公司文书管理规则

1、五、文书管理规则总则第一条目的为使文书管理制度化，以增进文书处理之品质及效率，特订定本规则。范围本规则所所称文书书管理，指总管管理处各各部、室室、中心心或各公公司(含事业业部、业业务执行行部门)与外外界来往往的文书书(包括电电报)及关系系企业(含公司司内容)各部门门间来往往文书(包含签签呈)，自收收(发)文至归归档全部部过程之之办理与与控制。承办部部门第三条总总收发部部门总公司各各部门与与外界来来往文书书的收发发由总管管理处总总务部门门统一办办理，各各公司(工厂)所在地地的总收收发由其其所属总总务部门门办理。总收发发部门负负责文书书之收受受及发送送。第四条管管理部门门 (一)总管理理处各部部、

2、室、中心及及各公司司以公司司名义与与外界来来、往的的文书，以各公公司总经经理室或或管理处处为管理理部门；营业、采购、工务、资料、法律、服务、训练等等业务部部门的文文书，得得以各该该业务部部门的最最高主管管部门为为管理部部门。 (二)各公司司(工厂)所在地地与外界界来往属属地区性性文书，以其所所在地之之经理室室或管理理处(或总务务部门)为管理理部门。 (三)关系企企业各公公司、部部门间来来往文书书原则上上以厂、处、部部、室以以上部门门为管理理部门。 (四)管理部部门应指指定人员员负责来来往文书书的核稿稿及收发发、拆封封、登记记、分文文、稽催催、校对对、监印印、档案案管理等等事宜；文书未未按规定定

3、处理者者，管理理部门不不得受理理。第五条主主办及会会办部门门 (一)文书内内容所涉涉及的业业务主办办部门为为该项文文书的主主办部门门，如有有涉及其其他部门门时，其其他部门门则为该该项文书书的会办办部门。 (二)本企业业各类资资料对外外统一报报送的主主办、会会办及提提供部门门如表：略行文第六条行行文类别别 (一)函：发发布规章章或临时时性规定定及对机机关团体体、公司司行号、私人或或关系企企业各公公司间及及公司内内各部门门间行文文使用。 (二)公告：就主管管业务向向公众或或特定对对象宣布布时使用用。 (三)便函：关系企企业各公公司、部部门间或或公司内内各部门门间业务务接洽时时使用。 (四)签呈：下

4、级对对上级有有所请示示或报告告时使用用。 (五)电报：业务处处理须以以电报行行文时使使用。 (六)表格式式公文：政府机机关规定定之表格格式公文文及公司司人事令令等，可可依实际际需要印印为固定定格式使使用。 (七)其他： 1.司司法文书书依据司司法部门门规定程程序实施施；诉讼讼文书，依政府府有关部部门诉讼讼审议委委员会规规定程序序实施。 2.会会议纪录录及例行行表报等等的发送送不必行行文。第七条行行文名义义、署名名及印信信借用 (一)对关系系企业外外机构行行文的名名义、署署名及用用印规定定如下： 1.以以公司名名义由董董事长署署名盖董董事长职职章：属政策性性或影响响公司重重大权益益的行文文。 2

5、.以以公司名名义由总总经理署署名盖总总经理职职章：对政府各各部、会会、局、署及其其所属一一级、二二级机构构或省政政府、市市政府及及其所属属一级机机构等之之行文。 3.以以公司名名义由总总经理署署名、盖盖总经理理职衔签签字章。对省政政府、市市政府所所属二级级机构等等的行文文。对当地地市、县县政府及及其所属属一级机机构的行行文。对税务务、金融融机关的的行文。总管理理处各部部、室、中心代代表各公公司对外外的行文文(但本款款第六项项另有规规定者从从其规定定)。 44.以公公司名义义，由经经理署名名、盖经经理职衔衔签字章章。对本款第第二项所所列以外外的公家家机构或或公民营营企业、法人团团体的行行文。营业

6、、资资料、工工务等部部门于各各类规章章规定的的核决权权限或授授权范围围内对客客户、厂厂商之行行文。5.以部部门名义义，由厂厂处长署署名盖厂厂处长职职衔签字字章。营业、资资材、工工务等部部门于各各类规章章规定的的核决权权限或授授权范围围内对客客户、厂厂商的行行文。6.以部部门名义义盖部门门章：采购部部门对厂厂商的行行文。人事、服务、训练、法律等等部门于于经办业业务之权权责范围围内对公公民营事事业、民民间机构构或个人人的行文文。 7.应应依本款款第四项项的名义义、署名名及用印印规定行行文而该该行文单单位无经经理者，得盖用用公司公公章行文文。 8.因因环境特特殊或事事实需要要，须另另行规定定行文名名

7、义、署署名及印印信使用用者，应应专案签签送总管管理处总总经理室室转呈董董事长或或总经理理核准。 (二)关系企企业各部部门间应应以部门门名义行行文，并并依下列列规定签签署、用用印： 1.正正式行文文者，以以公司名名义由总总经理或或事业部部经理署署名盖职职衔签字字章为之之；以业业务接洽洽便函行行文者，由经办办部门主主管及经经办人署署名，盖盖用部门门章。2.总管管理处各各部、室室、中心心对各公公司行文文的油印印函件，盖用部部门章。3.工务务、资材材、会计计、总务务等服务务部门对对其他部部门的行行文盖部部门章。 4.厂厂、处以以上部门门主管对对其直辖辖部门行行文以部部门主管管之职衔衔签字章章签署。 (

