公司行政制度培训课件

1、天远投资管理有限公司2014年度公司行政管理制度培训 培训人： 课程内容第一章 行政管理制度第二章 公司员工行为规范第三章 公司考勤制度管理规范第四章 公司公文处理办法 第五章 公司印鉴管理办法第六章 公司档案管理办法第七章 连带责任制度第八章 公司固定资产管理办法第九章 日常物品采购与付款暂行办法 第九章 项目部办公资产（用品）管理办法第十章 公司电话、传真、计算机使用管理规定第十一章 公司合同管理制度第十二章 公司车辆管理制度第十三章 公司宴请管理办法第十四章 公司环境卫生管理办法第十五章 公司会议管理制度第十六章 管理人员离职审计制度第十七章 公司内部沟通制度第十八章 公司奖惩制度 第一

2、章：公司员工行为规范（一）职业道德规范不许1、不许工作缺位、越位。2、不许串岗、擅自离岗、上班打瞌睡。3、不许当亲属从事与公司有利益关系业务时隐瞒不报。禁止1、禁止不履行职责，玩忽职守。2、禁止利用公物干私活。3、禁止当亲属从事本人主管范围内业务时施加影响或不采取回避。4、禁止未经批准在业务关联单位安排亲属工作或接受劳务、技术服务。严禁1、严禁散布有损于公司形象的言论。2、严禁弄虚作假。3、严禁伪造帐册、单据，虚报费用。4、严禁擅自在外兼职。5、严禁利用职务之便擅自收取回扣、中介费、好处费、有价证券和贵重礼品。6、严禁利用公司的知识产权和相关信息谋取私利。7、严禁在与公司产生同业竞争或发生关联

3、交易的公司以任何形式擅自入股、取酬。（二）礼仪规范礼仪规定1、仪容整洁，不戴造型夸张的饰物。女士可淡妆，男士不留胡须。2、头发干净、整齐、不染色彩夸张彩发，不留怪异发型；男士不留长发。3、指甲修剪整齐，不留长指甲。4、姿态端正，举止大方，避免不良体姿。 5、工作期间按公司的规定着装。6、语言文明，称呼礼貌、恰当。7、工作场所使用普通话。8、讲话音量适当，不影响他人。不许1、不许违反着装规范。 2、不许讲脏话。3、不许在非吸烟区吸烟。4、不许在公共场所拥挤、强行抢占。5、不许在工作或公共区域大声喧哗。禁止禁止在工作和公共区域吵架。严禁打架斗殴。（三）保密规则保守公司秘密是员工应尽的义务，勇于和泄

4、密行为作斗争是每位员工的责任。您必须做到： 不许 禁止1、不许未经同意翻看他人的文件、资料。 1、禁止未经批准复制与自身工作无关的文件、资料。2、不许隐瞒可能导致泄密事件的行为。 2、禁止未经批准安排公司以外人员进入工作区域参观。3、不许无保密措施存放涉密文件、资料。 3、禁止泄露和打听个人收入。4、不许探听职责范围以外的公司秘密。5、不许在非保密场所谈论涉密话题或内容。严禁 1、严禁盗取、刺探公司秘密。 2、严禁泄露公司秘密和未经披露的会议内容与决议、经营数据、信息。3、严禁未经批准以任何方式使第三方获取公司秘密。4、严禁未经批准携带涉密文件、资料出工作区。 5、严禁伪造、变造、隐匿、销毁与

5、涉密事件相关的信息。6、严禁未经批准在禁拍区域拍照。第二章：公司考勤制度管理规范一、考勤规定迟到：迟到一次罚款10元早退：未到下班时间而提前离岗。脱岗：工作时间未经领导批准离开工作岗位。旷工：无任何手续无故不上班。有下列情况者，均按旷工论处：迟到、早退或脱岗连续超过60分钟；或未经准假而不到岗者；或不服从工作调动，经教育仍不到岗者；或采取不正当手段，涂改、骗取、伪造休假证明者；或违纪、违规行为造成的缺勤；或未办完离职手续而擅自离职的考勤统计时间：每月考勤周期按自然月计算，即每月1日至每月最后一日二、上下班打卡规则工作日内需每天四次打卡：上午上班打卡时间为上午十点前，下班打卡时间为下午十四点至下

6、午十五点。下午上班打卡时间为下午十五点至十五点半，下班打卡时间为晚上七点半及之后。法定节假日和公休日原则上按国家规定执行，特殊情况以公司具体通知为准。三、管理要求 迟到、早退、旷工处罚标准：月累计迟到、早退次数不超过五次（含五次）者，第一次罚款5元，第二次罚款10元，第三次罚款20元，依次累计；超过五次者，扣罚本人当月全部浮动工资部分，超过十次（含十次）者，不享受当月绩效奖金。旷工半天者，罚款50元，并扣除一天固定工资。 旷工一天者，罚款100元，并扣除三天固定工资。 旷工一天者，罚款100元，并扣除三天固定工资。累计旷工二天及以上者，扣罚本人当月全部浮动工资部分，且不享受当月绩效奖金，最高扣

