HR实用工具-行政人事部工作手册

1、文件名称编号：CWBG-1作 业 规 范行政人事部岗位设置图版本：A修改状态：0签发人：第 1 页 共1 页签发日期编制采购专员副 经 理采购主管司机库管员文员资料内勤员培训专员行政人事专员行政人事主管经理助理经 理文件名称编号：CWBG-2作 业 规 范行政人事部主要职能版本：A修改状态:0第 1 页 共1页1.针对公司的经营管理目标和开展规划，提出合理的机构设置和职位配置方案，制定人力资源开发和管理方案。2.负责实施员工的招聘、培训、转正、考核和人员调配等工作，并建立人事档案。3.健全公司内部管理规章制度和岗位职责，制定工作标准和职业道德标准，监督检查实际执行情况。4.对员工、业主、住户以

2、及相关方意识与技能的培训进行有效筹划、实施和管理。5.跟踪公司的质量方针和目标适时实施人力资源管理。含建立公司人才资源档案。6.以公司名义向内向外发送的文件的起草和文印。7.安排各种会议，编写会议纪要、决议、领导讲话等材料。负责处理日常行政事务，协调各部门的关系，催促、检查各项决策、决议的实施，反应有关信息。8.外部文件资料含开发商移交的技术档案资料的完整收集和保存及档案管理。9.公共关系事务的处理。10.法律事务的处理。11.本部日常管理工作台，以及电脑、局域网、清洁卫生的管理。12.公司各部门对公司的相关合同进行评审。13.有关部门按程序进行供主评定，负责在合格供方名单规定的单位中采购物资

3、/效劳含重要设备的关键备品配件。司车辆、后勤、保密、平安等方面的管理，保证公司日常经营活动的需要。文件名称编号：CWBG-3作 业 规 范行政人事部质量目标版本：A修改状态:0第 1 页 共 1页根据公司2003年质量目标，结合本部门实际工作制订2003年行政人事部质量目标：率100%率/合格率100%率/培训合格率80%4.内外文件起草合格率90%5.内外部文件资料收集完整率及保存完好率95%6.公司本部清洁卫生日检查合格率100%7.公司公共/法律关系事务处理及时率/满意率90%8.完成公司领导交办事务的成功率/及时率100%9.合同评审率100%10.内外关系信息传递准确率/及时率100

4、%文件名称编号：CWBG-4作 业 规 范行政人事部工作职责版本：A修改状态:0第 1页 共1页1.负责公司总部来电、来访、来信等日常行政接待工作。2.负责草拟公司行政公文如通知、请示、决议等和各类文件的打印工作。3.负责公司行政文件的收集、发放、传阅、呈批、催办、保存、注销及文件档案资料的立卷归档工作。4.负责公司各类书籍报刊的购置、分类、保管、借阅、管理工作。5.负责公司行政印鉴及各效劳中心印章管理工作。6.负责公司总部各部门及各效劳中心的协调工作，落实上传下达任务。7.负责公司与万怡公司及其下属各分公司、楼盘工程部，行政人事主管部门及其它相关业务单位的沟通、联络、协调工作。8.负责办理公

5、司各种业务招待活动。9.负责公司车辆的调度使用和维修工作。 10.负责公司各部门/各效劳中心所有物资的库存、调度及分配工作。11.负责公司各部门/各效劳中心固定资产的建账、登记、领用等管理工作。12.负责公司行政人事部布局规划及办公环境、办公秩序的管理与维护工作。13.负责公司内部文体娱乐活动和其它各种对外活动的筹划组织及安排工作。14.负责公司工商营业执照、资质证书等各种证件的管理及年审工作。15.负责公司行政人事部办公设施设备计算机、复印机、油印机、 机、饮水机、办公桌椅、空调机、文件柜等的管理、维护、保养。16.负责协助各效劳中心与市物价局、地房局、市公安局相关部门、物业效劳中心业务联系

6、及沟通工作。文件名称编号：CWBG-5作 业 规 范行政人事部经理岗位职责与入职要求版本：A修改状态:0第 1 页 共1 页行政人事部经理岗位职责1.直接对总经理助理负责。2.按PDCA循环的方式对行政人事部工作实施管理并指导其员工的工作。3.负责对本部门员工进行职业意识和职业技能的培训。4.负责主持初审公司各项管理规章制度并监督实施。5.负责牵头对分包方、供方进行评价。6.负责办理公司工商营业执照、资质证书等各种证件的年审及变更工作7.主持合同评审。8.负责采购方案的审核。率及保存完好率，合同评审率，合格供方评定率，物业管理费收支公告率，业主/租客动态档案建档率，社区效劳满意率，组织利润盈亏

7、率等进行统计，并将统计资料和数据传递至品质管理部。入职要求1.了解ISO9001：2000原理、方法和内容。2.了解人力资源及培训管理、行政内勤管理、物资供给管理、文件资料管理、档案管理等工作内容。3.具有较强的组织和协调能力，能调动思想政治工作部门员工积极性并使其为实现公司及本部门质量目标而作出奉献。4.具有很强的沟通能力，能独立处理公司对内、对外各种关系。5.具有以顾客为关注焦点的意识，确保顾客及相关方的需求得到满足。6.其它要求：大专及以上文化程度，具有三年以上物业管理公司工作经验，并取得物业经理上岗证，年龄28岁至45岁，性别不限。文件名称编号：CWBG-6作 业 规 范行政人事部经理

8、助理岗位职责与入职要求版本：A修改状态:0第 1 页 共1 页行政人事部经理助理岗位职责1.直接对行政人事部经理负责。2.按PDCA循环的方式协助行政人事部经理对行政人事部工作实施管理。3.负责对本部门员工进行职业意识和职业技能的培训。4.负责初审公司各项管理规章制度并监督实施。5.负责采购方案的初审。率及保存完好率，合同评审率，合格供方评定率，物业管理费收支公告率，业主/租客动态档案建档率，社区效劳满意率，组织利润盈亏率等进行统计，并将统计资料和数据传递至品质管理部。入职要求1.了解ISO9001：2000原理、方法和内容。2.了解人力资源及培训管理、行政内勤管理、文件资料管理、档案管理等工

