公文知识指导培训

1、公文知识指导培训12345公文基本知识公文行文规则公 文 格 式公 文 写 作6公 文 处 理 （一）公文基本知识 公文，全称公务文书，是指行政机关、社会团体和企事业单位在行政管理活动或处理公务活动中产生的，按照严格的、法定的生效程序和规范的格式制定的具有传递信息和记录作用的载体。 国家行政机关公文处理办法 行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。 中国共产党机关公文处理条例 党的机关的公文， 是党的机关实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达党的路线、方针、政策，指导布置和商洽工作，请示和答复问题，报告

2、和交流情况的工具。 公文含义的理解1. 公文形成的主体是国家机关及其它社会组织。2. 公文形成的条件是行使职权和实施管理。3. 公文是具有法定效用与规范格式的文件材料。4. 公文是办理公务的重要工具之一。公文是企业的名片公文是领导的主张和意图公文是指导工作的规范公文狭义公文广义公文公文分类 行政机关公文种类（13种） 党的机关公文种类（14种） 按使用规范分类： 通用公文：国政机关、社会团体、企事业单位等普遍使用的公文（法定公文、普通事务文书）。 专用公文：在一定的范围内，按照特定需要而专门使用的公文。 按行文方向分类 上行文下级向上级领导机关或业务部门行文下行文上级对所属下级机关或业务部门行

3、文平行文同级机关或不相隶属的机关与部门之间的行文上行文文种请示报告意见下行文文种通知意见批复批示决定通报平行文文种函通知意见 按公文的内在属性分类： 规范性公文：规定、条例、办法、细则等 指令性公文：命令、指令、决定等 指导性公文：批示、意见等 知照性公文：通知、通报、公报、简报等 公布性公文：公告、通告、布告等 商洽性公文：函等 报请性公文：请示、报告等 记录性公文：会议纪要、大事记等 按制发机关的性质分类： 党内公文、行政公文、群众团体公文、联合行文等 按公文办理的时间要求分类： 特急公文、紧急公文、常规公文等 密级程度分类： 绝密公文、机密公文、秘密公文、普通公文 按公文的规范程度和约束

4、办分类： 规范性公文、非规范性公文 按公文的载体分类： 纸质公文、电子公文1. 命令（令）企事业不适用 2. 决定 企事业党政都适用 3. 公告 企事业不适用4. 通告 适用于企事业行政5. 通知 企事业党政都适用6. 通报 企事业党政都适用7. 议案 企事业不适用8. 报告 企事业党政都适用 9. 请示 企事业党政都适用 10. 批复 企事业党政都适用11. 意见 企事业党政都适用12. 函 企事业党政都适用13. 会议纪要 企事业党政都适用14. 决议 适用于企事业党委15. 指示 适用于企事业党委16. 公报 企事业不适用17. 条例 企事业不适用 18. 规定 企事业党政都适用 公文、

5、文件、文书的联系和区别 公文、文件、文书，在内涵上是有交叉的，同一份文字材料，既可以叫做文件，又可以叫做公文或文书。三者是同中有异，异中有同，是一个包含与被包含的关系。文件只是公文的一部分，而公文又是文书当中的一部分，文书除了公文之外，还包括私人文书。 公文文件文书 文 件 它是领导机关根据自己的职责范围 而制发的、具有法定效力并设有特定 版头的公文。 文 书 它是一切机关、团体、单位和个人 为了传递信息、交流思想、联系事务和、商洽问题、记 录情况等而形成的文字材料。 党政公文规范之异同 （1）文种区别 同：决定、意见、通知、通报、报告、 请示、批复、函、会议纪要。 异：行政：议案、公告、通告

6、、命令（令)。 党委：公报、指示、决议、条例、规定。 （2）用纸规格区别 党委：可用16K型也可用A4型 行政：A4型（3）公文格式要素区别 A 眉首 党委：文件头占1/3 行政：下行、平行文占1/3，上行文占1/2 B 横隔线 党委：加红五角星 行政：不加 C 发文机关标识 党委：有大小两种版头：发文机关+文件 发文机关+（文种） 行政：只有一种，其他取消；但有特殊格式D 密级、紧急程度标志 党委：左上 行政：右上E 签发人 党委：重要公文应当由主要领导人签发 行政：上行文由主要负责人和主持工作的负责人签发 F 标题中的标点符号 党委：不作要求 行政：公文标题中除法规、规章加书名号，一般不

7、用标点符号 G 成文日期 党委：阿拉伯数字 行政：汉字H 发文机关署名 党委：署名 行政：一个机关或两个机关不署名，三个以上发文 机关又署名又盖章I 关于“此页无正文” 党委: 印章与正文同处一面，不得采用 “此页无正文” 行政: 同上J 印数 党委：尾部（共印份） 行政：不加括号 企业常用公文种类 章条式和条项式公文种类 企事业单位不适用公文种类 公文特点12345678明 确 的 公 务 性鲜 明 的 政 治 性极 高 的 权 威 性作 者 的 法 定 性较 强 的 时 效 性体 式 的 特 定 性文 风 的 朴 实 性严 谨 的 程 序 性 公文的作用12345领 导 和 指 导 作 用

