Excel导入outlook中培训讲学

1、Good is good, but better carries it.精益求精，善益求善。Excel导入outlook中-把EXCEL通讯录导入OUTlOOK中(2009-04-2709:29:05)Office使用EXCEL中把通讯录导入OUTlOOK通讯录中%p!E)JZ$I,l4R&我们利用Office系列组件完成实际任务的过程中，可能会碰到如下一些问题：我有一份客户通讯信息文件以Excel格式存在，是否可以直接导入Outlook的联系人列表中，而不必重新输入？或者我有一份Excel格式的学生信息表，但是我在Access中会用到这个表，该怎样导入Access中等等。这两个有代表性问题的

2、一个共性是：在某个Office系列组件中保存的信息如何在Office组件中数据导入与导出？4Lf$T5o*Z;X其实Office系列组件为了减少重复劳动，以及提高Office组件间的协作能力，早就考虑到了这个问题，而且提供了相应的解决方法。本文列举四个关于Office组件中数据导入与导出的具体任务，详细剖析操作过程，希望能够给使用Office应用的读者带来启发，提高工作的效率。;yR;u&_(_6b,.S7/qoO7&_说明：所有操作均在Office2003版本下进行，使用其它版本的朋友可以参照进行。!C&Z2a!W4x),J;e;B4bK我们通过以上几个典型任务，详细介绍了Excel和Out

3、look，Excel和Access间数据导入与导出的方法，读者朋友可以把这些任务稍加修改直接运用于实际，在办公过程中多注意Office组件间的协作使用常常能有效地提高工作效率。5J)aF5K2n/;G$m5R)Z5T+;_#T$L4y#b一、将Excel“客户通讯工作表”导入Outlook联系人,F:)y2E)i(t3*(C#k70t应用目标：实际工作中，工作人员已经用Excel制作了客户的联系资料，为了能够建立良好的客户关系，我们需要将这些数据放到Outlook的联系人中。请注意，不需要在Outlook中重新输入，只要利用Outlook的“导入与导出”功能就可以了。8p!tH5i(l6R(Q

4、5?操作所需文件下载：HYPERLINK/imagesnew/software/0501/05/address.xlst_blankExcel“客户通讯录”工作薄/U2kL3p#Z:5r/?操作方法：n5I0W(H7f$cw%$y（一）在Excel中指定“区域名称”/r;H*/LI9B)r对于最新的Outlook2003版本，如果要想将Excel中的通讯录数据导入Outlook联系人中，需要先对Excel中的数据指定“区域名称”。;?*jS,|/6f.Q1.启动Excel2003，打开“客户通讯录”工作薄，进入“客户通讯表”，选中需要导入的客户通讯数据，如“A1:G5”单元格区域，将光标定位于

5、“名称框”中，输入这个区域的名称“客户通讯数据”(图1)，这个区域名称可以根据自己的需要更改。7U#k9r!Y3g.|0W)u*k3l6k1J$|8V%v1G3w图1,0q4l#&I-G1B2.输入后回车确认，区域名称的指定完成。为了测试，可以单击名称框右边的下拉箭头，在弹出的列表中选择“客户通讯数据”，此时“A1:G5”单元格区域就被选中，这表明“区域名称”的指定成功。5I5TK&L6y1R+S(v:1A+G/s#X6;U;y.Sr#(二)将Excel数据导入到Outlook联系人中/u5Y#yY)_$(O1.启动Outlook2003，此时应该已经配置好了帐户信息。选择菜单“文件导入和导出

6、”命令，打开“导入和导出向导”对话框，由于我们需要将Excel中的数据导入到Outlook，因此在列表框中选择“从另一程序或文件导入”选项，单击“下一步”按钮(图2)。B#|#v8+_!m*?0WI%m+k)Qc4F%Q&Y:Z$H7n;h(r!Q3V图2!7u1y;K*|2.进入“导入文件”对话框，选择文件类型为“MicrosoftExcel”，单击“下一步”按钮(图3)。N+)m2y3$P-a1E5-w$h3f6D.g!_%y11(pTU#u/k0EM-a%M/w:n8G3Xn9t1?%l图3;p5f.Y8B/S+L3.接着单击“浏览”按钮，通过“浏览”对话框，定位到存放“客户通讯录.xl

7、s”Excel工作薄文件的位置，选中它并确定，单击“下一步”按钮(图4)。/5E9v/E5F/P5m%X,D6l2E1X8C2x,GH0Y-|-M(o)wH(J图4n%,I)V0h$Gr4.选择导入的目标文件夹为“联系人”，单击“下一步”按钮(图5)。)Li(i,s(|0R7X/v/X:NN+d.K!o2f8u3C,R-v)B4V*l6m;X#S图55.这里是最重要的一步，我们需要在这里进行字段的映射。单击“映射自定义字段”按钮，打开“映射自定义字段”对话框(图6)。:Q$s5c6q9(x&X+7C0V1q+s#r:#V3C+P+T/u%i;G8j-y图66.通过该对话框可以看到，如果“客户通

8、讯数据”中和Outlook联系人完全相同的字段，Outlook会自动建立映射。如“姓名”字段和“单位”字段(图7)。没有自动建立映射的，就需要我们手动建立，否则导入的数据就不完全。*?5q,?/G#9X:F(|5L)#k:/|&S:R4y-a3Cq#Y2t图77.自定义映射的方法为：在左边的列表框中选中一个字段如“HYPERLINK/mobile/t_blank手机”，按住鼠标左键不放，拖拉到右边列表框中与该字段含义相同的字段的右边，“手机”字段应该拖动到“HYPERLINK/mobile/t_blank移动电话”字段右边。用同样的方法建立其它自定义字段，完成后的效果如下图(图8)。-g9i.

9、8h3#9k,oF.k2w!T;j27x5h*5a%m6A&W图8!a2d*g*L#?)M#i$U8.检查一下，确定无误之后，依次单击“确定”按钮和“完成”按钮，立即出现导入数据的进度提示，一会之后完成。我们进入“联系人”选项卡，可以看到Excel“客户通讯数据”已经成功导入Outlook联系人(图9)，以后就可以方便地使用它们和客户进行联系了。-VO*%_%Sp*o)r1m5H3E*H1V(A4L9F),u/_2q0/h*Y图9.o8Z70l7Z&C.CJ#J9y二、将Outlook联系人信息导出到Excel打印和备份应用目标：实际工作中，有时需要将联系人信息导出到Excel打印或备份，同样

10、利用Outlook的“导入与导出”功能可以实现。7;O56v;J7M7p*操作所需文件：在前面操作的基础上进行2i!K-A9l-操作方法：(U;R;O9W;K#v1Y61.启动Outlook2003，选择菜单“文件导入和导出”命令，打开“导入和导出向导”对话框，由于是需要导出数据，因此在列表框中选择“导出到一个文件”项，单击“下一步”按钮(图10)。6O(f5*X$B9W8C*Ja4K%7S2A.(O/v6P#n*E7D0W9I+AG图102.在“导出到文件”对话框中，选择创建文件的类型为“MicrosoftExcel”，然后单击“下一步”按钮(图11)。&R5E%X6A.B0S.?:o+%i)+s32h)N图11,d,N8%1