脊。（四）归档：归档范围、归档时间和质量要求归档章式样（全宗号）（年度）（室编件号）（机构或问题）（保管期限）（馆编件号）归档文件

23、目录件号责任者文号文件题名日期页数备注（全宗名称）全宗号年度保管期限机构（问题）起 室止件 馆号盒号档案盒封面和封脊归档文件目录簿归档文件目录 全宗名称 年 度 保管期限 机构（问题）二、文书立卷的方法和步骤目前许多单位对于纸质文件仍采取立卷的方法整理归档，组成案卷，对文书立卷的方法也要掌握。（一）文书立卷的基本方法1、按文件的特征立卷（1）问题特征（2）作者特征（3）名称特征（4）时间特征（5）通讯者特征（6）地区特征2、灵活运用立卷特征 一般取两三个或三四个特征立卷。3、几种新的立卷方法（二）文书立卷的步骤第一步：将处理完毕的文件集中在一起；第二步：拟分类大纲或立卷类目；第三步：按照立卷类

24、目和立卷归档范围将文件归入到相应类别；第四步：将不需立卷归档的文件按规定销毁；第五步：再次分卷；第六步：拟出能确切反映卷内文件内容的标题； 第七步：卷内文件排列；第八步：编页码；第九步：填写卷内文件目录；第十步：拆除文件上的金属物；第十一步：确定保管期限；第十二步：案卷排列并装订；第十三步：编案卷号；第十四步：填写案卷封面和卷脊；第十五步：填写案卷目录。第五节 非纸质文件的整理与归档一、非纸质文件的整理（一）机读文件机读文件指用数码录制在磁盘、磁带、穿孔卡片、光盘等媒体介质上的，借助于计算机形成或产生的，并且通过计算机才能阅读的文件。（二）录音文件 指录制在录音磁带上的文件。（三）照片文件 照

25、片文件指机关或个人在社会活动中直接形成的，对国家和社会有保存价值的，以感光材料为载体，以影像为主要反映方式，并辅以文字叙述的记录材料。（四）录像带 指专门供电视播映的一种录像文件，也称为电视录像带。（五）缩微文件 指对图表和文件进行缩小尺寸和照相复制，阅读时必须经过放大处理。（六）光盘文件 一种新型的记录信息的载体，用激光技术将信息做到光盘上，海量存贮。 光盘有只读光盘、一次写入光盘和写读型光盘。二、非纸质文件的归档与保管1、严格把握存档质量：选择优质材料2、严格库房管理：控制温湿度3、严格选择包装材料：化学稳定性、机械强度和结构稳定性。4、选择适当存放方式：横放和竖放。第五章 档案概述第一节

26、 档案的起源、沿革与定义一、档案的起源：有如下四种观点1 在国家诞生后，产生了文字，用文字记录国家的各种事务，就形成了档案；2 在原始社会末期产生了原始文字，国家产生后，用文字记录国家的各种事务，形成了档案；3 在原始社会末期产生了原始的文字，原始部落用这种文字记录各项事务，形成了原始档案，国家产生后形成了比较有条理的档案；4 原始社会的结绳、刻契，就是原始的档案，文字产生和国家形成后，形成了比较有条理的档案。 档案的起源和演变发展与人类社会物质文明、精神文明的发祥和进步程度密切相关，反映了人类记忆的发展脉络和水平。二、档案的沿革1、载体沿革甲骨档案、金石档案、简牍档案、缣帛档案、纸质档案、声

27、像档案、电子档案等。2、名称沿革册、中、典籍、文书、文案、文卷、案卷、案牍。3、档案一词的产生顺治十八年（1661年）的官府文书中有“档案”一词的使用，即“查得顺治十四年四月臣部题定档案”；康熙十九年（1680年）“起居注”：“上问马哈喇之父与叔父皆殁于阵，部中无档案”；杨宾柳边纪略（成书于1707年，康熙四十六年）说：“边外文字，多书于木，往来传递者曰牌子，以削木片若牌故也；存储年久者曰档案，曰档子，以积累多贯皮条挂壁若档故也。然今文字之书于纸者，亦呼为牌子、档子矣”。3、英文archivea:kaiv,文件、记录、档案，复数archives,公文保管处、档案处、公文。三、档案的定义档：带格