8、规 范 和 约 束 作 用宣 传 和 教 育 作 用联 系 和 知 照 作 用依 据 和 凭 据 作 用 公文行文原则A 确有需要，注重实效，少而精。可发可不发的公文不发，可长可短的公文要短。B 除领导直接交办的事项外，不以机关名义向领导个人报送公文。（二）公文行文规范 按照一定的规则或准则来维护机关之间的行文秩序称为行文规范。 公文行文规范图示 公文的行文关系 机关之间行文关系的划分上级机关下级机关领导与被领导上级业务主管部门下级业务部门业务上指导与被指导 同级机关同级机关平行关系 此机关彼机关不相隶属关系 公文行文方式下行文逐级下行文国务院各省、自治区、直辖市人民政府所属各市、区、县人民政

9、府下行文多级下行文党中央中共各省、自治区、直辖市委员会中共各市、区、县委员会其他所有单位党组织 下行文直达基层组织和群众下行文最高党政领导机关基层党政组织、人民群众更高一级的上级领导机关直接上级领导机关下级机关上行文逐级上行文上行文多级上行文更高一级的上级领导机关直接上级领导机关下级机关更高一级的上级领导机关直接上级领导机关下级机关上行文越级上行文 越级行文要件 一是由于情况特殊紧急; 二是经多次请示直接上级机关而问题长期未予解决; 三是有上级机关交办并指定直接越级上报的具体事项； 四是出现需要直接询问、答复或联系不涉及被越过的机关职权范围的具体事项； 五是需要检举、控告直接上级机关等。 同级

10、机关同级机关不相隶属机关不相隶属机关平行文主要指公函无领导与指导关系的机关、部门、单位之间 （三）公文行文规则 行文规则是指机关行文必须遵守的具体规定和准则。行文规则的具体内容是由办法和 条例中的有关条款规定的，除各级党政机关在行文时必须严格遵守外，各社会团体、企事业单位也应当依照执行。确保公文迅速而准确地传递，避免行文紊乱，防止公文“旅行”，这就是行文规则。 遵守行文规则的客观必要性 加强对文件传递过程的控制，使文件的行方向正确，传递速度合理，保证文件能够准确、可靠、快捷、有效地到达目的地； 使机关之间相互行文有法可依，有规可循，从而维护正常的行文秩序，防止行文紊乱； 精简公文、简化手续，提

11、高机关工作效率。 公文行文规则主要内容1.注意隶属关系，尊重机关职权；2.大力精简文件，严格控制发文数量与范围；3.在一般情况下，党政机关不得越级行文；4.牵涉到几个部门的问题，部门之间要先协商一致或经上级裁决，然后行文；5.行文必须正确确定主送机关和抄送机关；6.主送机关与公文名称要相互呼应；7.联合行文的各个机关或部门必须是同级的，不同级别的机关、部门或单位 不能联合行文；8.“请示”的行文要一文一事，主送一个机关，并由秘书部门统一办理，正在请 示中的内容不得同时抄送下级机关；9.各级党政机关办公厅/室向下直接行文，必须把握好职权范围与授权范围； 10.在报刊上公开发布的法规、规章类公文，

12、应视为正式的公文依照执行。 1.正确选择主送机关与抄送机关 公文行文具体要求 避免: 混淆主送抄送 多头主送 滥抄滥送 2.应当主送同时抄送的向下级机关的重要发文应同时抄报直接上级机关；受双重领导的机关向上级机关请示，应写明主送机关和抄送机关；上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一个上级机关；公文内容涉及有关机关的职权范围需要征得其配合时应向其抄送。 3.不得抄送的请示在上报同时不得向下级机关抄送；接受抄送的机关不得再向其他机关抄送；凡与公文办理无关的机关一律不得抄送。 4.坚持“党政分开”的原则党政机关应在各自的系统内制发文件。行政机关不能迳向党的组织发布指令性公文， 一般

13、也不得以行政机关名义迳向党的组织报 告工作或请求指示或批准。党政机关应尽量减少联合行文。 5.联合行文时 联合行文的机关必须级别层次相同或相近： 同级政府之间、同级政府各部门之间、上级政 府部门与下一级政府之间可以联合行文； 政府及其部门与同级党委、军队机关及其部门 可以联合行文； 政府部门与同级人民团体和行使行政职能的事 业单位、公司也可以联合行文。 6.行文前必须对有关问题协商一致 凡下行公文的内容涉及其他机关的职权范 围时，行文前必须就有关问题与这些机关协商 一致，否则一律不得各自按照自己的意见向下 行文。如擅自行文，上级机关有权责令纠正或 撤销。 7.严格控制公文数量，简化行文手续可发

14、可不发的公文坚决不发；对必须印发的公文应严格控制发文数量与范围，杜绝乱发滥送，避免重复行文；上、下级各业务主管部门应尽量直接对口行文；经批准在报刊上全文发布的行政法规与规章，应当视为正式公文依照执行，可不再另外行文。 （四）公文格式 公文格式包括版式和体式，一般由秘密 等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、 发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、 附件说明、成文日期、印章、附注、附件、 主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等。1.公文用纸 一般使用60-80K、 210mm297mm A4型胶印纸或复印纸。天头(上白边)为37 mm1 mm,订口(左白边)为28 mm1 mm。 党的机关公