9、作内容。3.具有较强的组织和协调能力，能调动思想政治工作部门员工积极性并使其为实现公司及本部门质量目标而作出奉献。4.具有很强的沟通能力，能独立处理公司对内、对外各种关系。5.具有以顾客为关注焦点的意识，确保顾客及相关方的需求得到满足。6.其它要求：大专及以上文化程度，具有三年以上物业管理公司工作经验，并取得物业经理上岗证，年龄25岁至35岁，性别不限。文件名称编号：CWBG-7作 业 规 范行政人事部副经理岗位职责与入职要求版本：A修改状态:0第 1 页 共1 页行政人事部副经理岗位职责1.直接对行政人事部经理负责。2.按PDCA循环的方式行政人事部经理对行政人事部工作实施管理。3.负责对本

10、部门员工进行职业意识和职业技能的培训。4.负责协助经理对分包方、供方进行评价。并作好相关记录。5.负责初审公司各项管理规章制度并监督实施。6.负责采购方案的初审。7.负责管理职工食堂和员工宿舍。率及保存完好率，合同评审率，合格供方评定率，物业管理费收支公告率，业主/租客动态档案建档率，社区效劳满意率，组织利润盈亏率等进行统计，并将统计资料和数据传递至品质管理部。入职要求1.了解ISO9001：2000原理、方法和内容。2.了解人力资源及培训管理、行政内勤管理、文件资料管理、档案管理等工作内容。3.具有较强的组织和协调能力，能调动思想政治工作部门员工积极性并使其为实现公司及本部门质量目标而作出奉

11、献。4.具有很强的沟通能力，能独立处理公司对内、对外各种关系。5.具有以顾客为关注焦点的意识，确保顾客及相关方的需求得到满足。6.其它要求：大专及以上文化程度，具有三年以上物业管理公司工作经验，并取得物业经理上岗证，年龄25岁至35岁，性别不限。文件名称编号：CWBG-8作 业 规 范采购主管岗位职责及入职要求版本：A修改状态:0第 1 页 共1 页采购主管岗位职责1.对行政人事部经理负责。2.负责对分包方、供方进行评价。3.负责具体实施合格供方的评定，负责采购方案的编制。4.具体实施物品采购工作，对合格供方实施动态管理。5.负责按采购控制程序对质量目标实现情况的统计并将统计结果及时传递到品质

12、管理部。入职要求1.了解ISO9001：2000内容，公司质量管理体系相关作业程序和作业标准。2.具有实施物品采购工作，对合格供方实施动态管理的能力。3.具有一定的社会关系，并能及时根据公司的实际情况建立供方关系的能力。4.其它要求：大专及以上学历，具有二年以上相关工作经验，年龄25岁至45岁，性别不限。文件名称编号：CWBG-9作 业 规 范采购专员理岗位职责及入职要求版本：A修改状态:0第 1 页 共1 页采购专员岗位职责1.对采购主管负责。2.负责对分包方、供方进行评价。3.负责具体实施合格供方的评定，负责采购方案的编制。4.具体实施物品采购工作，对合格供方实施动态管理。入职要求1.了解

13、ISO9001：2000内容，公司质量管理体系相关作业程序和作业标准。2.具有实施物品采购工作，对合格供方实施动态管理的能力。3.有一定社会关系，并能及时根据公司的实际情况建立供方关系的能力。3.其它要求：大专及以上学历，具有二年以上相关工作经验，年龄25岁至45岁，性别不限。文件名称编号：CWBG-10作 业 规 范行政人事主管岗位职责及入职要求版本：A修改状态:0第 1 页 共1 页行政人事主管岗位职责1.对行政人事部经理负责。2.负责公司对外联系事务。政府相关职能主管部门保持联系，及时了解当地物业管理行业动态及相关政策，并将所获取的信息及时向行政人事部经理报告4.负责公司规章制度和对外文

14、件起草等和公司部行政人事事务的处理。5.负责对本部门员工进行职业意识和职业技能的培训。6.负责协助行政人事部经理主持初审公司各项管理规章制度并监督实施.。7.负责对分包方、供方进行评价。8.审核公司刊物。9.负责对社区效劳活动方案的审定。10.协助行政人事部经理组织对公司文件资料收集准确/完整率及保存完好率，合同评审率，合格供方评定率，物业管理费收支公告率，业主/租客动态档案建档率，社区效劳满意率，组织利润盈亏率等进行统计，并将统计资料和数据传递至品质管理部。入职要求1.了解ISO9001：2000原理、方法和内容。2.了解人力资源及培训管理、行政内勤管理、物资供给管理、文件资料管理、档案管理

15、等工作内容。3.具有一定的组织和协调能力，能调动思想政治工作部门员工积极性并使其为实现公司及本部门质量目标而作出奉献。4.具有很强的沟通能力，能处理公司对内、对外各种关系。5.具有以顾客为关注焦点的意识，确保顾客及相关方的需求得到满足。6.其它要求：人力资源管理、物业管理专业大专及以上学历，具有三年以上物业管理公司工作经验，并取得物业经理上岗证，年龄25岁至45岁，性别不限。文件名称编号：CWBG-11作 业 规 范行政人事专员岗位职责及入职要求版本：A修改状态:0第 1 页 共 1页行政人事专员岗位职责1.对行政人事主管负责。2.负责及时跟踪公司动态的质量方针和质量目标，按PDCA循环的方式

