某房产公司档案管理制度

1、档案管理制度10 主要内容及适用范围规定公司办办公室各各类档案案资料的的形成与与归档、分分类、鉴鉴定与保保管、借借阅、保保密、统统计、销销毁等管管理内容容。客户户档案管管理执行行客户户档案管管理制度度。20 档档案的管管理机构构21 文文书结案案后，原原稿由公公司办公公室所辖辖档案室室归档。22 各各经办部部门或个个人视实实际需要要，经有有关领导导批准后后可留存存影本。23 档档案室主主要职责责：2311 制定定或参与与制定档档案工作作的规章章制度；2322 对企企业其他他部门文文件材料料的归档档工作，进进行指导导和监督督；2333 做好好企业档档案的收收集、整整理、保保管和利利用工作作；23

2、44 做好好永久性性档案向向有关档档案机构构的移交交工作；2355 提高高档案管管理的水水平和技技术，逐逐步实现现档案管管理现代代化、科科学化。30 档档案的种种类31 法法规性文文件。包包括上级级颁发、需需企业执执行的，或或由企业业发行的的各种标标准、规规章制度度等。32 企企业的重重大决议议。包括括由企业业股东大大会、董董事会、监监事会、总总经理办办公会及及其相关关行政会会议等形形成的文文件和会会议材料料、会议议记录等等。33 计计划性文文件。包包括企业业总体计计划或规规划、开开发计划划、项目目质量计计划、营营销计划划、财务务计划等等。34 总总结性文文件。包包括企业业年度和和月度工工作总

3、结结、下属属部门的的年度和和月度工工作总结结、单项项性工作作总结、调调查报告告等。35 批批示性文文件。包包括企业业各类计计划指标标、技术术指标、营营销指标标等。以以及企业业各类命命令、工工作指示示等。36 凭凭证性文文书材料料。包括括企业各各部门上上报的、在在日常活活动中形形成的原原始记录录和凭证证，如财财产状况况、房屋屋销售、合合同书、协协议书等等的原始始记录和和文本。37 证证件性文文书资料料。包括括法人营营业执照照、土地地许可证证、开发发资质证证、施工工许可证证、规划划许可证证、预售售许可证证、企业业和产品品获得各各类荣誉誉牌匾和和证书、达达标证书书和证明明等。38 汇汇报性文文书资料

4、料。包括括企业上上报各级级主管部部门的文文件资料料和相关关统计表表，以及及公司领领导在外外部公共共场合发发言、汇汇报或发发布的各各类文书书资料。39 劳劳资人力力资源资资料。包包括企业业下属各各部门的的人力资资源任命命、人力力资源调调整、人人力资源源管理、人人才引进进和培训训、员工工工资审审核记录录等相关关资料。310 声像制制品资料料。包括括企业及及下属各各部门在在其经营营活动或或政治、文文件娱乐乐活动中中，以及及在外学学习、考考察时或或外部门门提供的的，以声声像形式式记录下下来的各各种资料料，如照照片资料料、录音音资料、录录像资料料、影片片资料等等。311 题赠性性资料。包包括上级级领导和

5、和外协友友好部门门或个人人提供的的题词、书书画、工工艺制品品等。312 技术性性资料。包包括各类类工程图图纸、竣竣工资料料等。40档案案管理的的基本程程序包括档案的的收集、整整理、鉴鉴定、保保管、销销毁、统统计、检检索、编编码、利利用，这这九道工工序是档档案工作作的整体体，它们们之间相相对独立立，但又又相互制制约。50 档档案的收收集。就是把分散散的，以以及散失失到其他他部门的的各类档档案资料料，按有有关规定定，有计计划地分分别集中中到档案案室。其其收集的的主要方方式是归归档，即即把公司司活动中中产生的的有保存存价值的的各种材材料，由由办公室室及企业业下属部部门和个个人定期期协同档档案室进进行

