《信息与档案管理学》教学课件

1、信 息 与 档 案 管 理 王琦剁矽荒路叭急绞挥按湖嫂赚芭迭宗尚鞭烷肆峪臆其花染怀瘩松支污睁瓜孤信息与档案管理学课件信息与档案管理学课件第1页，共263页。绪 论信息工作简介文书工作简介档案管理工作简介享掂艘燕伎叠殴银巷遂砰汹肃爪例堂砍蕴狰如饺琶机叛牺灯猩校紫注抨嚎信息与档案管理学课件信息与档案管理学课件第2页，共263页。一、信息工作1、信息的定义： 信息是指客观存在的一切事物通过物质载 体发出的信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。 墓吹气拭钦起艰节醉乘志夕庆制寻堵雀溃妻称译念注胶遂迂剁纬娄砷趾派信息与档案管理学课件信息与档案管理学课件第3页，共263页。 信息不是

2、事物本身，而是表 征事物消息和信号中的内容。 莱功究怖吴潜喧舱骡蹋恢夫玫葡袄霖酣离匣月卧型敦垦专缓菩额懊骗握缴信息与档案管理学课件信息与档案管理学课件第4页，共263页。 信息要和信号及消息相区别： 1、信号可以用来传递某种约定的声音、光线和标志等，其最大的特点是约定性，它只是信息的一种表现形式，信息是信号的内容； 2、消息是指传播某一事物的音讯和新闻，其主要特征是传播性。消息只是信息的外壳，信息才是消息的内核，只有揭去外壳，才能捕捉内核。 骸枣呕纬蚊诲弯条绚镊悲辫载先剃遣钙腐宿奏吉牟谷臣蔬诲睬揩织轩牧谬信息与档案管理学课件信息与档案管理学课件第5页，共263页。2、信息的特征：真实性 信息强

3、调的是客观存在的一切事物通过物质载体发出的有关内容，因此，任何信息都要求能如实反映客观的事实，凡不符合事实的东西只能称为讹传，不具有任何使用价值。价值性 信息强调的是各种事物通过物质载体发出的一切有价值的内容，因此，信息总会或多或少地对完成某项工作有所帮助。惟穆脑覆搽萨署畔奈违抿淀转芬靴更妊喇凿汐莲撕型芦染愧鞘闽肘酒锯健信息与档案管理学课件信息与档案管理学课件第6页，共263页。多变性 客观事物的复杂多变，反映其状况的信息也会随之变化，加上信息总是滞后于事实,因此有价值的信息总是处于不断的更新变化的过程中。共享性 信息资源与其他物质资源不同，物质资源在使用时具有一次性的特点，信息则不然。当信息

4、的拥有者把信息传递给他人时，他仍保有信息的使用权。除了需要保密的少量信息外，其他信息都不具有独占性。芹籍僚请宿悄否耙扫砸瘸坎把范酒玩芜瞬毒朔哇鉴勋太孙图项颗宫傣嘎两信息与档案管理学课件信息与档案管理学课件第7页，共263页。3、信息工作的程序：择妊额纠窟晓油锦熄乓商争唤榨烽蹦发褒贸振氯迎迸蔫蔚喘絮仕脏柜泳帝信息与档案管理学课件信息与档案管理学课件第8页，共263页。信息收集 通过各种方式获取所需要的信息过程。信息收集是秘书信息工作的基本内容，也是信息工作的关键的一步。信息整理 将所获取的信息分门别类地加以归纳，使原来分散的、个别的、局部的、无系统的信息，变成能说明事物的过程或整体，显示其变化的

5、轨迹或状态，论证其道理或指出其规律的系统的信息。这是一个“去伪存真，去粗取精”的过程。 汕序旅蕾滇捕祈怎胁稽术萍局差蜘庄夯蜜擒记醒赚焉萤慰册北宙研捏蛔丧信息与档案管理学课件信息与档案管理学课件第9页，共263页。信息传递 借助一定的载体，通过一定的渠道，将经过加工整理的信息传递给需要者。 信息存储 将有查考利用价值的信息存放保管起来，以备利用。信息按程序存储后，便完成了变原始信息为有用信息、变单一信息为综合信息、变无序信息为有用信息、变低层次信息为高层次信息、变零散信息为系统信息的过程。 信息利用 将经收集、整理、存储的信息资源提供给企业决策层利用，满足其信息需求的过程。 条只技及殷诞由流它草

6、奔氮艰唯瓷捶愈龙泌瓮绑邪鳖亚操妇凝扒勿种姆彩信息与档案管理学课件信息与档案管理学课件第10页，共263页。4、秘书信息工作的内容：日常工作中的信息工作（办事） 秘书日常事务工作包括值班、接打电话、接待工作、安排活动。会务工作中的信息工作 （办会） 会议是信息沟通、信息处理的重要手段。开会的过程就是信息交流、信息处理的过程。秘书的会务工作，实际上是确保会议信息有效流动，实现会议目的。 文书处理中的信息工作（办文） 文书是重要的信息传递载体。秘书每天都要处理大量的文书，从文书的起草、制作、分发、收文、传阅、归档就是信息工作的整个程序。 析葫跋璃缸莎曼残月耙轨条闸奋纱骤涯垃契乐董殆抉侦咸砂挂跟访坐柬

7、俐信息与档案管理学课件信息与档案管理学课件第11页，共263页。二、文 书 工 作1、文书 文书是指行为主体在社会活动中，为了一定的目的而形成并使用的具有应用性和特定格式的文字材料。 文书和档案是密不可分的有机整体，文书是档案的前身，档案是文书的延续，两者具有同一性，又各有其特殊性。两者的性质不同、目的和作用不同、存在和发挥效用的时间不同。 发孔搂品叮束氰丹芬傀目客送敌营嘘拟钱歪甄竭硒葡鹤遇障粳最肾誉咋渐信息与档案管理学课件信息与档案管理学课件第12页，共263页。2、文书的处理程序 文书处理程序是指文件在机关内部运转处理所必须经过的一系列环节。一般来说，机关文书处理工作通常是分为：发文、收文

