ERP环境下的企业内部控制优化研究

1、ERP环境下的企业内部控制优化研究以AA公司为例摘要随着科技和经济的快速发展，企业的内部控制越来越引起企业经营者的重视。在科学技术高度发展的今天，很多先进的信息技术如大数据技术等，都可以应用到企业经营管理中。ERP的，主要功能是帮助企业计划与控制日常工作的顺利进行，实现财务部门与各部门的协同运作。ERP是目前企业内部控制应用最广的也是应用最多的工具之一，对企业的内部控制有一定的影响。对于企业而言ERP是企业各部门进行沟通和自动控制的最有效的手段和工具。在ERP投入使用以后，企业的内部控制要根据环境的变动而做出改变或升级，这样才能让ERP发挥出最大的效果，使企业达到预期的控制目标。（代写联系QQ

2、：1603633492）所以对ERP的研究是十分必要的，有助于企业对内部控制情况的进一步优化，让企业更好的实现内部控制目标。关键词：ERP；内部控制；财务管理AbstractWiththerapiddevelopmentofscienceandtechnologyandeconomy,theenterpriseinternalcontrolmoreandmorecausetheattentionofthebusinessoperators.Inscienceandtechnologyhighlydevelopedtoday,alotofadvancedinformationtechnology

3、suchasthebigdatatechnology,etc.,canbeappliedtotheenterprisemanagement.ERP,themainfunctionistohelpenterprisesplanandcontrolthedailyworksmoothly,realizethefinancialdepartmentandalldepartmentsworktogether.ERPistheenterpriseinternalcontrolapplicationofthemostwidelyalsoisoneofthemostusedtools,totheenterp

4、riseinternalcontrolhasacertainimpact.ForenterpriseERPistheenterpriseofalldepartmentstocommunicateandautomaticcontrolofthemosteffectivemeansandtools.AfterputintouseintheERP,theenterpriseinternalcontrolaccordingtothechangeofenvironmentandmakeachangeorupgrade,soastoletplaythebiggesteffectofERPenterpris

5、eachievethedesiredcontrolobjective.SothestudyofERPisverynecessary,isconducivetofurtheroptimizetheenterpriseofinternalcontrol,allowenterprisestomakebetterimplementationoftheinternalcontrolgoal.Keywords:ERP;Internalcontrol;Thefinancialmanagement目录TOC o 1-5 h z HYPERLINK l bookmark8 o Current Document

6、一、前言5 HYPERLINK l bookmark10 o Current Document （一）研究的背景5 HYPERLINK l bookmark12 o Current Document （二）文献综述5国外研究现状5国内研究现状6 HYPERLINK l bookmark14 o Current Document 二、内部控制相关理论6（一）内部控制定义6 HYPERLINK l bookmark16 o Current Document （二）ERP的概念7 HYPERLINK l bookmark18 o Current Document （三）ERP的应用特点7 HYPER

7、LINK l bookmark20 o Current Document 三、ERP环境下AA公司内部控制的现状7 HYPERLINK l bookmark22 o Current Document （一）AA公司简介7 HYPERLINK l bookmark24 o Current Document （二）AA公司会计核算管理的现状8 HYPERLINK l bookmark26 o Current Document （三）AA公司采购管理的现状8 HYPERLINK l bookmark28 o Current Document （四）AA公司预算管理的现状9 HYPERLINK l b

8、ookmark30 o Current Document 四、ERP环境下AA公司内部控制存在的主要问题9 HYPERLINK l bookmark32 o Current Document （一）会计核算管理方面的问题9ERP系统中凭证和账簿管理功能薄弱9ERP系统的财务报告缺乏校验、提醒功能9 HYPERLINK l bookmark34 o Current Document （二）采购管理方面的问题101、ERP系统的立项、招标和签订缺乏关键点控制102、ERP系统中缺乏有效的采购订单管埋103、ERP系统中未有效提供验收功能104、ERP系统的采购模块未集成供应商管理功能10 HYPE

9、RLINK l bookmark36 o Current Document （三）预算管理方面的问题111、ERP系统无法有效进行财务预巧112、ERP预算管理中信息流不全,预算结论不准确113、ERP预算季度预算编制功能缺少11 HYPERLINK l bookmark38 o Current Document 五、在ERP环境下AA公司内部控制的优化对策11 HYPERLINK l bookmark40 o Current Document （一）会计核算管理的内部控制优化11 HYPERLINK l bookmark42 o Current Document （二）采购管理的内部控制优化