7、罚总额原则上不超过本人月薪资总额。上下班均未打卡者，按旷工处理。年累计旷工十个工作日者，不享受当年绩效奖金。月连续旷工五个工作日或一年内累计旷工达十五个工作日者，作自动离职处理。不能打卡怎么办？ 1.员工因手指受伤、脱皮等原因不能打卡的，须在前台文员处签到。2.员工确因工作需要直接外出不能按时打卡，须提前一天填写公出单，按照审批权限，报上级领导签批后，提交至综合部。未打卡？四、出差管理制度审批程序和权限员工出差时应填写出差审批单，并按以下权限进行审批。a.副总经理及以上人员出差，报请董事长审批。b.部门副职及以上人员出差，报请总经理审批。c.其他人员出差，报请主管领导审批。出差管理细则a.因公

8、务紧急，未能履行出差审批手续的，出差前可以电话方式请示，出差归来后及时补办手续。b.出差人员因特殊原因无法在预定期限返回销差而必须延长滞留的，须经领导审批后，方可按出差处理。c.出差人员交通工具除可利用企业车辆外，以利用火车、汽车为原则。但因紧急情况经董事长核准者可乘坐飞机。d.使用企业交通车辆或借用车辆者不得申领交通费。e因陪同客户外出或其他特殊情况下差旅费用超支或超规格乘坐交通工具的，须事先征得董事长同意。五、请假管理制度事假：办理事假须明确提出事假理由。病假：办理病假须提供相应的医疗或住院证明材料。婚假：凡符合中华人民共和国婚姻法，已履行正式登记手续者，给予带薪婚假，请假时上需交验三个月

9、内结婚证。产假、计划生育假等根据国家相关法律执行。丧假：员工亲属过世，根据国家相关法律给予一至三天的带薪丧期。工伤假：因公负伤，持医院诊断证明及工伤鉴定，可办理工伤假。年假：根据员工为公司服务的年限，公司相应的给予每年给予员工除法定假日外的有薪假。 第三章：公司公文处理办法一、 公文格式 公文一般由发文单位、发文字号、标题、主送单位、正文、附件、印章、成文时间、抄送单位等部分组成。 1.发文单位应当写全称或者规范化简称。2.发文字号，包括公司代字、年份、序号。3.公文标题，应当准确简要地概括公文的主要内容、标明公文种类，标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。公文标题统一用“小二号

10、”、“黑体”字并加黑。4.公文如有附件，应当在正文之后，成文时间之前注明附件顺序和名称。5.成文时间，以公司领导人签发的日期为准。6.正文一般为“宋体”、“四号”字体，从左至右横写、横排，一般为每行30字，每页22行。7.公文用纸现一般为A4纸，竖排，左侧装订。二、公文办理1.公文办理分为收文和发文，收文办理一般包括签收、登记、立卷、归档、销毁等程序；发文办理一般包括拟稿、审核、签发、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。2.公司各部（子公司）呈办或上报的公文，除技术性公文或紧急情况外，应经分管领导批准后交综合部审核登记后呈送董事长。三、公文的归档归档的基本定义（一）公文办完后，应当根据有

11、关规定，及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。 （二）公文归档，要保证档案的齐全、完整，能正确反映本单位的主要工作情况，以便于保管和利用。（三）没有归档和存查价值的公文（如周工作计划、月工作计划），一年结束后经过主管领导批准后，可以销毁。（四）必须立卷、装订、归档的公文，按公司档案管理办法相应规定进行归档管理；（五）超过保管时限者经主管领导批准同意后，可及时销毁。第四章、公司印章管理制度一、管理职责公司财务部为公司印鉴的管理部门，其职责：1.负责公司所有印章的管理和使用。凡前来用印者一律凭用印审批单（样式附后）用印，严格按印鉴管理办法办理印件，做到件件手续完备，章章有据可查，并有权拒绝不符合

12、用印手续或手续不健全者用印。2.负责审阅、核实用印的内容是否与“用印单”内容相符。3.负责印章的刻制、颁发、启用、停用、存档和销毁工作。及时按公司有关文件规定，做好印签的刻制、启用、销毁、存档工作，并将印模及登记本留存保管好，以便备查。二、印鉴的保管、使用、移交等印鉴的保管 公司各类印鉴必须由财务部专人保管。印鉴保管必须安全可靠须加锁保存。特制印鉴要放在保险柜。印鉴保管有异常现象或遗失，应保护现场，及时汇报，配合安保部门查处。印鉴的使用使用范围：（一）凡属以公司名义对外发文、报送报表等一律加盖公司印鉴；（二）凡属公司内部行文、通知，使用公司内部印鉴；（三）凡属部门业务范围内加盖部门印鉴；（四）

13、凡属合同类的用合同专用章；（五）凡属财务会计业务的用财务专用章。印鉴的交接 保管印章的员工变动岗位和离职的，移交印鉴须填制印章交接记录，签署移交证明，注明移交人、接收人、监交人、移交时间、图样等信息。印鉴保管人长期外出时须将印鉴妥善移交，以免贻误工作。交接双方签字备查并由公司综合部指定人员进行监交、签字。第五章：公司档案管理办法 一、档案的立卷、收集、整理：1.以业务类别，分别立卷（行政、人事、制度、通知、项目手续、技术资料、政府批文等），一类一卷。2.项目管理类的资料从项目立项阶段开始立卷，收集该项目有关资料归档管理。3.各项目的职能人员应将在工作过程中形成的文件资料进行积累，整理和及时移交