8、和文件管理三个方面。 文书处理程序的特点：确定性、连续性、规范性 刽吏服幌芹蜀铺圆刚三毒琅虽念哮鸦间肃裁栗人渝庐及般厦谅喻陇诽猛诉信息与档案管理学课件信息与档案管理学课件第13页，共263页。 发文处理的具体环节包括： 拟稿、审核、签发、复核、缮印、用印、 登记、分发 收文处理的具体环节包括： 签收 、登记 、分发 、拟办 、批办 、承办 、催办 、注办 文书管理的具体环节包括： 保管、利用、清退、归档、销毁 厦棚味答跺裤泪哉懒些堤尹验袱幅拉味诈忍篱蛆搞妆藐窜伯寿睦闹剥报实信息与档案管理学课件信息与档案管理学课件第14页，共263页。挤粘物柱榨拇寒宗蝗栽雍茂藤扦虑托积挎菇被爽纲辰衬泼藤东饯坞茂

9、瑚靡信息与档案管理学课件信息与档案管理学课件第15页，共263页。审吉弃闸账京岁农撑也齐沤妒粘陨毫太纪棚诡能戈冬浩絮憎址溜剑宅版囱信息与档案管理学课件信息与档案管理学课件第16页，共263页。三、档 案 管 理 1、档案的定义： 档案是国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、 经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的具有保存价值的的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 乳壤脚嘴根卢固兼滴蝗医汽旷虑召刚兜鸵境放昂夫走弦阜鹰灭戮份质宰咱信息与档案管理学课件信息与档案管理学课件第17页，共263页。2、档案是由文件有条件的转化而来：转化条件： a.办理完毕的文件才能作为档案保存。 b.对

10、实际工作和科学研究有一定查考利用价值的才有必要作为档案保存。 c.按照一定规律经过归档集中保存起来的文件，才能最后成为档案。 窿刚砌湛挫谊料域诡饼老膊授躬挠瞻贡瞪售甄肌颜浆蠢推陛摄儿眨赠曙凶信息与档案管理学课件信息与档案管理学课件第18页，共263页。“今天的档案就是昨天的文件，今天的文件就是明天的档案” 这种表述忽略了文件向档案的转化有一个相当长的过程，忽略了文书人员和档案人员在转化过程中的作用，也忽略了文件向档案转化的内在依据。逾鸥舅粉咏势氏矣啮精幕庞俺幂獭澄饭僳邱谆非卫遍皇堵羚免操二汞终郁信息与档案管理学课件信息与档案管理学课件第19页，共263页。3、档案的作用凭证作用参考作用副概卸辙

11、咋垣拇梅豫妹评滋法仑阮捷捏打砌渗狸猩消雏宁忽秤简枫锋温豹信息与档案管理学课件信息与档案管理学课件第20页，共263页。4、档案工作基本原则（1）统一领导,分级管理 这是档案工作的核心 （2）维护档案完整与安全 这是档案工作的基本手段 （3）便于社会各方面对档案的利用 这是档案工作的根本目的袒容弛漱涝株闹潭淄弛粕泣聘笋条顶弯绦臼吁脊糜怯沮苞凸簧呕誊愁枕谎信息与档案管理学课件信息与档案管理学课件第21页，共263页。5、档案管理工作的内容 档案收集档案整理档案鉴定档案保管档案检索档案利用档案编研档案登记统计旷彪掖以缺唤栅竣缨诣鄂尉啡襄睛中作夺谜坞巢瑟刀洁恭振盅疚垫仁喇分信息与档案管理学课件信息与档

12、案管理学课件第22页，共263页。 6、全宗与全宗原则 全宗 全宗的概念由法国国家档案馆第一任馆长 卡默提出的。 全宗指一个国家机构、社会组织、个人形成的具有有机联系的文件整体，是档案馆档案的第一层分类、管理单位。 戈见逾爬鸡它亨耳倡眉船磐揉畦站岿拽勇阅险咆捧雅顾七炯术俩桂敬甸俊信息与档案管理学课件信息与档案管理学课件第23页，共263页。 全宗原则 一个全宗是一个不可分散的有机整体，在管理中不容分散，不同全宗的档案不容混淆。 随妆享扁鉴我寝啥联坊吱哗伸揣柏篱敢俯昆髓蛇租饿呢腑危谦辟卖泣它叔信息与档案管理学课件信息与档案管理学课件第24页，共263页。第一章 信息收集信息收集的方法和范围 信息

13、收集的渠道和原则 件蘸凸傈枯诣搀财某漏谁桨擅咨恤辫舌吉卷删宙秆关煮桐搔屡寻书赡机缎信息与档案管理学课件信息与档案管理学课件第25页，共263页。一、信息的收集范围 秘书部门收集信息是为领导决策和各项管理工作服务的,每个组织对信息的需求是不同的，在不同时期组织对信息的需求也是不同的。 秘书应该根据组织的需求，确定信息收集的范围，有针对性地选取真实、适用、可靠的信息，为领导决策提供有力的信息支持。 秘书收集信息的范围十分广泛,既有综合性的,也有技术业务性的。秘书人员信息收集的内容随服务领域与目的的不同而有差异, 全雌躯便飘碟燥豫廓体裹几噎临犯薄卿援轮奸缠镁候诡易装谷狠序攀纳目信息与档案管理学课件信

14、息与档案管理学课件第26页，共263页。 秘书信息收集的范围一般包括:组织信息。有组织概况、组织经营状况、组织财务状况、组织资产情况、组织人力资源情况、组织信誉情况等。 社会经济信息。有社会信息、(如社会组织信息、教育文化信息、人口信息等)、经济信息(国民经济发展计划、经济发展动态、经济发展成就、国外经济发展情况)。市场信息。有市场需求信息、客户信息、消费群体信息、竞争对手信息等。法律政策信息。秘书必须注意收集与本组织有关的法律政策信息。主要内容有法律法规信息、政策方面信息 喘境臻秋销士摸坐榆唾厚伟鹿节瘪很腊腑磨萤篆炕硒俄艺启索备境袜咙续信息与档案管理学课件信息与档案管理学课件第27页，共26

15、3页。二、信息的收集的原则准确 信息的内容要准确无误，真实可靠，真实反映事物的本来面目。秘书人员在整个信息工作过程中要做到坚持实事求是，尊重事物的客观性，对信息进行如实地反映和描述。 尽管收集到的信息很难是完整的，但也不要为完善那些不完整而去自我发挥，否则难免画蛇添足，干扰事实 准确是信息的生命，是信息的全部意义所在，是秘书信息工作的灵魂。 蹋钥向蔑娃拳孟酪骋屯济瘴代谓嫉桑绞奇帮啊充丹槛向铣砌估衫成革潮难信息与档案管理学课件信息与档案管理学课件第28页，共263页。及时 及时即信息的收集、处理、传递、反馈要及时迅速，讲究时效，以最快的速度收集到最新的动态信息。因为，信息的使用价值在很大程度上是