16、，对公司人力资源实施动态管理。3.负责根据员工的招聘、录用等，并建立动态管理。4.负责牵头筹划组织对相关方实施考核、验证，并保存记录。5.与各部门、各效劳中心保持密切联系，了解其工作状况及各项需要，并做好协调工作。6.及时传达公司内部各种文件、通知，落实好上传下达任务。7.并将统计资料和数据及时传递至品质管理部。入职要求1.了解ISO9001：2000内容，深刻领悟人力资源管理对于本公司兴衰存忘的重要作用，能熟练掌握人力资源管理技能的能力。2.具有对人力资源实施管理的能力。3.具有对员工考核过程按ISO9001：2000标准要求进行筹划的能力。4.具有较强的组织和协调能力，确保培训的有效实施。

17、5.其它要求：人力资源管理、物业管理专业大专以上学历，具有三年以上相关工作经验；年龄25岁至35岁之间，性别不限。文件名称编号：CWBG-12作 业 规 范培训专员岗位职责及入职要求版本：A修改状态:0第 1 页 共 1页培训专员岗位职责1.对行政人事主管负责。2.负责及时跟踪公司动态的质量方针和质量目标，按PDCA循环的方式，对公司人力资源实施动态管理。3.负责员工意识及技能方面的培训筹划、组织、实施和验证。4.负责牵头筹划组织对相关方实施培训、考核、验证与演练，并保存培训/演练记录。5.与各部门、各效劳中心保持密切联系，了解其工作状况及各项需要，并做好协调工作。6.并将统计资料和数据及时传

18、递至品质管理部。入职要求1.了解ISO9001：2000内容，深刻领悟人力资源管理对于本公司兴衰存忘的重要作用，熟练掌握人力资源管理技能，熟悉员工培训程序、业主/租客培训程序。2.具有对员工培训和业主/租客培训过程按ISO9001：2000标准要求进行筹划的能力。3.具有较强的组织和协调能力，确保培训的有效实施。4.其它要求：人力资源管理、物业管理专业大专以上学历，具有三年以上相关工作经验；年龄25岁至35岁之间，性别不限。文件名称编号：CWBG-13作 业 规 范文员岗位职责及入职要求版本：A修改状态:0第 1 页 共1 页文员岗位职责1.负责公司总部各部门各类文件的打字印工作，并做好记录。

19、2.负责公司总部来访接待，做好来访登记，对 预约的来访要及时告知相关领导或部门人员；对突然来访者，要报告相关领导或部门人员后，再约时安排见面。3.负责公司总台的长途 、 机、总台电脑使用管理，做好使用记录。4.负责公司行政公文分发至公司各部门/效劳中心；负责接收公司各部门/效劳中心各种来往信函、 件，并及时分发至各相关领导或部门人员。5.负责公司各种会议会前准备工作如预订会议室、通知与会人员。中高层例会、部门例会的会议记录分发至各有关部门。7.负责公司总部计算机除财务专用外、复印机、 机的关机管理，联系维修，定期保养及及时更换墨粉、复印纸等工作。8.负责公司总部行政人事部报刊书籍的装订、接收、

20、分类管理工作。效劳中心文件资料的复印、油印工作，并做好登记。10.负责按时开启、关闭公司总部行政人事部所有门窗帘、空调机及饮水机。11.负责公司总部行政人事部员工饮用水的订购及更换。端茶送水，保持总台接待物品摆放整齐。13.负责定期更改和打印公司通讯录。14.负责公司总部打孔机、装订机的管理和使用。16.完成上级领导交办的其他工作。入职要求1.熟悉办公室的工作，接受过专业的礼仪礼貌知识培训，对物业管理方面的知识有一定的了解。计算机操作技能，能熟练的应用办公软件进行文字表格处理。3.具有良好的语言表达能力，应变能力，亲和力强。4.其它要求：物业管理、文秘专业等相关专业大专以上学历，有一年以上相关

21、工作经验，工作态度认真、不卑不亢、踏实肯干，年龄最好在21岁至26岁之间，女性为宜。文件名称编号：CWBG-14作 业 规 范资料内勤岗位职责及入职要求版本：A修改状态:0第 1 页 共 1页资料内勤员岗位职责1.对行政人事主管负责。2.负责公司行政人事部各类行政公文除人事任免的草拟、送审、登记、保存、归档工作。3.负责公司外来文件特指政府部门、上级公司、同级工程部的收集、传阅、呈批、催办、保存、归档工作。4.负责公司总部行政人事部各类专业书籍、业务资料的分类、整理及借阅登记按期催还工作。5.负责接收登记公司内部各部门/各效劳中心来函，及时分送各相关领导和部门处理并负责催办，最后分类整理归档。

22、效劳中心各种合同协议送审、分发、归档、保存整理工作。7.负责公司工商资料、各类资质证书等机密资料的登记、归档、保管工作。8.负责公司总部行政人事部所有台式计算机、手提电脑、打印机、复印机、空调机等使用说明书、保修维修卡、驱动光盘等资料的登记、分类、整理、归档及借用管理工作。9.负责对公司各种活动图片、相影片、图表收集、分类、整理归档工作。10.负责装订公司各类文件资料。各部门/效劳中心资料内勤员进行资料和档案管理工作。12.每月20日定期对公司所有档案集中系统整理、盘查一次。13.遵守公司保密制度，不散布、传播在工作中接触的公司资料、决策等属保密的事项。14.负责参与公司拟接管物业的标书或物业

23、方案的筹划和制作。15.完成上级领导交办的其他工作。入职要求1.了解职ISO9001：2000内容，熟悉公司各部门职责及工作程序，热爱物业管理内勤工作，熟悉文件资料控制程序，熟悉档案管理工作及相关的法律法规。2.具有文印能力，档案收集、分整、归档、整理和保管的能力，实施各种物业相关中介效劳的能力。3.具备一定的计算机操作技能，会使用常用的办公软件。4.其它要求：物业管理、行政管理、法律等相关专业大专以上学历；接受过主管部门正规的物业管理培训，取得国家建设部颁发的物业管理上岗证；具有两年以上相关工作经验，年龄在23岁至30岁之间，身心健康，性别不限。文件名称编号：CWBG-15作 业 规 范库管

