企业电子文档分类整理

1、企业电子文档分类整理一、实训目的：通过对某企业电子文档整理，了解电子文档分类方法，掌握运用Windows知识建立目 录结构的方法。二、实训要求：掌握 Windows 操作的基本方法。掌握资源管理器的使用方法。掌握目录结构的建立。掌握文件的复制和移动。三、实训任务1、素材分析2、合理确定目录结构3、建立目录结构和文档的操作四、实训素材所有文档在“”压缩包中。素材内容如下表所示：财务数据.doc；股本变动.doc；融资分红.doc；主业发展.doc XXXX电器董事局议事规 则（2006 年）.pdfXXXX电器独立董事年度报告工作制度（2008年）.pdfXXXX电器公司章程（2007年）.pd

2、fXXXX电器股东大会议事规则（2006年）.pdfXXXX电器关联交易管理制度（2007年）.pdf、财务状况与经营业绩doc；关于沟通与其他.doc；关于公司的基本情况和经营环境相 关问题.doc；战略与发展.doc；品牌创建.doc；品牌个性.doc；品牌价值.doc；企业理 念.doc；企业愿景.doc；集团概况.doc； 19982007年企业荣誉.doc；实时行情.doc；投 资者关系.doc； “贺新春；迎奥运”洗碗机优惠活动.doc； XXXX微波炉新年送健康“礼” .doc电压力锅促销.doc；今年内地慈善企业XXXX位列；巨款赠佛山慈善会献爱心.doc； 品牌规划.doc；

3、中国男子职业高尔夫球精英赛.doc； 2003年半年度报告.pdf； 2004年半 年度报告.pdf； 2005年半年度报告.pdf； 2006年半年度报告.pdf； 2007年半年度报告.pdf； 2003年第三季度报告.pdf； 2003年第一季度报告.pdf； 2004年第三季度报告.pdf； 2004 年第一季度报告.pdf； 2003年年度报告.pdf； 2004年年度报告.pdf； 2005年年度报告.pdf； 2006年年度报告.pdf； 2007年年度报告.pdf；公告编号：2008-027关于变更公司职工 监事的公告.PDF公告编号：2008-030第六届董事局第十二次会议决

4、议公告.PDF公告编号：2008-0312007年度分红派息实施公告.PDF公告编号：2008-032第六届董事局第十三次会议决议公告.PDF 股票期权激励计划实施考核办法.PDF2007年业绩说明会.pdf； XXXX电器2007年中期业绩说明会.pdf电工电机事业本部职能部门.doc；精密测试工程师电机事业本部职能部门.doc； 营销策划电机事业本部职能部门.doc电机工艺工程师空调电机事业部.doc；机械工程师空调电机事业部.doc；质量管 理主管空调电机事业部.doc；策划主管制冷冰箱事业部.doc；产品工艺工程师制 冷冰箱事业部.doc；模具管理专员制冷冰箱事业部.doc；品质改进主

5、管制冷冰箱 事业部.doc区域经理制冷冰箱事业部.doc；渠道协同支持制冷家电集团本部.doc； 薪酬福利主管制冷家电集团本部.doc；地产发展集团.doc；机电装备集团.doc；日用 家电集团.doc；制冷家电集团.doc五、实训过程：文档作为一种信息资源，作为企业生产、技术、科研和经营等活动的真实记录和一项基 础性工作，同时作为与企业同步发展的无形资产，在企业管理等各方面正积极地发挥应有的 重要作用。规范化、科学化的文档管理，是企业必须做好的一项基础性工作，在企业发展的 同时文档工作不被削弱，建立一套适应本公司业务特点、体现公司规范化、科学管理水平的 文档体系，使得文档工作的发展不置后于企

6、业发展速度，它将为公司各项综合业务、研究工 作的开展创造必要条件，对规避和抵御各种风险起到一定的必备作用。第一阶段：准备工作任务一：Windows知识了解Windows操作的基本功能，掌握Windows的基本操作，在资源管理(或我的电脑) 中建立目录结构，为文档分类整理做好准备工作。任务二：收集电子文档，并分类。在信息社会里，企业在发展过程中形成各种各样的文档，记录企业成长过程和经营状况。 为了方便管理，需要对文档的内容或所属部门或时间等方法进行分类整理。这一阶段主要是确定文档的分类方法，将文档分为几个大类，再在大类中分小类。在 Windows中建立相应的由多级子文件夹组成的目录结构。第二阶段

7、：企业电子文档分类整理任务一：打开资源管理器操作方法1将鼠标指针移到“我的电脑”上，单击鼠标右键，从快捷菜单中选择“资 源管理器”，如图1所示，打开资源管理器。打井迎老圭(E). 管迎映射网鏗E动器匸斷讦眉结昭列菇二JI1+ ifi图1操作方法2：认识资源管理器窗口，如图2。菜单栏：在菜单栏中完成各种操作。工具栏：为了方便操作，在工具栏显示一些命令按钮，如“后退” “向上”等。地址栏：显示打开对象的路径。左窗格：显示目录结构。右窗格：打开文件夹的窗口。任务二 在D盘下建立一个名为“公司电子文档”的文件夹，用来存放公司的 各类文件。操作方法：在资源管理器左窗格中单击“本地磁盘Q）”，在右窗格的空

8、白处单击鼠标 右键，从快捷菜单中选择“新建/文件夹”，在右窗格中建立了一个名为“新建文件夹”的文 件夹，再将些文件夹更名为“公司电子文档”。任务三：在“公司电子文档”文件夹下为公司的文档进行分类。分类方法：（1）根据文件名分类：有一些文件可以通过文件名其确定共属于哪一类。如一些有关 公司规章制度类的文件，可以为它们建立一个文件夹，将它们归为一类。操作方法：在左窗格单击“本地磁盘（D）”的“+”号，将“D”盘下的子文件夹展，单击其子文件夹“公司电子文档”，在右窗格空白处单击鼠标右键，从快捷菜单中选择“新 建/文件夹”，在文件夹“公司电子文档”中建立了一个名为“新建文件夹”的子文件夹，再 将此文件

9、夹更名为“规章制度”。这样，就为文件夹“公司电子文档”建立了一个名为“规 章制度”的子文件夹，并将有关方面的文档复制到此文件夹中。（2）根据文件内容分类：不能从文件名上分类的文件，需要打开文件，根据文件内容 来分类。如打开文件“财务状况与经营业绩.doc”，其主要内容是解答股东提出的有关出财 务状况与经营业绩方面的问题，可为这类文件建立一个“股东咨询”的文件夹，将所有关于 解答股东问题的这类文件放入此文件夹中。操作方法：按照上面介绍建立子文件夹的方法，建立一个名为“股东咨询”的子文件夹， 并将相关文件复制到相应的文件夹中。（3）对于已分类的文件，还可根据文件所属部门、日期或文件内容再分类。如一些公 告类文件，都是信息公布类文件，可以为它们建立一个“信息公告”类文件夹。我们还发现， 这些公告类文件都具有日期方面的要求，还可以将它们分为“季度公告”、“半年度公告”、 “年度公告”和“最近公告”。操作方法：按照上面介绍建立子文件夹的方法，建立一个名为“信息公告”的子文件夹， 并在“信息公告”下建立“季度公告” “半年度公告”、“年