8、三)公告、人事通通知单、聘任书书、奖状状、契约约及依法法令或特特定业务务(如进出出口、税税务、关关税、劳劳保、投投标等)，须加加盖公司司或业务务专用章章的文件件，均应应盖章，并视业业务需要要依规定定加盖董董事长或或总经理理之职衔衔签字章章或职章章或加盖盖于其权权限或授授权范围围内的部部门主管管签字章章或私章章。 (四)特定签签署人及及印信的的文件从从其规定定。 (五)需以对对等身份份的签署署人名义义复文者者，应斟斟酌实情情处理。第八条行行文的判判行权限限 (一)以董事事长署名名行文者者，应送送总管理理处总经经理室转转呈董事事长判行行。 (二)以总经经理署名名行文者者，除总总管理处处各部室室、中

9、心心代表各各公司对对外行文文得由经经理(主任)判行者者外，应应送各公公司总经经理室转转呈总经经理判行行。 (三)以事业业部经理理署名行行文者、应送经经理室转转呈经理理判行。 (四)以部门门名义由由厂处长长署名行行文者，应由部部门主管管判行。 (五)以部门门名义行行文者，应由部部门主管管判行。 (六)以公司司名义盖盖用公司司公章行行文者，应由经经理级人人员判行行。(七)因因专案业业务需要要，如进进出口、税务、关税、劳保、投标等等使用公公司名义义，须盖盖用董事事长或总总经理之之业务专专用章者者，行文文时应经经各该业业务部门门主管于于授权之之范围内内经核准准后始得得为之。(八)固固定格式式文书，应由

10、署署名的主主管于原原稿判行行后，授授权业务务主办部部门主管管依式行行文。文书书处理程程式. 通通则第九条文文书分类类 (一)机密类类：具有有专利性性、独特特技术性性的资料料及特定定列管的的业务机机密文件件，应依依本规定定第八章章规定办办理。 (二)A类：凡关系系重大，足以影影响公司司权益的的文书，应呈总总经理核核阅后始始得分文文办理。 (三)B类：一般文文书及经经常性业业务往来来文书。 (四)C类：一般通通知或参参考性的的函件无无须呈判判者，仅仅登记分分文直接接交经办办部门处处理后归归档。 (五)其他类类：与公公司业务务无直接接关系之之表报、宣传或或印刷函函件，无无需收文文、登记记，可直直接送

11、有有关部门门参阅。第十条 收发文文登记单单 (一)第一联联为收(发)文登记记单，收收发人员员按流水水号码顺顺序装订订存查。 (二)第二联联为催办办单，于于送经办办部门签签收文件件后，收收发人员员收回，按处理理期限或或待复日日期之先先后次序序整理，按日核核对催办办。 (三)第三联联为主管管催办单单，经办办部门主主管于交交办文件件后留存存，按处处理期限限或待复复日期之之先后整整理，以以备随时时稽催督督导用。 (四)第四联联为经办办人员存存查联，于文件件办妥后后按结案案、未结结案分类类存查。 (五)第五联联为核查查联，于于文件办办妥时随随文归档档，如系系代行或或授权判判行的文文件，由由收发人人员转送

12、送主管核核阅后归归档。第十一条条收(发)文字号号的制定定管理 (一)对外行行文的字字号 1.公公司：XX1X2(XX3)总字字第号号。X1X2为公司司简称；X3为地区区别，不不需分地区者者省略；为公公司收(发)文流水水号。 2.事事业部(含直属属部门)：X1X2(XX3)XX4字第号号(X4为事业业部或直直属部门门代字，由各公公司总经经理室制制定管理理)。 3.营营业部门门：由各各公司总总经理室室制定。 (二)对关系系企业行行文的字字号 1.由由各公司司总经理理室统一一制定管管理。 2.总总管理处处各部、室、中中心由总总管理处处总经理理室统一一制定管管理。 (三)收发文文编号 1.由由文书管管

13、理部门门按年份份依流水水号码一一文一号号编列。“业务接接洽便函函”另行编编定，亦亦采流水水号码一一文一号号编列。 2.复复文以收收文号码码为发文文号码，如有二二号以上上来文并并案处理理，以最最后的收收文号码码为发文文号码。 3.主主动发文文号码与与一般收收复文号号码采取取同一编编号顺序序。.与外外界来往往文件第十二条条收文 (一)登记、分文来文由收收发人员员拆封后后，于“收(发)文登记记单”登记收收文编号号、收文文日期、来文者者、来文文字号、来文日日期、附附件及摘摘要后，送分文文人员依依其性质质判定文文书类别别、经办办部门，再由收收发人员员分发。 (二)文件的的分送收发人员员分发文文件，应应留

14、存“收(发)文登记记单”第一联联，依收收文编号号之流水水号码装装订之。其余第第二、三三、四、五联连连同来文文以“分文专专用卷宗宗”送交经经办部门门主管核核定“要”“否”答复及及处理期期限，记记入“收(发)文登记记单”第二、三、四四、五联联，第二二联于当当天签收收后，夹夹放于“分文专专用卷宗宗”退还收收发人员员，由收收发人员员按处理理期限的的日期先先后予以以整理为为文件催催办之用用。 (三)文件交交办经办部门门主管将将文件批批交办理理时，应应将经办办人姓名名记入“收(发)文登记记单”第三、四、五五联，留留存第三三联按处处理日期期之先后后整理稽稽催督导导，第四四、五联联连同文文件交经经办人办办理。