24、员岗位职责及入职要求版本：A修改状态:0第 1 页 共1 页库管员岗位职责1.对行政人事主管负责。2.负责公司总部行政人事部所有物品、工具、材料的验收、入库登记并做好实物账的登记工作，负责各效劳中心物资物品的调拨管理工作。3 .严格按照物品领用制度进行办公用品、材料、其它物品的发放、回收并做好登记工作。4.物品出入库、调拨要及时登记，做到入账及时，入库单、出库单、调拨单等单据当日清理。5.掌握物品库存动态，负责物品申购方案；6.负责日常的仓库检查及每月月底各效劳中心的盘点工作，并编制月度报表报送公司财务部；7.做好专用工具的借用、归还、登记工作，严禁私自借用工具及用品。8.负责仓库环境清洁卫生

25、及平安消防管理工作；9.完成上级领导交办的其他工作。入职要求1.对ISO9001：2000的内容有一定的了解。2.有一定财务知识和计算机操作能力，具备仓库物资管理能力，熟悉财务盘点、物品盘存的相关流程。3.其它要求：行政管理、财经等相关专业中专以上学历，半年以上物质、仓库管理工作经验，为人老实，作风正派，年龄在23岁至30岁之间。文件名称编号：CWBG-16作 业 规 范司机岗位职责及入职要求版本：A修改状态:0第 1 页 共 1页司机岗位职责1.负责公司的公务用车。，根据要求执行出车任务。3.负责车辆的日常维护和保养，注意保持车辆整洁。4.努力钻研业务技术，熟悉车辆性能，保证车辆随时处于良好

26、状态之中，发现不平安因素，及时排除。5.加强平安意识，自觉遵守交通规那么，保证行车平安。6 .配合主管部门做好车辆的维修保养和年审工作。7.严格执行车辆管理规定，节约用油，降低能量消耗。8.下班后按指定地点停放车辆保管，严禁公车私用。9.完成公司领导交办的其他工作。入职要求1.熟悉各种机动车辆的驾驶技能、交通规那么以及重庆交通地形。2.熟悉车辆性能，保证车辆随时处于良好状态之中，发现不平安因素，及时排除。3.其它要求：经过驾驶培训，取得相应车辆驾驶证，三年以上机动车驾龄，高中以上学历，年龄最好在23岁至40岁之间。文件名称编号：CWBG-17作 业 规 范接待来访管理规定版本：A修改状态:0第

27、 1 页 共 2页 明确公司行政人事部接待来访制度，树立企业良好形象，提高效劳质量。2. 适用范围 适用于公司总部行政人事部总台接待工作。3.职责 公司行政人事部负责来人来访接待工作。4.工作规定4.1 保持接待区域的整洁及待客用品纸杯、茶叶齐全。4.2工作期间要穿着工作制服或职业装，仪态端庄，保持良好的精神面貌。4.3来访人进入行政人事部，接待人员应点头示意或起立，以表示尊重。尽量少让客人久等，否那么，应诚恳表示歉意。4.4及时、准确地记录来访者姓名、单位及来访意图，能解决的问题及时解决。自己不能解决的，应向来访者解释清楚或说明找哪个部门解决，杜绝说“不知道。有关人员不在，应礼貌地代为约定时

28、间；如有重要事情，应在“接待记录表内登记，并及时联系有关人员。4.6给客人指示方向或作介绍时，不要用一只手指指点点，应手臂伸直，手指自然并拢，掌心向上，身体前倾、眼睛兼顾对方并指示目标。4.7接待人员不得擅离岗位；如遇特殊情况离岗，必须请其他同事替换。4.8行政人事部接待的礼貌语言和礼貌动作：客人进门说：您好、请坐、请喝茶、您请看。客人走时说：谢谢、对不起、这是我应该做的、您慢走、再见。4.9迎接重要客人时，相应的领导、人员要出门等候，不能坐在室内静候。4.10他人相互交谈时，不要随便去旁听或随意插话。假设须打断，应等对方谈话告一段落时，说声“对不起，我打断一下可以吗？得到允许后再插话。4.1

29、1客人在过道或楼梯间，工作人员不能从客人中间穿过，应先道一声“对不起，请让一下，待对方移步后再从侧面通过。2送客时，应等客人站起来后同时起身，亲切道别。客人伸手之后再握别。3对一般的客人送到门口，等待客人提出“留步前方可说：“原谅不远送，欢送您再来。返身进门时关门要轻，不能重重一扣。对于重要客人，领导或长辈，应扶送上车，待到车子启动，面带微笑挥手道别，目送车子远去。4.14接听来电时，应使用礼貌用语，如所找的有关人员在场，应及时通知；如有关人员不在，文件名称编号：CWBG-17作 业 规 范接待来访管理规定版本：A修改状态:0第 2 页 共 2页可在“接待记录表内登记主要内容，并负责跟进。5.

30、质量记录记录表 文件名称编号：CWBG-18作 业 规 范 复印打印油印管理规定版本：A修改状态:0第 1 页 共 1页 为标准 、复印、打印、油印工作制度，明确工作内容，提高工作效率。 适用于公司行政人事部 、复印、打印、油印工作管理。3.1行政人事部经理负责监督指导工作。3.2行政人事部文员负责 、复印、打印、油印工作。4.工作规定4.1受控文件与机密文件资料，必须持有其领导签字的申请单及行政人事部审批的手续，方可复印、油印。公司员工复印、油印、 材料，须办理登记手续、审批手续并妥善保存备查。4.3 严格控制复印和 数量，非必要材料不予复印和 。数量多，宜油印的材料不复印。4.4行政人事部