10、14 HYPERLINK l bookmark44 o Current Document （三）预算管理的内部控制优化16 HYPERLINK l bookmark46 o Current Document 六、结语16参考文献17一、前言（一）研究的背景随着我国加入WTO以后，我国企业的相关管理制度也不断的更新和完善，尤其在内控制度这方面。（代写联系QQ：1603633492）我国企业在与国际接轨以后，各种先进的管理模式和工具开始大量的引入，ERP系统作为一种先进的内部控制管理工具被我国很多企业引入和使用。ERP在内部控制方面有着很多优点，这是我国企业广泛使用的原因之一。根据相关的调查资料显

11、示，2003年以前我国对ERP引入和使用的企业可以说比较少，但在2008年之后ERP在企业中的使用率高达95%以上，即使是没有引入ERP的中小企业也有了引入的计划。从上面的资料中我们可以发现，ERP在我国企业中从无到有再到广泛普及的发展过程，可以看出ERP在企业内部控制中的重要性。在科学技术飞速发展的今天，各种先进的工具和模式都被应用到企业的生产经营管理中，ERP做为先进技术的代表，对企业的发展和实现企业内部控制起到非常重要的作用。（二）文献综述国外研究现状国外的学者和专家对ERP及内部控制的研究比我国要早，下面将国外学者的研究现状做如下汇总：Frawley（2011）在他的研究中提到，ERP

12、的数据库中包含了很多企业日常运作中的全部原始数据信息，将这些原始数据信息进一步集成，可以让企业内部个部门进行有效的融合，让会计数据信息和其他非会计数据信息有效的合为一体，提高了工作的效率。Hoffman（2012）在他的著作中提到，ERP系统可以说是企业的“信息中枢”相当于人类的大脑，计算机的CPU,它将企业各部门的日常业务流程有效的连在了一起。公司的各个部门在进行数据的输入后，ERP系统都会自行记录，并执行相关的计划，在ERP系统中很多会计数据都可以实现共享的，企业的管理者可以随时掌握公司的运营情况。StevenScottPhillips（2015）在研究中，以企业的角度进行研究分析,他认为

13、企业的管理层的观念很重要，会影响到ERP系统在企业中的使用效率，甚至可以少走很多不必要的弯路。JuliaMundy(2016)在研究ERP系统对企业各职位的影响后，对ERP系统的使用的要求进行了说明，他认为ERP系统的应用规则和使用权限必须符合财务人员的工作要求。国内研究现状虽然我国对ERP和内部控制的研究没有国外早，但我国的学术界在这方面取得了不少的研究成果，下面做具体的说明。杨有红(2015)在研究中认为，企业的信息化和内部控制不能混为一体的，是两个相互独立的个体，但信息化的方式可以给企业的内部控制指明一个发展的方向。宋洁(2016)在他的研究报告中提到，ERP系统的应用可以使企业的内部控

14、制自动化，不需要人为干预从而节省了企业的人力资源成本，提高了企业的风险管理能力。薛祖云(2013)在研究中提出，ERP系统只是一个工具，并不是企业使用了，ERP系统，公司的内部控制就得于实现，ERP系统只是给企业的内部控制提供了技术支持而已。ERP系统的设计和使用都必须要满足企业的内部控制要求和原则。罗胜强(2016)在他的研究报告中提到，信息技术的使用只是企业的内部控制的一种工具，在工具的使用中要充分考虑内部控制的要求和原则，这样才能预测企业面临的各种潜在风险。无论是国外的学者还是国内的学者，对ERP系统在企业中的内部控制进行了大量的研究，都对ERP系统是企业内部控制的最好方法或工具之一表示

15、认可。目前的大部分研究是只停留在理论部分，对实质案例的研究并部多。二、内部控制相关理论内部控制定义企业内部控制是指企业管理者、经理和主管阶层以及企业的全体员工对企业目标控制的过程。企业内部控制的目标其实对企业财务资金安全的保障，企业内部控制的涉及到企业的各个部门。内部控制会因为企业所属的行业性质的不同以及规模结构等不同控制方法会有差异。但在一般情况下企业内部控制的的主要要素都是一样的，包括内部环境、风险评估、内部监督等贯穿企业各个部门以及经营中的每一个环结。（二）ERP的概念ERP是EnterpriseResourcePlannng英文单词的第一个字母的缩写，它是由美国的一家公司提出来的，后面