15、文用纸可用16开型（长260毫米，宽184毫米）和14开型。 A4型公文用纸2.公文颜色 未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。3.排版规格 一般每面排22行，每行排28个字。4.装订要求 公文应左侧装订，不掉页。订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm-5mm。5.秘密等级和保密期限 如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行（党委为左上角第1行），两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限,用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用”隔开。公文分“绝密”、“机密”和“秘密”级，其中“绝密”、和“机密

16、”级公文应当标明份数，份数序应用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第一行。 保密期限 绝密30年 机密20年 秘密10年 如果不需要保存到最高年限，则可标明提前解密的具体时间，如：“机密1年”。 NO：001 机 密20 行政秘密文件 3号黑体字右上角第1行 NO：002 机 密20 党委秘密文件党委文件杠杆中间有五角星3号黑体字左上角第1行6.紧急程度 如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行,两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和紧急程度,秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。 党委为特急、加急，行政为特急、急件。 特 急 NO：001 机

17、密20 特 急 3号黑体字右上角第2行3号黑体字右上角第1行7.发文机关标识 一般由发文机关的全称或规范化简称加“文件”两字构成；特定的公文，可只用发文机关的全称或规范化简称来标识。联合行文可用主办机关名称作为发文机关标识；也可用几个机关名称作为发文机关标识，但应将主办机关排列在前。如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。 发文机关标识用大号字居中套红印在公文首页上端，一般应不小于22 mm15 mm（高宽），小标宋字体。8.发文字号 发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。一般标注在发文机关标识下空2行，横线之上，用3号仿宋体字，居中排布。其中上行文标注在横线上方左侧，居左空1字。只用

18、发文机关名称标识的公文，发文字号标注在横线之下、公文标题之上的右侧。 年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角“”括入。 序号不编虚位（即1不编为O01），不加“第”字。 9.签发人 上行文应注明签发人姓名,平行排列于发文字号右侧，居右空1字。“签发人”三字用3号仿宋体字，后面标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。 联合行文应同时注明联合发文机关的签发人姓名，主办单位签发人姓名置于第1行,其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排。同时下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行，并使红色反线与之的距离为4mm。 10.公文标题 位于红色

19、反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。 除法规、规章名称加书名号外，一般不加标点符号。 11.主送机关 除“公告”、“通告”外，公文都应标明主送机关。“令”、“决定”视发送范围、对象确定是否标明主送机关。“会议纪要”的主送机关标列在公文末页下端、抄送机关之上。 主送机关于标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。 各单位： 昌河汽车会议纪要第 号昌河汽车办公室 2011年7月

20、10日主送：抄送：12.公文正文 主送机关名称下l行，每自然段左空2字,回行顶格。数字、年份不能回行。用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字。13.附件 公文如有附件，在正文下空l行、左空2字用3号仿字体字标识“附件”,后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码 (如“附件：1”)；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第l行顶格标识“附件”,有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第l行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(有序号时带序号)。 各单位：14.成文日期 成文日期正文下空3行、

21、右空4字,用汉字将年、月、日标全；“零”写成“”（党委为阿拉伯字）。 成文日期以领导人签发的日期为准；多个领导审签或几个机关联合发文，以最后一个领导签发的日期为准。电报以发出日期为准；会议讨论通过的“决定”，可以通过的日期为准，应标在标题之下、正文之前，用小于标题字号的另一种字体注明会议名称和通过日期，加上圆括号。 各单位：正文下空3行成文日期右空4字15.印章 单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。加盖印章应上距正文一行之内，端正、居中下压成文日期，印章用红色。 当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使用权印章与正文同处一面。

22、当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成方日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成方日期上。 当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字；主办机关印章在前,两个印章均压成文日期；两个印章互不相交或相切，相距不超过3 mm。 当联合行文需加盖3个以上印章时,应将各发文机关名称（可用简称）按序排列，并使印章加盖其上。主办机关印章在前,每排最多排3个印章；最后一排如余一个或两个印章，均居中排列；在最后一排印章下右空两字标识成文时间。 联办机关主办机关主办机关中间空不超过3mm左右各空7字右空2字2个印章3个印章3个以上盖章居中排列16.附注 公文如有附注

23、，如“此件不得登报”，应标注在成文日期左下方1行、主题词之上，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号。 如属请示件，应在该处注明联系人的姓名和 。联系人一般为本机关经办处室负责人。附注：（此件不得登报）左空2字成文日期下一行17.主题词 “主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。 词目间空1字3号黑体字3号小标宋主题词的作用 便于在计算机网络上存入或检索文件。 标注主题词，必须根据中国共产党公文主题词表和国务院公文主题词表选注。如果随意标注题 词，网络不接受，无法检索。 一份行政文件，除类别词外，最多不超过 5个类属词；党委文件不超过10个。18.抄