15、 (四)文件处处理 1.经经办人办办理文件件时，应应将拟办办或复文文拟搞签签呈主管管判行。 2.经经办人应应将处理理经过、结果或或复文摘摘要记录录于“收(发)文登记记单”第四、五联记记要联记记要栏(如不敷敷使用时时，得以以“文书签签办单”补充，签办单单随同“收(发)文登记记单”第五联联流程处处理)，并填填记预定定保存期期限及销销案或待待复日期期后连同同来文(复文时时需附复复文稿)经呈判判后打字字、校对对再转送送文书管管理部门门收发人人员。经经办部门门主管于于文件判判行后，将“收(发)文登记记单”第三联联抽出销销案。 3.收收发人员员收到办办妥的来来文及“收(发)文登记记单”第四、五联时时：如无

16、需需复文者者，依其其类别编编定档号号填记于于第四、五联将将档号及及销案日日期转记记第一联联，抽出出原留存存的第二二联销案案，并将将第五联联同文件件归档，将第四四联退还还经办人人。如需复复文者，将复文文及复文文搞送请请监印人人员用印印后，复复文封发发投邮；来文、复文稿稿、复文文底本则则依其类类别编写写档号填填记于第第四、五五联后，第五联联连同来来文、复复文稿、复文底底本归档档，并抽抽出原留留存的第第二联销销案(如需待待复者，则将第第二联依依待复日日期的先先后整理理以备稽稽催)，再将将第四联联退还经经办人。经办部部门如业业务需要要，可以以复文底底本留存存。 4.来来文附件件如属现现金、支支票、汇汇

17、票或其其他有价价证券等等，经办办部门经经办人于于接到来来文时，应即缴缴交出纳纳部门签签收不应应随文传传递。第十三条条主动发发文 (一)拟稿、登记经办人以以公文稿稿笺拟妥妥文稿，检附“收(发)文登记记单”一式五五联，填填写受文文者、类类别、经经办部门门、内容容摘要、附件、经办人人姓名、预定保保存年限限及销案案或待复复期限等等栏，呈呈部门主主管会核核稿人员员经判行行，送收收发人员员编号，转打字字、校对对后，送送交文书书管理部部门收发发人员。 (二)发文处处理收发人员员收到发发文文件件、原稿稿“收(发)文登记记单”(一式五五联)，即将将发文文文件及原原稿送请请监印人人员用印印。文件件封发投投邮后，登

18、记单单第一联联依收发发文编号号的流水水号装订订；无须须待复文文件，第第二、三三联即予予销案，如须待待复者，第二联联由收发发人员暂暂存，第第三联送送经办部部门主管管，均依依待复日日期的先先后整理理以备稽稽催；第第四、五五联连同同发文原原稿及底底本依其其类别编编写档号号，将档档号及销销案日期期填记于于第一联联后，第第四联交交还经办办人存查查，第五五联连同同发文原原稿、底底本归档档。第十四条条外界复复文的处处理收发人员员及文书书经办部部门收到到外界复复文，除除按收文文程序处处理外，收发人人员应抽抽出原发发文的第第二联销销案，将将销案日日期转记记原发文文的第一一联，并并将收文文日期及及字号转转记于原原

19、发文后后归档的的第五联联，经办办部门接接到复文文时，主主管应抽抽出原发发文的第第三联销销案，经经办人应应于原发发文的第第四联填填记收文文日期及及字号。.关系系企业来来往文件件第十五条条行文方方式 (一)正式以以公文用用纸或油油印函件件行文者者，依本本章的规规定处理理。一般般性的规规定、通通知、公告等函函件无需需复文时时，发文文部门仍仍办理发发文手续续，受文文部门则则依下列列方式处处理： 1.主主管部门门对其直直辖部门门行文时时，受文文部门免免办收文文手续。 2.总总管理处处各部、室、中中心及各各公司相相互行文文，由受受文公司司总经理理室或部部、室、中心文文书管理理部门办办理收文文，其转转交所属

20、属部门时时，所属属部门免免办收文文手续。 3.受受文部门门依前二二项的规规定免办办收文者者仍应处处理呈核核后依收收文日期期先后顺顺序归档档。 (二)以“业务接接洽便函函”行文者者，依第第十六条条规定办办理。 (三)各类文文书的行行文，应应就组织织层级需需要数量量一次印印发，避避免逐级级转文重重印延误误时效。第十六六条业务务接洽便便函之处处理 (一)发文经办人发发文时，应将接接洽内容容列记于于“业务接接洽便函函”第一联联，并填填记文书书类别、受文者者、待复复期限、附件等等各栏，呈请主主管判行行后另依依式填写写三联连连同第一一联呈主主管主管管签署，一并送送收发人人员编号号并记载载于“收(发)文编号

21、号登记表表”再送监监印人员员用印后后，由收收发人员员将“业务接接洽便函函”第二、三、四四联送交交受文部部门，第第一联则则依待复复日期之之先后整整理以备备稽催。(二)收收文受文部门门的收发发人员收收到“业务接接洽便函函”第二、三、四四联，于于便函上上填记收收文时间间、编定定收文号号码并记记载“收(发)文编号号登记表表”将便函函第二、三、四四联送呈呈部门主主管批定定经办人人后，由由收发人人员将二二、三联联交由经经办人承承办，第第四联经经经办人人签收后后由收发发人员按按发文部部门要求求的待复复日期先先后整理理，以备备稽催。 (三)复文经办人收收到来文文应于第第三联拟拟具复文文稿并填填写销案案或待复复