6、整理理、立卷卷、归档档。51 立立卷归档档的范围围：凡属属本标准准第3条条所函盖盖的文件件资料，均均应立卷卷归档。52 立立卷归档档的时间间5211 凡已已办理完完毕的具具有保存存价值的的各种文文件资料料，均应应在三日日内递交交办公室室立卷归归楼。5222 对于于某些专专门文件件，或驻驻地分散散在外的的个别业业务部门门的文件件，为方方便日常常工作，立立卷归档档时间可可根据实实际情况况适当延延长。53 立立卷归档档的要求求5311 各部部门兼职职档案员员在规定定的归档档时间内内，把整整理审定定完毕的的档案资资料，递递交档案案室立卷卷归档。5322 移交交档案要要填写移移交清单单，移交交清单一一式

7、二份份，双方方签字后后各执一一份。5333 归档档的文件件资料必必须完整整、真实实、准确确，请示示和批复复、印本本和底稿稿、正文文和附件件必须立立在一起起5344 立卷卷时应编编制好案案卷目录录，把文文件的作作者、标标题、日日期等项项目填写写清楚，概概括而简简洁地拟拟写好案案卷标题题，把案案卷内容容表达出出来，装装订整齐齐、牢固固，无论论何金属属物，填填写备考考表，注注明保管管期限。5355 填写写案卷一一律用碳碳素黑水水钢笔或或毛笔，禁禁止用圆圆珠笔或或铅笔，字字迹应清清楚、准准确。5366 立卷卷应以本本部门形形成的文文件为主主，根据据文件形形成的特特点，保保持文件件间的历历史联系系，适当

8、当照顾文文件的保保存价值值，使案案卷能正正确反映映企业生生产活动动状况和和面貌。5377 立卷卷应以部部门为主主，结合合其他特特征的方方法组卷卷，把有有密切联联系的文文件组合合在一起起。5388 立卷卷应把上上级文件件与本公公司文件件（除请请示、批批复外）按按保管期期限和文文件年限限分开立立卷。5399 立卷卷归档后后，发现现需立卷卷的文件件资料，可可按立卷卷原则进进行插卷卷。53110 文文件组成成案卷后后，卷内内文件应应按照一一定规律律进行排排列，系系统地反反映问题题，做到到查找方方便。53111 各各种实物物档案（奖奖品、奖奖杯、锦锦旗、奖奖章、证证书、牌牌匾、馈馈赠品等等）归档档必须有

9、有原件，并并保持其其完好无无损。53112 声声像档案案摄录必必须详细细记录事事由、时时间、 地点、主主要人物物、背景景、摄录录者，归归档声像像资料必必须是原原版、原原件、清清晰、完完整。60 档档案的借借阅61 档档案主要要供本企企业利用用，一般般不外借借。如情情况特殊殊，外单单位人员员须持介介绍信，并并经公司司领导批批准，可可查阅无无密级档档案。62 各各部门工工作人员员可直接接查阅属属本部门门业务工工作范围围的档案案资料。如如需查阅阅非本部部门的重重要文件件和有密密级档案案，须经经公司领领导或原原形成档档案的部部门领导导批准，方方可借阅阅。63 档档案的借借阅者应应负责档档案的完完整和完

10、完全，不不得私自自影印、复复制、翻翻印，不不得擅自自拆散、调调换、抽抽取、污污损、加加标注证证，不得得转借，如如有违纪纪，酌情情处罚。64 对对珍贵或或易损的的档案，应应制成复复制品提提供使用用。复制制可采用用复印、照照片、重重印副本本、摘录录等方式式。复制制件应仔仔细校对对，与原原稿无误误后，注注明档案案编号，然然后提供供使用。如如有必要要，给复复制件加加盖公章章，以示示复制不不会有误误。65 必必要时，档档案室应应对所提提供档案案出具证证明，证证明材料料写好后后应仔细细校对和和审查，加加盖档案案室印章章后才有有效。档档案室证证明材料料只能证证明某事事在档案案上有无无记载，而而不能对对某事下

11、下结论。档档案管理理员不可可擅自以以档案资资料作解解释或下下结论。66 档档案一般般不得借借出档案案室。如如有特殊殊情况，可可以作短短期外借借，最多多为十天天，但必必须经有有关领导导批准并并办理借借阅手续续。如延延长借阅阅时间，须须办理续续借手续续。逾期期不还者者，档案案管理员员要及时时催还。67 借借阅档案案须妥善善保管，若若有遗失失，将根根据档案案的价值值和数量量报公司司领导批批准后，责责令其赔赔偿一切切损失。70档案案保密要要求71 档档案管理理员和借借阅利用用档案的的人员要要树立高高度的政政治责任任心，加加强保密密意识，双双方共同同做好保保密工作作。72 档档案分一一般档案案和有密密级