24、送 抄送栏位于公文下端，在主题词下l行、印制版记之上。左右各空1字，用3号仿宋体字标识“抄送”,后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。 抄送机关多的，应依上级机关、平级机关、下级机关次序排列；同一层次的依党委、人大、政府、政协、法院、检察院、军队、群团组织顺序排列。逗号间隔句号结束19.版记 公文一般应有印制版记。位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占l行位置；用3号仿宋体字。左空l字注明印发机关全称或规范化简称（一般指各机关的办公室或文秘部门）,右空1字注明印发日期。印发日期以公文付印的日期为准,用阿拉伯数码标识。印发机关20.页

25、码 用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行,数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。（双面印时，单页码居右空l字,双页码居左空1字。）空白页和空白页以后的页不标识页码。两面误差不得超过2mm。 公文如有附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧。（双面印时，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。） （五）公文写作 公文写作是指公文的起草与修改，是撰写者代机关立言，体现机关领导意图和愿望的写作活动。（包括：起草初稿，讨论修改、形成送审） 公文质量具体要求 A.政策性强：就是要求政治上正确，思想观点正确，准确地宣布

26、、传达、体现党和国家的方针、政策的精神。 B.针对性强：就是要求有的放矢，切中要害。 C.科学性：就是反映工作的实际情况和客观规律，敢于实事求是，能够及时地、正确的提出问题、分析问题和解决问题，经得起时间的考验，经得起实践的检验。 A.结构严谨：是指章法问题、布局谋篇的问题。要示：主次分明、条理清楚；重点突出、衔接自然；联系紧密、完整划一。 B.语言精当：是指运用语言要精确、简明、贴切、恰当。既要符合语法，修辞和逻辑的要求，又要恰如其分地表达内容。 C.行文规范：是指公文的种类、格式等都由国家统一规定，书写要清楚，标点要正确，文面要整洁。公文效用：是指公文对机关公务活动所起的作用。所起的作用：

27、领导和指导作用、法规和准绳作用、沟通和联系作用、依据和凭证作用。 公文质量具体要求 公文写作特点 1.被动写作，遵守性强。 2.对象明确，针对性强。 3.集思广益，群体性强。 4.决策之作，政策性强。 5.紧迫之作，时限性强。 6.讲究格式，规范性强。 公文撰写基本要求 1.要保证公文内容在政治上的正确性； 2.要实事要是，在业务上符合客观规律； 3.在文字表达上准确、鲜明、生动、符合语法与逻辑； 4.公文起草要符合统一规定的体式和程序； 5.要注意选用书写的载体材料与字迹材料。 （体式：公文文体、结构、附加标记和文件格式） （程序：交拟、起草、审核、签发、印制、发出） 1.符合党的方针、政策

28、和国家法律、法规及其他有关规定。提出的政策、规定等要切实可行并加以说明。 2.情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲,字词规范，标点正确，篇幅力求简短。 3.选用公文文种，应根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。 4.拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。 5.人名、地名、数字、引文准确。引用公文,应当先引标题，后引发文字号。引用外文，应当注明中文含义。日期应当写明具体年、月、日。 6. 结构层次序数： 第一层为 一 第二层为 （一） 第三层为 1. 第四层为 （1） 7.应当使用国家法定计量单位，如公尺、公斤、公升等。 8.文内使

29、用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应在第一次出现时注明准确的中文译名。 9.公文中的数字，除成文日期，部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。 常用公文撰写指示性通知传达性通知转发性通知会议通知任免通知用于任免人员用于召开会议用于转发和批转上级和同级的来文用于传达带有指示性、规定性文件用于上级向下级布置工作 通知，一般由标题、主送单位（受文对象）、正文、落款四部分组成。 通知的应用极为广泛。下达指示、布置工作、传达有关事项、传达领导意见、任免干部、决定具体问题，都可以用通知。上级机

30、关对下级机关可以用通知；平行机关之间有时也可以用通知。 1.标题 通知的标题一般采用公文标题的常规写法，由发文机关+主要内容+文种组成。 中国长安汽车集团关于春节休假的通知 也可以省略发文机关，由主要内容+文种组成标题。 关于印发党建工作考核评价体系的通知 发布规章的通知，所发布的规章名称要出现在标题的主要内容部分，并使用书名号。 关于印发昌河汽车考勤管理制度的通知 批转和转发文件的公文，所转发的文件内容要出现在标题中，但不一定使用书名号。转发中国长安关于进一步加快“七个调整”的通知2.主送机关 通知的发文对象比较广泛，因此，主送机关较多，要注意主送机关排列的规范性。 各分（子）公司、基层各单

31、位： 各分（子）公司党委、党总支、党支部： 由于级别、各称不同，主送机关的称法和排列非常复杂，这个序列显然是经过深思熟虑后确定下来的。 1.通知缘由 发布指示、安排工作的通知，这部分的写法跟决定、指示很接近，主要用来表述有关背景、根据、目的、意义等。 批转、转发文件的通知，根据情况，可以在开头表述通知缘由，但多数以直接表达转发对象和转发决定为开头，无需说明缘由。 发布规章的通知，多数情况下篇段合一，无明显的开头部分，一般也不交代缘由。2.通知事项 这是通知的主体部分，所发布的指示、安排的工作、提出的方法、措施和步骤等，都在这一部分中有条理地组织表达。内容复杂的需要分条列款。 晓谕性通知，有时需

