做好独立学院教学秘书工作的几点思考

1、做好独立学院教学秘书工作的几点考虑【摘要】本文阐述了作为一名高校的教学秘书在教务管理过程中应具备的素质及才能。重点从独立学院的特殊性出发,分析独立学院在人员方面存在的三大特点,提出做好独立学院教学秘书工作应培养的四种才能。【关键词】独立学院教学秘书才能教学秘书是高校教学管理环节中最基层的管理者、理论者、效劳者和信息反响者。在独立学院中,教学秘书是各系基层教学管理人员,是系里不可或缺的教学管理者,也是教务部与各系联络的纽带。教学秘书的工作是一项平凡而又复杂但重要的工作,它直接影响整个学校教学工作的开展。教学秘书的素质及管理才能在一定程度上直接影响这个教学活动的运行,与学校的教学管理程度和教学质量

2、亲密相关.1对于任何一所高校的教学秘书来说都应该具备以下的素质及才能:1.1热情认真,真诚对待因为教务管理工作本身具有繁琐的一大特点,所以作为一名最根底的教务管理工作者,首先要有热爱本工作的热情之心,这样在工作中才能积极应对,更好地发挥自己。而因为工作中遇到琐碎的事情比拟多,且工作比拟重要,假设出现小的过失就会影响到整个教学工作,因此认真就显地尤为重要。同时,教学秘书的工作需要与指导、老师、学生进展不断地沟通,所以在工作地过程中,教学秘书因真诚对待自己需处理的事情及接触的老师及学生。1.2熟悉教学管理工作流程,合理安排相关工作教学秘书从事的教务管理工作具有时效性强的一大特点。不同学期却都主要包

3、括三个阶段的内容1)学期初的教学准备工作(包括学生注册、开学教学准备、开学初教学检查、退补选及重修工作以及上学期相关教学资料的整理)2)期中阶段,主要是期中教学检查,安排下学期课程及教材等征订工作3)期末工作安排,主要包括期末教学检查、期末考试相关工作。当然除了固定流程的内容外,其实每个学期都有零散或者特殊的工作。所以说熟悉这个流程,相关工作进程是很顺利的,但也需要学会应对突发的、临时的事宜。1.3注重工作的协调与平衡教学秘书的管理工作涉及的部门和人员较多。既要承当教务部指定的任务,又要做好系的相关教学管理工作;既要与老师沟通又要与学生联络;既要与本部门的人员联络,又需要与其他部门人员沟通;既

4、有常规的日常管理工作,又有突发临时的事件。因此需要教学秘书在工作过程中做好协调与平衡,根据事情的轻重缓急来区别对待及处理。1.4注重档案管理教学秘书不仅仅要做好对事情的管理,更要做好对档案的管理。档案管理主要分为两种:纸质材料和电子文件。纸质材料是目前常用的归档及查阅资料也是将来教学评估的必要资料,因此一定要做好相应的管理工作。纸质材料主要可以分为:教学日志管理、试卷管理、成绩管理、毕业论文管理、日常教务文件管理、教学教改文件管理。同时可以根据学年或者学期对以上材料进展归档。由于如今工作中电子文件传输的频繁与普遍性,因此也需增加对电子文件的整理归类。2然而,独立学院采用的是民办机制,具有机制灵

5、敏、自负盈亏的特点。详细分析,其在人员方面主要呈现出以下三大特点2.1教务管理人员少,工作量大由于独立学院需要自负盈亏,具有明显的“人少多办事的特点。教务管理人员少,每个系的教学秘书也严格按照学生比例进展安排。而教务管理工作的优劣直接关系到民办教学的经济和社会效益,学院需要最大限度的发挥现有资源的作用,对应的教务管理人员及教学秘书就需要最大的发挥自己的才能和效用,所以从总体来看,教务管理者的工作量比拟大。2.2学生文化根底等方面相对较弱,但个性强,较难管理独立学院每年所招的学生整体的程度是低于公办本科所招收的学生。学生的文化素质及其他才能相比呈现略差的特点,但他们的个性强烈,学习自由散漫,因此

6、在教务管理过程中容易出现更多的问题,这在一定程度上也就加大了教学秘书平时管理以及相关工作的量度和难度。2.3老师资源有限,有较多的母体学校的老师及一定的外聘老师由于独立学院比拟重视资源的合理配置及优化重组,独立学院的师资主要有三部分组成:一是独立学院所聘用的老师,二是母体学校的老师(占了比拟大的比例),三是部分外聘老师。由于师资队伍的复杂及特殊性,对于同一问题或者教学管理上,教学秘书需要采取不同的沟通方式或者沟通时间,这就在一定程度上增加了独立学院教学秘书工作量。3目前,随着独立学院办学自主性的加大以及学院二级管理,独立学院教学秘书的工作被赋予了更多新的内容因此,笔者认为基于独立学院的特殊性,

7、独立学院的教学秘书除了应具备教学秘书的根本素质和才能外,更应注重以下几种才能的培养3.1注重互相交流,进步工作效率相对与其他公办的高校来说,在独立学院从事教学秘书工作的人员都是从高校刚毕业的,工作经历不是很丰富。同时,独立学院本身也是处于一个开展阶段,会遇到很多教学问题,或者出现完全不同于公办学校的教学现象,所以不同系的教学秘书的互相沟通显得尤为重要。通过沟通交流能学到好而快的工作方法,从而有效地进步工作效率。3.2加强细节管理,注重寻求辅导员的协助配合由于学生根底相对较差,对自己学业不是很重视。这就需要教学秘书对学生管理工作做的更为细致。同时由于学生的个性问题,学业方面的管理也可以寻求辅导员

8、的配合,做好相应的教育和管理工作。比方说,毕业学生学分审核问题。虽然首先是学生的自我审核,但更需要教学秘书仔细并且屡次审核。发现学分问题后,还要与其及时联络。针对于问题比拟多的学生,应通过辅导员协助配合做好相关提醒工作,从而为其正常毕业做好保障。3.3注重沟通的方式方法因为独立学院的师资力量很大一部分是由母体学校的老师组成,但是他们除了有课的时间,平时都不会来独立学院,并且存在一种我是“外聘老师的心理,所以很多工作不能及时或者积极完成。这就需要教学秘书注意与这些老师的沟通方式和方法。比方说教学日历的搜集,应该在规定的时间内提早一周,并且是通过邮箱及短信的提醒。对于外聘老师更应如此,要特别注意时

9、间问题,争取提早适时地通知,并特别注意提醒时语言的表达。3.4学会提议参谋虽然教学秘书工作的性质一贯被定义为任务的执行者,或者有时候甚至被认为就是“传话筒。但随着越来越多的独立学院二级管理,以及教学秘书对工作的熟悉及对各类信息的掌握,有时候完全可以为系主任针对详细的教学问题提出一定的建议,以便更好更快的解决相关问题。总之教学秘书是一项效劳工作,我们需要在理论中不断进步效劳意识、总结经历、勇于创新,从而有效地进步效劳效率和质量,为整个教学活动的正常地运行及教学质量的进步建立良好的基矗参考文献1张楚珊.浅谈如何进步独立学院系部教务管理才能J科教文化.2021(4):76.2房文娟,何如海.基于独立学院学生特点的教学管理研究J安徽农业大学学报.2021(18):92-95.3李娅妮