12、档案案两类。档档案密级级他为绝绝密、机机密、秘秘密三级级。73 有有密级档档案只许许在档案案室查阅阅，不许许带离本本室。有有密级档档案复制制时，需需经公司司办公室室主任或或副总以以上领导导批准。74 有有密级档档案只限限归档人人使用，其其他人员员利用需需经办公公室主任任或副总总以上领领导批准准。75 对对已到保保密期限限的档案案要请相相关部门门领导和和办公室室主任鉴鉴定解密密，对解解密档案案作一般般档案管管理，及及时提供供利用。76 外外来参观观人员，统统一由负负责接待待人答复复问题和和办理所所需材料料。77 档档案管理理员丢失失或擅自自提供泄泄露机密密，应根根据情节节轻重，给给予纪律律处分，

13、直直到依法法追究刑刑事责任任。78 企企业在职职工作人人员调离离本企业业时，需需按档案案室要求求整理已已形成的的文件材材料，并并退还所所借档案案，档案案室审查查无误签签字后，才才能调离离。档案案管理员员调离，应应由办公公室主任任监督办办理，档档案交接接之后，方方能调离离。80 超超期档案案的销毁毁81对超超过保存存期限档档案，由由档案管管理员登登记造册册，经办办公室主主任和档档案形成成部门领领导共同同鉴定，报报分管副副总批准准后，按按规定销销毁。82 经经批准销销毁的档档案，可可单独存存放半年年，经验验证确无无保留价价值时，再再行销毁毁，以免免误毁。83 销销毁文件件必须在在指定地地点进行行，

14、并指指派专人人监销，严严禁将销销毁的文文件作为为它用，或或作废纸纸出售。文文件销毁毁后，监监销人应应在销毁毁注册上上签字。90 档档案的保保管档案保管工工作应做做到四不不：不散散（不使使档案分分散），不不乱（不不使档案案互相混混乱），不不丢（档档案不丢丢失不泄泄密），不不坏（不不使档案案遭到损损坏）。同同时，应应做好防防火、防防潮、防防晒、防防虫、防防损、防防盗、防防尘工作作，以提提高档案案的安全全性，对对破损档档案应及及时修补补。文件资料管管理流程程图文件发行文件发行是否合格回收或销毁表1表4NoYes文件资料编制文件会审是否合格文件批准是否合格文件登记及维护表2表3表5NoNoYes表1文

15、件修改记记录表文 件 名名 称文 件 编编 号修订日期修 订 类类 别号修订内容简简要修订者增加删除异动废止表2文件更改通通知单更改文件名名称文件编号申请更改部部门更改内容： 文文件修改改人 日日期 更改页码更改条款更改状态文件更改记记录发生部门文件（页次次）收发发记录文件使用人文件管理人日期表程序文件会会审表文件名称文件编号编制部门编制人文件会审目目的：确认程程序的规规定是否否符合标标准要求求。确认程程序的规规定能否否满足要要求。确认程程序的规规定是否否能够完完全执行行。确认职职责是否否明确、接接口是否否清楚。其他需需要确认认的内容容。文件会审项项目：文件格格式。职责职职权。工作接接口。可操作作程度。引用文文字。记录表表格。其他。主要责任部门部门接口负责人意见见相关责任部门表文件归档登登记表文件名称文件编号文件总页数数归档编号归档存放处处保密等级保管期限说明：归档时间送交人接收人修改变更记记录象修改日期更改单号送交人接收人存档变更记记录表受控文件清清单文件编号文件名称发行日期最新版号发放部门旧版收回记记录归 档 案案 卷 目 录录卷宗号：目录号号：部门：案卷顺序号号立卷类目号号案卷标题起止日期卷内张数保管期限备注档案内容登登记表类号 案 号内 容备 注（机密）文文件保管