湖南烟草-BPR项目-新库存流程

1、新的业务流程购进入库流程：省市县烟草公司购进入库流程：烟草公司购进的卷烟运抵入库之前，由业务员在系统内确认采购订单之后自动生成卷烟入库通知单。负责接货的仓库保管员将所收卷烟与随货同行联核对后进行入库验收工作。随后仓库保管员在系统内根据订单自动分解生成的入库通知单与实 物以及随货同行联进行入库匹配工作。同时业务员在接到由供货方转来的实物采购发票后，在系统内输入采购发票信息并与采购订单建立关联或是由采购订单直接生成采购发票。财务科在收到业务转来的实物发票后，可以在系统内调出业务传来的发票数据并与实物发票以及 仓库传来的入库验收单数据进行匹配工作，即完成入库手续。对于业务的发票数据与仓库的入库数据在

2、月末未能完全匹配部分，有发票数据而无入库数据的则可作单到货未到财务处 理，有入库数据而无发票数据部分则可作货到单未到的在途财务处理。这样，便同时为业务财务一体化数据作了接口准备。对于采购退货等业务，可采用红字入库单的方法处理。参见图2-12烟草公司销售出库：销售时由业务员通过系统下达卷烟供应通知单，并确认是否由客户自行提货，如需要送货，则通知储运科办理提货和装车送货事宜。供货数据同步转到业务，业务开票员将卷烟供应通知单数据转化分解并补充成开票数据后进行开票处理，同时打印出实物发票。 开票数据同时将传至财务便于记帐，同时系统将发票信息按保管员负责不同自动分解成一张或数张出库单 并分别传至不同的仓

3、库保管员或发货员处。发货员根据提货联进行发货，同时在系统内根据客户实际提货情况核销出库单，系统同时冲减库存数量。 财务上通过匹配发票数据和发货数据（出库单），如匹配完全相符，则直接记财务销售帐，如匹配不符，则需要进行差异核查 并处理。这样对于未结数量即已开票未提货部分也可很容易地反映出来。财务还需要定期与仓库台帐和实物进行对帐以做到帐帐相符、帐实相符。参见图2-13烟草公司向所属批发部的调拨业务流程：调入方在销售过程中， 在系统内进行销售确认， 同时生成发票数据后， 打印出实物发票或是 销售小票，由仓库保管员根据提货联进行发货，同时在系统内冲减库存数量。另外，事先由 各批发部各自确定各种卷烟的

4、安全库存量并输入系统，可用订货点法来确定订货时间。系统根据存货的现有库存量与订货点相比较，找出那些现有库存量小于订货点的卷烟，并从此卷烟的订货批量方式中取出批量数据作为再次订货的数量，自动生成库存补充建议单。 并经确认后可直接生成内部调拨单用于库存补充（内部调拨）。批量推荐使用经济订货量（EOQ）或固定批量。系统自动下达的补货申请经调出方修改并批准确认后生成内部调拨单，调拨方仓库根据内部调拨单数据发货并在系统内核销并生成出库单数据并记帐，同时调入方仓库核销系统内根据内部调拨数据生成的验收入库单信息并记仓库台帐。财务还需要定期与仓库进行对帐处理。参见图2-14配送流程：批发部向零售户的配送业务：

5、 当送货车开出借出清单并从仓库中取货后， 送货车按预定的路 线向沿线所辖各零售户进行配送业务。 通过沿路询问得知某零售户要购买卷烟时， 送货车向 零售户开出配送单，并按配送单进行收款和发货处理。 在当天营业结束返回时， 清点核对所 售货物和所收钱款，并将余货定期退还仓库，并按品种汇总开具普通发票。参见2-15批发部门市批发业务：当零售户上门来购买卷烟时，先由业务在系统中在有专卖许可证的客 户名单选择客户和所需卷烟的品种，输入所需的数量，同时系统从价格管理模块中抽取相应的批发价格信息用于打印销售通知单，同时汇总应收金额并冲销库存数量。此时向零售户收款并将销售通知单提货联，客户联给零售户，零售户凭

6、提货联向仓库提货。仓库保管员在发 货后收回提货联。调拨站工作流程：卷烟厂按计划产品完工后，车间在系统内填制成品入库单。仓库交接员根据成品入库单 所填内容与实际交验产品经核查品质合格后，在系统内核销此成品入库单并同时生成卷烟入库验收单，同时此成品入库单数据返回车间，交接员将实物联移交仓库保管员保管。仓库保管员随后在系统内确认此入库验收单并办理入库手续。另外，由于仓库实行的是专人保管制度，所以烟厂成品入库单上如填列多个品牌卷烟且涉及到不同仓库保管员时，系统自动将多个品牌卷烟的入库验收单信息按保管负责人范围分解生成一张或数张入库验收单数据以便 于入库记帐。财务处理在是另当调拨站制订完发货计划安排表并