28、子的架子或橱，多用来存放案卷；案：一种旧式的狭长的桌子，几案。档案即分类保存以备查考的文件和材料。现代汉语词典253页。现在档案定义：档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的、保存备查的文字、图表、音像及其他各种方式和载体的历史记录。（一）档案的性质档案是人们在社会活动中直接形成的历史记录，具有很强的原始性和记录性。档案与其他信息资源的区别与联系1、档案与图书（1）不同方面A、档案并非是有意识地编写和杜撰的，而图书是作者为了某种目的，有意识地撰写的；B、数量不同；C、作用不同；D、保密性不同；E、形式不同。（2）相似之处A、二者都以文字记录为主；B、都记载了人类社会的知识，都包含一定的信息

29、，都属于信息资源的范畴；C、在一定条件下二者可以互相转化。2、档案与情报情况是被传递的知识或事实，是用来解决特定问题的知识。情报比档案的内涵丰富，涉及范围更广，始终处于传递过程，是一种无形的东西，它的外在形式有图书、资料、档案等多种形式。3、档案与资料（1）形成过程不同：档案由文件材料转化而来，不能购买，资料可通过搜集、购买得来；（2）档案具有参考和凭据作用，而资料仅仅具有参考作用而不具有凭据作用。4、档案与文物档案以文字记述历史，文物一般为当时的日常生活用品，不一定有文字。但也有一部分交叉的，既是档案又是文物。（二）档案的来源1、法人：包括国家法人和其他法人。（具有权利能力和行为能力依法享有

30、民事权利和承担民事义务的组织。包括企业事业单位、机关、社会团体等。）2、自然人：包括个人、家庭和家族。（三）档案的形成条件文件是档案的前身，档案是文件的归宿；文件是档案的基础，档案是文件的精华；文件是档案的因素，档案是文件的组合。档案有三个形成条件：1 办理完毕2 有保存价值3 集中保存。（四）档案的形式1、载体形式：甲骨、金石、简牍、缣帛、纸张、胶片、磁带、光盘等；2、记录方式：手写、刀割、印刷、晒制、摄影、录音、录像等。四、档案真实性的认识（一）档案真实并不意味着档案内容的真实（二）档案内容的真实并不等于记录形成者观点的正确第二节 档案的价值与作用明内阁大学士邱濬(jun)说档案的作用：“

31、今世赖之以知古，后世赖之以知今者也”。郭沫若1960年写题赠档案馆一诗，盛赞档案作用之重要： 前事不忘后事师，自来坟典萃先知。 犹龙柱下窥藏史，呼风舆前听诵诗。 国步何由探轨迹，民情从以识端倪。 上林春讯人间满，剪出红梅花万枝。郭沫若诗中的“坟典”“三坟五典”：传说中我国最古的书籍。伏羲、神农、黄帝之书谓之三坟，言大道也；少昊、颛顼(zhuan xu)、高辛、唐、虞之书谓之五典，言常道也。一、档案的价值（一）凭证价值：第一价值（二）参考价值：也称情报价值，第二价值二、档案的作用（一）行政查考作用：咨政（二）业务参考作用（三）文化传承作用（四）法律凭证作用（五）宣传教育作用三、档案作用发挥的必要

32、条件（一）档案的提供利用：存是为了用（二）社会的发展水平：存史、咨政、育人（三）全社会的档案意识1、形成意识2、保存意识3、归档意识4、利用意识：走向开放（四）档案管理水平：科学管理、信息化第三节 档案种类的划分一、按形成时间划分（一）中华人民共和国成立前档案1、旧政权档案中国第一历史档案馆：集中保管明清时期档案（前身是北京故宫博物院文献部，1951年改）中国第二历史档案馆：集中保管民国时期档案（前身是中科院近代史所南京史料整理处，1964年改）2、革命历史档案中央档案馆：保存革命历史档案和建国后永久保存的档案（二）中华人民共和国成立后档案中国第一历史档案馆集中保管明清时期档案中国第二历史档案