16、被广大企业所采用。ERP中的第一个字母代表着企业的意思，第二个字母代表着资源的意思，第三个字母代表着即计划的意思，所以ERP指的是企业资源计划管理。ERP系统是在企业资源优化配置的基础上发展起来的，以优化企业的资源利用率为核心，并信息技术作为技术支持的企业内部控制管理系统。物流、资金流和信息流是企业的一个重要信息，是企业管理者比较关心和监管的对象。要对企业有限的资源进行最大化的优化分配，才能使企业得到最大的效益。企业资源在供应链上流动是有一定的规律的，企业只有利用好这些流动规律才能让资源发挥出最大的作用，让企业生产出更多的经济效益。企业内部控制的管理计划是建立在企业本身的管理、资源流动的规律和

17、外部市场环境这三个要素之上的。ERP系统是根据这三个要素设计和开发出来的，为企业经济效益的最大化服务的。（三）ERP的应用特点ERP系统的主要特点包括以下几点：1.ERP系统将企业经营的所有环节看作是一个完整的供应链条，同是ERP系统还对企业的所以部门分为了几个相互协同工作的子系统。2.ERP系统在一定的程度上对企业的经营流程产生的改变，企业经营是所有流程，从采购到付款到开发票等所有的流程都全面集成实现了对所以部门业务的管理。3.ERP系统的的应用对企业的内部环境改变很大，企业只有在对其业务流程进行优化和重新设计才能更好的发挥ERP系统长处。三、ERP环境下AA公司内部控制的现状（一）AA公司

18、简介AA公司是一家生产高分子合成材料的新型企业，主要生产经营高效减水剂、树脂铺同剂、金属铺巧、不饱和聚醋树脂和水煤浆添加剂等系列产品。产品曾用于长江兰峡和黄河小浪底水利枢纽、青藏铁路、秦山核电站、厦口海沧大桥、神华煤田、北京奥运场馆等国家家重点工程。AA公司年产销规模达5亿多元，年利税8000多万元。（二）AA公司会计核算管理的现状AA公司在2013年正式上线ERP系统的财务模块，主要是由财务部门负责使用，负责对公司资金的管理、生产成本的管理、员工工资核算等。对公司所有的财务信息都可以自动进行。AA公司使用的ERP系统的财务模块功能比较完善，但在实际的工作中使用率并不高，根据AA公司的内部数据

19、显示财务模块中有大概30%功能在财务模块的引入后从来都没有使用过。AA公司有些领导对ERP系统不是很了解，在平常的工作中对ERP系统的使用率很低，有的甚至手动审批办公。AA公司虽然拥有了ERP系统，但财务模块中存在财务数据不完善的现象，财务报账只是留于形式而已，财务数据信息没有得到有效的审核。从整体上来看AA公司虽然引入了ERP系统但并没有与实际的工作中相结合，依然存在很多风险。（三）AA公司采购管理的现状AA公司为了资源的有效利用在采购模式上采用了以销定产的管理方式，AA公司的生成部门根据公司销售情况来决定采购的，生成部门在拿到销售清单以后从ERP系统中导出采购的物资清单并结合AA公司的实际

20、情况对物资清单进行人工修改和审核后上传到ERP系统。物料供应部在接到采购申请以后，在ERP系统里面选择供应商进行询价和采购，采购清单经过有关领导审批后，采购部在进行采购合同的签订。目前AA公司的ERP系统中的采购管理模块虽然拥有了很多功能可以使用，基本满足AA公司的日常采购工作，但也有一些功能没有实现，比如，对供应商的管理功能等。AA公司的ERP系统采购管理模块也存在这一些不足，在采购的各个环节中基本是相互独立的，很多数据信息都不统一，最为明显的就是采购管理模块和生产部模块的信息有点脱节。但由于ERP系统的采购管理模块对录入资料的关键填写项为做校验和检查，系统数据混甜，无法进行采购管理工作效能