22、日期，及预定定保存期期限(如需签签办，则则以“文书签签办单”办理，签办单单连同“业务接接洽便函函”第三联联处理)，经主主管判行行后，依依式填写写于第二二联，一一并呈主主管签署署再送由由收发人人员转请请用印并并抽出原原暂存之之第四联联转记销销案或待待复日期期，将第第二联送送交受文文部门(原发文文部门)，第三三、四联联编定档档号填记记于档号号栏后；第三联联依其类类别归档档；第四四联依收收文流水水编号的的顺序存存查。如如未结案案，则第第四联按按待复日日期先后后整理以以备稽催催。 (四)回文处处理发文部门门的收发发人员收收到复文文部门送送达的便便函第二二联时，于原暂暂存的第第一联注注记复文文的收文文时

23、间；第二联联转送经经办人呈呈阅办妥妥并注明明预定保保存期限限送收发发人员抽抽出第一一联销案案，再一一并编定定档号填填记于档档号栏，第一联联依发文文流水编编号的顺顺序装订订存查，第二联联依其类类别存档档，如未未结案，第一联联需加注注复文部部门要求求的待复复日期，并按此此日期的的先后整整理以备备稽催，再行复复文时，则依发发文程序序办理。文书书处理方方式第十七条条文书结结构 (一)公告：以“主旨”“依据”“公告事事项”三段式式斟酌运运用。 (二)函、签签呈：以以“主旨”、“说明”、“办法”、“请求、拟办或或建议”三段式式斟酌运运用。 (三)业务接接洽便函函：以公公文三段段式或以以条例方方式逐点点叙述

24、。 (四)采用语语体文以以达到“简、浅浅、明、确”的要求求，可用用表格处处理的尽尽量利用用表格。第十八条条信函处处理 (一)指名营营业、工工务、资资材及采采购人员员收受的的信函由由信封上上的记载载可认为为公务文文书者，应视同同公务文文书拆封封，如系系私事，再予发发还；未未能办认认为公务务文书的的信函，经其本本人拆封封后如系系公务文文书，应应交收发发人员依依本规则则处理。 (二)指名经经副理以以上人员员的信函函，迳送送其本人人，如系系公务文文书，再再交收发发人员依依本规则则办理。第十九条条签呈处处理 (一)经办人人因特殊殊案件的的处理，需签请请主管核核示时，以签呈呈用纸缮缮写一份份行之，签呈经经

25、核决并并依示办办妥后应应依类别别归档。 (二)经办人人签拟后后层呈主主管核示示，如需需呈转经经(副)理级以以上主管管核示者者(各公司司经理室室、总经经理室以以及总管管理处各各部、室室、中心心为呈总总经理或或董事长长核示者者)则于厂厂(处)长(部、室室主管)签示后后，由厂厂(处)、部(室)收发人人员登记记于“签呈事事务备查查表”转呈经经(副)理以上上主管(各公司司经理室室、总经经理室及及总管理理处为总总经理或或董事长长)核示，于核示示后由厂厂(处)部(室)收发人人员转记记“批示”情形，呈送厂厂(处)长(部室主主管)核阅后后，交由由经办人人依示办办理，但但与会办办部门有有关者应应复印分分送会办办部

26、门协协同处理理或备查查。经办办人办妥妥后，将将签呈交交由厂(处)、部(室)收发人人员编定定档号填填记于签签呈及“签呈事事务备查查表”后，签签呈依其其类别归归档。签签呈内容容不宜为为公众周周知者，应指定定专人专专案签办办。第二十条条合约处处理 (一)订立或或修改合合约时，经办部部门拟稿稿后判行行前，应应将文稿稿转送总总管理处处法律事事务室核核稿。判判行后依依业务需需要份数数送请缮缮打、校校对、用用印。 (二)固定格格式的合合约书其其原稿应应依前款款规定经经核稿判判行后使使用，经经办部门门使用时时依式填填写所需需份数呈呈准后，直接送送请用印印。（三）合合约书签签约代表表原稿、正本的的保管部部门规定

27、定如下表表:略保管部门门收到合合约书正正本应即即贴足印印花并予予销印后后与原稿稿一并归归档。其其他业务务有关部部门均以以副本留留存备用用。第二十一一条副本本及图书书处理副本视同同正式文文书，应应依规定定处理、归档；各类图图书应指指定部门门集中管管理。第二十二二条电报报处理电报视同同文书，依本规规则办理理。第二十三三条文书书处理要要点 (一)经办文文书遇有有关系重重大足以以影响公公司权益益之重要要文件，应将正正本妥为为保藏，每有应应用均以以副本或或影本层层呈处理理。 (二)为利文文书处理理并达分分层负责责目的，经办人人应就内内容要点点签拟意意见或选选稿随来来文呈部部门主管管核阅批批办，各各主管人

28、人员应对对文案注注意见，避免只只签名而而无意见见。 (三)经办、会稿、核稿等等人员之之答名，应清晰晰可辨，不得潦潦草难认认。 (四)经办文文书应视视其轻重重而定缓缓急，如如案情涉涉及其他他部门应应照会办办理，会会稿案件件会办部部门应按按速件处处理之。第二十四四条文件件处理期期限 (一一)收发人人员收文文时，原原则上应应随到随随送，不不得积压压，最迟迟应于文文到一小小时送交交有关人人员。 (二)分文人人员的分分文时期期，由各各公司视视其收文文数量自自行订定定。 (三三)经办人人员的处处理期限限。 1.速速件、电电报、机机密文件件等应随随到随办办，于文文到一日日内处理理完毕为为原则。 2.一一般案