33、馆集中保管民国时期档案在南京在北京中央档案馆：集中保管“五四”以来的革命历史档案和建国后具有永久保存价值的档案在北京二、按内容性质划分（一）文书档案（二）科技档案（三）专门档案三、按形成领域划分（一）公务档案（二）私人档案文书档案是本课程的重点第四节 档案管理的基本理论一、文件生命周期理论文件生命周期指文件从产生直至因丧失作用而被销毁或者因具有长远历史价值而被档案馆永久保存的整体运动过程。 1、国外代表性观点：1940年美国档案学者菲利普布鲁克斯最早提出了“文件生命周期理论”，另一位学者 谢伦伯格对此进行了更形象的说明。“天堂和地狱”。与其“文件双重价值论”相一致。文书部门 文件中心(基层档案

34、室) 档案馆现行价值凭证价值历史研究价值 （第一价值形态） （第二价值形态）2、我国档案学者的相关理论20世纪60年代，国家档案馆馆长曾三提出“档案自然形成过程论”，80年代以来以陈兆祦为代表的档案学者对此进行了完善。3、文件生命周期理论基本内容（1）文件从其形成到销毁或永久保存是一个完整的过程；（2）由于文件价值形态的变化，这一完整的过程可划分为三个阶段:现行、半现行、非现行；（3）文件在每一阶段因其特定的价值形态而与服务对象、保存场所、管理形式之间存在着一种内在的对应关系。二、来源原则来源原则是当前世界各国公认的档案整理理论原则。1、来源的含义：国际档案理事会编写的档案术语词典将来源定义为

35、“向文件中心或档案馆移交文件之前，在事务活动过程中形成、保管和/或利用文件的组织和个人”。因此，来源就是通常所说的档案形成者，包括机关、组织和个人。2、来源原则的历史发展来源原则起源于法国，其后德国、荷兰、美国、英国、苏联等大多数国家都普遍接受了这一原则。1841年法国内政部发布了关于各部和各地区档案整理与分类的指示，首次提出尊重全宗原则， 这一原则包括：第一、来源于一个特定机构的所有档案组成一个全宗；第二、全宗内的文件按主题类别整理；第三、主题类下的文件按年代、地区或字母顺序排列；第四、同一全宗的文件不得与其他全宗的文件混淆在一起。来源原则经过多个国家的进一步完善，形成如下基本内容：尊重来源

36、，尊重全宗的完整性，尊重全宗内的原始整理体系。3、全宗理论来源与全宗：来源于一个特定机构（包括行政机关、公司、家庭、个人等）所有档案组成一个全宗。全宗的定义：全宗是一个具有社会独立性的组织或个人在其社会实践活动中所形成的档案有机整体。（教材146页）三、档案价值鉴定理论1、档案价值鉴定的含义：档案价值鉴定就是鉴别和判定档案的价值，挑出有价值的档案交档案机构保存，剔除无保存价值的档案予以销毁。2、档案价值鉴定理论的历史发展（1）20世纪初的“年龄鉴定论”：1901年德国档案学者迈斯奈尔总结出了一套档案价值鉴定的理论体系，这一理论体系由6条原则和7条具体标准组成。（2）20世纪20年代的“行政官员

37、决定论”：1922年英国档案学者詹金逊在其代表作档案管理手册中系统地阐述了这一思想，核心观点就是档案人员不宜参与文件的鉴定和销毁，鉴定应由行政官员自行决定。 对这一观点应一分为二地看待。（3）20世纪二三十年代的“职能鉴定论”：这是由波兰档案学者卡林斯基提出的。他认为应按照文件形成机关在政府体系中的地位和职能的重要性，来确定档案文件的价值及保管期限，即档案文件的价值大小和保管期限的长短与其形成机关的地位高低和职能重要性成正比。（4）20世纪50年代的“文件双重价值论”：1956年美国档案学者谢伦伯格在其代表作现代档案原则与技术中系统阐述了这一鉴定理论。他认为，公共文件有两种不同的价值，一是对形

38、成机关的第一价值；二是对其他机关和个人利用者的第二价值。第一价值体现为行政管理价值、凭证价值、法律价值、财务价值和科技价值；第二价值包括历史研究价值和情报价值。形成机关的行政官员对鉴定第一价值负主要责任；而鉴定第二价值则应主要由档案部门及其工作人员来完成。（5）20世纪六七十年代的“利用决定论”： 这种鉴定理论是谢伦伯格之后的一些美国档案学者提出的，代表人物有菲斯本、布里奇弗德和芬奇等。他们的核心观点是将学者特别是历史学家的实际利用和预期利用视为鉴定档案价值的最重要标准，鼓吹第二价值决定档案的根本性质。其片面性是显而易见的。我国档案价值鉴定的原则：必须从社会的总体需求出发，用全面的、历史的、发