21、数据的统计，如平均采贿完成时间、采购完成率等。采购管理是企业管理中的重要组成部分，也是ERP系统的重要功能,AA公司的ERP系统采购管理模块仍存在较多风险点，有较大的改进空间。（四）AA公司预算管理的现状AA公司的ERP系统的预算管理模块主要包括预算编制、预算执行、预算控制等功能。目前AA公司的预算流程为:AA公司各个部门根据上一年度的财务情况在ERP系统预算模块中对当年的财务预算进行填写，各部门的财务预算信息填写好后统一汇总到财务部门进行相关的审核并制定出相应的预算编制表，预算编制表制定好后送上级部门审批，领导通过签字后再送到个部门。各部门在对预算的执行情况在ERP系统中可以监督和查询，还可

22、以通过ERP系统对各部门的预算进行分析。AA公司在平时的运营中使用了ERP系统的大部分功能，但由于系统的一些缺陷，加上公司对ERP系统推广不力，使得各部门的数据相对独立，可以说是公司的内部控制和ERP系统是各种运作的，并没有形成一个统一的整体，更没有形成在ERP系统下的内部控制。四、ERP环境下AA公司内部控制存在的主要问题（一）会计核算管理方面的问题ERP系统中凭证和账簿管理功能薄弱由于ERP系统的一些功能缺陷，导致复核的内容和时间点没有相应的设定，导致有些内容和实际情况有出入。如，在制单的过程中把A公司的交易订单错写成了B公司的交易订单，使得后面的收款内容明细和实际情况不符。在ERP系统中

23、由于缺少相关的审核，导致一些财务信息缺乏准确性、相关财务人员工作懈怠等现象的发生，错误的财务信息没有被及时发现。在对财务数据信息进行录入时，并没有结合财务的有关模块进行，导致财务模块数据分析功能并没有有效的发挥出来。ERP系统的财务报告缺乏校验、提醒功能ERP系统中的一些子模块和总模块是相对独立的，导致一些财务数据不能完全对应上，在财务数据信息的审核时，虽然可以查到一些信息，但对于财务数据信息确无法保障其的准确性。ERP系统中也没有对资产减值准备有相关的设定功能，使得财务会计人员只能凭借自己的工作经验对其进行判断，这缺乏科研理论依据。ERP系统中缺少对总账财务数据信息和各明细账单的核对设置功能

24、，对于一些错误的财务信息无法及时的发现。(二)采购管理方面的问题ERP系统的立项、招标和签订缺乏关键点控制ERP系统中缺乏采购模块监管功能AA公司对采购的审核可以说还停留在没有ERP系统的年代，审核都是通过公司相关人员找领导一级级的签字审批的。但由于领导不可能经常在办公室，从而导致审批时间的不及时，对生产物料的采购无法按时完成等，这些都是由于ERP系统缺乏对领导审核程序进行相应的功能设置。采购管理过程无相关监管AA公司的整个采购过程中，都是一个部门在执行，并没有其他的部门参与其中更没有部门对其监督和管理，虽然使用了ERP系统进行采购，在只是在采购的过程中对一些数据的输入而已，整个采购工程无法保

25、障其的合法和科学性，主要是ERP系统缺少对采购管理相关监管功能。2、ERP系统中缺乏有效的采购订单管埋在采购订单出具后,物资供应部将订单集中管理,但是在ERP的采购系统中并没有相应的集中管理功能,如无法进行巧单状态统计分类,对已完成订单进行归档、无法进行按部口、责任人进行巧单统计。因此在采购工作中,不利于毎类订单的审核与分析。3、ERP系统中未有效提供验收功能ERP系统对于验收的货物只能进行数量上的审核,而对货物质量数据指标无法进行录入,不利于对验收货物作出整体的评价。在库存管理员完成收货入库后,仓库管理员应对所入库货物进行登记。然而AA公司目前ERP系统中对于货物信息的录入全部为人工手动，使

26、得倍息录入耗费大量时间;月由于每个仓库只配有一名仓库营理员,当某个仓库所存放的物品不止一种时，经常会出现某一产品已经入库而仓库管理员由于事情繁多而无法将产品信息及时录入到ERP系统中。4、ERP系统的采购模块未集成供应商管理功能ERP的采购管理系统中虽然有供应商管理，但是AA公司尚未将此功能开启，使得公司目前对供应商的管理处于放流状态，这不利于公司及时掌握供应商的倍息，进而可能会对公司的采购活动造成影响。同时也存在部分资质不符合公司耍求企业进入采贿名单的风险。（三）预算管理方面的问题1、ERP系统无法有效进行财务预巧由于AA公司ERP系统财务功能上线的时间不长,财务部预算管理人员对于预算的结果