14、归档，移交档案文件时，资料员必须在档案移交清单上进行登记（见附表）。4.对档案系统排列编号，确定保管期限，编制档案目录，按一定次序排列和存放。5. 在档案的首页设卷内文件目录，并填写文件序号、编制单位、名称、归档日期等信息（见附表3）。6.每个月对档案进行一次清理。 清除不必要保存的材料。对破损和褪色的材料进行修补和复制。 7.文件必须为原件、正文，符合文件格式。8.必须齐全完整，装订整齐，并适当管理。9.传真件应复印一份归档。凡借阅档案者，须办理借阅登记手续，真实填写借阅登记簿。外借档案应在三日内归还，如工作需要延长借阅时间者，需在办理手续中注明。长期保存以上的档案，未经批准不得复制、摘抄、

15、转借他人或公开展览等。需要时可提出申请，须经主管行政副总经理批准后方可办理借阅。一般情况下档案室所属档案只限于室内查阅，不准带出室外。须在档案管理人员的监督下查阅档案。如遇特殊情况必须将档案带出时，须按要求办理借阅审批手续。凡属永久保存的档案，原则上不准借出，只能在档案室内查阅，如有特殊需要，须报请公司董事长批准后方可借出，但必须在限期归还。借阅公司长期和永远保存的档案时，需综合部经理、主管行政的副总经理批准方可办理借阅手续。凡借阅公司财务凭证、账册等资料，须经财务经理、主管行政副总经理、董事长逐级批准后方可借阅。借阅者对所借档案材料要确保安全、完整、不得涂改、勾划、转借和拆卷，如发现损坏、撕

16、毁档案者，按公司处罚条例的相关条款予以处罚二、档案的借阅：第六章：连带责任制度一、实施方案：实行管理者三级连带制：即以受处罚的人为基点，最多向上追溯两级管理责任，即：直接上级和分管领导。两例以上违规现象视为普遍现象，直接对责任部门第一责任人进行处罚，相关管理者负连带责任。给公司造成1000元以上经济损失或在公司内、外造成恶劣影响的违规现象，除处罚责任人外，责任人上一级领导及分管领导负连带责任。管理责任连带比例：100%：40%：20%100%是处罚当事人；40%是处罚直接上级；20%是处罚分管领导。即：当员工处罚100元时，直接上级连带40元，间接上级连带20元。E.连带责任范围及标准1、适用

17、于公司全体员工；2、发现问题及时处理，将损失降到最低点的人员不再负责连带责任；3、由公司领导或管理部门出现问题的连带责任为：从公司或部门第一负责人开始处罚100%，第二负责人连带40%，第三负责人连带20%。二、责任加倍1、整改不及时、不到位，二次犯同样的错误；2、态度恶劣不接受处罚；3、问题发生不及时处理和上报；4、明知故犯推卸责任；5、工作渎职；6、重大安全事故；7、出现问题未按本制度处理的。三、统计分析：1、实行连带责任处罚决定应在综合部备档，计入职员绩效考核，并反馈至相关部门；2、每月30号前由综合部对连带责任和罚款进行统计分类，分析原因形成汇总表，上报总公司分管总经理和总经理，并反馈

18、相关部门；3、综合部负责检查落实情况，进行监督。本制度由综合部解释和监督落实。本制度经董事长签发后，自颁布之日起实施。 第七章：公司固定资产管理办法一、固定资产的购置制度五、罚则和附则六部分三、固定资产报废制度二、固定资产管理制度六、办公用品管理六大块四、固定资产的分类及折旧 一、固定资产购置 固定资产购置实行预算管理。年初由总部各部门（子公司）编制本部门（子公司） 年度固定资产购置预算，列明拟购置固定资产的名称、型号、生产厂家、具体配置、 购置的数量、单价、金额，成套资产应按各组成部分分别编制预算，固定资产预算由综合部、财务部负责审核，经公司总经理办公会批准后生效。批准后的预算作为当年的资产

19、购置依据。 公司总部各部门（子公司）的固定资产购置及办公设备的购置，在预算控制额度内由公司综合部（或委托公司设备采购子公司）统一办理，由财务部负责审核；各项目部及业务部门专用设备的购置，因其技术要求较为特殊，由其部门在预算范围内自行购置，由综合部负责购买申请的审批、购买实施过程中的监督及审核，并负责资产购买的备案和登记。资产购置过程中各部门如有特殊需求，应及时与综合部沟通或共同参与购置工作。 资产购置应坚持多方询价不少于三方的原则(可利用网络查询比价)，保证资产购置价格的经济合理。单批购置固定资产的价值在 万元以上，应签订购买合同，成交合同应报财务部备案（档案室存档）。为保证资产购置价格的合理

20、，方便公司员工的监督，综合部购置设备的相关信息应在公司内部网上公开、透明。 固定资产购置应办理验收登记手续。总部各部门（子公司）的固定资产验收由采购部门、综合部和各使用部门负责，经过验收合格的资产才能办理报销手续。验收不合格的设备由采购人员办理退换、索赔、拒付等事宜。各使用部门对资产进行验收后三日内应到综合部办理固定资产卡片登记手续，固定资产卡片应由验收人和使用人签字，综合部在办理固定资产卡片的同时应登记固定资产台帐，并对固定资产贴具标签。二、固定资产管理制度1.固定资产管理卡片必须记录事项有：名称、资产编号、规格型号、价格、配置、配件、购入日期、 生产厂家、验收情况、验收人、使用单位、使用人