39、展的观点来判定档案的价值。四、文件连续体理论 澳大利亚学者吉登斯是文件连续体理论的代表人物。其理论基础是电子计算机和网络技术在文件处理和档案管理领域广泛应用，加之文件保密期的大大缩短和政务信息公开，导致文件在形成时就有可能同时拥有了第一价值和第二价值；同时在网络社会中，信息的储存位置不再是关键，档案馆作为一个实体建筑，不再是档案工作的主要地点，档案工作者要转变思维，关注文件管理的整个过程，即文件与档案是连续的。这是电子时代带给文件和档案管理的新课题。第六章 档案工作第一节 档案工作的内容和性质一、档案工作的概念1、广义的概念：档案工作包括档案馆（室）工作、档案行政管理工作、档案专业教育工作、档

40、案科学研究工作、档案宣传出版工作和档案外事工作等，即指整个国家的档案事业。2、狭义的概念：档案工作主要是指档案馆（室）的业务工作，即用科学的方法 管理档案实体，为党和国家的各项事业 服务，为社会公众服务。 二、档案工作的内容1 收集：有保存价值的档案2 整理：规范有序的档案3 保管：日常维护和管理4 检索：编制检索工具5 利用：档案工作的目的6 编研：研究、选择、编辑、出版7 鉴定：档案价值8 统计：原始数据和基本事实三、档案工作的性质（一）管理性1 档案工作是以档案为对象的管理性工作2 档案工作是各级政府、组织和单位管理活动的有机组成部分（二）服务性1 档案工作的服务性是档案工作赖以生存的必

41、要条件2 全心全意为社会各方面服务是档案工作者必须具备的职业素养（三）政治性1 服务方向：为统治阶级服务2 机要性：档案的秘密性3 维护历史真实面貌：维护档案安全，历史不容篡改第二节 档案工作的基本原则中华人民共和国档案法规定：“档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用”。一、统一领导，分级管理1 全国的档案工作由各级党委和政府统一领导，由各级档案行政管理机构分层负责监督与指导；2 国家全部档案由各级档案机构集中统一管理；3 实行党政档案和党政档案工作的统一管理。二、维护档案的完整与安全1 维护档案的完整：数量完整和质量完整。2 维护档案的安全：实体安全

42、和信息安全。三、便于社会各方面的利用 管理是为了利用，利用能促进管理。第三节 档案机构一、档案行政管理机构1 性质：档案行政管理机构是党和国家监督、指导、检查档案工作的行政管理部门。 如：中华人民共和国国家档案局、河北省档案局、唐山市档案局、丰南区档案局等。 2 地位：档案事业的组织指挥中心。 3 职责：国家档案行政管理部门主管全国档案事业、县级以上地方人民政府档案行政管理部门主管本行政区域内的档案事业、乡镇政府应指定专人负责保管本机关档案并对所属单位档案工作实行监督指导。二、档案实体管理机构（一）档案室1 性质：档案室是各机关、团体、企事业单位为统一保存、管理和提供利用本单位形成的各类档案而

43、设置的内部机构，是各单位管理工作的组成部分，主要为本单位各项工作提供档案信息的服务。2 地位：档案基层业务机构。3 职责：档案法：“机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构或者档案工作人员，负责保管本单位的档案，并对所属机构的档案工作实行监督和指导”。4 类型：（1）综合档案室；（2）文书档案室；（3）科技档案室；（4）专门档案室；（5）联合档案室。（二）、档案馆1 性质：档案馆是集中保管档案史料的科学文化事业机构。2 地位：档案馆在国家档案事业中占有主体地位并反映着全国档案事业发展水平。3 职责：接收和征集档案、科学管理档案、积极开展档案资料的利用、参与史料研究和编史修志工作。4 类型（

44、1）国家档案馆 A 国家综合档案馆：国家级和省、市、县级国家综合档案馆。国家级综合档案馆有中央档案馆、中国第一历史档案馆、中国第二历史档案馆。B 国家专业档案馆：专门管理某一专业领域或某种特殊载体档案的档案馆。如中国照片档案馆、电影资料馆等。各级城建档案馆。（2）部门档案馆：外交部档案馆、公安部档案馆等。（三）新型档案管理机构1 文件中心：新型的档案实体保管机构，是介于文件形成部门和档案馆之间的一种中间性、过渡性机构。有政府性和商业性两种。2 档案寄存中心：指在国家综合档案馆设立的、为各类需要寄存档案的单位提供档案寄存有偿服务的机构。三、各类档案机构之间的关系：指导与被指导、监督与被监督、信息