29、件件由部门门主管斟斟酌经办办人的工工作量，指定处处理期限限，一般般以文到到三日内内处理完完毕为原原则。 3.来来文定有有答复期期限者，应尽力力于来文文所定期期限内处处理完毕毕。 4.计计划、试试验、研研究、开开发、规规章修订订、测定定、搜集集资料等等特殊案案件部门门主管应应斟酌实实际需要要分别规规定其处处理期限限。 5.监监印人员员原则上上于当天天完成用用印。 6.文文件归档档，应日日案日清清，最迟迟不得逾逾二日。 7.签签呈案件件，按分分层负责责的决行行层次，由各公公司自行行订定时时限。第二十五五条文件件稽催 (一)经办人人如未能能如期办办妥文件件，应于于处理期期限届满满前，经经请示部部门主

30、管管同意后后，以口口头通知知文书收收发人员员更改处处理期限限。 (二)收发人人员应按按日检查查催办联联，到期期未见办办妥销案案者，应应先以口口头通知知经办部部门主管管，如再再俟一天天仍不见见办妥销销案者，应即以以“文书催催办单”一式二二联，送送经办部部门主管管交由经经办人填填注“拟完成成日期”及“迟延原原因”经主管管批核后后，经办办部门自自存一份份，一份份送还收收发人员员继续依依期稽催催，收发发人员应应随时将将稽催情情形记录录于稽催催联。第二十六六条发送送方式文书发送送方式分分为专送送、邮寄寄(平信、限时、挂号、航空)电报(寻寻常、加加急、书书信、打打字)及集运运等，经经办人应应于文书书底稿上

31、上注明。第二十七七条文件件递送 (一)呈阅文文件的递递送方式式文件呈阅阅、呈判判、会办办时，如如为普通通案件以以浅灰色色卷宗递递送，如如系机密密，紧急急或A类案件件，则以以桔红色色卷宗递递送。 (二二)部门间间文件的的递送 1.发发文及受受文部门门在同一一厂区内内，可以以文件直直接递送送，如需需签收者者，可以以自存联联送请请请受文部部门签收收后取回回稽催。 2.发发文及受受文部门门在不同同厂区者者，发文文部门收收发人员员需将文文件依受受文部门门地区别别以(处)、部(室)为单位位装入“内部信信封”予以递递送，“内部信信封”仅书写写受文部部门的厂厂、处、部、室室名称不不另注明明经办人人姓名，由受文

32、文部门收收发人员员统一拆拆封分发发。 3.各各公司于于各办公公地区应应设一文文件“寄送中中心”，总公公司为各各公司总总经理室室，各公公司(工厂)所在地地为总务务部门，各“寄送中中心”得规定定每日截截止收件件时间，以便整整理集中中装运。 4.收收发人员员将文件件递交“寄送中中心”后，“寄送中中心”人员应应将同一一受文部部门之厂厂(处)部(室)的文件件集中整整理，开开具“文件递递送清单单”一式三三联，第第一联自自存，第第二、三三联连同文件件汇总装装入地区区别专用用“文件袋袋”寄送。收文地地区之“寄送中中心”人员收收到“文件袋袋”拆开后后，即以以“文件递递送清单单”第二、三联连连同文件件送交各各厂(

33、处)收发人人员签收收后留存存第二联联，第三三联以当当天“文件袋袋”送还原原发文的的“寄送中中心”存查。 5.总总管理处处各部、室、中中心寄送送各厂区区的文件件，一律律递交各各公司的的“寄送中中心登记记转送。 66.总公公司各“寄送中中心”的“文件袋袋”，需于于下午五五时前送送交总管管理处总总务部门门统一运运寄。 7.原原则上文文件应随随到随送送，不得得积压，“寄送中中心”人员须须于每日日上午上上班后330分钟钟内将“文件袋袋”内文件件分送各各厂(处)、部(室)收发人人员签收收。印信.印信信种类第二十八八条种类类 (一)公章：各公司司向主管管机构登登记之公公司印鉴鉴及特定定业务专专用之公公司印信

34、信。 (二)职章：ZKK(1.董事事长、各各公司总总经理刻刻有公司司名衔及及职别的的印信。 2.刻刻有职别别及特定定业务专专用的主主管印信信。ZZK) (三)职衔签签字章：各公司司厂、处处长以上上主管刻刻有职衔衔及签名名的印信信。 (四)部门章章：刻有有公司及及部门名名衔之印印信。如如为不得得对企业业外行文文之部门门，应于于部门章章上加注注“对内专专用”之字样样。 (五)校对章章、骑缝缝章、附附件章：刻有公公司名衔衔及“校对章章”或“骑缝章章”“附件件章”等字样样之印信信。第二十九九条印信信的资料料及形式式所有印信信均为圆圆形橡皮皮质。.印信信使用第三十条条监印人人员 (一)各公司司公章及及董

35、事长长职章之之监印人人员应签签请本企企业董事事长核定定后任用用。 (二)特定业业务专用用的图记记及董事事长职章章、公章章、总经经理职章章之监印印人员应应签请各各公司总总经理核核定后任任用。 (三)各部门门主管的的职衔签签字章及及部门章章由各部部门主管管指定监监印人员员。 (四)监印人人员不在在时，应应由代理理人代为为监印，代理人人的任用用应依前前三款的的规定签签准或指指派。第三十十一条印印信盖用用 (一)行文时时应依第第八条的的规定判判行送请请监印人人员依第第七条的的规定于于函件、文稿及及底本上上用印。 (二)其他文文件需盖盖用印信信者，经经办人应应填具“盖用印印信申请请单”一式二二联，经经呈