7、按计划发货后，由业务开出销售发票并交客户。客户赁提货联到仓库提货或由仓库组织送货。这些入库和发货信息传递至财务后，财务根据当月销售和购进数额按调拨站零库存原则通知烟厂开出增值税专用发 票，烟厂应调拨站要求开出增值税发票并将实物发票交调拨站财务。参见图2-16新流程下的岗位职责品质检验员：负责卷烟厂车间生产的卷烟的入库检验工作，并将合格品移交仓库保管员,同时填制成品入库单仓库收货员：负责仓库的收货工作，按货物及随货冋行联及业务传来的入库通知单后进行入库验收工作，并填制入库验收单还可能同时兼任收仓库保管员：负责仓库货物的保管工作， 在一些业务量小的仓库中,货员及发货员岗位。仓库发货员： 在接到提货

8、联后负责仓库的发货工作， 同时在发货后在系统内填制出库单。 采购业务员： 与供应商洽谈采购业务， 在采购行为确认之后在系统内生成采购订单并在 货物将要运达时在系统内将采购订单自动生成卷烟入库通知单， 这些信息将转至仓库保 AvV 口管员。采购业务员： 在货物采购入库之前， 通过系统下达订单并由系统将订单自动分解成为入 库通知单并传递至仓库收货员处。销售业务员：在销售行为确认之后，通过系统向销售开票员下达卷烟供应通知单。 销售开票员： 在收到业务员的卷烟供应通知单之后， 在系统内将供应通知单数据补充生 成发票数据并打印实物发票，并将发票和提货联交客户。财务： 负责仓库验收入库单数据与采购发票的匹

9、配工作， 仓库发货单数据与销售发票的 匹配工作， 并匹配部分进行记帐处理， 对不匹配部分调查差异原因。 在财务与业务实现 一体化之后， 匹配工作的大部分可由系统自动进行， 财务可以有更多的精力集中于例外 事务的处理之上。储运科： 负责仓库的保管业务。同时在收到销售通知时，如客户需要送货上门的，则由 储运科负责安排提货和运输工作。送货车： 隶属于各批发部，在配送制体系下由送货车向中心仓库 （市级公司）或自身批 发部仓库 （县级公司）借出卷烟进行配送业务。 当天返回后向仓库结清借货手续，交回 所收钱款和车上余货， 并与财务对帐。 批发部对配送销售和坐店销售分别进行统计后按 卷烟品种汇兑开具普通发票

10、。调拨站： 负责承销本厂卷烟。 对本厂生产的卷烟制订发货计划安排表， 并按计划进行发 货销售。所涉及的单据 ：发票：按性质具体分为采购发票 （通常为增值税专用发票） 和销售发票 （对小规模纳税 人，如批发部对零售户应当开具普通发票；否则应开具增值税专用发票） 。按类型可分 为增值税专用发票和普通发票。增值税专用发票： 对增值税一般纳税人开具的发票， 通常为一式七联， 可采用套打或手 工开具方式。普通发票： 对增值税小规模纳税人开具的发票， 批发部向零售户批发则是当时开具销售 通知单， 当日汇兑后按品种（不分客户名）分别开具普通发票的简化形式。 可采用套打 或手工开具方式。随货同行联： 通常就是

11、增值税专用发票的第五联， 特殊时有供应商另外自行开具的随货 同行联。格式参见增值税专用发票 成品入库单：烟厂在卷烟生产完工后，由车间生产部门填制的单据验收入库单： 仓库保管员或收货员在收到卷烟之后填制的单据， 在如湘南集团工商仓库 合一的模式下， 则验收入库单是由仓库交接员填制后再转交给仓库保管员。 该单由系统 根据采购入库通知单或成品入库单自动编制，也可手工编制，可处理不同的出库情形， 例如销售退货，采购入库，生产入库等。出库单： 卷烟出库时， 由仓库保管员签收此单， 该单由系统根据卷烟供应通知单或其他 单据自动编制，也可手工编制，可处理不同的出库情形，例如采购退货，销售出库等。 提货联：

12、通常是指增值税发票第五联或普通发票中的提货联， 在批发部因简化而不向每 一客户开具发票的情况下则仓库赁销售通知单的发货联发货。卷烟供应通知单： 由销售业务相关及负责人员下达， 向客户确认销售并据以开票的单据 销售通知单： 通常是批发部销售给所属零售户的销货单据， 俗称销货小票或卷烟供应通 知单借出清单： 由各批发部的送货车司机向大仓库保管员开具的借出清单， 仓库保管员凭借 出清单发货库存补充建议单： 当批发部某品种库存卷烟低于安全库存量时， 由系统自动生成的单据， 经确认后可用于生成内部调拨单并进行库存补充库存盘点报告： 通过在盘点时录入库存实际盘点数， 进行帐实比较， 并经审核后进行库 存修