45、资源协作等。第七章 档案的收集与整理第一节 档案收集工作 档案收集就是档案馆（室）按照国家规定，通过接收和征集等方法，把分散在国内外各单位、各部门和个人手中的档案分别集中到有关档案馆（室），实行集中统一管理，是国家档案资源建设的主要手段。一、档案收集工作的内容、意义和要求1 收集工作的内容包括档案室收集和档案馆收集。2 收集工作的意义（1）档案收集是贯彻执行档案集中管理原则的具体措施；（2）档案收集是决定档案工作存在和发展的重要因素。不收集档案，档案馆（室）就无米下锅。3 档案收集的要求（1）确保档案收集的完整与齐全；（2）掌握档案发挥作用的规律性；（3）加强对档案馆（室）文件形成与管理状况的

46、调查和业务指导；（4）推进档案的标准化建设；（5）维护档案的系统与完整。二、档案室的收集工作（一）归档制度1 归档范围（1）上级机关文件（2）本单位文件（3）同级机关的文件（4）下级机关文件2 归档时间3 接收归档文件（案卷）的要求（二）平时收集三、档案馆的收集工作（一）馆藏档案的来源1 接收现行机关的文件及档案2 接收撤销机关的档案3 收集和征集历史档案4 档案馆之间档案的交接（二）馆藏档案的收集方法1 现行机关文件及档案（1）接收范围及期限：现行文件及进馆档案（2）接收办法：实时接收、逐年接收、定期接收（3）接收要求：签字、移交目录等需注意。2 撤销机关档案（1）移交前应由撤销机关组织人力

47、按进馆要求整理档案；（2）机关撤销后，其业务分别划当若干机关时，全部档案仍属于原机关，并应按全宗移交档案馆，或由一个机关代管，不得分散；（3）一个机关并入另一个机关，或若干机关合并时处理；（4）机关撤销或合并时，如有尚未处理完毕的文件，应移交给有关机关继续处理；（5）对破产国有企业的档案的处理。3 历史档案（1）收集散存于国家机关、社会组织中的历史档案；（2）征集收藏于个人手中的历史档案；（3）征集少数民族地区历史档案；（4）收集散失在国外的历史档案。第二节 档案整理工作一、概述档案整理就是对处于杂乱无序状态的档案进行分类、组合、排列和编目，使之系统化以便利用。（一）整理工作的内容整理工作的主

48、要内容有区分全宗、全宗内档案的分类、组件装盒或立卷、档案的排列与编目等。整理工作有如下三种情况：1 系统排列与编目：接收的整理好的档案；2 局部调整：某些不符合整理要求的调整；3 全过程整理：零散文件。（二）整理工作的原则：保持文件之间的历史联系，充分利用原有的整理基础，便于保管和利用。 1 保持文件之间的历史联系（1）来源：同一机关同一个人同一领域的业务工作和相关问题构成文件之间不可分割的历史联系。区分档案全宗、按组织机构分类就是为了保持文件在来源上的联系。（2）内容：文件在内容方面的联系是文件之间最紧密的联系。（3）时间：最广泛的联系。（4）形式：文件的存在与表达方式，如文种、载体和记录方

49、式等。2 充分利用原有整理成果 尊重历史，不要轻易否定与改变。3 便于保管和利用 便于保管和利用是档案整理工作的目的。二、全宗 （一）概念 全宗是一个具有社会独立性的组织或个人在其社会实践活动中所形成的档案的有机整体。一个机关、社会组织或一个著名人物在工作活动中形成的全部档案称为一个全宗。（二）立档单位及其构成条件立档单位一般为具有法人地位的机关、社会组织、企事业单位和某些著名人物，其全部档案构成一个全宗。条件（1）行政上：独立行使职权；（2）财务上：独立编造财务预决算；（3）组织人事上：人事任免权。（三）立档单位的变化和全宗的划分1 基本职能变化（1）新成立的机关：新全宗（2）机关分立与合并