36、准后后凭以申申请用印印，监印印人员除除于文件件上用印印外，还还应于“盖用印印信申请请单”正面加加盖使用用的印信信，并收收存第一一联，第第二联退退回经办办部门存存查。第三十二二条印色色使用公章、职职章以红红色印泥泥或红色色打印水水用印的的。.印信信管理第三十三三条印信信的核定定及制发发部门 (一)公章、董事长长及各公公司总经经理之职职章及职职衔签字字章均经经总管理理处董事事长核定定，由总总管理处处总经理理室为管管理部门门统一制制发。 (二)总管理理处各部部、室、中心的的部门章章或特定定业务之之主管职职章经各各部(室)经理(主任)核定，由总管管理处总总经理室室为管理理部门统统一制发发。 (三)各事

37、业业部经理理、厂(处)长的职职衔签字字章、特特定业务务之主管管职章及及各部门门的部门门章经各各公司总总经理核核定由各各公司总总经理室室为管理理部门统统一制发发。第三十四四条印信信登记业务主办办部门需需用特定定印信或或业务专专用印信信向有关关主管机机构报备备时，该该印信的的登记、更换、撤销等等的手续续，均由由该主办办部门办办理。第三十五五条印信信申请 (一)印信制制发的申申请因业务需需要或组组织变更更，由主主办部门门填具“请(制)发印信信申请表表”一份，送会印印信管理理部门依依本规则则第三十十三条的的规定呈呈请核定定后由管管理部门门制发。（二)印印信换发发的申请请 1.印印信的印印文磨损损申请换

38、换发时，由监印印人员填填具“请(换)发印信信申请表表”一份，于备注注栏拓具具印模，叙明制制发日期期，送会会印信管管理部门门依本规规定第三三十三条条规定呈呈请核定定后由管管理部门门换发。 2.原原有废旧旧印信应应于换发发的印信信收到后后一周内内，由监监印人员员依本规规则第三三十六条条的规定定办理。 (三)印信补补发的申申请 1.印印信毁损损或遗失失时，监监印人员员除向该该印信登登记机构构报备并并依法公公告作废废外，应应填具“请(补)发印信信申请表表”一份，于备注注栏叙明明原印的的种类、字体、制发日日期、毁毁损或遗遗失经过过及失职职人员的的议处，并会印印信管理理部门依依本规则则第三十十三条规规定呈

39、经经核定后后，由管管理部门门补发。 2.补补发印信信的文字字体应有有异于原原印信，以资区区别。 3.遗遗失的印印信寻获获时，应应即交由由监印人人员于二二日内依依本规定定第三十十六条规规定办理理。 (四)印信增增刊的申申请 1.一一种印信信以制发发一枚为为原则，但如因因业务需需要或受受地区限限制需增增刊者，由业务务主办部部门依本本条第一一款规则则申请。 2.增增刊的印印信应由由管理部部门斟酌酌实情设设法加以以区别。第三十六六章印信信缴销 (一)废旧、撤销或或遗失寻寻获的印印信，应应由监印印人员填填具“缴销印印信申请请表”一份，送会印印信管理理部门依依本规则则第三十十三条之之规定呈呈经核定定后，检

40、检具缴销销之印信信，送缴缴管理部部门撤销。 (二)印信管管理部门门收到缴缴销的印印信，即即斟酌实实情予以以保存或或截角注注销。第三十七七条印信信管理 (一)各种印印信由各各监印人人员负责责保管，如有遗遗失或误误用情事事由监印印人员负负完全责责任。 (二)印信管管理部门门应指定定专人负负责印信信之制发发、换发发、补发发、稽查查等管理理工作，并设立立“印信登登记表”拓具印印模、样样本，依依序装订订成册，以利管管理。 (三)印信不不固定换换发年限限，印信信管理人人员每年年至少应应稽查一一次。 (四)主管、监印人人员或印印信管理理人员交交接时，应拓具具印模样样本列册册专案移移交，并并报送印印信管理理部

41、门。档案管管理.管理理部门第三十八八条管理理部门 (一)文书结结案后，原稿由由各文书书管理部部门归档档，经办办部门视视实际需需要留存存影本。如为特特殊案件件因业务务处理需需要，原原搞须由由经办部部门保管管者，应应经文书书管理部部门主管管同意后后妥为保保存，文文书管理理部门以以影本归归档，原原稿用毕毕后仍应应送文书书管理部部门归档档并换回回影本。 (二)各公司司档卷分分类目录录及编号号原则，由各公公司总经经理室或或事业部部经理室室统一制制定管理理；总管管理处各各部、室室、中心心则由各各部门自自行编定定报送总总管理处处总经理理室。.整理理与分类类第三十九九条文件件点收文件结案案移送归归档时，依如下

42、下原则点点收： (一)检查文文件的本本文及附附件是否否完整，如有短短少，应应即追查查归入。 (二)文件如如经抽存存者，应应有管理理部门主主管的签签认。 (三)文件的的处理手手续是否否完备，如有遗遗漏，应应即退回回经办部部门补办办。 (四)与本案案无关的的文件或或不应随随案归档档的文件件，应即即退回经经办部门门。 (五)有价证证券或其其他贵重重物品，应退回回经办部部门，经经办部门门应送指指定保管管部门签签收后，文件送送归档。第四十条条文件整整理点收文件件后，应应依下列列方式整整理： (一)中文直直写文件件以右方方装订为为原则，中文横横写或外外文文件件则以左左方装订订为原则则。 (二)右方装装订文