31、不承接外单位及私人委托的打印、复印、油印 文件。4.5打印机、复印机、油印机和 机由专人保管，定期维修和保养。无关人员未经许可不得操作。4.6打字、复印室系机要重地，非工作人员未经许可不得入内。公司总部 ，除总经理批准的 外，其它 均须取消长途直拨功能，须打长途 的部门/人均需填写“长途 登记表。 5.1接收 登记表文件名称编号：CWBG-19作 业 规 范行政人事部文书处理管理规定版本：A修改状态:0第 1 页 共 2页 为使公文处理标准化、制度化和科学化，以提高公文处理的效率和质量。 公司行政人事部的文书管理工作。 行政人事部资料内勤员负责公司公文处理的管理工作。4.工作规定 4.1.公文

32、处理主要包括；公文的形成、办理、立卷、归档和销毁。4.1.2公文处理的根本原那么是：及时、准确、标准、保密。4.1.3公文种类：通知、通报、报告、请示、函、会议记录等。 发文机关标识在公文正上方； 发文字号：包括发文年度、发文机关代号和发文顺序号、按顺序标识下方，如“万怡渝能字2003第001号；4.2.3公文标题应准确、简要地概括公文的主要内容，标题在发文机关标识或发文字号下方居正文上端中央位置书写；4.2.4公文署名，分为机关署名和领导署名，标注在正文或附件说明右下方，印章必须与署名相符，盖在单位名称的正中位置。4.2.5成文日期，一般以领导签发或会议通知的日期为准，亦可以印发时间为准，成

33、文日期要完整写出年、月、日。凡需联系办理的公文，要在公文末下端，标注承办单位、联系人及 号码。4.3.1 公文起草的根本要求是：a) 重点要突出，观点要鲜明，论理要清楚，文字要精练，用词要准确，篇幅要简短、结构要严谨，层次要清楚；b)拟稿人必须用方格稿纸拟写，要按公文的文种格式行文，用钢笔或毛笔书写，不得用圆珠笔或红笔书写；c)文稿在呈送领导审批签发之前，负责拟稿的人员要对公文进行认真核对。4.3.2公文的审批签发程序为：行文稿先由行文部门负责人审核签名，再送行政人事部核稿，不属急件，一般不得将文稿文件名称编号：CWBG-19作 业 规 范行政人事部文书处理管理规定版本：A修改状态:0第 2

34、页 共 2页呈送领导；如需会签的，送会签部门审稿，然后由行政人事部将符合要求的文稿送有关领导签发。“请求、“报告和对外行文由公司总经理签发，一般例行事务性公文，由分管领导签发，最后由行政人事部编号签字并交打字室打印、其它各部门均不得直接安排打字员打印。4.4.1公文处理主要包括公文的登记、分发、承办、印制、传递等环节。4.4.2登记公文，应将公文的标题、密级、发文字号、来文机关、发往机关、份数、收发时间及办理情况等逐项记载清楚，以便今后回收和销毁。4.5.1一切外来公函，统一由行政人事部资料员签收、登记并及时分送；4.5.2根据公文性质和内容，由行政人事部经理提出处理意见，送领导阅示，或根据需

35、要交有关业务部门办理；4.5.3 凡需业务部门经办的公文，由行政人事部负责催办，并将落实结果报告主管领导。4.6承办公文是指接受下级单位请示的公文和其它需要批复的公文，以及转发翻印的公文等，承办请示的公文，凡属本公司权限范围内能批复的事项，一般先由业务部门提出意见，经领导审批或会议决定后再批复呈文单位，时限一般不得超过一周，重要事项和重要问题的请示、可直接送领导审阅后批复、时限不得超过三天，承办公文部门要提高办事效率，及时催办和跟踪，防止延误。文件名称编号：CWBG-20作 业 规 范行政人事部书籍管理规定版本：A修改状态:0第 1页 共 1页标准书籍管理工作，使书籍管理工作有序。2. 适用范

36、围 适用公司所购书籍的管理工作。3.职责3.1行政人事部经理负责对书籍管理工作的检查指导。3.2行政人事部资料内勤员负责对书籍编号、归类、登记、保管、借阅等管理工作。工作规定资料内勤员负责，行政人事部经理负责监管。资料内勤员将所有书籍进行编号，然后登记在“书籍目录中，内容包括：编号、书目名称、类别、册数、单价、购置时间、备注等栏目。每次购进新书，需进行编号登记，再办理借阅手续。 资料内勤员按编号顺序将书籍依次排放在平安地点，并注意防潮、防霉、防腐蚀防虫蛀、防火、防盗工作。资料内勤员每月对书籍进行一次清点，每季度将清点结果记录在“书籍目录内报行政人事部经理审核参阅。 4.5行政人事部每月底末将“

37、书籍目录提供给各个部门，供各部门选择借阅。4.6书籍出库一律办理借阅手续，否那么不准出库。资料内勤员处查阅“书籍目录，按需要选择书籍，每一次一般不得超过两本，并在“公司资料文件/借阅登记表中签名并注明借阅时间。15天，超过15天的需要办理续借手续(己被预约借阅的书籍除外)。4.9借阅人发现欲借阅的书籍已被他人借走，可向资料内勤员预约借阅。资料内勤员办理，同事之间不可相互转借。4.11借阅人应爱惜公司财产，在书籍中勾画、涂改、撕毁、损坏或因不慎丧失书籍，照价赔偿。 借阅人应在归还日期前主动将书籍归还行政人事部。经行政人事部两次催交不还的，视为丧失，由行政人事部将扣款工程报财务部，在员工当月工资内

38、按书籍原价的两倍价款予以扣除。 借阅人将书籍归还，资料内勤员应注销借阅人签名。5.质量记录书籍目录 资料文件/书籍借阅登记表文件名称编号：CWBG-21作 业 规 范办公用品使用管理规定版本：A修改状态:0第 1 页 共2页 为明确员工领用办公用品制度，节约办公用品本钱。 公司总部行政人事部领用办公用品的管理工作。3.1行政人事部经理负责对办公用品领用管理工作的监督检查。3.2库管员负责办公用品领用管理工作。4.工作规定4.1办公用品供给采取集中管理、分部门申请、定期供给、尽量选配实用、低中档价格用品的原那么。4.2办公用品的使用应本着节约实用的原那么，各部门/各效劳中心要按实际工作需要申报，