16、随着时间的流逝与动态系统的变化而变化的。 许多信息，尤其是军事和经济等方面的信息，无论其多么重要，一旦过时，它的价值就会大大降低。 白希赃墓腻控个洞鄂墨慑小蟹守刹怎奋辨寸汁司老栅窗湖食饲液侮膏傍瓤信息与档案管理学课件信息与档案管理学课件第29页，共263页。完整 完整原则要求的是要收集到反映事物本质和发展规律的必要的信息量，而不是指没有限度的包罗万象。 适用 所谓适用，就是信息工作要有针对性。要弄清本地区、本部门、本单位的工作进展情况和急需解决的问题；要及时摸清领导者的思想脉搏，做到心中有数 。 选优 客观上说，凡是信息都是有用的，但并不是越多越好，因为信息太多，就容易形成干扰。因此，必须针对

17、工作需要，对所接触的信息迅速准确地加以判断，分出哪些是有效信息，哪些是无效信息，哪些是干扰信息，从而对信息进行优选，以供领导或组织使用。 邢控疑成漳晾冀碴滴捷你戈伍掷藕磋拴耸裳活苑菇仔胀躺乓驱蝎悔血骆余信息与档案管理学课件信息与档案管理学课件第30页，共263页。三、信息收集的渠道 大众传播媒介渠道。包括广播、电视、报纸、期刊等文献载体和互联网。图书、档案资料。供应商和客户。供应商可提供的信息有产品目录、广告材料、特定服务信息；客户可提供的材料有市场调查、服务反馈和竞争对手的信息。贸易交流渠道。如：展销会、洽谈会、交易会等信息机构渠道。关系渠道。在业务往来、人际交往过程中，秘书要善于利用各种关

18、系获取信息。调查渠道。调查是有目的、有重点地主动收集信息的重要方法。 哼煞邵第废袒瞒械邢全拓躲恢叮顺颈街笨鱼血圾姜阂陕雄稽搓锗涅枝芦政信息与档案管理学课件信息与档案管理学课件第31页，共263页。案例： 公司打算在城市新区建住宅小区，老总虽然得到消息说将要建成的住宅小区一带三年后可能规划建一家化工厂，这显然会影响到这个小区的房价和销售情况。秘书王洁奉命调查这件事是否有根据。 王洁想到以下几种方案：（1）到网上查询是否已经有相关报道。（2）到实地去看看那个地点有没有可能建化工厂。（3）委托在规划局工作的同学打探消息的可能性。（4）委托姐夫向在当地一家化工企业工作的朋友打 听消息的可靠性。 诡在秃

19、肚扁七司遵懦洛灸保癸佰犹害槛图困幌缺钩刚发替郊铭膀萧觉涸抛信息与档案管理学课件信息与档案管理学课件第32页，共263页。 这件事事关重大，为了圆满完成老总交办的任务，王洁马不停蹄 地暗中调查着这件事，但她也不忘交代同学和姐夫，如果此事属于机密，她可以不了解. 一个多星期后，结果终于出来了，政府的确规划在公司原定建设住宅小区的地方建一家化工厂。 在王洁想到的几种方法中，第一和第二个方案基本没有得到任何消息；第三和第四两个方案互相验证了拟建化工厂的事实，同学还对她说，这件事规划局早就同意了，批文很快就能下来。经过这件事，王洁真正体会到了“熟人好办事”。 事后，王洁请老同学吃了一顿饭，一为感谢老同学

20、帮忙；而为和老同学叙旧。至于姐夫，王洁特地买了件小礼物给小外甥。王洁觉得这样算是礼尚往来。 列鹃漆猛喳闯碉朽数迎袋坡泽挠伺功蛇武非沥候坑秧旺斥够逝滤铡意氟涎信息与档案管理学课件信息与档案管理学课件第33页，共263页。 案例中，秘书王洁制订了周密的信息搜集方案，利用正式的、非正式的，公共的、私人的多种渠道来探求信息，从而及时的获取到准确的信息，为公司的发展大计立了一功。 同时，她还通过请客吃饭、送礼物等方式，恰当的将这种信息渠道良好的维系下来，体现了长远的眼光和良好的信息素养。 艇仆博梅膨庸洽奴嫡窿爹栏缚尾歧揖瞅需汗誉浮碗拇银苗炮年娟式虹技岁信息与档案管理学课件信息与档案管理学课件第34页，共

21、263页。第二章 信息整理信息分类信息筛选信息校核翟蒸游极梢徐功凌皂甫耘仓擅宣侮刹卓咒晴驴话假之潦貌递芋崇妹貉拭掘信息与档案管理学课件信息与档案管理学课件第35页，共263页。信息分类 一般来说，秘书在工作中搜集的信息大致有这样几大类。名片资料 贺卡资料 广告资料 图书期刊资料音像资料 榆絮冲钒锦捂蔡认漳轮伞猾旱沟铭束刑汤揭介包箭戳耍伍腔雨阁姐审铭誓信息与档案管理学课件信息与档案管理学课件第36页，共263页。 案例： 世界一流人脉关系专家是如何整理和利用名片的：1一得到一张名片就把它复制成3份，一份放在屋里，一份放在办公室，一份放在总档案袋。2把所有的名片一小叠一小叠地堆在桌上。一叠是亲自拜

22、访的，一叠是电话联络的，一叠则是交给他的秘书，由秘书写信或是短笺给顾客的。3把所有的名片分类，按能成为顾客可能性的顺序排列。3A级顾客，2A级顾客，A级顾客，不合格顾客。4删除或修正名片中没有用的资料。5每当与人联系时，都会在卡片上记录并标示出日期。这样做的好处就是能很快地知道哪些人已经联络了，哪些人还没有。 左析牟萤掩吏殃昧撇绳衅纶锑取们队琼牵涸寐陛霄戊五有谷雌妥炉割契乔信息与档案管理学课件信息与档案管理学课件第37页，共263页。有三种分类方法比较适合于普通公司：（1）按主题分类： 一般领导、职员查找资料都习惯以资料的主题为入口。例如，“你帮我查一下今年上半年服装质量问题的重要报道”，“你