50、：原全宗终止，建立新的全宗（3）临时机构：（4）隶属或挂靠的临时机构：视具体情况定（5）合署办公（6）派出机构：归入所属机关全宗2 非基本职能变化（四）全宗内档案的分类1 常用档案分类法（1）年度分类法：按文件形成的自然年度或专业年度分类；（2）组织机构分类法：将一个立档单位的档案按照立档单位内部机构设置进行分类；（我院按照电话表列的单位分类，固定顺序）（3）问题分类法：不宜提倡（4）保管期限分类法：便于应对突发事故。2 常用的复式分类法（1）年度组织机构保管期限分类法优点：操作方便；缺点：不同保管期限的文件被分散在不同年度、不同组织机构的文件中，不便于重要档案的重点保护、文件材料鉴定销毁和档

51、案移交进馆等工作。其形式如下： 2000 办公室 永久 2001 办公室 永久 长期 长期 短期 短期 规划办 永久 规划办 永久 长期 长期 短期 短期 （2）年度保管期限组织机构分类法优点：能够使每一年中相同保存价值的档案相对集中；缺点：不利于按专题查找与利用档案。2000 永久 办公室 2001 永久 办公室 规划办 规划办 人事处 人事处 长期 办公室 长期 办公室 规划办 规划办 人事处 人事处 短期 办公室 办公室 规划办 规划办 人事处 人事处（3）保管期限年度组织机构分类法优点：便于对重要档案的重点保护，应对突发事故，方便档案鉴定、销毁和移交进馆。缺点：需要档案库房预留架柜，工

52、作量大。永久 2000 办公室 短期 2000 办公室 规划办 规划办 人事处 人事处 2001 办公室 2001 办公室 规划办 规划办 人事处 人事处 长期 2000 办公室 规划办 人事处 2001 办公室 规划办 人事处（4）组织机构年度保管期限优点：适用于撤销机构的档案和历史档案，能够保持文件在来源和内容上的联系，方便日后按形成部门或专题查找利用档案。缺点：对现行单位而言，按此办法排架每个组织机构后要预留架柜。（对撤销机构来说不存在此问题了）以上所述四种复式分类法每种都有优点和不足，具体选择时应从立档单位档案工作特点出发进行综合考虑，选择适合本单位的分类法。（五）类内档案的系统排列1

53、 按照永久、长期、短期不同的保管期限排列，将同一保管期限的档案排在一起；2 按党政档案分别排列，党务在前，行政在后；3 按档案内容联系排列；4 按档案所涉及问题的重要程度排列；5 按文件的作者、收发文机关和文件内容所涉及的地区排列；6 按档案形成时间的顺序排列。（六）编目编目是指对一个全宗内的档案，经过分类、组件或立卷，并进行系统排列后，将文件或案卷逐一登记到案卷目录或文件目录上的工作过程。1 案卷目录或文件目录的概念与作用案卷或文件目录是案卷或文件的名册，是揭示案卷或文件内容和成分并按一定次序编排的档案、文件一览表。作用：（1）固定全宗内档案的分类体系和文件或案卷的排列顺序；（2）介绍全宗内

54、档案的内容和成分，是档案馆（室）的最基本检索工具；（3）是档案登记的基本形式和档案统计的重要依据。2 案卷目录的编制方法案卷目录的编制必须按全宗进行。案卷目录又可分为以全宗为单位编制的综合目录和以分类方案中的一级类目为单位编制的分类目录。综合目录适用于规模不大档案数量较少的单位。确定一种档案分类标准，给每个案卷编制一个顺序号，形成一本或若干本连续编号的案卷目录。如：对案卷编目录号： 1，2，3，分类目录适用于规模较大、每年产生档案数量较多的现行机关。根据立档单位所选分类法，对全宗内档案进行分类排列后，按分类法的一级类目为单位编制若干本分册目录，每本目录都从1号开始编案卷顺序号。如：2007年/

55、办公室1，2，3，2007年/组织部1，2，3， 2007年/宣传部1，2，3， 2007年/学生工作部1，2，3，3 案卷目录的结构（1）封面和扉页（2）目次（3）案卷目录表（4）备考表（以上四步是为过去立卷时所用，现在以件为单位编制目录表，已不是案卷目录表了）4 档号的结构与编制（1）全宗号；（2）案卷目录号；（3）案卷号（4）件号或页号例如：52312编号原则：不重、不变、不缺、不繁（与图书索书号相同），不能同书异号或异书同号。第八章 档案的鉴定、保管与统计第一节 档案鉴定工作一、档案价值鉴定的原则从国家和人民的整体利益出发，用全面的、历史的、发展的观点判定档案的价值。 1 从国家和人民