21、及备注（反映固定资产维护使用情况）。 固定资产管理卡片一式三份，综合部、财务部和使用单位各持一份。2.公司的各类固定资产的实物管理，由综合部统一管理，负责设备的统一编号、数量帐的建立；财务部负责各类固定资产数量、金额的总帐及明晰帐，并按月负责计提折旧。 3.公司各部（子公司）必须有专职或兼职的资产管理员。综合部负责登记各部门资产管理员的名单并负责指导、监督各单位资产管理员的工作。4.资产管理员的工作职责：保障公司资产的安全完整，负责登记本部门的固定资产台帐，登记固定资产的使用、变动、报废、处理情况，定期与不定期的对本部门的资产进行清查。并将固定资产的保管落实到具体的责任人，尤其在设备、仪表公用

22、时，更应明确保管的责任人，以确保公用设备、仪表的正常使用。5.各类固定资产的维护手册、保修单据应由使用部门的资产管理员统一保管。公司对固定资产实行定期实物盘点清查，目的是保证固定资产帐、卡、物相符，摸清资产的实际使用现状，保证资产的安全完整。 每季度对固定资产盘点清查一次，由综合部牵头，财务部和各资产使用部门共同进行，对盘点清查中发现的盈亏和资产毁损，应逐个查明原因，协商提出处理意见，报公司领导审批，其中涉及的责任人应承担相应的赔偿责任。盘点清查中发现的闲置资产要查明情况并制订处理计划，帐外资产要做盘盈处理，及时入帐。 三、固定资产报废（一）固定资产报废审批权限：1.固定资产报废单件原值在10

23、，000元以下的，由使用部门提出申请，经综合部、财务部会签后，由主管副总经理审批。2.固定资产报废单件原值在10，000元以上的，由使用部门提出申请，经综合部、财务部、主管副总经理会签后，由公司总经理审批。（二）固定资产报废程序：1.固定资产的报废，需由申请报废的部门完整填写一式三联的报废单（见附件），注明报废原因，由所在部门经理确认签字。2.固定资产报废应有相应的技术鉴定，其中专用设备、仪器仪表由业务管理部负责鉴定；办公设备、家具、房屋、运输工具及其他由综合部负责鉴定。3.固定资产报废单应交综合部和财务部会签，并按规定审批权限报公司领导审批。4.“审批意见”一栏签署完毕的“报废单”，分别交综

24、合部、财务部留存。综合部应在固定资产管理台帐和卡片上盖作废章，以示注销，财务部根据“报废单”办理资产报废帐务处理。5.报废固定资产应按审批要求及时处理，报废所得残值收入应交财务部作帐务处理。四、固定资产的分类及折旧（一）固定资产采用直线法计算折旧A.应计提的折旧额=（固定资产原值预计净残值）/折旧年限.B.企业应当自固定资产投入使用月份的次月起计算折旧；停止使用的固定资产，应当自停止使用月份的次月起停止计算折旧。C.企业应当根据固定资产的性质和使用情况，合理确定固定资产的预计净残值。固定资产的预计净残值一经确定，不得变更。（公司残值率暂定为5%）（二）、固定资产的预计使用年限如下： 类别: 预

25、计可使用年限 房屋建筑物20年 办公设备5年 运输设备 5年 电子设备 5年 其他 5年（三）下列固定资产不计提折旧：A.房屋、建筑物以外的未使用、不需用固定资产；B.以经营租赁方式租入的固定资产；C.已提足折旧继续使用的固定资产；D.按规定单独估价作为固定资产入账的土地。固定资产提足折旧后，不论能否继续使用，均不再提取折旧；提前报废的固定资产，也不再补提折旧。所谓提足折旧，是指已经提足该项固定资产应提的折旧总额。应提的折旧总额为固定资产原价减去预计残值加上预计清理费用。 五、罚则 本章内容是指当公司资产出现帐帐不符，帐物不符，或资产出现严重毁损而没有及时上报处理时，对相关责任人按公司处罚条例

26、的相关条款予以处罚。六、办公用品管理办公用品分为：消耗品、管理消耗品及管理品三种消耗品：铅笔、刀片、胶水、胶带、大头针、图钉、曲别针、橡皮筋、笔记本、复写纸、卷宗、标签、便条纸、信纸、橡皮、夹子、碳素笔、圆珠笔等。管理消耗品：签字笔、白板笔、修正液、印台、电池等。管理品：计算器、剪刀、美工刀、订书机、打孔机、钢笔、打码机、日期章、印泥等。第八章：日常物品采购与付款暂行办法适用范围及暂行办法： 乌鲁木齐各公司、本部各职能部门、阿勒泰各公司、和田各公司。采购内容包括： 1.计算机、打印机和传真机、复印机耗材及其它办公设备； 2.财务专用凭证和票据； 3.烟、酒、购物卡、礼品。 4.中秋、春节等重大

27、节日客户答谢物品等。一、各公司主管领导和各职能部门领导，对所管辖的采购与付款内部控制的建立健全和有效实施以及采购与付款业务的真实性、合法性负责。二、各公司和本部各职能部门根据自己的实际情况，合理预计采购数量，编制本部门的“采购申请计划”，报公司综合部；“采购申请计划”的具体内容包括：采购的品种、规格、质量标准、数量、到货预计时间。三、综合部针对上报的“采购申请计划”，经过审核、汇总采购计划，经公司总经理批准后，开始实施采购计划。四、采购申请获批后，综合部开始选择供应商，货比三家，进行询价、比价、议价和定价。供应商的选择标准应至少包括：实力、信誉、能否满足我公司采购需求、历史交易记录、服务质量、