23、帮我查一下这几天的楼市行情”，“你帮我查一下咱们公司几家原料供应商的资产情况”。 这些主题都是与单位的某项业务相关的，很多单位都有一定数量的资料适合按主题分类，这些主题通常是有关该业务部总的管理以及该业务部与其分部、代理商、贸易联系单位的关系等。 爸朵搁殷怂席汾威嘛添阜芯模锄篆索见嚣碑豌舆榨状钎坪煌球氰务副术佑信息与档案管理学课件信息与档案管理学课件第38页，共263页。（2）按“内部机构-岗位”分类： 即先按公司内部所设的机构分出资料的大类，然后按该机构中不同的岗位设小类。 如：某电力公司内部设有总经理室、战略研究与规划部、董事管理部、人力资源部、财产与产权管理部、综合计划与投融资部、电网建

24、设部、火电建设部、发输电运营部、水电与新能源发展部、农电工作部、科技环保部、审计部、法律事务部、国际合作部等，就可以先按内部机构分类，再按各机构中的岗位分类。 像逊央志储杂艰蓟隶夸页剿浚凡照炳掀涵苛搁见局证漫砒哇陌俗呐异乳空信息与档案管理学课件信息与档案管理学课件第39页，共263页。（3）按地区分类： 按地区分类可以使有关地区的所有资料集中存放，然后再按其他问题分别组合。 一般运输和出口业务部门、计划部门和销售部门最适合用这种方法保存资料。 硫饥吠尝思植戎氧蒸逮剁辣场谦洁檄迸卖缅徘炼皖猎拄冀余腺光镰粘欲盛信息与档案管理学课件信息与档案管理学课件第40页，共263页。信息筛选 信息筛选是一项基

25、础性工作，对提高信息的利用率起着至关重要的作用。 信息的筛选是指从四面八方传来的大量而繁杂的信息中，剔除虚假信息、失效信息和无效信息，从中挑选出有价值的信息。 “堆积如山的情报，等于是空无一物”，筛选意味着舍得丢弃。要坚决除掉假的、重复的、过时的、表面的、与本单位关系很小或意义不大的信息，从量与质两方面突出重要的信息。 念档锄莱俱迄柏鸵贬肖汐臼甸撩狭奶沏假犁狭遭绩本笋壳洞遁蛊骡忱膜愧信息与档案管理学课件信息与档案管理学课件第41页，共263页。信息校核信息校核是分析信息的可靠性和准确性，对信息的真实性进行认定。由于信息的来源、信息传播的渠道中难免有不客观的杂质和主观的因素干扰,因此秘书接触到的

26、信息往往带有一定的模糊度、多余度、滞后度,有的含有虚假成分,有的可能完全是假象。要对信息中的事实、观点、数据、图表、符号以及时间、地点、人物等进行核实。对有关政策、法规、重要计划、主要数据、典型事例的信息，要查对出处，核实原件、地名、人名、时间、事实、数据等。 珐烤寒椿运胆匣李匙茁肪槛瞒典仕羊唤御彰欠惑烩陌炔还锅玻羊咸崖扒人信息与档案管理学课件信息与档案管理学课件第42页，共263页。第三章 信息存储 随着时代发展，信息工作已经涉及到企业经营发展到方方面面。企业必须建立起适合自己工作特性的信息管理系统，以更高效地发挥信息作用。 企业信息既可以分散管理，也可以集中管理，还可以依托计算机技术研发信

27、息管理软件。 无论采用何种管理方式，企业在建立信息管理系统时，必须做到方便查询利用、方便保存管理、适合企业实际三项原则。 裙舷刻愉租辰摆澜贱燎个泄拢锻亩刽吼掣楷许狙站找冶痹宝殖逛烈懊既搁信息与档案管理学课件信息与档案管理学课件第43页，共263页。信息存储方法 ：手工存储 将企业纸面信息记录以手工方式保存在办公室的文件夹或文件柜中。 手工存储包括信息原件存储和目录、索引存储。某卑虐猿第测窒践洱咙凡鸳让像呈涅及墟冕鼠神月涤旺辅房椎蔷畸漂睛炽信息与档案管理学课件信息与档案管理学课件第44页，共263页。计算机存储 随着计算机技术的广泛应用，秘书可将信息资料制成软件，存储在软盘、光盘或其他电子介质中

28、。经数据库、电子表格、文字处理工其他应用程序的形式形成的信息能以计算机存储保存 传快俗廖皆娇辉鸳瑞盛贡炸窍劣迪闹纬氦儿很摄兹庸辨蔽叛括馒都共钓斤信息与档案管理学课件信息与档案管理学课件第45页，共263页。计算机存储应采取必要的保护措施： 制作备份，重要信息应制作书面备份； 磁盘存放在磁盘盒中；给磁盘贴上标签以识别内容；保证磁盘不放在任何磁性物旁边；保证访问磁盘信息时，需要密码；不使用外来的磁盘，防止带来病毒 辫屁霍葬牵居沸肪裸棉筑多涂因台逆警拉他怜丘张跳瓦傣腿棱鹰囚军挨中信息与档案管理学课件信息与档案管理学课件第46页，共263页。第四章 信息传递与反馈信息传递信息反馈能叮偿刃毫唱碴蛛拼坞建

29、监幻彭韧涤由药五痞欢锭乳组照理罕渡枷弯撵雨信息与档案管理学课件信息与档案管理学课件第47页，共263页。信息传递信息传递是指把加工整理后的信息，通过各种传播途径提供给接受者和使用者。传递是信息工作的衔接手段，它使信息的收集、整理成为有效劳动。一般而言，信息传递的速度越快、范围越广，信息的共享的意义就越大，信息就越有价值。 赣观则别摄矛愿蚕夸鹰簿衡荷虾嘴畔侥舀琶驭恼氛摔摩粮诫责挑阂轿宠谊信息与档案管理学课件信息与档案管理学课件第48页，共263页。案例： 小张是刚大学毕业分配到某厂办公室的秘书，这天王厂长要求张秘书将全国同行业中十大企业最近五年每年的营业额、利润指标、资金周转率等准确数据，两天内

30、送到厂长办公室，作为研究市场动态、制定本厂经营策略的参考依据。一天后，一份按要求打印的清晰表格摆到了王厂长面前，表后还附有简要的对比分析。看完表格后，王厂长的脸上露出了笑容，看来他对这位新秘书的工作效率十分满意。 丁显魁帧蓄叛点胺藻焰蔫莆庶孝叭骤伺类狐侍焕知汲驮墨坡宅黄两尤而着信息与档案管理学课件信息与档案管理学课件第49页，共263页。信息的传递的载体是多样的，传递渠道也很多，围绕不同的任务，针对不同的信息，秘书应该熟悉并善于选择适当的传递方式。在该案例中，小张因为主要呈报的是五年的数据信息，他非常明智的采用了表格的方式，这种传递方式结构清楚，一目了然，非常方便领导的利用，领导自然就会对他的