32、要列出新成立的组织的成员名单，以及改变名称或隶属关系之后职权的变动等。3.执行要求 发布指示、安排工作的通知，可以在结尾处提出贯彻执行的有关要求。如无必要，可以没有这一部分。 其它篇幅短小的通知，一般不需有专门的结尾部分。按性质分类按时间分类按内容分类 工作报告 情况报告 建议报告 答复报告 递送报告 定期报告 不定期报告综合报告 专题报告 报告使用范围很广。按照上级部署或工作计划，每完成一项任务，一般都要向上级写报告，反映工作中的基本情况、工作中取得的经验教训、存在的问题以及今后工作设想等，以取得上级领导部门的指导。 1内容的汇报性：一切报告都是下级向上级机关或业务主管部门汇报工作，让上级机

33、关掌握基本情况并及时对自己的工作进行指导,所以，汇报性是“报告”的一个大特点。 2语言的陈述性：因为报告具有汇报性,是向上级讲述做了什么工作，或工作是怎样做的，有什么情况、经验、体会，存在什么问题，今后有什么打算，对领导有什么意见、建议，所以行文上一般都使用叙述方法，即陈述其事，而不是像请示那样采用祈使、请求等法。 报告的特点 3.行文的单向性：报告时下级机关向上级机关行文，是为上级机关进行宏观领导提供依据，一般不需要受文机关的批复，属于单项行文。 4.成文的事后性：多数报告都是在事情做完或发生后，向上级机关作出汇报，是事后或事中行文。 5.双向的沟通性：报告虽不需批复，却是下级机关以此取得上

34、级机关的支持指导的桥梁；同时上级机关也能通过报告获得信息，了解下情， 报告成为上级机关决策指导和协调工作的依据。 1例行报告：日报、周报、旬报、月报、季报、年报等。例行报告不能变成“例行公事”，而要随着工作的进展，反映新情况，新问题，写出新意。 2综合报告：全面汇报本机关工作情况，可以和总结工作、计划安排结合起来。要有分析，有综合，有新意，有重点。 3专题报告：指向上级反映本机关的某项工作、某个问题，某一方面的情况，要求上级对此有所了解的报告。所写的报告要迅速，及时，一事一呈报、呈转要分清写明。（如：薪酬调查报告） 工作报告 工作报告是向上级机关或重要会议汇报工作情况的报告。它主要用以总结工作

35、，反映某一阶段、某个方面贯彻落实政策、法令、批示的情况。如公司每年在职代会所作的工作报告。 工作报告在总结情况的基础上，重点提出下一步工作安排意见，大多都采用序号、小标题区分层次。几种常用报告 情况报告 情况报告是指用于向上级反映工作中的重大情况、特殊情况和最新动态等的报告。这种报告便于上级和机关根据下级情况，及时采取措施，指导工作。 情况报告要力求全面、及时、真实地反映工作中的情况，不加人为修饰，可以就反映的情况提出意见和建议供上级和机关参考。 建议报告 建议报告是指根据工作中的情况动向和存在问题向上级机关提出具体建议、办法、方案的报告。 建议报告的重点应放在建议的内容上,也可以采用标序列述

36、的方法。 答复报告 答复报告是针对上级机关向下级机关提出询问或要求，经过调查研究后所作的陈述情况或者回答问题的报告。 答复报告要根据真实、全面的情况，按照上级机关的询问和要求回答问题，陈述理由。 递送报告 递送报告是以报告的形式，向上级呈报文件、物件的说明性公文。 递送报告，只需要写清楚报送的材料（文件、物件）的名称、数量即可。 需要说明的是，有些专业部门使用的报告文书,例如“调查报告”、“审计报告”、“咨询报告”、“立案报告”、“评估报告”等，虽然标题也有“报告二字,但其概念、性质和写作要求与行政公文中的报告不同，不属于行政公文范畴，不应与之混淆。标题：包括事由和公文名称。 上款：收文机关或

37、主管领导人。 正文：结构与一般公文相同。 在内容上：报情况的，应有情况、说明、结论三部分，其中情况不能省略。报意见的,应有依据、说明、设想三部分，其中意见设想不能省去。 在形式上：复杂一点的要分开头、主体、结尾。开头使用多的是导语式、提问式给个总概念或引起注意。主体可分部分加二级标题或分条加序码。结尾，可展望、预测，亦可省略，但结语不能省。 报告注意事项 情况确凿，观点鲜明，想法明确，口吻得体，不要夹带请示事项。 注意结语 呈转报告的要写上“以上报告如无不妥，请批转执行。”最后写明发文机关、日期。递送报告的要写上请审阅或请收阅。 报告容易出错的地方1.结尾处有“特此报告”、“专此报告”一类结语

38、，由于词语既无实际意义，也无结构作用，应当去除。如果写成“以上报告当否，请指示”，就更错误，因为如上述,报告是无须上级回复处理的文种，所以，即使协商这句话也是白搭，上级不会答复你。 2.同理，报告后面加附注标明“联系人”和“联系 ”也属废话。再次，写报告要避免太长，一般应控制在3000字以内。 “请示”是向上级机关请求指示、批准的上行公文。 “请示”属请求性公文,凡属本单位无权、无力、无法解决的事项，都需用请示行文，请 求上级机关给予指示或批准。请示必须具备以下三个条件： 1.必须是下级机关向上级机关的行文。 2.请示的问题必须是自己无权作出决定和处理的。 3.必须是为己向上请决求准。 1.请