28、所处地理位置等。五、确定供应商、开始谈判、达成意向，明确：采购品种、规格、单位、数量、价格、付款方式、交货时间、违约责任、发票的开据等。六、综合部应建立供应商的信息系统，充分了解对方，和充分了解相关产品的市场信息，做到“知彼知己”，充分掌握谈判的主动权。 七、临时性采购可以由使用部门直接申请，报综合部审核经公司总经理批准后、 可由使用部门直接采购，或有综合部代为采购。八、小额零星（急需）物品（金额在200元以内）的采购，可由各公司分管领导审批，报综合部备案后可以直接购买的方式。九、采购物品到达后，应设有专门人员负责验收并出具验收入库单，对无采购申请的货物，不得签收。十、综合部应设有专人负责保管

29、，依据审批过申购单、验收单和领用单逐笔登记实物台账，月底进行盘点，做到账实相符。十一、综合部应根据实际使用数量，针对有些常用物品设定安全储备，到达库存警戒线的及时采购。十二、综合部根据采购申请单编制“付款申请”，报公司董事长审批后（2000元以内日常办公用品采购可由综合部分管领导审批），财务部根据付款申请、验收单、对方发票或销货清单审核无误后，给予付款。十三、建立监督检查制度，设专人不定期对采购计划、验收资料、台账、领用记录进行检查，及时发现问题。第九章：项目部办公资产（用品）管理办法 一、各项目部办公资产（用品），统一由项目负责人申请，报项目分管领导审核确认， 报总公司领导逐级审批后，由综合

30、部负责统一购买、发放、收缴，并办理相关登记手续。二、项目部日常所需办公资产（用品），务于每月10日填报项目部办公资产（用品）购置申请，经项目经理审批签字后，报项目分管领导审批，报总公司领导逐级审批后，由综合部统一购置办理。三、 综合部以项目部为单位办理办公资产（用品）登记发放手续，并由项目经理签字领用。四、 项目施工结束后，项目部需将领用或购买的办公资产（低值易耗品除外）制单，按登记领用内容逐一交还到综合部，由综合部办理相关入库手续，并与财务部一同核查、盘点；因管理不善出现丢失及损坏，由责任人照价赔偿。五、项目部办公资产（用品）的管理由项目经理指派专人负责，并建立相应的收发登记手续，项目施工结

31、束后一并带回。六、办公资产（用品）的管理实行成本核算，按月供给，限量发放，并坚持“谁使用、谁保管、谁负责”的原则，使用者有不可推卸的保全与维护义务。七、 项目部所用各类办公资产（用品）其它细则遵照公司公司资产管理制度相关内容执行。第十章：公司电话、传真、计算机使用管理规定 一、电话管理（一）电话由综合部统一配备安装、管理。（二）公司电话只准用于公事，严禁用公司办公电话拨打私人电话。（三）市内电话：通话前应考虑好内容，通话时简明扼要，尽量控制在三分钟以内。（四）长途电话：确需工作业务需要，要严格控制时间。（五）任何人不得使用公司电话打信息服务等电话。（七）公司员工如无特殊情况外，出现无法联系者按

32、公司处罚条例的相关条款予以处罚二、电话接听（一）电话铃响二声，应立即接听，并以“您好”为开头的礼貌用语。如果电话响 超过四声才接听，应向对方说：“对不起，久等了。” 打电话时，应主动报出公司部门，使对方明白，节省时间。（二）来电话指名找人时，有分机的应迅速接转分机；如果人不在，应及时转告对方并做好记录；在转接过程中严禁大声招唤，违者按公司处罚条例的相关条款予以处罚。（三）接听电话通知或转告电话，应对电话内容作祥细记录，以备查。（四）通话时语气温和，吐字清楚，用语礼貌，树立良好的公司形象。（五）通话完毕后，则应等对方先挂电话，然后再放下听筒。三、传真管理（一）发传真时，应认真作好记录，传真底稿应

33、妥善保存。（二）发传真前，应认真校对，做到公司名称、收传真人姓名、职务、传真内容、文字等准确无误。（三）传真发出后，应致电对方进行确认。（四）接收传真，应及时通知有关部门领取并做好登记；如遇接收人不在时，接听人一定要做好登记。四、计算机管理1.计算机应做到专机专用，禁止他人操作和使用。4.各部门计算机属专机专用，应明确划分操作权限，形成适当的分工牵制，健全内部控制，不得随意使用其他部门的计算机。5.严格按照正确的操作方法使用计算机，定期做好维护保养，遇有病毒发作应相互通知。6.保持计算机外观干净，连接线路整齐有序。2.允许的操作人员和系统管理人员外，其他人不得擅自用机。3.各部门使用的数据盘、

34、U盘，使用前必须做好检查、杀毒工作，其他外来盘一律禁止使用。 7.为工作便利除公司邮箱外，允许使用个人QQ号，但QQ的使用只限于工作使用，并在公司QQ群内操作。8.操作密码应保密，不得随意泄密。操作人员使用完计算机应及时退出系统，以防止泄密或其他人员越权操作第十一章：公司合同管理制度一、合同审查的要点是：合同的合法性。包括：当事人有无签订、履行该合同的权利能力和行为能力；合同内容是否符合国家法律、政策和本制度规定。合同的严密性。包括：合同应具备的条款是否齐全；当事人双方的权利、义务是否具体、明确；文字表述是否确切无误。合同的可行性。包括：当事人双方特别是对方是否具备履行合同的能力、条件；预计取