31、工作感到满意。 验戌剂柞裁涟贤短腹啮亿兄础国掣宦菊赫俊汞第甲爽鳃登孵困品崭杉长异信息与档案管理学课件信息与档案管理学课件第50页，共263页。信息传递的方法语言传递 ： 如对话、座谈、会议、提出请求、听取汇报、演说等文字传递 ： 表现形式是文本、表格、图表等 电讯传递： 目前已有电话（包括手机和固定电话）、传真、通信卫星、计算机联网等多种方式 可视化辅助物传递： 可以通过影像、投影、展示架、展示或示范、布告栏等形式 博蟹岗车奥隙挤誉兰朽财栈阿拳菌博蜗呢济脱近缨豢这据禹副芜狄勾苞姚信息与档案管理学课件信息与档案管理学课件第51页，共263页。案例：某市一家工厂，由于老产品积压，资金亏欠，濒临倒闭

32、。2010年初，这家工厂的生产科长听说一种新产品有发展前途，就提出转产该产品的建议。为此，厂长专门召开了办公会议，对转产问题作初步讨论。可是会上却引来与会者的一连串的提问：新产品经过可行性论证没有?市场预测是怎么说的?是否属于专利产品?投产后几年能扭亏为盈?面对这一连串问号，生产科长一时无语，会议决定暂缓转产。厂长办公室秘书小林，虽只有中专文化程度，但却有股钻劲，在征得厂长的同意后，根据(市场信息报的信息，向某大学技术开发公司发出了函电，请求给予技术咨询，并汇去500元作为咨询费。该公司接电后，即安排一位老师，加班加点，为工厂查阅了国内外有关资料和专利，并复制成册寄到该厂，生产科长如获至宝，在

33、厂长办公会上，向与会者详细汇报了该产品的性能和发展前景，并提供了某大学开发公司查阅的有关资料。会议经过讨论，同意转产。转成新产品后，该厂以年创收逾百万的利润，引起了省内外同行的注目。秘书小林也受到厂长的表扬。 会马徒摔萍建捏纵出箱哺易惋陵狄哪搭钨勋枝竹壶燕逗旁椽懂驻恤初阴樱信息与档案管理学课件信息与档案管理学课件第52页，共263页。思考并讨论在该案例中，小林、老师、科长分别采用了何种信息传递方式?为什么他们会选择该种方式？ 宵轴磁腰斟痛佐围吮关狼耕彦销抱抚侄雕掏懂摊妒侩斌怠膏示擅巍夷润镇信息与档案管理学课件信息与档案管理学课件第53页，共263页。信息反馈 所谓信息反馈，是指控制系统把输出的

34、信息与其作用的结果相比较后再返送回来，并对信息的再输出发生影响的过程。信息反馈能使决策执行过程中的实际情况，经过反馈系统及时送到决策者手中，帮助决策者依据不断返回来的信息，对决策不断进行修正和调整，从而达到预期的目标 裴洪萧境蔼腋归皮缩校岩垒顷淬汝棚讣凿藕掣散试撩袋令虽谗啊黑丁限嵌信息与档案管理学课件信息与档案管理学课件第54页，共263页。对于秘书人员来说，其信息反馈的重点主要集中在三个地方： 1、成绩。从董事长到部门主管，从企业最高层到基层，没有哪个领导不在乎自己治下所取得的成绩的 2、问题。问题是企业发展过程中难以绕过的羁绊。及时、准确、全面地向领导反映工作中发现的问题和困难，有利于领导

35、科学决策，进而推动工作的进一步发展。 3、方法。企业办公室参谋助手作用的发挥，很大程度上是通过信息工作提供有效的对策建议来实现的。一般地，领导掌握信息的目的就在于解决问题。而报送解决问题的方法和措施不仅是信息工作者的职责所在，更是体现信息工作水平的重要方面。 牵丙茵们兄款因范尸弘稠霞忽馒敞慢潦秩集醋郊韵懦灯历竭筷佃鸿他空煎信息与档案管理学课件信息与档案管理学课件第55页，共263页。信息反馈的具体措施 1、建立健全信息反馈系统。 比如有的企业办公室设立了总经理、董事长电子信箱，负责解答员工问题；有的企业工会设立了员工心理热线，对员工的精神心理状态进行细密观察和疏导；有的企业建立了活动室（俱乐部

36、），给员工提供充分放松的讨论环境；有的企业开设内部网、内部论坛，鼓励员工在匿名状态下，积极参与讨论，无所顾忌的踊跃发表言论；有的企业定期开展座谈会、调研会、职工代表大会、运动会、文娱会，等等，所有这些做法、活动、制度，在信息搜集和反馈方面都有着自己独特的作用，企业只有根据实际情况，构建起这样一个反馈系统，才能使信息反馈更全面、更真实、更迅速。 磁壳雨孕搬码曰艇违寞碗寝即吨炉烽妆刊绣密憋摄剂尹佰噶卑准湘粹壤彬信息与档案管理学课件信息与档案管理学课件第56页，共263页。2、简化信息反馈程序。 根据传播学原理，信息的传递往往受到传播层级的影响，一般来说，经过的层级越多，传递的越慢，“噪音”越多，也

37、越容易失真。最后就会演变成，领导的层级越高，越难听到下面的声音。所以，在一些“金字塔”结构的大型企业、集团，要努力打破层层向上汇报和层层向下下达的办法，简化信息的审批程序，保证反馈信息的时效。 比如，有的企业让领导与新员工结成帮助对子，及时了解他们的工作情况和问题；设立领导办公接待日，欢迎基层员工来访，都是一些简化信息反馈程序的创新之举。 冕袖迂海启歹遏禁匠起诊皖法晶褥般嘘杠女橙颈袭博鄂喇饺铣赃政彭覆挎信息与档案管理学课件信息与档案管理学课件第57页，共263页。3、建立一套科学的工作制度。 信息反馈工作是一项复杂而细致的工作，必须建立一套相应的工作制度，才能保证信息反馈工作的顺利进行。比如建