39、不得夸大，不得虚报，库管员应认真严格审核，防止浪费和虚报。 4.3库管员要经常深入各部门/各效劳中心，了解办公用品使用情况，做出合理规定，保障供给。 4.4办公用品定义：办公用品主要包括各种文具、清洁用具等。办公用品的发放由行政人事部具体负责实施。办公用品的申请领用4.5.1公司各部门/效劳中心全体员工必须本着“节约第一，按需领用的原那么使用和领用办公用品，不得以任何形式和借口多占多领。4.5.2个人常用办公用品的领用方法原那么上采用按职务及工作性质按月领用。领用时需在办公用品领用登记本上签名，注明办公用品的名称、数量等。4.5.3 公用常用办公用品在领用时需在“办公用品领用登记表上签名，注明

40、办公用品的品名、数量，并注明“公用。4.5.4非常办公用品的领用按照申请购入多少、领用多少的原那么发放，领用时必须在办公用品领用登记本上签名，并注明用途。4.5.5 各部门主管/效劳中心主管须建立办公用品实物账，进出物品要登记入账，领用人要签名，以备仓库专管员查验。4.5.6行政人事部每个月对部门/效劳中心的领用情况进行统计，并登记到办公用品账本上。.7办公用品每月按部门的工作需要进行预算，月末进行盘点。4.5.8各部门应本着节约、节俭的原那么申领办公用品。如未经部门主管同意，发放领用办公用品超过规定数量的，从工资中扣除多领取用品的费用；发现挪用、贪污和浪费办公用品行为严重的，行政人事部将予以

41、严肃处理。文件名称编号：CWBG-21作 业 规 范办公用品使用管理规定版本：A修改状态:0第 2 页 共 2页5.质量记录 5.1.物品领用登记表文件名称编号：CWBG-22作 业 规 范公司物资物品盘点管理规定版本：A修改状态:0第 1 页 共 1页 标准公司所购物资物品的清查、盘点工作，掌握物资物品分配动态。 适用于对公司物资物品的盘点工作。 行政人事部库管员负责对公司物资物品的盘点。工作规定4.1.1每月底库管员会同财务人员共同清点行政人事部库存物资物品。4.1.2盘点对象为库存的办公用品、日用品、服装等物品。4.1.3库管员根据本月出入库单、调拨单等单据核对库存物资物品的数量。 将库

42、存物资物品区分为物料用品、低值易耗品及固定资产，制作月盘点表，一式贰份，交财务一份，自备一份。行政人事部库管员每月定时应到各效劳中心清点库存的办公用品、工程用品、保洁用品和服装等物资物品。行政人事部库管员应会同各效劳中心库管员共同清点。 各物资物品的数量清点完毕，行政人事部库管员与效劳中心库管员应在盘点表上签字确认。行政人事部库管员自留一份，以核对下月各效劳中心采购申请单。文件名称编号：CWBG-23作 业 规 范公司仓库管理规定版本：A修改状态:0第 1页 共1 页 标准仓库管理制度，确保仓库物品完好。2. 适用范围 适用于公司办公用品、工装的仓库管理。3. 职责 行政人事部库管员负责入库物

43、资物品的验收、出入库和调拨工作。4.1.1对公司采购部采买的物料，库管员根据各部门/效劳中心“采购申请的要求对采购部采购回的物品会同相关人员按常用物料检验标准进行验证。 验收无误，办理入库手续，并填写“入库单。标识、贮存和防护：4.2.1 入库物品分类摆放，进行标识工作，并登记实物保管帐。 仓库实行标准管理，明确设立“合格区、“待检区、“不合格区，并有相应标识牌。4.2.3 经检验合格入库的物料放入“合格区；已进库但还未检验的物料放入“待检区；不合格物品放入“不合格区。4.2.4库管员应经常对库房进行清扫，保持库房内干净、整洁。“先进先出的原那么发放物资物品，紧急情况下可先行发放，但事后必须补

44、办出库手续，出库时应填写“出库单。4.4调拨：“采购申请单内采购回的物资物品，填写调拨单，并交各效劳中心仓库理管员进行核对签收。4.5物资盘存：4.5.1库管员每月底汇总出入库、调拨物料的数量、单价及结存数量，并作出实物盘点表，一式二份，交公司财务部一份，自留一份。4.5.2库管员依据结存数量，做出下月采购方案。文件名称编号：CWBG-24作 业 规 范物资、车辆及电脑网络管理规定版本：A修改状态：0签发人：第 1 页 共 4 页签发日期编制1.目的标准公司物资采购、公司各种车辆及电脑网络系统的管理，确保公司物资采购来自合格供方，各种车辆及电脑网络系统运行正常。2.适用范围公司所有物品采购、材

45、料、车辆、电脑等固定资产或流动资产的管理。3.职责3.1库管员负责按库存物资状况和物品质量监控情况核对各部门于每月底提交的?采购申请表?，并及时将核对、增删后的?采购申请表?交上级主管或总经理审批。同时做好公司材料库房的入库、保管、发放等工作。3.2公司采购专员负责按批准后的?采购申请表?及时采购相应的物资，并负责实施合格供方的适时增删。3.3工程管理部经理负责审批与工程相关的各种工具、材料物资的领用和零星急用物资的采购，并负责监督、管理。3.4行政人事部经理负责审批办公室物资的领用、车辆安排以及本规定执行情况的监督。3.5总经理负责审批车辆重大维修、保险办理以及重大事故的解决方案。3.6各部