43、件件及其附附件均应应对准右右上角，左方装装订则对对准左上上角理齐齐钉牢。 (三)文件如如有皱折折、破损损、参差差不齐等等情形，应先整整补，裁裁切折叠叠，使其其整齐划划一。第四十一一条档案案分类案分类应应视案件件内容、部门组组织、业业务项目目等因素素，按部部门、大大类、小小类三级级分类。先以部部门别区区分，部部门别之之后依案案件性质质分为若若干大类类，再在在同类中中依序分分为若干干小类。(二)档档案分类类应力求求切合实实用。倘倘因案件件较多，前款三三级不敷敷应用时时得于第第三级之之后另增增第四级级“细类”。如案案件不多多，亦可可仅使用用“部门”及“大类”或“小类”二级。 (三)同一“小类”(或细

44、类类)之案件件以装订订于一档档夹为原原则，如如案件较较多，一一个档夹夹不敷使使用时，得分为为两个以以上的档档夹装订订，并于于小类(或细类类)之后增增设“卷次”编号，以便查查考。 (四)每一档档夹封面面内页应应设“目次表表”，案件件归档时时依序编编号、登登录；并并以每一一案一个个“目次”编号为为原则。 (五)档号之之表示方方式如下下A1AA2B1B2C1C2D1E1E2A11A2为经办办部门代代号，BB1B2为大类类号，CC1C2为小类类号。DD1为档卷卷卷次，E1E2为档案案目次。第四十二二条档案案名称及及编号 (一)档案各各级分类类应赋予予一名称称，其名名称应简简明扼要要，以能能充分表表示档

45、案案内容性性质为原原则，且且有一定定范畴，不宜笼笼统含混混。 (二)各级分分类、卷卷次及目目次的编编号，均均以十进进阿拉伯伯数字表表示；其其位数使使用视案案件多寡寡及增长长情形而而斟酌决决定。 (三)档案分分类各级级名称经经确定后后，应编编制“档案分分类编号号表”，即将将所有分分类各级级名称及及其代表表数字编编号，用用一定顺顺序依次次排列，以便查查阅。 (四)档案分分类各级级编号内内应预留留若干空空档，以以备将来来组织扩扩大或业业务增繁繁时，随随时增补补之用。 (五)档案分分类各级级名称及及其代表表数字一一经确定定，不宜宜任意修修改，如如确有修修改必要要，应事事先审慎慎研议，并拟具具新旧档档案

46、分类类编号对对照表，以免混混淆。第四十三三条档号号编定 (一)案件如如系新案案，应就就“档案分分类编号号表”，查明明该案件件所属类类别及其其卷次、目次顺顺序编列列档号。 (二)案件如如可归属属前案，应查明明前案之之档号予予以同号号编列。 (三)档号以以一案一一号为原原则，遇遇有一案案件叙述述数事或或一案归归入多类类者，应应先确定定其主要要类别，编列档档号。 (四)档号应应自左而而右编列列，右方方装订的的案件，应将档档号填写写于案件件首页的的左上角角；左方方装订者者则填写写于右上上角。.归档档与档案案清理第四十四四条保存存期限 (一)归档文文件，应应依目次次号顺序序以活页页方式装装订于相相关类别

47、别的档夹夹内，并并视实际际需要使使用“见出纸纸”注明目目次号码码，以便便翻阅。 (二)档夹的的背脊应应标明档档夹内所所含案件件的分类类编号及及名称，以便查查档。第四十五五条保存存期限文件保存存期限除除政府有有关法令令或本企企业其他他规章特特定者外外，依下下列规定定办理： (一)永久保保存：11.公司司章程；2.股东东名簿；3.组织织规程及及办事细细则；44.董事事会及股股东会纪纪录；55.财务务报表；6.政府府机关核核准文件件；7.不动产产所有权权状及其其他债权权凭证；8.工程程设计图图；9.其他经经核定须须永久保保存的文文书。 (二)100年保存存：1.预算、决算书书类；22.会计计凭证；3

48、.事业业计划资资料；44.其他他经核定定须保存存10年的的文书。 (三)5年保保存：11.期满满或解除除之合约约；2.其他经经核定保保存5年的文文书。 (四)1年保保存：结结案后无无长期保保存必要要者。 (五)规章由由规章管管理部门门永久保保存，使使用部门门视其有有效期间间予以保保存。第四十六六条档卷卷清理 (一)管档人人员应随随时拂拭拭档案架架，维护护档案清清洁，以以防虫蛀蛀腐朽。每年年年度更换换时，依依第四十十五条的的规定清清理一次次，已届届保存期期限者，得予销销毁，销销毁前应应造册呈呈总经理理核准，必要时时向主管管官署报报备，并并于目次次表之附附注栏内内注明销销毁日期期。 (二)保管期期