27、并不是通过系统中分析方法的运用得出的,而是停留在W前的方法（即依据自身经验结合上年情况运用固定预算法对各部口的预算进行汇总与分析）,这样债得得出的结巧处于固定状态,不利于预算的动态发展,缺乏预算结果的科学性。2、ERP预算管理中信息流不全,预算结论不准确由于AA公司目前ERP系统中尚未将各功能模块串联起来,使得信息的共享能力低,财务部对于所接收到的各部口的预算不能准确地进行核实,这容易影响财务部做出的预算结果,不利于公司发展的合理规划。广3、ERP预算季度预算编制功能缺少目前AA公司在ERP系统中对预算的编制只在年初进行,而对于季度或月预算并没有过多的关注,虽然系统有对各个部口的预算执行情况进

28、行跟踪,但由于目前公司ERP系统模块间的相互独立,使得预算执行不能得到有效的控制,有碍具体预算工作的展开。五、在ERP环境下AA公司内部控制的优化对策（一）会计核算管理的内部控制优化1、凭证与账簿（1）独立于会计凭证编制人的复核人员原始凭证或复印件为依据,对经济事项的真实合法性和会计核算的准确性进行复核,复核后在会计凭证上通过ERP系统生成复核标记。会计凭证经过复核后,财务部主管审核会计凭证.,并签字或盖章。每月,为确认会计凭证在经批准的经济事项范围内,财务部主管在结账前对所有在ERP系统中手工创建的会计凭证复核、审批。（2）财务部口相关人员根据业务部口提交的计提费用计算表和证明费用发生的各项

29、原始凭证,如合同或进度证明等资料对预提计算表中毎个项目的发生金额、已报账金额进行逐笔核对,结合ERP系统中财务分析模块对录入信息的合理性进行分析,审核无误后在系统中生成计提或者冲销的账务处理。系统自动提醒财务主管或其他授权人员对会计凭证进行审核。每月末,为确保摊销费用的准确性,财务人员结合财务系统中的分析模块对相应科目如同定资产、无形资产及摊销资产模块当月増加的资产、当月增加的摊销费用及当月调整的摊销事项的合理性进行复核。每半年,財务部口相关人员对ERP系统中账面有余额的各项往来账进行清色并在系统中生成往来结余详情清査报告,系统自动提醒相关负责人审阅。在负责人审阅无异巧将清查中发现的即将逾期或

30、已逾期的债权情况直接通报给相关部口。2、财务报告保证ERP系统中各个子模块与总账模块间的全面关联。每月关账前,系统白动检查科目余额的合理性及借贷方余额合计是否相等,同时,将重要会计科目和事项的余额进行单独列示,W便对其进行合理性复核审阅，如果发现异常，系统自动提醒会计报表编制人员,编表人员再要求相关人员查找原因并进行必要调整。每年末,为确保数据的一致性和录入的准确性,财务报表编制人员通过财务报表系统录入财务数据,W生成财务报告，录入完成后，财务报表编制人员将录入财务报表系统的数据与ERP系统中的财务数据进行核对并在财务报告上签字确认。对于填好的財务报表数据，系统除了耍其编制人员审核外，其他独立

31、于编制人的人员也需要填列数据进行审阅,确保所填信息的正确性并在ERP系统上生成复核标记W表确认。此外，在就其年度财务报巧编制过程中，要求报表编制人员保留报告数据生成或归集的相关工作底稿,W便于复核工作的开展并建立问责制。每半年，财务部口组织相关专业人员对账面有余额的长期股权投资、投资性房地产、递延所得税资产、商誉、可供出售金融资产、持有至到期投资等资产进行减值迹象判断，并将其信息录入到ERP系统中，通过系统分析判定其是否发生减值，并生成书面记录，由各部口参于人员签字确认。对于发生减值迹象的资产，系统自动生成减值鉴定报告，直接将其发送给相关管理人员审批，待帘批巧提醒财务人员计提减值准备。财务相关