46、门经理或其指定的电脑操作员负责本部门所有电脑、网络设备的管理。行政人事部负责公司所有电脑的系统的维护、管理和相关人员的电脑知识的培训。4.管理规定 每月2530日，各效劳中心、各部门填写?采购申请表?交库管员按库存物资状况和物品质量情况及时核对、增删，并报上级主管或总经理审批。经过审批后，由采购专员负责在每月10日以前采购入库。然后将?采购申请表?交库作为领用物质的依据。1)、效劳中心在工程维修或施工中急需用的特殊或零星方案外物资，经库管员签字确认公司库房无存货，应填写?采购申请表?，其总价在100元以内，可由工程管理部经理直接购置，经库管员验证、登记后投入使用。2)、如总价在100元及以上的

47、急用物资，应该由需用部门经理 告知分管领导或总经理，征得同意后，由采购专员及时采购，办理验证入库手续，方可通知需用部门领出。文件名称编号：CWBG-24作 业 规 范物资、车辆及电脑网络管理规定版本：A修改状态:0第 2 页 共 4页3)、假设因客观原因，采购需要时间较长，采购专员应及时向物资需用部门反映情况。需用部门协助采购、提供采购信息或选用替代物品，并及时通知因此受到影响的业主或客户，向其说明原因。4.2.1库管员认真做好物资入库验收工作，确认账、物相符合后在?实物入库单?上签字。4.2.2库房内保管物品要分类摆放，编号上架，建立物品保管卡片。4.2.3各保管处，各部门材料领用人根据?采

48、购申请表?所列方案，分类填写?实物出库单?，必须有工程管理部经理签字认可，方能发放。否那么，一切后果由库管员承当。4.2.4各效劳中心，各部门无特殊情况，办公用品采取一个月一次领取。办公用品类物资的领用必须有行政人事部经理签字认可，并如实登记后，方可发放。否那么，一切后果由库管员承当。.5个人工具的领用，除按材料的领用程序办理领用手续外，库管员及时将个人领用工具填入其?个人工具台帐?，并定期盘查。未到使用年限擅自发放工具，造成的一切损失由库管员承当。4.2.6库房应每月清库一次，做可到帐、卡、物相符合，并严格实施防火、防盗、防爆、防潮、防霉等防护措施。由行政人事部负责抽查。4.2.7各楼盘工程

49、管理主管负责对每次领用的工程维修材料及时填入?材料领用台帐?，暂时未使用的材料存入本组材料柜。同时，将派工单及时交回效劳中心负责人。各效劳中心负责人负责对派工单所列的材料使用情况建立?材料使用台帐?。库管员负责对各楼盘材料，物质的领、用、库存情况进行随机抽查核对。每月2528日，各效劳中心将本月?物质耗用汇总表?交库管员进行核对汇总。并如实清退各工程组暂未使用的物质。4.2.8每月末，由库管员编制公司总的本月物质领用汇总表、领用物品总帐、库存状况、合格供方所提供物品使用质量状况等分别交财务部建帐和行政人事部审查，筛选合格供方。4.3.1一切业务用车由行政人事部安排和管理，驾驶员不得私自出车。4

50、.3.2公司车辆由指定司机驾驶，换人驾驶必须经过行政人事部经理同意。各种车原那么上不外借，确需外借，须车况良好，并征得行政人事部经理的同意，并由车辆指定司机驾驶。文件名称编号：CWBG-24作 业 规 范物资、车辆及电脑网络管理规定版本：A修改状态:0第 3 页 共 4页4.3.3公司车辆的使用、维护、保养、清洁、送修、加油、办理保险费、养路费、年检、随车工具及车辆证件等由指定的司机负责。4.3.4如遇到以下特殊情况，司机可直接出车，但事后应及时向行政人事部经理说明原因。1)工程设备维护抢修、故障排除、事故处理、救灾抢险是急需用车。2)员工抢救业主或业主以外受伤、危险、重病情等急需用车。4.3

51、.5每次出车驾驶员必须填写?出车记录表?，写明出车事由、用车人、往返区域含公里数、批准人等，以便月底检查、考核。4.3.6公司车辆的维修、保养、年审等预计金额超过200元的，必须先填写书面报告包括维修工程、维修地点、预计费用等，经总经理批准后由专职司机负责实施。4.3.7公司车辆，每天必须回公司车库统一停放，未经批准不得在外过夜停放。4.3.8司机应严格遵守交通规那么，牢固树立平安第一的思想。严禁酒后开车、过度疲劳开车，严禁“三超一越超车、超速、超载、越红线驾驶，防止事故发生，维护车辆的完整、完好。如因驾驶员违规造成的赔款、罚款，由驾驶员自行负责。4.4电脑网络管理4.4.1电脑、网络的所有设

52、备属于公司财产，仅限于公司日常管理工作，任何人不得私自开启计算机处理个人的事务或随意上网，更不允许玩电脑游戏。否那么，发现一次处以20元以上的罚款。4.4.2公司电脑设备实行专机专用制。每台电脑、网络设备在领用前均由行政人事部对其配置进行全面登记注册，建立台帐，并将电脑贴上封条。由使用人在行政人事部?电脑、网络设备台帐?上签字认可前方可使用，并负责日常管理。发现人为损坏或丧失，由负责人根据情节轻重，承当相应赔偿责任。4.4.3电脑、网络设备在正常使用中出现问题或需要维护、维修，由使用人书面向行政人事部提请报修。维修时如电脑、网络设备及配件被确认无法修复，其变更后的配置应重新登记，并由使用人签字

53、认可。.4凡擅自开封设备，造成设备损坏者，将予以严肃处理，并照价赔偿。4.4.5因工作需要，增购电脑或网络设备，由需要部门将增购原因和电脑配置的大致要求书面文件名称编号：CWBG-24作 业 规 范物资、车辆及电脑网络管理规定版本：A修改状态:0第 4 页 共 4页报告行政人事部，由行政人事部在公司各部门现有设备中予以调配。无法调配时，经总经理批准后由行政人事部购置，并登记、建帐，由使用人签字领用。5.质量记录5.3电脑、网络设备台帐文件名称编号：CWBG-25作 业 规 范行政人事部工作检查考核管理规定版本：A修改状态:0第 1 页 共 1页 正确检查、评价各项工作是否符合规定要求，使工作过