39、示事项一般时间性较强。请示的事项一般都是急需明确和解决的，否则会影响正常工作，因此时间性强。 2.应一事一请示。 3.一般主送一个机关，不多头主送，如需同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得在请示的同时又抄送下级机关。 4.应按隶属关系逐级请示，一般情况不得越级请示，如确需越级请示，应同时抄报直接主管部门。 请示一般由标题、主送机关、正文、发文机关、日期五部分组成。正文，主要由请示的原因、内容、要求三部分组成。 1.请示应注意请示与报告的区别，切忌用报告代请示行文； 2.请求的内容若涉及其它部门或地区时，在正常情况下应事先进行协商，必要时还可联合行文，如有关方面意见不一致，应如实在请示中反映出

40、来； 3.另外请求拨款的应附预算表；请求批准规章制度的，应附规章制度的内容； 4.请示处理问题的,本单位应先明确表态； 5.正式印发请示送上级机关时,应在文头注明签发人姓名。 1.遵守请示规则。写作请示应当一文一事，一般不越级请示；一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式；不得同时抄送下级机关；除领导直接交办的事项外，不得直接送领导者个人；受双重领导的机关，应当主送一个上级机关，抄送另一上级机关。 2.讲清事项和理由。请示事项要明确，理由要充分。可以提出分析意见，设计方案，以供上级批复时参考。由于请示事项和理由在一定程度上是上级机关批复的依据，所以把请示事项与理由讲得明确、具体

41、、充分就显得尤为重要。 3.注意转接语和结尾用语。请示在正文前一般用“现将有关事项请示如下”转接语。结尾在正文最后一页下一行用“以上请示当否，请批复”或“以上请示，请批复”。 不宜用“即请从速批复”， “请尽快解决”之类的请求语。 请示中应当避免的用语 一般不使用“申请”、“请求”一类词语。 结尾不宜用“即请从速批复”、“请尽快解决”之类的请求语。 函，从广义上讲，就是信件。它是人们传递和交流信息的一种常用的书面形式。作为公文法定文种的函，已经远远地超出了一般书信的范畴，函是不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文，不仅用途更为广泛，最重要的是

42、赋予了其法定效力。 1.相互商洽工作。如调动干部，联系参观、学习，联系业务，邀请参观指导。 2.询问和答复问题。如某某公司询问的“关于签订职工劳动合同的问题”以及上级主管部门对此问题的答复，都是用“函”的形式。 3.向有关主管部门请求批准。如某某公司关于请安排每年生产三百辆特种专用车的函就是为向上级主管部门请求批准而发的。 1.按性质分。可以分为公函和便函两种。公函用于机关单位正式的公务活动往来；便函则用于日常事务性工作的处理。便函不属于正式公文，没有公文格式要求，甚至可以不要标题，不用发文字号，只需要在尾部署上机关单位名称、成文时间并加盖公章即可。 2.按发文目的分。函可以分为发函和复函两种

43、。发函即主动提出了公事事项所发出的函。复函则是为回复对方所发出的函。 3.按内容和用途分。还可以分为商洽事宜函，通知事宜函,催办事宜函，邀请函、请示答复事宜函，转办函，催办函，报送材料函等等。 复函与批复和答复性报告的区别 复函的对象，是不相隶属机关，属平行文。 批复的对象是下级机关，属下行文。 答复性报告的对象是上级机关，属上行文。请批函与请示的区别 请示的对象是有隶属关系的直接上级，属上行文。 请批函的对象是无隶属关系的主管部门，属平行文。（一）首部主要包括标题、主送机关两个项目内容。 1.标题。公函的标题一般有两种形式。一种是由发文机关名称、事由和文种构成。另一种是由事由和文种构成。 2

44、.主送机关。即受文并办理来函事项的机关单位,于文首顶格写明全称或者规范化简称，其后用冒号。（二）正文1.开头。主要说明发函的缘由。概括交代发函的目的、根据、原因等内容，然后用“现将有关问题说明如下：”或“现将有关事项函复如下：”等过渡语转入下文。复函的缘由部分，首先引叙来文的标题、发文字号，然后再交代根据，以说明发文的缘由。 2.主体。这是函的核心内容部分，主要说明致函事项。函的事项部分内容单一，一函一事，行文要直陈其事。无论是商洽工作，询问和答复问题，还是向有关主管部门请求批准事项等，都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚。如果属于复函，还要注意答复事项的针对性和明确性。（三

45、）结尾一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函，或请对方提出意见或请主管部门批准等。（四）结语通常应根据函询、函告、函商或函复的事项，选择运用不同的结束语。如“特此函询（商）”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。 有的函也可以不用结束语，如属便函，可以像普通信件一样，使用“此致”、“敬礼”。（五）结尾落款一般包括署名和成文时间两项内容。 署名机关单位名称，写明成文时间年、月、日；并加盖公章。 首先要注意行文简洁明确，用语把握分寸。无论是平行机关或者是不相隶属的行文，都要注意语气平和有礼，不要倚势压人或强人所难，也不必逢迎恭维、曲意客套。至于复函，则要