32、人员在ERP系统中对相关关账检查流程进行系统设置，使得每月末财务系统向动运斤应收、应付、总账等月末关账检查报表,财务人员依据此表检查当期账务处理完成情况,并复核失效科目、中转科目、结巧科目、库存类明细科目余额，检査内部往来科目拼销情况,W确保关账后报表编制的合理性、准确性。同时,设置系统于毎月末对ERP子模块中相关明细余额与总账模块相关科目余额进行自动核对,确保明细账与总账相一致。如发现差异,财务人员需跟踪并列明差异原因,形成差异报告,并进行跟踪处理。系统在财务报告生成后自动将其传送至财务主管进行审阅,财务主管对财务报巧数据的合理化进行复核,在对发生重大变动的会计科目进行询问无误后在系统中生产

33、复核标记,打印纸质版报告进行签字,并提交公司管理层审阅签字,作为批准报出的依据。毎月关闭子模块会升期时,财务部授权人员运行应用系统检査报表对子模块和总账模块接收数据的完整性进行自动检查,并产生传送结果报告。相关授权人员如发现传送结果报巧中存在异常情化应进行跟进和处理,如果传送过程中的错误没有得W处理,或接口数据没有传送完整,不得关闭会计期。在会计期关闭后、会计报表尚未报出前,如发现对会计报表有重大影响的调整事项,财务部口相关人员提交书面申请,财务部口相关负责人签字批准后重开会计期间,W确保会计期的重新打开经过适当的授权。3、资金管理库存现金方面,公司应对库存现金的金额和盘点的制度进行限定。出纳

34、应于每天工作结束时对库存现金进行核实。同时,每周系统提示出纳对库存现金进行盘点并要求其填写记录,且由独立于现金管理的其他财务人员对出纳的现金盘点进行监控与记录。参与盘点的人员将盘点结果录入ERP系统保存并打印出现金盘点表,在表上签字确认并对盘点差异和限额执行情况进行跟进,确保现金的账实相符。银行账户方面,银行账户开立后,只有经过授权的财务部口COA维护人员可根据公司管理层的批复文件和账户的弹细信息在ERP系统中对新加银行进行明细科目的建立。每半年,公司财务部口相关人员应检査公司账户的开立使用情况。根据银行基本户显示的所有账户信息核对现有使用的银行账户,同时留有检査核对记录,W确保银行开户账户信

35、息与实际使用的银行账户信息一致，如发现不一致,则应查找差异的原因,向银行询证并处理。存单方面,独立于存单保管人的财务人员应毎月将各项存单与系统明细账进行核对,确认无误后在系统中标记并在核查备查簿上签字确认。印鉴方面,独立于印鉴保管的人员每季度对预留印鉴与授权使用情况进行检查和核对,w确保对银行预留印鉴的有效管理。预留印鉴需耍变更时，财务部按银行耍求办理申请手续,经财务部口责人或其授权人员审批签字后向银行提出变更中请。4、信息披露日常税款申报所需的财务报表、定期报送相关政府部口的统计报表(如税务局、经贸局、统计局等)、银行债信评级所需的财务报表、工商年检所需的财务报表等,由财务部负责人在系统中审

36、核通过并签字后方可对外报送。5、会计科目一览表(COA)的建立和维护设置或变更COA、交叉验证规则、自动会计规则时，财务部口相关人员发起设置或变更需求申请,提交财务部口负责人或授权人员审批,W保证设置或变更需求符合会计准则和公司的会计制度,并满足账项核算的需要。独立于ERP系统操作人员的其他人员对维护操作进行复核，并在需求申请表上签字确认,必确保复核的宵效执行。(二)采购管理的内部控制优化1、立项、招标和签订采购合同(1)采购需求部口在年度预算内通过采购系统提出具体采购需求项目的立项中请。采购需求申请经适当授权的需求部口负责人或公司管理层批准后通过ERP系统传达至物资供应部。物资供应部经适当授

37、权的人员复核采购需求并在ERP系统中批准确认。预算外(或无立项)采购需求应在系统中由具备相应审批权限的部口或公司管理层审批后,再行办理请购手续。物资供应部将采购方案直接通过ERP系统提交给供应部主管进斤审批。主管对采购方案审核无误巧在系统中直接生成同意标记并上报给上级部口,整个流程的审批都在系统上进行操作,大大节约了时间。对于需耍集体审议或决策的采购方案,物资供应部根据权限规定组织采购沟通会或决策会进行集体审议并形成相化的会议纪要,会议纪要需提请相关部口或公司领导审核签署。物资供应部组织实施采购工作时,将选择供应商的过程及选择结果及时录入系统,系统将内容直接发与相关领导进行审批。确定供应商后,