35、得的经济效益和可能承担的风险；合同非正常履行时可能受到的经济损失。二、合同的变更、解除A.在合同履行过程中，碰到困难的，首先应尽一切努力克服困难，尽力保障合同的履行。如实际履行或适当履行确有人力不可克服的困难而需变更，解除合同时，应在法律规定或合理期限内与对方当事人进行协商。B.对方当事人提出变更、解除合同的，应从维护本公司合法权益出发，从严控制。C.变更、解除合同，必须符合合同法的规定，并应在公司内办理有关的手续。D.变更、解除合同的手续，应按本制度规定的审批权限和程序执行。E.变更、解除合同，一律必需采用书面形式（包括当事人双方的信件、函电、电传等），口头形式一律无效。F.变更、解除合同的

36、协议在未达成或未批准之前，原合同仍有效，仍应履行。但特殊情况经双方一致同意的例外。G.因变更、解除合同而使当事人的利益遭受损失的，除法律允许免责任的以外，均应承担相应的责任，并在变更、解除合同的协议书中明确规定。三、合同管理（一）公司财务部为公司合同管理部门；（二）各公司(部门)具体负责各自授权范围内的合同谈判、拟稿及履行工作。（三）公司所有合同均由财务部统一登记编号、经办人签名后，按审批权限分别由董事长、总经理或其他书面授权人签署。（四）财务部会同有关部门认真做好合同管理的基础工作。具体如下：1、建立合同档案。每一份合同都必须有一个编号，不得重复或遗漏。每一份合同包括合同正本、副本及附件，合

37、同文本的签收记录，合同分批履行的情况记录，变更、解除合同的协议（包括文书、电传等），均应妥善保管。2、建立合同管理台帐。各公司应根据合同的不同种类，建立经济合同的分类台帐和总台帐。各公司必须设一个总台帐。其主要内容包括：序号、合同号、经办人、签约日期、合同标的、价金、对方单位、履行情况及备注等。台帐应逐日填写，做到准确、及时、完整。3、填写“经济合同情况月报表”。各公司应在每月5日之前将上月月报表填好后报送公司财务部、综合部。第十二章：公司车辆管理制度一、车辆管理1.公司所有车辆（包括领导专车、各项目部车辆）均由综合部统一管理、调度及安排维修保养。2.建立公司车辆出车日志登记制度。具体要求每次

38、出车前，驾驶员应先行填写出车日志，返回后补充详细记录（包括外出地点、事由、往返公里数及往返时间），并由派车人及驾驶员签字，综合部负责监督、检查记录的完整性，并以此作为驾驶员绩效考核的依据。3.公司设置“车辆耗油登记表”，由综合部负责登记，以便于每月统计车辆行驶公里数及用油量并核算百公里油耗变化。4.车辆停驶，须在公司指定地点停放,未经批准不得在公司指定地点以外过夜，否则按违纪处理，特殊情况需要请示上级领导，经批准后方可执行。5.公司实行派车制：各部门用车必须提前一天申请，以便综合部统筹安排,在保证重点用车的前提下，车辆派遣按先上级、后下级；先急事、后缓事；先工作任务、后其它事务的原则安排车辆；

39、如遇特殊（紧急）情况，无法办理用车手续的，须及时请示公司主要领导核准后,方可用车。驾驶员必须按公司规定在本人出车日志上详实记录随行人员名单以及行驶路线。每周六综合部会对每位驾驶员的个人出车日志进行检查，如未按规定如实记录当时行车情况，将给予考核3分。6.驾驶员经综合部批准后，方可出车，并严格按照出车日志上规定的路线行驶，返回公司后须及时填写本次行驶的公里数，并让用车人签字认可。7.为节省开支，杜绝浪费。公司车辆只保障公司领导外出办理业务时使用。各部门员工外出在市区办理业务，公司原则上不予派车（财务部出纳存、取现金5000元以上业务除外）。员工一律使用公司公交电子卡搭乘公交车外出办事。8.未经领

40、导批准，驾驶员不得把车辆交他人驾驶，因此发生的意外事故，一切损失均由驾驶员本人承担，并按公司处罚条例的相关条款予以处罚。9.严禁酒后驾车，酒后驾车所造成的一切后果由驾驶员个人承担，并按公司处罚条例的相关条款予以处罚。二、车辆的维修与保养1.车辆一般性日常保养工作由驾驶员视出车情况在正常工作时间内自行完成。驾驶员必须随时保证车辆各系统处于良好状态，每日应对油量、电路、刹车、水箱、车灯、电瓶、转向、传动等关键部位进行检查和维护，及时更换加注机油、润滑油、玻璃水等，保证车辆的正常行驶，因未完成上述工作造成责任，由驾驶员承担一切后果。2.车辆维修应事先书面申请，填写“车辆报修单”（附后），经综合部核验

