劲牌茅台镇酒业发文管理制度

1、编号：ZD-ZH-025劲牌茅台镇酒业发文管理制度编制：综合管理部版本/修改码：A/0审核：巴 琳颁布日期：2017-2-20批准：金先录发放范围：全公司第一章 总则第一条 为规范公司各部门文件的格式及发布行为，实现文件的规范、有序发布，提高文件信息传达效率，特制定本制度。第二条 本制度中的文件，主要指公司内部邮件上发布的文件。第三条 本制度适用于公司所有部门。第二章 细则第四条 文件撰写要求（一）文件格式要求各部门在编写红头文件、请示、会议纪要（备忘）、通报、出差报告、月度工作简报等常用文件时，须按照公司常用文件行文格式模板的要求执行（详见附件一）。1、各类书面工作遵循“简要精炼、突出重点”

2、原则。其中：（1）红头文件、请示、通报正文篇幅原则上不得超过A4纸3页；（2）工作简报正文篇幅原则上不得超过A4纸2页，需要详细说明的内容可作附件；（3）出差类报告，须重点汇报出差目的达成情况等，不得记流水账。2、对于行文中生疏的专业名称、术语等，要进行解释。3、行文中，原则上不得使用英文或英文缩写，如须使用，要用中文予以解释。4、文件保存格式应遵循“标准统一”原则。其中：（1）文档、表格、幻灯片文件保存后缀分别为doc、xls、ppt；（2）设计文件仅供查阅用途的保存为jpg格式；（3）图纸类仅供查阅用途的保存为pdf格式。（二）各类工作报告、工作反馈、汇报材料等均须标明实际撰稿人。第五条

3、文件发布原则（一）及时性原则。文件审批后，应在1个工作日内通过邮件发布给相关人员知晓。（二）有效性原则。各部门在发布文件时须秉承对接收者工作有效的原则，不能给正常工作造成干扰；不允许利用信息平台发布与工作业务无关的信息（如娱乐性的信息等）。（三）精准性原则。文件发布范围力求精准，只能发布给文件相关的部门或个人，能发到个人的不发全部门，与其无关或不必要知晓的则不能发布。（四）保密性原则。对于属于公司保密范围的文件须限定范围发布，不得随意外传。第六条 文件审批程序、发布范围及发布要求（一）文件审批程序及发布范围1、文件报批时应逐级报批，中间审核人对文件审核后应直接呈报上一级审批人，不得直接回复呈报

4、人，由呈报人再向上报批。（二）文件发布要求 1、文件报批时需报送多个公司领导的，应注明审批人，邮件主题采用“请XX审批：+文件名”格式进行报批。 2、通知、通报、报告、会议纪要（备忘）等文件在发布时采用“请阅：+文件名”格式进行发布。 3、需发送（或抄送）总裁审阅的文件需由公司中层及以上管理人员发布。4、审批类文件最终审批人在回复呈报人时，须将邮件（带附件）抄送相关部门或人员知晓。最终审批人未抄送相应范围时，由报批部门新建邮件予以发布，报批部门未收到审批邮件的，由收到审批邮件的部门根据需要新建邮件发送至相关部门。特殊情况需要相关部门（人员）知晓审批过程的（如交办工作反馈、请示等），可将邮件审批

5、过程予以转发，转发时不再发送最终审批人（需大范围发布的除外）。5、除会议纪要、篇幅较短的文件外，通过邮件发布的文件，须在文件外附上该文件的主要观点、结论。其中，对于需要上级领导审批（决策）的文件，须在文件摘要中明确需决策的事项。6、保密性文件发布时应注明“机密”字样，并在邮件中设置“禁止拷贝”等限制性访问权限，严禁下载、复制或传递。第七条 责任与考核综合管理部作为文件发布的管理部门，负责不定期对公司文件发布及员工阅读文件情况进行检核，并对违规行为进行通报。（一）发布文件、材料格式（指文件正文格式、文件保存格式等）不规范、行文不规整，未标明实际撰稿人，以及发布范围不符合要求的，对文件发布人月度绩

6、效考核扣1分。（二）文件内容描述不清、数据不准确，给公司工作造成影响的，对文件起草人月度绩效考核扣2分，对其直接上级月度绩效考核扣1分。（三）对于发布文件内容不真实、弄虚作假的，按照劲牌茅台镇酒业员工工作准则及管理制度进行处罚。（四）未在发布或报批的文件外附上该文件的主要观点、结论、须决策事项的，第一次对文件发布人予以提醒，年度内再次发生对其月度绩效考核扣1分。（五）文件发布后，发布人发现文件有误的，应及时更正错误并重新发布。重新发布时，须在文件外指明所更正的内容，并在标题注明“请以此为准”。违反此条规定的，对文件发布人月度绩效考核扣1分。（六）对于违反审批类文件发布要求的，第一次对文件发送人予以提醒，年度内再次发送错误的，对其月度绩效考核扣1分。第三章 附则第八条 相