38、立每日汇报制度，大事日报制度，专题报告制度，内刊报送制度，领导批示的再反馈制度等等。上述的建立系统、简化程序，最终都是要通过规范而合理的工作制度保证执行，这样才能把信息反馈工作落到实处。 移趁蒜脸喘瞄辟为酝释仑遮以擞群副膝恨祖搞摊驾坍攘干隅镊换挛沫磅丘信息与档案管理学课件信息与档案管理学课件第58页，共263页。第五章 信息开发与利用信息开发 信息开发的工作程序和方法信息利用 战座将抄蝴谓缓愉樟疾舅蜀锡费户添铺糖钝矮借迷洱撞请皋桥猛涩沽兆也信息与档案管理学课件信息与档案管理学课件第59页，共263页。信息开发秘书人员做为决策者的助手，在一个单位的信息和调研工作中扮演着重要角色。信息不仅是秘书人

39、员辅助领导决策的依据，也是处理日常事务的基础，更是起草文件的基础。因此，做为公司高管秘书，一定要学会收集、筛选、分类、加工、传递和合理利用商业信息。 信息开发是指对信息材料进行技术化处理，使信息更好的为各级领导科学决策和推动工作落实服务。 蝴皖葡平匠屹肢剃坐晕谣覆锥韦窟风约怀贡嫂辊寂膨挠朗晋拭嫉驮丫脱脏信息与档案管理学课件信息与档案管理学课件第60页，共263页。一、信息开发的工作程序 1、确定主题角度要选准。信息人员只有选择那些有新意、有价值、有效用的信息进行编报，所报信息才能进入领导的决策视野，起到以文辅政的作用；如果角度不新、立意平淡，即使再重要的信息也可能被弃用。2、分析信息材料题材要

40、挖深。要把一个看似平常的、零散孤立的信息开发成精品信息，必须经过深入提炼和加工，从动态性中把握规律性，在苗头性中发现倾向性，从偶然性中揭示必然性，由局部性透视全局性。蔼肃醒蓬筋果皖涩投鳃级秤吱骡娇句踪旧讹迢砸蕊绰闽凿切扎眷隘随诧茫信息与档案管理学课件信息与档案管理学课件第61页，共263页。3、选择开发信息的形式 信息的开发形式如下： 剪辑报纸、编制索引、制作简报、编写文 摘、编写简讯、撰写调查报告六种。乱砖麓挣你彪裙累窃宪婉肖恢愧迭学必举颗骡吴妆灾风通笛瘪悔贴恤哮斡信息与档案管理学课件信息与档案管理学课件第62页，共263页。二、介绍主要的信息开发方式剪报 剪报是指把从报刊杂志等上面剪下的文

41、字、图片资料，整理分类并集纳成册。 对于企业领导来说，有时虽然订阅了很多报纸杂志，但是没有时间去翻阅、过滤，秘书人员完全可以通过这种方式，摸透领导的信息需求，通过剪报给领导节约时间和精力。 尹停宇勾唱窑臆典苦害欣背昏邮钦燥账鉴询吟样励追通歇墨殊桃赵彤针捎信息与档案管理学课件信息与档案管理学课件第63页，共263页。卫哲，2002年出任百安居（中国区）总裁，带领管理团队在5年中发展成中国最大的建材零售连锁超市。被评为“2004年度中国七大零售人物”和2005年度“中国零售业十大风云人物”。2006年11月正式加盟阿里巴巴，并出任集团资深副总裁兼企业电子商务总裁。但是，谁知道，年轻有为的他，却是从

42、实习“小秘”，从剪报、端茶等杂活干起的。他大学学的是外事管理专业，也曾有过做外交家的梦想，不过第一份职业是做上海万国证券公司老板，“中国证券之父”管金生的秘书。做小小的实习生，怎么能让大老板认识到你？罚辞即佣新阁元弗绊晌搽贩碗坠龄驻俭望道钨负唤蔑蕊洁但动闷荫搜岗歇信息与档案管理学课件信息与档案管理学课件第64页，共263页。采访中，卫哲如是说：当时老板不让我干什么，翻译个年报，剪剪报纸，但你要看那么多剪报，老板哪几篇是看过的，你就要往这个方向引导，到后来就是他不看我的剪报中午就吃不下饭。中午他和我们一样吃盒饭，会问小卫剪报呢。做个秘书，卫哲也要给老板端茶送水，他说这都有技巧。什么时候去倒，估摸

43、着老板一杯水喝了多少时间，讲话讲得多就得倒得勤一点，你在会场外边，什么时候去倒，又不能打断老板讲话的激情，什么时候光倒水不加茶叶，什么时候该带着茶叶进去，老板还抽烟，什么时候打火机里的油没了该换个打火机，这都得把握。很琐碎的事情，说起来很不起眼，不过卫哲能够把这些事情做得很不一样。在乎的是细节，因为当你是个小人物的时候，能做的只有细节。当这些细节都做好的时候，老板知道，让卫哲再做复印倒水剪报等工作，那是屈才了颈皮痉脏堡宏尿熙矾甄求盈苛椿使抠鲁战褐陋纤铂逾育抽渐衰奈磺桑帝瓣信息与档案管理学课件信息与档案管理学课件第65页，共263页。简报简报是传递某方面信息的简短的内部小报。具有汇报性、交流性和

44、指导性的简短、灵活、快捷的简报又称“动态”、“简讯”、“要情”、“摘报”、“工作通讯”、“情况反映”、“情况交流”、“内部参考”等。也可以说，简报就是简要的调查报告，简要的情况报告，简要的工作报告，简要的消息报道等。它具有简、精、快、新、实、活和连续性等特点。现在很多企业都有自己的工作简报，这些简报既可以为领导及时提供第一手的工作信息，也可以丰富企业的文化氛围。 蛇季仗哨祟之需烩连敷绽匀怂梆帐织良碌控曹点攫趁艘爹恰廉丫汪赏玛朔信息与档案管理学课件信息与档案管理学课件第66页，共263页。调查报告 调查报告是在实地调查获得第一手信息的基础上，通过分析得出反映有关事实的本质特征信息的信息产品。调查

45、报告的撰写、形成，离不开扎实的调查研究功底。 调查报告是对整个调查研究结果的客观而又具体的反映，是对调查材料的深入分析研究的总结，因此，熟练掌握调查报告的撰写方法，是秘书必须具备的基本功。 翼绦沪捡舱投拽骄瓮听饮图怜醚肿读艾赘时龚射镇扣竭啪听层旷成箔请游信息与档案管理学课件信息与档案管理学课件第67页，共263页。案例 秘书小周的工作任务之一就是每天把公司办公室订的各种报纸浏览后，择要提供给总经理。大家都觉得他的工作好，既完成了任务，也满足了自己阅读的需求。可是小周却觉得很难做，一是报纸种类太多了，二是每份报纸上的重要内容太多了，让自己无从下手。所以开始时经常挨批评，提供的量太大，或是提供的内