41、并报公司领导批准后，方可到公司指定地点送修；在维修时，驾驶员应在维修现场监督，以保证质量、缩短维修时间；如出现增修项目，应及时汇报；维修后按维修项目审核无误后方可在价格单上签认。3.车辆行驶途中如发生故障而急需修复和更换零件时，要根据实际情况处理，返回公司补办手续，但要求在事故发生第一时间内通知综合部经理；如有同车人员需同车人员签字证明，然后进行报销。4. 如因驾驶人员操作不当或平时缺少保养而致使车辆损坏或机件故障，其维修费视情节轻重，决定驾驶人员承担比例。 三、车辆行驶要求特殊情况（如无驾驶员），非专职驾驶员（包括各部门领导及项目经理），需要驾驶公司车辆外出办理业务。需经综合部、分管行政副总

42、经理、董事长批准后，按照公司车辆管理制度要求，办理车辆交接手续。违者车辆由此发生的一切责任，由当事人全部负责，并按公司处罚条例的相关条款予以处罚。四、驾驶员如遇公司宴请时的要求驾驶员参加公司宴请招待活动，如无就餐安排，驾驶员可自行解决就餐。公司给予驾驶员报销15元每次就餐补助（必须在3日之内凭票报销完毕）。驾驶员在宴请及接送服务中，服务态度不端正，如发生故意将客人怠慢等情形者，公司视情节轻重予以考核，造成恶劣影响者按公司相关制度予以劝退。五、奖励与处罚驾驶员全年行车未发生任何事故，没有违章记录，且平时能保质保量完成每次出车任务，受到用车部门或用车人一致好评，公司年终视情况给予一定的奖励。车辆发

43、生交通事故，由当地交警部门裁定责任。由此引起的车辆维修费用和第三者医疗费用，经保险公司折赔后，按公司处罚条例的相关条款予以处罚。六、车辆档案的建立为提高车辆管理效率，驾驶员及车辆管理人员必须按规定建立车辆档案（包括：卫生检查、日常检查、维修、保养记录、违章记录等其他数据档案）。综合部不定期抽查，未按规定记录存档者或在规定时间内未整改完毕者，按公司处罚条例的相关条款予以处罚。第十三章：公司宴请(业务招待)管理办法一、宴请(接待)的申请及核准1.先申请、后执行；预算总额控制；对口接待，专款专用，全程监督。2.业务招待费应坚决贯彻“可接待可不接待的不接待”，“可发生可不发生费用不发生“态度热情，费用

44、从简”的原则。3.实行对口陪餐，原则上不能超过需接待人员的1/2。4.严格执行规定限额和招待标准，分档次接待原则，坚决控制非业务性接待，严禁随意超标进行业务招待，特殊情况需说明原因，经请示总经理同意后方可进行招待，否则，财务部门不予报销。二、业务招待费支出审批： 1.业务招待费的支出实行“预先申请，据实报销”的管理方式。2.业务招待费计入经办人的个人费用中。3.业务招待费的报销应事先填写公司招待费用审批单4.项目一般人员无权宴请客户或赠送礼品；礼品的报销应注明礼品内容、礼品接收人等。三、宴请(接待)的方式及标准根据宴请(接待)对象的不同情况，采取以下就餐方式和标准：（一）工作餐：对于因工作原因

45、来访的一般工作人员，一般情况下以（便餐）方式接待，标准为每人30元以内。（二）业务用餐：因公司业务开展需要，公司员工外出办公或接待与公司业务有直接关系的政府、企事业单位的业务主管人员时，可申请业务接待用餐，标准为每人100元以内.四、设宴人数的标准五人左右一般每桌标准在500元-800元以内（不含烟酒）六至十人一般每桌标准为8001500元（不含烟酒）特殊情况经公司领导批准后可酌情提高用餐标准。烟酒宴请时特殊情况可自带：纸巾等茶叶在用餐环境下，是否能关注细节，直接体现了个人素养的高低五、宴请礼仪：优雅、得体的用餐意识，对职场商业成功有着直接的影响了解所宴请（接待）客人的身份、民族、风俗习惯及用

46、餐习惯，提前预定好餐厅。外地客人应提前安排好车辆，接待人员应随车前往车站、机场迎接，接站时应在来宾车、机到达之前迎侯；上车时应先请来宾上车，并核准人数及携带物品后再开车。参加宴请（接待）的部门或个人应提前15分钟到场，以示尊重，并按公司着装要求着装，注意维护企业形象；就坐与离席，通常以右为尊，应等客人坐定后，方可入坐；用餐后，须等客人离席后，方可离席；无特殊情况，接待工作未完不得中途离开。 为营造舒适、优美、整洁的工作环境，树立公司的良好形象，特制定本制度。第十四章：办公环境卫生管理办法目 的一、日常办公场所要求公司每日办公区域卫生打扫，各部及个人按照卫生责任区的划分承担相应职责，必须在上班前

47、清理完毕；每日（中午、晚上前台）值班人员负责全公司办公区域卫生的日常维护及保养（包括：董事长办公室的保洁，重点是茶具及每半小时为来客续水工作）；桌面：上班前、午休、下班后、使用人外出或开会时，除了摆放电脑、电话、文件筐、台历、笔筒、水杯之外，其他物品均不应出现。前台接待区环境卫生及维护。包括：为客人倒茶；茶几、沙发及地面的卫生；客人离开后的清理工作均由综合部前台人员负责，前台人员外出不在时，由综合部其他人员负责。本公司员工中午用餐时占用前台接待区后，请自觉保持卫生环境等。二、办公场合禁止事项 1.董事长办公室：是董事长办公与召集会议、接待领导及客户的主要场所，除参会人员、每日安排的卫生保洁人员