46、注意行文的针对性，答复的明确性。 其次，函也有时效性的问题，特别是复函更应该迅速、及时。像对待其他公文一样，及时处理函件，以保证公务等活动的正常进行。 1.要严格按照公文的格式写“函”。 2.“函”的内容必须专一、集中。 一般来说，一个函件以讲清一个问题或一件事情为宜。 3.“函”的内容必须真实、准确。 4.“函”的写法以陈述为主，只要把商洽的工作，询问和答复的问题，向有关主管部门请求批准的事宜写清楚就行。 5.发“函”都是有求于对方的，或商洽工作，或询问题，或请求批准。因此，要求“函”的语言要求朴实，语气要恳切，态度要谦逊。 6.“函”的结尾，一般常用“即请函复”、 “特此函达”、“此复”等

47、惯用语，有时也不用。 会议纪要是用于记载、传达会议情况和议定事项的公文。会议纪要不同于会议记录。会 议纪要对企事业单位、机关团体都适用。 会议纪要撰写 1.纪实性。会议纪要必须是会议宗旨、基本精神和所议定事项的概要纪实，不能随意增减和更改内容，任何不真实的材料都不得写进会议纪要。 2.概括性。会议纪要必须精其髓，概其要，以极为简洁精炼的文字高度概括会议的内容和结论。既要反映与会者的一致意见，又可兼顾个别同志有价值的看法。有的会议纪要，还要有一定的分析说理。 3.条理性。会议纪要要对会议精神和议定事项分类别、分层次予以归纳、概括,使之眉目清晰、条理清楚。1.会议纪要的标题一是会议名称加纪要。如：

48、昌河汽车总经理办公会议纪要；昌河汽车党建工作专题会议纪要。会议名称可以写简称，也可以用开会地点做为会议名称。如：景德镇、九江、合肥三地产供销协调会议纪要；景德镇会议纪要。 二是把会议的主要内容在标题里揭示出来，类似文件标题式的。如：关于加强纪检工作座谈会纪要；关于落实中国长安“七个调整”部署的会议纪要。2.开头部分简要介绍会议概况，其中包括： (1)会议召开的形势和背景； (2)会议的指导思想和目的要求； (3)会议的名称、时间、地点、与会人员、主持者； (4)会议的主要议题或解决什么问题； (5)对会议的评价。3.文号、制文时间文号写在标题的正下方，由年份、序号组成，用阿拉伯数字全称标出,并

49、用 “ ”括入。 办公会议纪要对文号 一般不做必须的要求，但是在办公例会中一般要有文号，如“第XX期”、“第XX次”，写在标题的正下方。 会议纪要的时间可以写在标题的下方，也可以写在正文的右下方、主办单位的下面，要用汉字写明年、月、日，如“二二年八月十六日”。4.正文部分(1)要从会议的客观实际出发，从会议的具体内容出发，抓中心,抓要点。要对此进行条理化的纪要。 (2)以整个会议的名义表述的,必须概括会议的共同决定，反映会议的全貌。凡没有形成一致意见的问题，则需要分别论述并写明分歧之所在。 (3)要掌握并运用马列主义的基本理论与党的方针、政策对会议进行概括与总结。它是贯穿在纪要始终的一条红线。

50、 (4)为了叙述方便，眉目清楚，常用“会议认为”、“会议指出”、“会议强调”、“与会人员一致表示”等词语，做为段落的开头语。也有用在段中的，仍起强调的作用。 (5)属于介绍性文字，可以灵活自由叙述，但属于引用性文字，必须忠实于发言原意，不能篡改，也不可强加于人。 (6)小型会议，侧重于综合会议发言和讨论情况，并要列出决议的事项。大型会议内容较多，正文可以分几部分来写。常见的有三种：一是概括叙述式；二是分列标题式；三是发言记录式。5.结尾部分一般写法是提出号召和希望。但要根据会议的内容和纪要的要求，有的是以会议名义向本地区或本系统发出号召，要求广大干部认真贯彻执行会议精神，夺取新的胜利；有的是突

51、出强调贯彻落实会议精神的关键问题，指出核心问题；有的是对会议做出简要评价，结合提出希望要求。 1.标题。由“会议名称+会议纪要”构成。 2.导言。介绍会议召开的基本情况，如时间、地点，参加人，讨论的问题。 3.事项。会议的成果及议定的事项。应逐项列出。 4.希望。提出希望和贯彻落实的具体要求。 1.要突出中心。 2.注意吸收正确意见。 3.要条理化、理论化。 4.要忠于会议的实际内容。 5.要认真做好会议记录，详尽地占有材料；并且要认真研究会议的精神，以便对材料正确取舍，合理删减。 6.会议纪要是与会者共同意志的体现，落款应是全体与会单位，故不写落款，不加盖公章，与会者带回去执行就行了。 会议