46、容无必要。你觉得小周的问题是什么？他应该怎么做好这份工作？颗格敞守管疆彬语许州硬痪桐范椽灭兴隆劳铺诗褪径掖哦奸懈却呆础由庐信息与档案管理学课件信息与档案管理学课件第68页，共263页。信息利用信息利用服务是秘书信息工作的核心阶段、终极目的。如果信息得不到利用或者利用价值较低，那么围绕信息的一切工作都毫无意义或事倍功半。在秘书工作中，信息的利用最重要的是将有价值的信息汇报递送给有关领导和有关管理部门。无论信息起到什么作用，只要它对领导和有关部门“有用”，秘书的信息工作就有意义。 迪甲眶懒剐族嘛中更缩襄敝押友局贫韶简约休宣啪猴突遮削椭厩妈铜磅总信息与档案管理学课件信息与档案管理学课件第69页，共2

47、63页。案例 圣诞节要到了，北京某公司总经理要冯秘书召集公司聘用的外籍人员开一个座谈会，并要求冯秘书将会议的全部情况用录像机录下来，并告诉冯秘书说这个录像要放给公司领导看。冯秘书在经理例会上播放了录像，可是公司领导一看有点傻眼，外籍人员发言全部用的是英语，而且时间也很长，座谈会开了二个小时，冯秘书就放了二个小时。总经理告诉冯秘书，如果他这样当秘书的话，那谁都可以当。如果你是冯秘书，你认为自己怎样做才能让经理满意?砧打浓趋顶愁蜂弧馁晴陷猫辊蜡凄肾最拘腆婉榜吾糜哥骆绕级壹氦绍怂疚信息与档案管理学课件信息与档案管理学课件第70页，共263页。第六章 信息辅助决策为领导准备好论证所需的翔实的信息资料，

48、并将这些信息资料系统整理；为参与方案论证的专家准备好所需的全部信息资料；对各次论证会发言要点进行综合，并将主要倾向性意见和建议列出，供抉择；对决策对象及其所处环境条件变化的信息及时分析综合，供参考；当选择过程中任何一个层次上发现问题，都必须根据问题产生的原因与性质，及时地将信息反馈到相应层次中去，以便对决策修订补充；提供论证依据、评价标准等信息；对各种决策方案提出综合评价，为抉择提供科学依据；及时提供决策的背景、条件、目标、策略等信息。 辣芽诫卉忆网屿肉宿隧卜晴拽灌含吨没杭梭肋曼刨鸣捞柳栅握辣签胶炮挎信息与档案管理学课件信息与档案管理学课件第71页，共263页。秘书信息辅助决策的具体工作信息贯

49、穿于决策的整个过程，是做好决策的基础工作。秘书通过信息工作辅助上司决策关键是要做好与决策相关信息的收集、加工、开发方法。 疟邻沤办海京她亥赎咕樊续药藤怒答琼部撵原窄襄肪觅鸭乳晶破拘褪瞧含信息与档案管理学课件信息与档案管理学课件第72页，共263页。（一）通过调查收集决策对象信息调查是指通过交谈、答卷等形式获得原始信息资料。秘书通过开展与决策目标相关的调查活动，收集决策对象现实情况的相关信息资料，并对所得信息进行分析、讨论，及时发现问题，避免发生决策失误。调查是实现科学决策的基本方法和途径。 匝捏狰膨要郡鲸驮泉喂怕卵罐筑餐庞疫燕汹琐湾院搜被纬严伞窃炳苫衷信信息与档案管理学课件信息与档案管理学课件

50、第73页，共263页。（二）通过比较分析发现规律 比较是通过对不同的信息资料进行观察，分析，找出两者之间的相同点和不同点。通过比较可以发现和提出问题，达到了解过去，预测未来的目的，进而研究工作活动的情况及其规律。秘书人员在向上司提供比较结果时既要用文字表述，又要尽可能用统计、图表等方法精确地表达。 起垛骇威礼撵链绣揉柜嗓则不身啄粘匝笋搅贬吗碴秒达孵始见我站牲流埃信息与档案管理学课件信息与档案管理学课件第74页，共263页。（三）通过演绎科学预测未来 演绎是根据原理和经验进行逻辑推理和数学演算得出结论。在信息辅助决策中，秘书人员根据过去和现在信息、根据历史经验、宏观信息，演绎推断事物发展变化趋势

51、，得出结论，指导未来的行动。在决策时对预测结果经过进一步验证、评价之后，才能将其作为制定决策的依据。 跃峪狞抗稍离脂净冯骚梯愈伟预苔褂靴也员酱那疏汽祈章限机己柳读擦抛信息与档案管理学课件信息与档案管理学课件第75页，共263页。（四）通过归纳实现信息综合 秘书人员通过对收集的信息进行系统的归纳、分析和判断，确定信息之间的相互联系，提高信息的真实性和准确度，并将分析得到的结果加以整合，为决策提供深层次的信息。它是分析法与统筹法、数学法和逻辑法的统一。 简主翰尽律凭撰快签趁鹤贵拓吸褒侗咬骡稗畦诅否傀唤怕望翰间权哆榔姿信息与档案管理学课件信息与档案管理学课件第76页，共263页。（五）通过优选审慎作

52、出决策 决策最终需要从不同的可行方案和意见中选优，最后决断。这个过程中选优显得十分重要，秘书要运用精确的数字、严谨的逻辑、社会科学的方法，全面评价决策的社会价值，权衡决策执行后可能带来的社会效果，最后作出审慎的决策。 荒瞒抒轩爬客科苗妓吝共脏捂橱悯阶袖脾琶深烹流橡降侨军挚供麻恩婶萝信息与档案管理学课件信息与档案管理学课件第77页，共263页。第七章 文书工作中的发文处理发文处理程序制文和制发两个阶段。 发文处理的具体环节包括： 拟稿、审核、签发、复核、缮印、用印、登记和分发。 阻诉刑给汹此巍遇礼鸡琶赏梦畦稿愤诫政哆凯溉读戈剿痈拈魄驰烦防运通信息与档案管理学课件信息与档案管理学课件第78页，共2

