行政接待流程及标准

1、文档编码 : CF3Q3D10P8T9 HO6F8I8O9O10 ZW3U7H5U2T3个人细心创作,质量一流,期望能得到您的认可；感谢！编辑页眉,选中水印,点击删除,可批 量删除水印；行政接待流程及标准一、目的 为树立公司品牌形象,扩大对外联系和沟通,本着“ 热忱礼 貌、服务周到、规范接待,标准治理,成本把握” 的原就制定本 标准；二、范畴本标准适用于公司各类接待工作；三、职责 办公室为公司行政接待工作的归口治理部门,负责接待工作的支配和治理, 拟定重要客户的接待方案,和谐相关部门落实接待任务,供应后勤保证, 并做好后续重要信息的传递及存档工作；公司各部门在接到重要客户来访预约后,应在填写接

2、待联系单及用车申请单准时把信息传递到办公室,并帮忙其拟定接待 方案, 需公司领导出面或由办公室和谐的重要接待,应提前 2 天 告知；四、方案与预备 1、办公室在接到公司领导通知或相关部门接待联系单时,应充分与申请部门沟通,详细明白客户的基本情形：客户职务、来访详细时间、人数、拜望期限、目的和接待要求等；在此基础-1- 个人细心创作,质量一流,期望能得到您的认可；感谢！编辑页眉,选中水印,点击删除,可批 量删除水印；上拟定相关接待方案,编制日程支配表,酌情支配接待标准；2、办公室依据拟定方案通知参加会面的领导、相伴人员、落实会面时间及场所；3、办公室依据客户情形提前按接待标准预定好宴请客户的 酒

3、店,酌情支配酒水、香烟、用餐标准；需住宿的应提前按接待 标准预约好客户下榻酒店；4、办公室依据情形方案支配客户用餐酒店、游玩路线、购 物商场、消遣项目；5、因会议需要办公室需预备会场花卉、水果、烟茶、音响 设备、投影设备、领导席签、横幅、制作欢迎牌、指示牌、支配 礼仪人员,并支配现场摄影摄像等；6、办公室依据情形支配接待所需车辆,保证车辆清洁,安 全性能良好, 接送人员负责协作办公室接待人员和谐支配,统一 调度；7、如有需要办公室应依据情形提前为客户购买车票及机票；五、接待标准 一级接待标准：相伴人员：董事长、总裁及相关人员 1、迎接：总经理、副总经理在机场、车站、公司门口迎接,留意把握等候时

4、间,提前等候于迎接地点,接待人员引见介绍主-2- 个人细心创作,质量一流,期望能得到您的认可；感谢！编辑页眉,选中水印,点击删除,可批 量删除水印；宾时,要留意次序（遵守介绍时的先后次序；正规的做法,是要先介绍主人,后介绍客人；先介绍职务低者,后介绍职务高者；先介绍男士、后介绍女士；先介绍晚辈、后介绍长辈；先介绍个人,后介绍集体； 在接待外国来访者时,如宾主双方皆不止一个,就为其双方进行介绍时,要先介绍主人一方,后介绍客户一方；不过在介绍各方人士时,通常应当由尊而卑, 依据其职务的高低,依次而行；来访时主人先伸手表示欢迎；辞别时,待客人先伸手 后,主人再相握；握手的力度以不握疼对方的手为限度,

5、初次见面时,时间一般把握在3 秒内；介绍时就把身份、位置低的一方介绍给相对而言身份、位置较为尊贵的一方；）2、参观：总经理、副总经理相伴,由指定人员沿途介绍城 市基本情形以及到达公司后详细介绍公司信息；3、座谈：公司人员确保公司环境、室内、洗手间清洁、室 温适度、灯光合适,将公司简介或相关资料、纸笔、茶水杯、水 果、香烟摆放于接待室；可依据需要制作领导席签、横幅、欢迎 牌、指示牌,调试好音响设备、投影设备、摄影摄像设备；4、用餐标准：办公室依据公司标准预定酒店：5、下榻宾馆标准：办公室依据公司标准预定酒店：6、办公室依据情形、客户意愿和爱好提前方案参观游玩路 线；-3- 个人细心创作,质量一流

6、,期望能得到您的认可；感谢！编辑页眉,选中水印,点击删除,可批 量删除水印；7、办公室依据情形购买礼节性礼品；二级标准：相伴人员：总经理、办公室主任、业务部门经理及相关人员 1、迎接：由办公室人员到公司驻地门口迎接,引导客户；2、参观：副总经理、办公室主任、相关部门经理相伴,由 指定人员沿途介绍城市基本情形以及到达公司后详细介绍公司 信息；3、座谈：公司人员确保公司环境、室内、洗手间清洁、室 温适度、灯光合适,将公司简介或相关资料、纸笔、茶水杯、水 果、香烟摆放于接待室；4、用餐标准：办公室依据公司标准预定酒店：5、下榻宾馆标准：办公室依据公司标准预定酒店：6、办公室依据公司标准购买礼节性礼品

7、；三级标准：相伴人员：相关对口的部门经理及相关人员 1、参观：相关对口的部门经理及人员相伴,由相关人员沿 途介绍城市基本情形以及到达公司后详细介绍公司信息；2、座谈：公司人员确保公司环境、室内、洗手间清洁,将 公司简介或相关资料、纸笔、茶水杯摆放于接待室；3、用餐标准：办公室依据公司标准预定酒店：-4- 个人细心创作,质量一流,期望能得到您的认可；感谢！编辑页眉,选中水印,点击删除,可批 量删除水印；六、接待礼仪：1、外表：面容清洁,衣着得体；2、举止：稳重端庄,淡定大方；3、言语：语气温存、礼貌文雅；4、态度：诚恳热忱,不卑不亢；5、迎接客户时：要留意把握等候时间,提前等候与公司门 口或车站