13、正，根据其结果自动生成盘盈盘亏报告盘盈盘亏报告： 由系统经库存盘点报告自动生成的， 经审核后可自动生成会计转帐凭证 收发存日报表：用来反映每天的收发数量，金额以及当天的结存情况现有业务流程中存在的问题及改进建议各级组织机构中流转的相同用途的单据在名称上不统一， 例如：仓库验收入库的单据在 有些地方称为入库验收单， 有些称为商品验收单， 这些内部单据建议应在名称、 格式和 联数上作到统一规范 由于省公司仓库是外部租用的，但此外部的仓库信息仍需纳入本系统的流程体系 岳阳市公司在随时收到仓库填制并转来的入库验收单之后再由财务立即对已有采购发 票的该部分卷烟填制商品验收单据以登记入帐， 同时对在月末有

14、入库验收单而没有采购 发票部分的卷烟 （货到单未到） 填制在途商品入库验收单据以暂估入库的办法在单据填 制上存在了大量的重复工作。 不仅在一单对一单的核对上存在了大量重复工作， 且填制 在途商品入库验收单据以暂估入库的办法也可通过在计算机内点单处理而简化省略。 各仓库在凭提货联发货后通常不填制出库单， 而财务也只凭销售发票作销售记帐， 不管 客户提货情况，对于客户仍有已开票而未提数只是在仓库报表中的未提货数体现出来。 这样使得财务与仓库发货之间无核对关系。建议统一为仓库在按提货联进行发货之后， 对系统所开发票信息自动分解生成的发货单进行核销确认， 未核销部分即已开票而未提 数。这样，便可实现财

15、务与仓库之间的核对关系并为财务业务一体化数据接口作了准备。 仓库信息通过日报， 旬报和月报向财务及业务报告方式下信息传递的不及时一直是一个 大问题，同时其中存在了大量手工填写的单据并引发了需靠人工进行大量单据间核对的 重复性工作。 此问题可以通过仓库人员在系统中输入或确认出入库单据并用系统打印的 单据来取代手工单据， 同时电子数据也将为仓库， 业务，财务等各部门同步共享，也可 很容易地由系统进行自动核对及分类汇总。在湘南集团销售三科向二科申请内部调拨时， 销售三科 （调入方） 在收到货时还由仓库 保管员填制入库验收单， 这种情况可以用内部调拨单直接作为调入方仓库记帐的入库单 据。仓库保管大都没

16、有实行货位控制， 而事实上仓库中存放的一些卷烟， 如罚没走私烟等特 殊卷烟或是对客户已开票而未提数等分开单独存放的卷烟在存货管理上不严格， 而只有 保管员本人清楚， 故造成信息查询不透明的困难。 另外在本次调研中发现有些仓库是由 几个部门合用，所以建议批发部以上级仓库均应实行货位控制，在卷烟的入库，出库， 存储，调拨等各环节上的业务均要与卷烟所处货位进行关联以便在线查询和事后跟踪线 索查询。对于发货成本的计价方式，财务核算上目前均采用全月一次加权平均计算其销售成本。 这种方法在简化月中频繁结转销售成本工作量的同时使得在除月末计算出全月一次加 权平均单价后才能得出销售成本， 不利于平时进行销售成

17、本的统计， 进而不利于进行毛 利分析等其他深层次分析及决策支持。 建议财务在销售成本核算上可以采用移动加权平 均法， 这样可以在销售时随时结转销售成本， 便于日常分析和决策支持， 且频繁的加权 平均工作无需人工计算，不需要任何人工干预，不增加工作量。目前各级烟草公司对所属各批发部之间的内部调拨均是各批发部自行根据某种卷烟的 库存量若低于警戒线则向上级烟草公司提出内部调拨申请， 经销售经理部批准之后再由 烟草公司大仓库中进行内部调拨。 建议这种基于库存补充式的内部调拨可以通过系统自 动进行安全库存判断来实现自动叫货经确认后并安排调拨。郴州卷烟厂生产的所有卷烟全部销售给销售公司， 自身无成品库存。 公司财务科凭烟厂 开出的发票而不是实际入库数确认其入库金额， 烟厂将当期生产出的所有卷烟成品全部 调入成品库， 但开增值税发票数可能小于当期生产总数， 即只对生产出的一部分卷烟确 认销售。 这种做法目前存在统计口径不一的问题： 财务上按开