52、纪要：是一种法定的公务文书，其撰写与制作属于应用写作和公文处理的范畴，必须遵循应用写作的一般规律，严格按照公文制发处理程序办事。 会议记录：则只是办公部门的一项业务工作，属于管理服务的范畴，它只需忠实地记载会议实况，保证记录的原始性、完整性和准确性，其记录活动同严格意义上的公文写作完全是两码事。 二者在载体样式、称谓用语、适用对象、分类方法、内容重点以及处理方式等诸多方面都有明显区别。 1.从针对的问题和涉及的对象看，都是针对带有一般性和普遍性的问题，涉及的是大多数的人和事。 2.从约束力和法定效力看，具有极强的强制约束力。 3.从产生程序看，产生的程序极为严格和规范，需要履行严格的审批手续和

53、正式公布的程序。 4.从公文语言的使用看，要求运用语言要讲究高度的准确、概括、简洁、通俗、规范。 5.从效用原则看，一般实行“不溯既往”和“后法推翻前法”的原则，与其规定不一致的“旧文件”即行废止，以新文件为准。 1.首部。包括标题、制发时间和依据等项目。 标题：一种是由发文单位、事由、文种构成；另一种是由事由和文种构成。 时间和依据：用括号在标题之下注明规定发布和签发的时间和依据。有的规定是随“命令”、“令”等文种同时发布的。 2.正文。正文的内容由总则、分则和附则组成。 总则：交代制定规定的缘由、依据、指导思想、适用原则和范围等。 分则：即规范项目，包括规定的实质性内容和要求具体执行的依据

54、。 附则：说明有关执行要求等。 一是内容的局部性。规定有时为实施某一法律文件而制定，有时为加强管理而单独制定，内容侧重于政策和管理方面，划清政策界线，明确管理原则，在内容上没有条例那样全面和系统。 二是表达比较概括。规定只对特定的工作作部分限定，内容范围较窄，而原则性较强，所以表达上相对于条例而言比较具体，但相对于办法来说，又比较概括。规定的概括性介于条例和办法之间。 三是法律效力比较大。规定所涉及的工作或问题不如条例重大，其法规性、约束力不及条例，但又比办法可以结合实际变通贯彻的特点有更大的约束力。 办法是行政主管部门对贯彻执行某一法令、条例或进行某项工作的方法、步骤、措施等，提出具体规定的

55、法规性公文。机关单位对某一工作、活动制定具体处理方法用的法规文书。 一是调整事项单一。办法只适用于对某项具体行政工作的规定，其调整事项要比条例、规定小得多，具体得多。 二是内容详细具体，可操作性强。办法对其调整事项作出详细规定，并侧重在措施和做法方面,说明采取哪些方法,按照怎样的程序去做，为有关单位和人明确办事的途径，有较强的可实施性和可操作性。办法一般不用再制定实施细则为其配套性文件。 三是约束力小。办法的内容范围比条例和规定都小，在实际执行中，往往根据事情发展变化有所变通，给予修改补充。办法的分类根据内容、性质的不同，办法可分为两种： 1. 实施文件办法; 2. 工作管理办法两种。 1.首

56、部。包括标题、制发时间和依据等项目内容。 标题：由发文机关、事由、文种构成。 制发时间、依据：标题之下用括号注明规定制发的年、月、日和会议；或通过的会议、时间及发布的机关、时间；或批准的机关、时间等。有的办法随“命令”、“令”等文种同时发布，这一项目内容可不再写。 2.正文。一般由依据、规定、说明这三层意思组成，可分章、分条叙述。办法中的各条规定，是办法的主体部分，要将具体内容和措施依次逐条写清楚。 办法的结尾，一般是交代实施的日期和对实施的说明。 制度是党政机关、人民团体、企事业单位为加强对部门工作的管理和严格组织纪律而制定的要求有关人员共同遵守的规范性公文。 制度依据法律、法规的有关规定，

57、针对一个部门某项具体工作管理制定，一经颁布，有关人员必须遵守，若有违反，则要受到相应的处罚，包括行政处罚以至刑事处罚。制度具有很强的强制性和约束力。 1.标题。一般有两种构成形式：一种由事由和文种构成。如财务制度、保密制度；一种是由制文单位，事由和文种构成。如昌河汽车礼品管理制度、昌河汽车考勤制度。 2.正文。制度的正文由总则、分则、附则组成。总则是关于制定制度的指导思想、目的等项内容的说明。分则是规范项目，是制度的实质性内容，是要求工作人员遵守的行为规范。附则用以提出执行的要求等事项。规定/办法/制度（六）公文处理1.拟稿 起草公文应进行调查研究和充分论证，征求有关部门意见，应符合公文起草的

58、有关规定。 对涉及两个及以上部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文。 草拟公文必须用钢笔或用电脑打印文本，不得使用铅笔、圆珠笔等字迹容易模糊的书写工具或复印。 公文办理程序2.核稿 公文文稿送公司领导人签发之前，首先由拟稿部门负责人进行审核（如涉及其他部门需要会签的，由主办部门送有关部门负责人审核、会签），然后送办公室审核。 审核的重点是：是否需要行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和起草公文的有关要求，公文格式是否符合有关规定，是否使用符合存档要求的书写材料等。文稿如需作较大修改，办公室应当与原拟稿部门协商或请其修改。文稿审核后经请示公司领导确定不印发的，退回拟稿单位。 3.签发 未经办公室审核的公文，不得直接送公司领导审批签发。已