集团公司文书档案的归档管理规定

1、河南xx集团文书档案的归档管理规定一、目的：制定本规定，以使公司重要文书文件得以有效保存、存档，便于方便查询。二、适用范围：本规定适用于公司总部及各子公司。三、职责：公司总部档案室负责各种文书的收集、整理、归档。并负责监督本文件的执行实施情况。四、归档文件内容：1、荣誉证、奖杯、奖状等证书、声像、各类重要项目的软盘、礼品、纪念品（需用文字说明）。2、党委综合性工作、代表大会、党会议；组织建设、党员、干部、党费管理等；宣传工作（各种工作活动宣传，政治思想工作与精神文明建设等）。3、工会工作：职工代表大会、职工民主管理、劳动竞赛、劳保福利、妇女工作、文化艺术和体育活动。共青团：组织建设、政治思想教

2、育动员大会、团员管理、团费管理、青年工作。5、与本公司有关的文件、报刊、电台新闻稿、讲话照片、录音、录像、本公司领导人的稿件，经理办公室工作、保密、文秘、接待、外事、合资、审计工作，公安、法纪监察、医疗卫生、计划生育，后勤福利。6、教育培训方面：干部、职工教育和技术培训的文件、教材等。（由人力资源部自行保存）7、企业管理方面：有关企业管理的综合性活动（企业普查、企业整顿和企业升级等），经济责任制管理，企业管理现代化工作，企业进行各种评优达标、评奖活动，企业管理办公室日常综合性文件材料等，定置管理等归纳入企业管理范围进行整理。8、经营销售方面：有关企业重大经营战略性决策和经营中的各种记录、文件、

3、合同、协议等文件材料，市场分析、用户调查、广告宣传、售后服务工作中形成的文件材料。9、物质供应方面：有物质、原材料采购、库存保管、供应协议、合同、索赔等和工具管理中形成的各种文件材料。10、计划统计方面：有各种计划、统计报表和计划管理、统计分析活动中形成的各种文件材料。11、基建方面：同一工程项目内，包含工程的勘探测绘、设计、施工、竣工验收和工程创优的全过程，归科技档案室。基建工程申批、批复一切手续、土地证、房产证等归文书档案。12、法律方面：各类案件的卷宗、结案全套材料和合同的复印件、协议书等归文书档案。13、财务管理方面：财务管理中的各种帐册、报表、凭证、核算等文件。（由财务部自行存档，档

4、案室每年6月份检查上一年的归档完成情况）。14、股票文件材料：股票管理中的各种报表、文件等。（由股票办自行存档，档案室每年6月份检查上一年的归档完成情况）。15、科学技术研究方面：同一科研项目内，包含课题立项、研究准备、研究试验、总结鉴定、成果报奖、推广应用等项目研究和管理的全过程。（归科技档案室，档案室每年6月份检查上一年的归档完成情况）。16、产品生产方面：同一产品型号内，包括有产品设计、工艺、工装的图样和技术文件，原材料检验、产品生产过程和生产工作中形成的各种文件材料等。（归科技档案室，档案室每年6月份检查上一年的归档完成情况）。17、技术管理方面：有质量管理、技术引进、技术改造和标准、

5、计量、能源环保、科技情报、科技档案等管理中形成的各种文件材料。（归科技档案室，档案室每年6月份检查上一年的归档完成情况）。18、设备仪器方面：有设备仪器的图样和技术文件，设备仪器安装、调试和验收过程中的技术性、凭证性文件材料，设备仪器的运行、维修记录，设备改进、改造和报废的文件材料等。19、设备开箱验收有开箱单、说明书、易损件图、随机文件和商检。（归科技档案，档案室每年6月份检查上一年的归档完成情况）20、劳资管理方面：有定额、定员和劳动调配以及劳动工资、劳动保护等工作中形成的各种文件。（由人力资源部自行存档，档案室每年6月份检查上一年的归档完成情况）。五、归档时间及要求：1、各项管理工作中形

6、成的文件材料，在第二年上半年内（我们要求第二年的三月底），要将应归档的文件材料形成保管单位，由各职能部门负责人审定后，向档案室移交归档。2、公司各类文件一般归档一式一份(要求有原件存原件)，比较重要和利用频繁的文件材料要适当增加归档份数。3、归档文件齐全、完整（申报文件以批复年立卷；若没有批复文但切实同意已经实施，要求在申报文上注明是如何解决的）。4、归档的文件制成材料符合质量要求，无圆珠笔、铅笔起草签发文件的现象。5、各类文件移交应有移交记录。6、专项材料若完整、齐全可以随时移交（如：证书带标牌、锦旗带证书和下达的文件）。7、企业产品试制定型、科研成果鉴定、基建竣工验收、设备开箱验收必须有档案部门参加,文件材料不完整、不准确、不系统，不能进行鉴定、验收。8、归档文件涉及到的各部门，部门领导和兼职档案员认真负责把材料收集齐全、整理好移案档案室。六、行文打印要求：1、为规范公司文件管理，凡是拟定文必须用公司十六开信纸。2、打印、签发必须在定稿上签，定稿的字面要干净、字体工整、字迹用碳素墨水，定稿的右上角为存档编号不准有其它字。3、需用红头文件的，签字后到计算机中心要文号，并填写完整拟稿纸（拟稿纸到总部办公室领取）。4、行文不合乎要求，不予打印。七、发放文件要求：文件发放或内部保密文件必须连同定稿交档案室一份（印件加盖保密红章）。八、实施：