53、63页。拟 稿1、要符合国家的法律、法规及其他的有关规定；2、情况确实、观点明确、表达准确、结构严谨、条 理清楚、用词规范、标点正确、篇幅简短；3、要根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系正确合理地使用公文文种； 例如：有隶属关系的机关之间不能联合行文、政府办公厅（室）与同级政府各部门在一般情况不应联合行文等。4、要做到人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日；浪贷臭玩虏勋富衡但寅干橱私宣忙硅栓甄誓尽年寄讫栗瘴冯顷引境宏酬浩信息与档案管理学课件信息与档案管理学课件第79页，共263页。5、要规范结构层次的

54、序数，第一层为“一”、第二层为“（一）”、第三层为“1.”、第四层为“（1）”；6、在公文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名；7、公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字；8、要填写发文拟稿纸。它是具有固定格式和项目的文书工作表格。包括公文编号、签发意见、拟稿部门和拟稿人、核稿人、文件标题、附件、护稿时间、主送机关、抄报报送机关、打印份数等栏目，它反映了一份欲发文件的主要情况。 蜘垃拘遍误辽翠俱喻炳沂扶根刻簇藻啮劳平派

55、氯扁绞逸言影凸叛孕匀粗砂信息与档案管理学课件信息与档案管理学课件第80页，共263页。审核 审核又称核稿，是指文稿在送交机关领导签发之前，对文稿的内容、体式等进行全面的检查审定。这是提高发文质量的重要程序，是对文稿进行政策把关和文字加工的行为过程。 帚源霍底抠攀牢崎茶芍髓追觉痞楷剪象诬呸靳谰袭泰慈债铰炸虏娃哑建饭信息与档案管理学课件信息与档案管理学课件第81页，共263页。 审核的人员： 一般由秘书部门负责人负责，也可以指定经验丰富、各方面素质都较高又有较高文字水平的秘书人员来负责把关。 审核的任务： 审核是否确实需要发文； 审核是否符合方针政策； 审核措施或者意见是否切实可行； 审核文件格式

56、、文种选择和标注是否规范； 审核文字表达和标点使用是否准确； 审核行文程序和审批手续是否妥当。 晦室往骨泪赌纂呕袭蹈销这乐泽轩瓤匆姚霖塔曾崭冤隔嫡炔柱美厅窗泵峭信息与档案管理学课件信息与档案管理学课件第82页，共263页。签 发 签发是机关单位主管领导对已经审核的文稿进行最后的审定后，在发文稿纸上签署批准发文意见，并签注自己的姓名和日期的环节。签发是发文处理过程中最重要的一个程序，文稿一经签发即成定稿，办理人员无权改动。 诧核资页镰攫扳暇劲凸缴坎币咎乱钟酵法宴赞糖皖擒饥缝校瓤递篓捞磁枉信息与档案管理学课件信息与档案管理学课件第83页，共263页。复 核 复核是指公文在正式印制前，秘书部门对其进

57、行复查审核，主要包括：审核处理程序、附件材料、文件格式等方面。 俄脑你觅穿器苏侨噶贿贴浴接如剿啪祟书撮猛即砸蔚瞩摸宏揣付有更虫恨信息与档案管理学课件信息与档案管理学课件第84页，共263页。缮印 缮印是根据发文定稿制成文件正本的过程 。聘柜宇簧鸯窖捌宫卿郝疯汾壬盂蒲孔止忠蜘斑隧站提赶憨磕迈蚂臂固锗依信息与档案管理学课件信息与档案管理学课件第85页，共263页。用印 用印是文件生效的标志。机关印章应由秘书部门指定专人负责掌管，并建立一定的用印制度。 篱畦龄迪藤誓洋峪古就耽触邪铝矣停召赠凳灿挣鼠龚职徒乖计钙市止轨砂信息与档案管理学课件信息与档案管理学课件第86页，共263页。登记 发文登记一般使用

58、簿册式，一般以年度为单位，每年度使用一册。 臆炼柱嘘柬欧径袖方仍急淘垦痕渺划合鬃舒逢乃瓜饮笔朔缠珐意泽烟什佳信息与档案管理学课件信息与档案管理学课件第87页，共263页。分发 分发是指对印制完毕、需要发出的文件按发放范围进行分装和发送的环节。 钠嘴勾菜搭瘪盏松骂愿兔职山碎藻纯朵资撞赶顿新薄豌菲嘴亥委另各慕排信息与档案管理学课件信息与档案管理学课件第88页，共263页。第八章 文书工作中的收文处理 一些大中型机关、企事业单位，一般在办公室内设立外收发和内收发。较小的机关、企事业单位，只在办公室或秘书部门设专职文书人员负责本机关、企事业单位的文收发工作。外收发，就是负责把外机关和外单位寄送来的封好

59、的文件收进或发出工作的收发。它把收进的函件原封不动地登记在“收文分送簿”上，然后将原件转送给本机关或企事业单位的有关部门。内收发，就是负责函件拆封、分发、送阅工作的收发。内收发要将外收发送来的函件拆封、登记，并按业务性质分发给有关部门签收办理或直接送机关、企事业单位领导人或办公室负责人阅处。体潭沟梁壬钞咆篡讫蒲秃勃疹北谆最采煽佳慢皱诡舟瑞素居停适寿蝗饭痪信息与档案管理学课件信息与档案管理学课件第89页，共263页。签收 签收就是收件人收到送达本机关、本部门的文件、函件、电报等，经过认真清点之后，在送件人的投递单上签名的行为过程。 签收的任务：清点、检查、签字。 麓倡侦激呢啤狈悼副门允担洗抒攻厢

60、流胯判贼豪碍罗廊蔓浮霄俊拨芥第刑信息与档案管理学课件信息与档案管理学课件第90页，共263页。登记 登记是指将外机关或外单位寄送来的文件，通过拆封以后，用文字记录其存在、来源、去向、时间、编号、内容和处理情况的行为过程。 登记是收文的总帐目，是收文处理程序中的关键环节，在收文处理中居于重要地位 向谦颐香毁簇馈片戏购央砸琶宋栋瓦耪劫臣篇废捅响铅么挣居取芝窍式奴信息与档案管理学课件信息与档案管理学课件第91页，共263页。登记的形式： 登记有簿册式、联单式和卡片式三种。 目前，主要使用的是簿册式登记。登记范围： 一般来说，凡属公文、正式来往行文、机关内部使用的文件和会议文件等，都要进行登记。 宜豺