54、程能够不断地完善和改良。 适用于行政人事部本部门各岗位员工。 行政人事部经理负责对相关人员进行检查指导工作。4.1行政人事部经理对各岗位的工作检查包括周检及单项检查，每次检查应填写“工作检查记录表。4.2行政人事部经理每周检查各岗位的工作，并及时了解本部门的工作动态。4.3 行政人事部经理进行单项检查时，应将检查中发现的问题及时告知各岗位员工。4.4检查方法可采用查阅质量记录、提问、观察、向其它部门人员了解情况等方法；检查方法还应包括检查的数量，每次检查应注意对检查内容做循环安排。4.5单项检查为不定期抽检。4.6行政人事部经理应每月对行政人事部各岗位员工进行一次评分考核，考核依据为各岗位工作

55、标准，填写?员工工作考核评分表?。4.7行政人事部应每年对公司员工进行一次平次综合评分考核，考核依据为员工每月工作考试得分，并详细填写?员工年度考核评分汇总表?。4.8对每年度工作成绩突出的员工，可推荐进行年度优秀员工评选,被提名评选年度优秀员工的人员需填写?优秀员工推荐审批表?经逐级审批后，才能参加评选。汇总表文件名称编号：CWBG-26作 业 规 范行政人事部接待人员工作标准版本：A修改状态:0第 1 页 共 2页 树立企业形象，提高员工素质。2.0 适用范围 适用公司行政人事部各项接待工作。 行政人事部主管负责对接待人员工作进行监督检查。接听 标准：所有 ，在铃响3声之内接答。拿起 后，

56、先说“你好，重庆万怡渝能物业管理，语气亲切柔和。4.认真倾听对方讲话，需要时应作详细记录，并向对方复述一遍。4.通话完毕后，向对方表示感谢，等对方放下 后，再轻轻放下 。上班时间一般不允许拨打私人 ，特殊需要应控制在三分钟内。 来往信函接收，发放 标准：4.2.1接收公司各种来往信函，应当天分发至各相关领导或人员处。4.2.2收到 件后，将 内容登记在“接收 登记表内，10分钟内连复印件一同发送至接收部门/人，并在此表内签收。4.2.3 件发送完毕后，应确认 件是否准确、清晰地传到对方，并将 内容记录在“发送 登记表内。4.3来访接待标准：4.使用文明礼貌用语及专业效劳语言。4.仪态端庄，保持

57、微笑，迎来送往间，充分表达公司效劳水平。4.3.3不准推、拉或指着来访者说话。 4.4公文文件资料转呈、发放管理标准：4.4.1需上传下达的公文文件，应当天传达，并在“公文文件发放转呈登记表内做详尽记录，要求接收人签字。4.4.2各部门/效劳中心需领取的文件资料，应在三日内发放完毕，并在“部门/效劳中心领取资料文件登记表内做详尽记录，要求领取人签字。 4.5复印机、油印机管理标准4.5.1正确使用复印机、油印机。4.5.2节约纸张，每次复印或油印时作废的纸张不得超过5张。文件名称编号：CWBG-26作 业 规 范行政人事部接待人员工作标准版本：A修改状态:0第 2 页 共 2页4.5.3非必要

58、材料不予复印。4.5.4数量多的资料，不复印。4.5.5每次复印、油印文件应在“复印油印记录表中做详尽记录。4.5.6对复印机、油印机应每周进行清洁、保养，并及时添加墨粉、油墨及更换配件。4.6.1正确使用电脑及打印机的详细程序，并按有关操作说明书的指导进行操作。4.6.2打印前应对文件进行校对，每次打印文件应做到及时、准确。4.6.3打印文件应按相应的标准、标准格式打印。 4.保持行政人事部内清洁，物品摆放整齐。4.7.2每天接收的报刊应当天装订、分类。4.7.3保持复印室、油印室内清洁，每次复印或油印文件后应将各类纸张摆放有序。文件名称编号：CWBG-27作 业 规 范资料内勤员岗位工作标

59、准版本：A修改状态:0第 1 页 共 2页 标准各类文件的系统管理，提高工作效率和质量。 公司行政人事部文件管理各项工作。3.职责 行政人事部经理负责对文件管理工作进行监督检查。4.1.1外来文件：4.1.1.1外来文件分为：区政府各部门发文、市政府各部门发文、及各效劳中心外来文件。4.1.1.2收到外来文件送至相关部门领导看阅后，按时间顺序分类编号。4.1.1.3按编号依次入档。4.1.1.4清楚编写文件目录。4.1.2内部文件： 4.1.2.1内部文件分为：总公司发文、公司内部运作制度、公司内部发文、行政人事部内部发文、行政人事部上报文件、各效劳中心内部文件，会议记录。4.1.2.2各部门

60、发文分类登记归档，各效劳中心上报的文件应在10分钟内分送相关领导及部门处理，最后分类、编号、登记归档。4.1.3合同协议：4.1.3.1合同协议分为：公司对外协议工程、商务、公司对外协议服装、公司对外协议经营部、各效劳中心对外协议。 4.1.3.2合同协议按其性质分类，有关各效劳中心的合同协议分别归入相应部门档案，编号、登记入档。4.2工商资料、各类资质证书管理标准：4.2.1将公司的工商资料、资质证书分别建档。4.2.2清楚编写文件目录。4.3各种书籍、投标书及物业管理方案管理标准4.3.1购回的书籍应当日编号，在“书籍目录中做详尽记录，并按编号顺序依次放好。4.3.2资料内勤员应每个月对书