49、限届满满的文件件中，部部分经核核定仍有有保存参参考价值值者，管管档人员员应将“收(发)文登记记单”第五联联附注在在其保留留文件上上，并在在第五联联上注明明部分销销毁之日日期。.调卷卷第四十七七条调卷卷程序 (一)各部门门经办人人员因业业务需要要需调阅阅档案时时，应填填具“调卷单单”经其部部门主管管(科长以以上)核准后后持向管管档人员员调阅。 (二)管档人人员接到到“调卷单单”经核查查后，取取出该项项档案，并于“调卷单单”上填注注借出日日期，将将档案交交与调卷卷人员。“调卷单单”则依预预定归还还日期之之先后整整理，以以备稽催催。 (三)于档案案室当场场借阅者者，得免免填“调卷单单”。 (四)档案

50、归归还时，经管档档人员核核查无讹讹并于“调卷单单”填注归归还日期期及签章章确认后后，档案案即行归归入档夹夹。“调卷单单”由管档档人员留留存备查查。第四十八八条调卷卷管理 (一)“调卷单单”以一单单一案为为原则，借阅时时间最长长以一周周为限，如有特特殊情形形欲延长长调阅期期限时，应按调调阅程序序重新办办理。 (二)调卷人人员对于于所调案案件，不不得抽换换增损，如有拆拆开必要要时，亦亦须报明明原因，请管档档人员负负二责处处理。 (三)调卷人人员调阅阅档案，应于规规定期限限内归还还，如有有其他人人员调阅阅同一档档案时，应经调调卷变更更登记，不得私私自授受受。 (四)调阅案案件限与与经办业业务有关关者

51、，如如调阅与与经办业业务无关关之案件件，应经经文书管管理部门门主管同同意。机密文文件第四十九九条范围围 (一)生产设设备设计计图：具具有专利利性与独独特性之之机械设设计图，以及生生产设备备布置图图。术性的资资料：独独特技术术性的操操作标准准，与外外人技术术合作或或外人技技术指导导资料，产品配配方，产产品开发发，改良良或试验验资料，国外现现场实习习报告及及其他技技术上属属于机密密性之资资料。 (三)业务性性之资料料：销售售成本资资料，市市场情报报，国外外业务考考察报告告及其他他业务上上属于机机密性之之资料。 (四)其他经经厂处长长以上主主管认为为有必要要列入机机密文件件管理之之一切资资料。第五十

52、条条保管部部门 (一)外来机机密文件件应以各各公司总总经理室室为保管管部门；经各公公司总经经理核准准得于事事业部、研究所所或工厂厂所在地地保存者者，应以以事业部部经理室室、研究究所所长长室、驻驻厂经(副)理室或或总经理理指定之之部门为为保管部部门。 (二)属技术术、开发发、工务务、营业业等部门门自行建建立之专专业性机机密文件件，应以以各事业业部经理理室或厂厂区文书书管理部部门为保保管部门门。 (三)总管理理处各部部、室、中心之之机密文文件，属属各该部部门承办办之专责责性质者者，应以以各该部部、室、中心为为保管部部门。 (四)各保管管部门应应指定专专人经各各公司总总经理核核定(总管理理处由总总经

53、理核核定)，负责责机密文文件收发发、登记记及归档档等事务务。第五十一一条外来来机密文文件处理理 (一)外来机机密文件件由代表表公司取取得该文文件的人人员径送送该公司司总经理理室机密密文件保保管人员员，以“收(发)文登记记单”一式五五联登记记，呈请请总经理理核派经经办人(主办人人)及指定定处理期期限后，其分文文、经办办、复文文或主动动发文均均依第四四章之规规定流程程处理。唯其递递送均应应亲自为为之，不不得假手手他人。 (二)若文件件内容影影响公司司权益重重大时，保管人人员于文文件分类类办理时时，应以以影本为为之，原原文件由由保管人人员妥藏藏。 (三)主办人人于文件件处理期期间，需需负保密密全责；

54、如需分分派其所所属人员员办理时时，则于于每日上上班以“文件传传递记录录卡”注明时时间、用用途由经经办人签签章后，“文件传传递记录录卡”由主办办人留存存，密件件交经办办人办理理。于当当日下班班(或完工工)时主办办人应负负责将密密件收回回，并于于“文件传传递记录录卡”填注收收回时间间，由经经办人签签认后随随“收(发)文登记记单”第五联联与密件件一并归归档。 (四)密件办办妥后由由主办人人亲自递递送或封封妥签章章交予文文书管理理部门收收发人员员寄送。第五十二二条自创创之专业业性机密密文件处处理 (一)隶属性性技术、开发、工务、营业等等部门的的工作人人员于承承办特定定项目之之业务所所建立的的资料，应视

55、同同机密文文件，依依本章的的规定办办理。 (二)前款各各项机密密文件的的经办部部门应于于每月底底编制翌翌月的“工作计计划表”写明交交办的特特定业务务工作主主题、内内容摘要要、经办办人及预预定完成成期限等等，经主主管核定定后，一一份自存存，一份份送保管管部门存存查。第五十三三条经办办方式 (一)经办人人应于办办公场所所处理机机密文件件，不得得擅自携携带外出出或转借借、出示示于他人人，处理理期间并并应妥善善收存，防止他他人轻易易取得或或翻阅。 (二)经办人人不得请请托他人人代抄、代描机机密文件件，非经经经理级级以上主主管核准准者，亦亦不得擅擅自复制制。 (三)经办人人如因公公确需携携带机密密文件外外出时，应呈经经理级以以上主管管(专业性性机密文文件得呈呈厂、处处长)核准后后为的。 (四)经办人人如未能能于规定定期限内内处理完完竣，应应于到期期前签呈呈交办之之主管核核准延长长处理期期限并联联络保管管人员延延缓稽催催。第五十