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文档简介

1、编号:ZD-ZH-025劲牌茅台镇酒业发文管理制度编制:综合管理部版本/修改码:A/0审核:巴 琳颁布日期:2017-2-20批准:金先录发放范围:全公司第一章 总则第一条 为规范公司各部门文件的格式及发布行为,实现文件的规范、有序发布,提高文件信息传达效率,特制定本制度。第二条 本制度中的文件,主要指公司内部邮件上发布的文件。第三条 本制度适用于公司所有部门。第二章 细则第四条 文件撰写要求(一)文件格式要求各部门在编写红头文件、请示、会议纪要(备忘)、通报、出差报告、月度工作简报等常用文件时,须按照公司常用文件行文格式模板的要求执行(详见附件一)。1、各类书面工作遵循“简要精炼、突出重点”

2、原则。其中:(1)红头文件、请示、通报正文篇幅原则上不得超过A4纸3页;(2)工作简报正文篇幅原则上不得超过A4纸2页,需要详细说明的内容可作附件;(3)出差类报告,须重点汇报出差目的达成情况等,不得记流水账。2、对于行文中生疏的专业名称、术语等,要进行解释。3、行文中,原则上不得使用英文或英文缩写,如须使用,要用中文予以解释。4、文件保存格式应遵循“标准统一”原则。其中:(1)文档、表格、幻灯片文件保存后缀分别为doc、xls、ppt;(2)设计文件仅供查阅用途的保存为jpg格式;(3)图纸类仅供查阅用途的保存为pdf格式。(二)各类工作报告、工作反馈、汇报材料等均须标明实际撰稿人。第五条

3、文件发布原则(一)及时性原则。文件审批后,应在1个工作日内通过邮件发布给相关人员知晓。(二)有效性原则。各部门在发布文件时须秉承对接收者工作有效的原则,不能给正常工作造成干扰;不允许利用信息平台发布与工作业务无关的信息(如娱乐性的信息等)。(三)精准性原则。文件发布范围力求精准,只能发布给文件相关的部门或个人,能发到个人的不发全部门,与其无关或不必要知晓的则不能发布。(四)保密性原则。对于属于公司保密范围的文件须限定范围发布,不得随意外传。第六条 文件审批程序、发布范围及发布要求(一)文件审批程序及发布范围1、文件报批时应逐级报批,中间审核人对文件审核后应直接呈报上一级审批人,不得直接回复呈报

4、人,由呈报人再向上报批。(二)文件发布要求 1、文件报批时需报送多个公司领导的,应注明审批人,邮件主题采用“请XX审批:+文件名”格式进行报批。 2、通知、通报、报告、会议纪要(备忘)等文件在发布时采用“请阅:+文件名”格式进行发布。 3、需发送(或抄送)总裁审阅的文件需由公司中层及以上管理人员发布。4、审批类文件最终审批人在回复呈报人时,须将邮件(带附件)抄送相关部门或人员知晓。最终审批人未抄送相应范围时,由报批部门新建邮件予以发布,报批部门未收到审批邮件的,由收到审批邮件的部门根据需要新建邮件发送至相关部门。特殊情况需要相关部门(人员)知晓审批过程的(如交办工作反馈、请示等),可将邮件审批

5、过程予以转发,转发时不再发送最终审批人(需大范围发布的除外)。5、除会议纪要、篇幅较短的文件外,通过邮件发布的文件,须在文件外附上该文件的主要观点、结论。其中,对于需要上级领导审批(决策)的文件,须在文件摘要中明确需决策的事项。6、保密性文件发布时应注明“机密”字样,并在邮件中设置“禁止拷贝”等限制性访问权限,严禁下载、复制或传递。第七条 责任与考核综合管理部作为文件发布的管理部门,负责不定期对公司文件发布及员工阅读文件情况进行检核,并对违规行为进行通报。(一)发布文件、材料格式(指文件正文格式、文件保存格式等)不规范、行文不规整,未标明实际撰稿人,以及发布范围不符合要求的,对文件发布人月度绩

6、效考核扣1分。(二)文件内容描述不清、数据不准确,给公司工作造成影响的,对文件起草人月度绩效考核扣2分,对其直接上级月度绩效考核扣1分。(三)对于发布文件内容不真实、弄虚作假的,按照劲牌茅台镇酒业员工工作准则及管理制度进行处罚。(四)未在发布或报批的文件外附上该文件的主要观点、结论、须决策事项的,第一次对文件发布人予以提醒,年度内再次发生对其月度绩效考核扣1分。(五)文件发布后,发布人发现文件有误的,应及时更正错误并重新发布。重新发布时,须在文件外指明所更正的内容,并在标题注明“请以此为准”。违反此条规定的,对文件发布人月度绩效考核扣1分。(六)对于违反审批类文件发布要求的,第一次对文件发送人予以提醒,年度内再次发送错误的,对其月度绩效考核扣1分。第三章 附则第八条 相

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