秘书基础知识要点整理

1、第6页 共6页秘书根底知识要点整理档案管理工作在整个秘书资格考试中，是其中的一个根底知识考点，那么你有整理相关知识要点呢?下面WTT给大家介绍关于秘书根底知识要点整理的相关资料，希望对您有所帮助。秘书知识要点整理如下(一)档案材料的搜集：1.建立，健全立卷归档制度，确立归档范围，归档时间，保管期限;2.对遗缺不全的档案，采取不同措施，积极搜集齐全;3.及时催办理完毕的文件上交回收，在次年检查齐全后整理立卷归档。(二)档案的归档，立卷与管理。1.区分全宗，确定立档单位。2.分类。根据档案来，时间，题目，内容，字母顺序分成假设干层次和类别。3.归档前将资料分类，分组放置在待办卷宗内。4.案卷排列。

2、立卷按永久，长期，短期分别组卷，卷内文件把正文，底稿，附件请示和批复放在一起，编制案卷目录和案内目录，并复印出四至五份。5.整理案卷，使之厚度适宜，控制在1cm至2cm之间，材料过窄应加衬边;材料过宽应折叠整齐;字迹难识别的，应附抄件;以每一案卷端正书写标题。6.对所有公司档案系统排列，确定保管期限，编制档案目录(卡片)，按一定次序排列和存放。7.每年对档案进展一次清理：去除不必要保存的材料;对破损和褪色的材料进展修补和复制。(三)档案的保管：1.防止档案的损坏，延长档案的寿命，维护档案的平安;2.公司设立专门地点或专用库房或专用文件库保存档案;3.做好档案室的防盗，防水渍，防潮，防虫蛀，防尘

3、，防鼠害，防高温，防强光等工作，门窗应结实结实。(四)档案的鉴定：1.从档案的内容，来，时间，可靠程度，名称等方面鉴别档案的价值。2.确定各类档案的中管期限表。其中财务档案见财务档案保存期限表。公司档案保管期限分永久，长期，短期三种。介于两种保管期限的，保管期限从长。(五)档案的销毁：1.对已失效的档案，认真鉴定，编制销毁清册，该清册永久保存;2.办理销毁手续，经董事会或总经理批准，方能销毁;3.销毁时要有二人以上监销，关在清册上签字。4.公司应采取严密管理措施，防止档案失密和泄密。(六)档案借阅，利用工作1.凡需使用档案者，均须填写文件调阅单，根据调阅权限和档案密级，经各级指导签批前方能调阅

4、2.卷一般仅供在档案室阅看，立卷的文件，资料可外借。外借的须办理登记手续。3.借阅期限不得超过3天。文秘专业根底知识介绍一个称职的秘书，必须具有运筹才能、办事才能、调查研究才能、组织协调才能、交际才能、文字表达才能和操作现代化办公设备的才能。其中文字表达才能是最重要、最根本的，也是实现其它才能的根底。可以这么说，文字表达才能是秘书工作人员的根本功，是“看家”的本领。那么，怎样才能有效地进步文秘写作的才能呢?详细说来，主要应注意以下几点：首先，要端正态度，培养兴趣，自觉学好文秘写作。不管干什么事情，必须有正确的态度和浓重的兴趣，这样才有动力，才乐于去干，并想方设法去把工作干好。学习文秘写作也是如

5、此。写作，是一种复杂、精细的精神消费，是一项非常严肃而艰辛的创造性脑力劳动，决不是轻而易举、一蹴而就的事情。美国著名的将来学家约翰奈斯比特在大趋势改变我们生活的十个新方向一书中指出：“在工业社会向信息社会过渡中，有五件最重要的事情应该记住，而其中的一件就是：在这个文字密集的社会里，我们比以往任何时候都更需要具备最根本的读写技能。这里所说的读写技能，首先就是足以应付日常工作和生活所需的写作才能，也就是应用写作才能。”与此同时，我们还要培养学习文秘写作的浓重兴趣，变被动为主动，变要我学为我要学。爱因斯坦说过：热爱是最好的教师。对写作有强烈的责任感和浓重的兴趣，热爱写作，热爱到“忘我”、“痴迷”的程

6、度，“衣带渐宽终不悔，为伊消得人憔悴”，“每有会意，便欣然忘我”，乐此不疲，如饥似渴地去钻研，废寝忘食地去琢磨，持之以恒，这样就一定会学得好，学得入门，就会不断地获得进步。其次，学习文秘写作根底知识，借鉴优秀作品。写作有没有规律可循、方法可求呢?我们的答复是肯定的。古人说：“写作无秘雇作文有要道”，“定体那么无，大体须有”，这种认识是符合辩证法的。我们所学的文秘写作教材，就是前人文秘写作经历的科学总结，就是提醒文秘写作的一般规律、引导人们掌握文秘写作方法和技巧的理论。要进步文秘写作才能，还应有意识地选读一些范文，以作借鉴。鲁迅说过：“但凡已有定评的大作家，他的作品，全部就说明着应该怎样写。只是

7、读者很不容易看出，也就不能领悟。我们也应认识到：读书是读别人之书，作文是作自己之文;借鉴只是从中汲取营养，经消化后成为自己的东西;而不是生搬硬套，模拟抄袭，“依葫芦画瓢”。最后，要勇于理论，坚持多练习、多修改。写作是一种技能，技能的进步要靠理论。理论出真知。立足于多写多练，这是进步写作才能最有效的途径。假如只读不写或少写，那就会眼高手低，所学到确实良知识，将无用武之地，写作程度也就止步不前。天道酬勤，勤能补拙。只有勤学假设练，坚持不懈，才会熟能生巧，运笔自如，真正学到本领。作为文秘人员，多写多练固然重要，但每次拟稿时，还要进展仔细的修改。多修改自己的文章也是进步文秘写作才能的一个重要环节。多改符合人们认识客观事物由浅入深、由片面到全面的规律，也是写文章责任心强的一种表现。文章频改，工夫自出。事实上，多一次认真修改，就多一份写作的体验，就多一