48、、董事长外请领导及重要客人之外，公司其他人员在没有董事长的传唤一律不准私自进入董事长办公室（包括接水）。此项规定由综合部门人员监督执行。 2.禁止公司人员在接待区及办公室吸烟；禁止将烟头 丢进花盆内，将茶根倒入花盆。 3.为不影响公司整体形象，在午休时间或下班时间以及公休日加班时，如遇董事长办公室及大厅办公场所有客户或领导，严禁公司员工在大厅或沙发躺卧休息，违者按公司处罚条例的相关条款予以处罚。三、爱护公司公共设施公司办公场所为方便员工，摆放有冰箱、微波炉、烧水壶、餐具、插线板、装饰品、讲课白板、垃圾筐、保洁电开关等公物及悬挂的资质证、荣誉证书、奖状、宣传栏、学习园地（董事长办公室的茶具、水杯

49、、热水器、餐具、装饰品、摆设品）等，要求全体员工共同爱护、合理使用，出现损坏及时报告与维修。使用不当造成损坏，经主管领导商议视情节作价上报适当赔偿；故意人为损坏者照价赔偿。对公用的物品（拖把及盆、扫把、簸箕等）使用后及时收回归位。下班前个人负责将使用的电脑、热水器关闭、电源线断开，所有灯熄灭。如发现违规者按公司处罚条例的相关条款予以处罚。第十五章：公司会议管理制度一、总经理办公会议（按会议需要主要分两类）：（一）参加人员：董事长、总经理，副总经理、财务总监，综合部经理、财务部经理、各 分（子）公司总经理、以及董事长总经理指定人员参加。会议由总经理组织召开；由 综合部负责会议组织，并安排专人做会

50、议记录会议内容：1、公司例会上无法解决的问题。 2、专项问题的研究。3、突发性出现的重要问题。4、公司人事安排及部门主管以上人员的调整任免。会议要求：1、综合部按照总经理安排时间、地点、会议内容、参加人员范围等信息，在会议开始前8小时通知参会人员。2、会前综合部拟好会议议程、提案、汇报总结提纲、发言要点、工作计划草案，决议、决定草案，落实会场，备好桌椅。3、综合部安排对会议进行全程摄像，并对会议内容电子录音。4、会议结束后，综合部在当日将会议纪要整理后报总经理签字审阅。总经理签批后，综合部在当日将会议纪要发往各子公司分管领导，安排子公司根据会议纪要的内容和精神组织学习、贯彻会议精神。并在会议结

51、束的第二天将摄像内容刻录光碟，发往子公司作为培训学习的资料依据。会议决议事项由综合部跟踪落实，并于第一时间将工作结果反馈给总经理。召开时间：原则上每月召开一次，根据工作需要确定召开时间。（二）参加人员：董事长、总经理，行政副总经理、总部经理级以上管理人员、以及董事长总经理指定人员参加。会议由总经理组织召开；由综合部负责会议组织，并安排专人做会议记录会议内容：1、公司例会上无法解决的问题。 2、专项问题的研究。3、突发性出现的重要问题。4、公司人事安排及部门主管以上人员的调整任免。会议要求：1、综合部按照总经理安排时间、地点、会议内容、参加人员范围等信息，在会议开始前8小时通知参会人员。2、会议

52、结束后，综合部在当日将会议纪要整理后报总经理签字审阅。总经理签批后，综合部在当日将会议纪要发往各子公司分管领导，安排子公司根据会议纪要的内容和精神组织学习、贯彻会议精神。召开时间：根据工作需要临时召开。二、公司财务会议 参加人员：董事长、总经理、副总经理、财务总监、财务部经理，及相关人员参加。会议由公司总经理主持，财务部负责会议组织，并安排专人做好会议记录（如主持人安排，应及时下发会议纪要）。 会议内容：1、分析公司资金状况，汇报当月资金使用情况及下月资金计划。2、协调、安排各业务部门开票事宜，做好各公司及各项目部税务统筹安排工作。 召开时间：原则上每月召开一次（或根据工作需要临时召开），根据

53、工作需要确定召开时间。三、公司工作例会（周会） 参加人员：董事长、总经理、副总经理、财务总监、董事长（总经理）助理、各部门经理、子公司负责人参加。会议由公司总经理主持，综合部负责会议组织，并安排专人做好会议记录，及时下发会议纪要。会议内容：1、汇报、分析各部门经营活动计划执行情况；评价本周各方面工作完成的情况及存在的问题并提出解决方案及建议，计划、安排下周工作。2、需其他部门配合的工作。召开时间：原则上定期为每周六上午11：30召开。四、经营（财务）工作分析例会（季会） 参加人员：董事长、总经理、副总经理、财务总监、董事长（总经理）助理、经营部门经理、财务部门经理、综合部经理及子公司负责人参加；会议由公司总经理主持，综合部负责会议组织，并安排专人做好会议记录.会议内容： 1、上季度关键业绩指标完成情况回顾与分析； 2、上季度其他工作、重点工作回顾与分析 3、所负责领域经营管理分析及决议； 4、上季度主要问题及策略、计划提议； 5、研究市场动态，掌握设备、材料、产品