56、的整体利益出发去衡量档案的价值；2 全面的观点：（1）全面地判定文件的价值；（2）全面地预测社会对档案利用的需求；（3）全面地把握档案保管成本与效益的关系；3 历史的观点；4 发展的观点。二、档案价值鉴定的标准档案价值由档案自身的特点和社会需要决定。（一）档案自身的特点1 档案的来源：与“职能鉴定论”相关；2 文件的内容：（1）重要性；（2）独特性；（3）时效性；3 文件的形式：4 文件的形成时间：与“年龄鉴定论”相关；5 文件的完整程度：（二）社会需求：1 社会需要的广泛性；2 社会需要的阶段性。三、档案保管期限表与档案保管期限（一）档案保管期限表1 档案保管期限表的含义和结构档案保管期限表

57、就是以表册形式列举档案的来源、内容和形式，并指明其保管期限的一种指导性文件。组成：（1）顺序号（条款的编号） （2）条款 （3）保管期限：置于每个条款之后。我国分为永久、长期（16-50年）、短期（1-15年）2 档案保管期限表的作用（1）统一鉴定人员的认识；（2）提高鉴定工作的质量和工作效率。3 档案保管期限表的类型（1）通用档案保管期限表；（2）专门档案保管期限表；（3）同系统机关档案保管期限表；（4）同类型机关档案保管期限表；（5）机关档案保管期限表。（二）档案鉴定工作的程序和方法1 档案鉴定工作的程序（1）是否要保存？（2）存多久？（3）复审：移交复审、到期复审。2 档案鉴定工作的方法

58、直接鉴定法：逐件、逐页地阅读档案内容来判定档案的价值。（三）档案鉴定工作的组织1 制定档案鉴定的标准性文件2 成立档案鉴定工作机构3 档案的销毁（四）档案价值鉴定中有关问题的处理1 请示与批复分开立卷2 案卷内部分文件需延长保管期限3 延长保留期限文件的重新组卷与编号第二节 档案保管工作一、档案保管工作概述档案保管工作是指档案馆（室）对经整理入库的档案进行科学管理和安全防护的工作。（一）档案保管工作的内容1 库房管理2 档案流动过程中的安全防护3 专门保护技术（二）档案保管工作的任务二、档案保管的物质条件（一）库房：档案馆设计规范（JGJ25-2000）档案馆单独建造，但档案室一般附设在办公楼

59、内，三个注意点。（二）装具（三）包装材料1 案卷封面2 档案盒（四）设备（五）消耗品三、档案库房管理措施和档案存放管理（一）档案的存放管理1 档案库房编号2 档案装具的排放与编号3 档案在装具中的存放方式：竖放和横放。4 维护档案存放秩序的措施（1）编制档案存放位置索引A：指明每本档案目录中档案的存放位置（相当于哪类书在哪个库房）；B：指明每个档案库房档案分布情况（每个室收藏什么书）（2）装具存放内容标识牌（相当于图书的大架标）（3）档案代理卡：代卷卡（相当于代书板）（二）档案库房管理措施1 档案库房的“八防”“二控制”：防火、防水、防盗、防霉、防虫、防光、防尘、防有害气体，严格控制温湿度（一

60、般温度14-24，相对湿度45%60%之间）。2 档案库房出入制度3 定期检查制度4 建立全宗卷：全宗卷是档案馆（室）在管理档案全宗的过程中形成的、能够说明该全宗历史情况的各种文件材料所组成的专卷。是关于全宗的说明。第三节 档案的统计和登记一、档案统计工作（一）概述1 档案统计工作的内容2 档案统计工作的体系3 档案统计工作的要求（1）准确（2）及时（3）科学（二）档案统计步骤1 档案统计调查（1）统计表报制度：每年进行（图书馆也每年上报数据）（2）专门调查2 档案统计资料的整理3 档案统计资料的分析二、档案的登记（一）档案数量和状况登记1 卷内文件目录、案卷目录和归档文件整理目录2 案卷目录