8、机场,接待人员引见介绍主宾时,要留意次序；6、接受名片时：要以敬重的态度双手接受,默读一下后郑 重收入口袋中；7、过走廊时：通常走在客人的右前方,不时左侧回身,配 合客人脚步,转弯处伸右手示意,并说“ 这边请” ；8、进电梯时：要告知客人上几楼,让客人先进、先出；9、座谈时：客人落座后,要以双手奉茶,先客人,后主人,先领导,后同事；10、送客时： 依据身份确定规格,招手待客人远去,方可离开；七、保密事项如送至公司门口、 汽车旁,接待中涉及机要事务、隐秘文电、重要会议,要特别留意保 密,接待中既要娴熟介绍公司情形,又要内外有别,严守本公司 商业隐秘,对不宜摄影摄像的场合,应向参观人员说明；-5-

9、 个人细心创作,质量一流,期望能得到您的认可；感谢！编辑页眉,选中水印,点击删除,可批 量删除水印；八、重要信息反馈接待人员应准时记录重要来访客户信息,并将与来访者沟通中取得的信息汇总整理,提取其中对公司有价值的信息传递有关部门负责人并由办公室存档；九、行政接待中的座次支配（图）（一）关于会议主席台座次的支配 1、主席台必需排座次、放名签,以便领导同志对号入座,防止上台之后相互谦让；2、主席台座次排列,领导为单数时,主要领导居中,2 号领导在 1 号领导左手位置,3 号领导在 1 号领导右手位置；领导为偶数时, 1、2 号领导同时居中,2 号领导照旧在1 号领导左手位置, 3 号领导照旧在1

10、号领导右手位置；3、几个机关的领导人同时上主席台,通常按机关排列次序 排列；可灵敏把握,不生搬硬套；如对一些德高望重的老同志,也可适当往前排,而对一些较年轻的领导同志,可适当往后排；另外,对邀请的上级单位或兄弟单位的客户,也不愿定非得按职 务高低来排,通常把握的原就是：上级单位或同级单位的客户,其实际职务略低于主人一方领导的,可支配在主席台适当位置就座；这样,既表达出对客人的敬重,又使主客都感到较为得体；4、对上主席台的领导同志能否届时出席会议,在开会前务必逐-6- 个人细心创作,质量一流,期望能得到您的认可；感谢！编辑页眉,选中水印,点击删除,可批 量删除水印；一落实； 领导同志到会场后,要

11、支配在休息室稍候,再逐一核实,并告之上台后所坐方位；如主席台人数很多,仍应预备座位图；如有临时变化,应准时调整座次、名签,防止主席台上显现名签差错或领导空缺；仍要留意认真填写名签,谨防错别字显现；主席台人数为奇数时主席台人数为偶数时-7- 个人细心创作,质量一流,期望能得到您的认可；感谢！编辑页眉,选中水印,点击删除,可批 量删除水印；（二）关于宴席座次的支配 宴请客人,一般主陪在面对房门的位置,副主陪在主陪的对 面,1 号客人在主陪的右手,2 号客人在主陪的左手,3 号客人在 副主陪的右手,4 号客人在副主陪的左手,其他可以任凭；以上 主陪的位置是按一般宴席把握,假如场景有特别因素,应视情而

12、 定；中餐桌西餐桌-8- 个人细心创作,质量一流,期望能得到您的认可；感谢！编辑页眉,选中水印,点击删除,可批 量删除水印；（三）仪式的座次支配签字双方主人在左边,客人在主人的右边；双方其他人数一般对等,按主客左右排列；（四）关于乘车的座次支配小轿车 1 号座位在司机的右后边, 2 号座位在司机的正后边,3 号座位在司机的旁边； （假如后排乘坐三人,就 3 号座位在后排的中间）；中轿主座在司机后边的第一排,乘车座次支配-9- 1 号座位在临窗的位置；个人细心创作,质量一流,期望能得到您的认可；感谢！编辑页眉,选中水印,点击删除,可批 量删除水印；（五）合影座次支配与主席台支配相同；附：会议座位

13、支配长条桌注： A 为上级领导, B 为主方席洽谈室-10- 个人细心创作,质量一流,期望能得到您的认可；感谢！编辑页眉,选中水印,点击删除,可批 量删除水印；与外宾会谈注： A 为主方, B 为客方与上级领导座谈-11- 个人细心创作,质量一流,期望能得到您的认可；感谢！编辑页眉,选中水印,点击删除,可批量删除水印；注： A 为上级领导, B 为主方领导 十、相关文件 附 1 行政接待流程图 附 2 接待联系单 附 3 用车申请单 十一、附就 本流程及标准由办公室制订、修改及说明；本流程及标准报总经理批准后执行,自发布日生效；-12- 个人细心创作,质量一流,期望能得到您的认可；感谢！编辑页眉,选中水印,点击删除,可批量删除水印；附 1 行政接待流程图接到行政接待预约填写接待联系单及用车申请单拟定接待方案及标准支配接待人员机场（车站）接车住宿、用餐支配参观或会议座谈机场（车站）送车重要来访客户信息的存档重要沟通信息的传递及存档行政接待流程终止-13- 个人细心创作,质量一流,期望能得到您的认可；感谢！编辑页眉,选中水印,点击删除,可批量删除水印；附 2 接待联系单来访单位来访事由 人数日程支配 其他要求接待工作接待部门会议室投影仪接待负责人电话用车要求 详细要求请填写用车申请单 会议室电脑其他：欢迎牌发布不需要发布需要发布四星级及以上酒店 视频