38、物资供应部根据确定的采购方式、采购价格等情况,会同供应商拟定合同初稿,准确描述合同款,明确双方权利、义务和违约贵任,W及价款、税款、发票种类、及送达实现等内容。物资供应部在ERP系统中文培起草合同审批表,连同合同正文和附件,提交财务部口及其他需耍参与会签的部口进行审批并最终提交公司管理层或其授权人员批准。履行巧关审批程序后,物资供应部方可与供应商签订合问。(2)除了系统上的倍息核对W外，公司审计部还应采用现场胳督、书面监督、不定期抽査、专项检査等方式,对采购管理及采购项目开展情况进行监督检查,提出监督意见和建议,跟踪整改落实情况。2、采购验收采购的设备或物资到货时,由物资供应部独立于采购执行和

39、巧单创建的质检室对所接收的物资或服务与采购巧单进行复核确认,并根据库存管理办法中的验收制度,确定检验方克由仓库保管员对采购项目的品种、规格、数量等相关内容进行验收,井在到货验收单上签字确认。仓库保管员对验收不合格的物资在到货验收单上出具验收结论并将其录入到ERP系统中，系统自动将信息传送至采购部口,使其及时与供应商联系办理退货手续,收回退货货款,涉及符合索赔条件的退货,应在索赔期内及时办理索赔。对于出现缺货、破损或不合格等情况,仓库保管员应书面确认验货情况并将结过通过ERP系统上报采购部口,协助办理退货、补货或索赔事宜。库存管理员完成收货入库后,仓库保管员应及时核对物流信息系统收货记录,确认无

40、误后关闭物流信息系统台账。物资供应部经适当授权的人员应定期审阅ERP系统中无合同或无订单的暂收货物登记电子簿并对其中长期未清理的货物余额进行跟进,确保其及时履行签订合同、创建订单W及入库程序。对于跨会计期间不能及时办理入库程序的货物,物资供应部应统计汇总相应的数量和金额，将其录入ERP系统，并把倍息共享至财务部口,让财务部队账务进行暂估处理,确保核算的完整性。财务部应付会计在收到供应商发票后,将ERP采购订单、ERP系统接收报表与发票进行订单匹配,在ERP系统的采购订单中输入发票的实际到货数量和单价,并进行发票匹配确认无差异后,ERP系统自动形成会计分录，将巧估应付款转至应付账款。3、付款支付

41、应付账款时,物资供应部填写付款通知单并附W发票原件及相关凭据;经部口或者相关的需求部口负责人签字同意辰,按照涉及金额的不同通过ERP.系统取得.财务部口负责人或公司管理层批准,并在打印的付款通知单上签字确认。(三)预算管理的内部控制优化1、目标设定和预算编制财务部口牵头,姐织相关归口部口,结合各预算执行单位提供的预算基础数据,根据公司战略目标、生产经营目标,及预算执行单位的需求,在ERP系统上运用适当的预巧方法(如固定预算、弹性预巧、零基预算、滚动预算等方法)审査平衡,编制市场发展、资本开支、损益、资金资产预算,生成年度预算报告和预算编制说明。将年度预算报告和预算编制说明通过系统提交公司领导审

42、核通过后,W系统公文形式报送管理层。2、预算执行财务部口牵头,组织各相关部口,通过对系统内预算执行情况动态监控,对全年完成情况进行预期,按季度编制季度滚动预算,简要撰写分析说明,并报送管理层审核。3、预算调整各部口在预算执行过程中,如遇市场经营环境、监管政策、相关法律法规等发生重大变化,导致预算编制基础巧假设产生重要变化,或出现重大不可控因素,将导致预算执行结果产生重大差异,应通过ERP系统报送预算调整申请,经公司管理屠批复后方可执行。对于已经通过公司预算委员会审核的日常运靑项目支出预算调整,项目负责人在实际执行过程中,应根据实际情况决定是否需要进行调整,如需调整,应提交预算调整申请并履斤相关系统审批程序。六、结语内部控制贯穿于企业整个经营巧动的全