全国计算机二级access 报表

1、第五章 报 表共一百一十七页本章学习(xux)任务5.1报表的定义与组成(z chn)5.2报表的分类(4种)5.3创建报表(3种)5.4编辑报表(主要4种操作)5.5报表排序和分组共一百一十七页本章学习(xux)任务（续）5.6使用计算控件5.7创建子报表5.8创建多列报表5.9设计复杂(fz)的报表5.10打印、预览和保存报表共一百一十七页5.1 报表(bobio)的定义与组成5.1.1 报表的定义窗体的概念和作用(zuyng)报表是Access数据库的对象之一，它根据指定规则打印输出格式化的数据信息。报表的功能：报表主要用于对数据库中的数据进行分组、计算、汇总和打印输出。共一百一十七页报

2、表(bobio)与窗体相似处：建立过程基本一样。不同处：报表只能输出数据，而窗体不仅可输入还可输入数据。报表可以有效地对大量信息(xnx)进行显示和汇总，而窗体不能。共一百一十七页报表(bobio)与窗体建立窗体的目的是显示、输入、编辑数据及控制应用程序执行的交互的友好操作界面。建立报表的目的则是为提供(tgng)实用、灵活的输出格式，报表是以打印格式展示数据的一种有效的方式。共一百一十七页5.1.2 报表(bobio)的视图Access的报表操作提供了3种视图：“设计”视图：用于创建和编辑报表的结构。“打印预览”视图：用于查看报表的页面数据输出形态(xngti)。“版面预览”视图：只能在报表

3、的设计视图下可用。用于快速查看报表的基本布局，但可能不包含全部数据。演示3个视图的切换通过“报表设计”工具栏中“视图”按钮来进行切换。共一百一十七页5.1.3 报表(bobio)的组成报表页眉：在报表开始处，用来显示(xinsh)说明性文字。只打印在报表的开始处。页面页眉：用来显示报表中的字段名称或对记录的分组名称。主体：打印表或查询中的记录数据。页面页脚：打印在每页的底部，用来显示本页的分组统计结果。报表页脚：用来显示整份报表的汇总说明。在所有记录都被处理后，只打印在报表内容的结束处。共一百一十七页图5.1 报表的组成区域(qy)（设计视图下）节主体节不可少，其他部分(b fen)成对添加/

4、隐藏。共一百一十七页5.1.4 报表(bobio)设计区共一百一十七页1.报表(bobio)页眉节用来显示说明性文字。其中任何内容都只能在报表的开始处，只打印在报表的开始处。即报表的第一页打印一次。如“学生(xu sheng)基本信息”报表，可在报表页眉加标题：学生(xu sheng)信息输出。主要用在封面。共一百一十七页2.页面(y min)页眉节用来显示报表中的字段名称（列标题）或对记录的分组名称。其中的文字(wnz)或控件一般输出显示在每页的顶端。即在每一页上都显示。共一百一十七页3.组页眉节可以根据需要，在报表设计5个基本节区域的基础上，还可以使用“排序与分组”属性(shxng)来设置

5、“组页眉/组页脚”区域，以实现报表的分组输出和分组统计。显示分组字段内容。共一百一十七页报表分组显示、统计(tngj)设计分组标题组页眉字段名称分组结果(ji gu)共一百一十七页4.主体(zht)节主体节用来(yn li)处理每条记录，其字段数据均须通过文本框或其他控件（主要是复选框和绑定对象框）绑定显示。可以包含计算的字段。如：“工龄”为year(date()- year(工作时间)共一百一十七页5.组页脚节主要安排文本框或其他类型控件显示各个(gg)分组中的统计数据结果。如：“平均成绩”为avg（成绩）共一百一十七页报表分组显示、统计(tngj)输出（部分）共一百一十七页可以从“视图(s

6、ht)”菜单中选择“排序与分组”选项，打开如图5.5所示的数据“排序与分组”窗体进行设定。共一百一十七页6.页面(y min)页脚节一般包含页码或控制项的合计(hj)内容，数据显示安排在文本框和其他一些类型控件中。每一页最后显示。共一百一十七页7.报表(bobio)页脚节该节区一般是在所有的主体和组页脚被输出完成后才会打印在报表的最后面。通过报表页脚区域放置(fngzh)文本框或其他一些类型控件，可以显示整个报表的计算汇总或其他的统计数字信息。如：所有学生的平均年龄为Sum(年龄)共一百一十七页5.2 报表(bobio)的分类报表分为以下4种：纵栏式报表表格式报表图表(tbio)报表标签报表共

7、一百一十七页5.2.1 纵栏式报表(bobio)（窗体报表）在一页中主体节区内显示一条或多条记录，且以垂直(chuzh)方式显示。字段标题信息与字段记录数据全部在每页的主体节区内显示。共一百一十七页图5.6 纵栏式报表(bobio)输出共一百一十七页5.2.2 表格式(g shi)报表以行、列形式显示记录数据，通常一行显示一条记录，一页显示多行记录。注意(zh y)：记录数据的字段标题信息在页面页眉节区内显示。共一百一十七页图5.7 表格式(g shi)报表输出共一百一十七页5.2.3 图表(tbio)报表图表报表(bobio)是指包含图表显示的报表(bobio)类型。图5.8 图表报表输出共

8、一百一十七页5.2.4 标签报表(bobio)（邮件标签）以紧凑的形式打印表或查询中的数据。一页上打印多个标签(bioqin)。便于裁剪。图5.9 标签报表输出共一百一十七页5.3 创建(chungjin)报表在Access中，提供3种创建报表的方式：使用“自动报表”功能；使用向导(xingdo)功能；使用“设计”视图创建。实际应用时，首先使用“自动报表”或向导功能快速创建报表，然后在“设计”视图中进一步完善。共一百一十七页5.3.1 使用“自动(zdng)报表”创建报表是一种(y zhn)快速创建报表的方法。先为报表选择数据源，然后选择报表类型：纵栏式或表格式（前两步顺序可调），最后会自动生

9、成报表显示数据源所有字段记录数据。共一百一十七页例5.1 在教学管理.mdb中使用“自动报表(bobio)”创建学生信息报表(bobio)。创建过程如下面图示 图5.10 “新建报表(bobio)”对话框 共一百一十七页这种方法创建出的报表只有主体(zht)区，没有报表页眉、页脚和页面页眉、页脚节区。创建过程中不能对字段进行设置。共一百一十七页5.3.2 使用(shyng)“报表向导”创建报表提示用户输入相关的数据源、字段和报表版面格式(g shi)等信息。例题5.2 以“教学管理.mdb”数据库文件中已存在的“学生选课成绩表”查询对象为基础，利用向导创建“学生选课成绩报表”。具体步骤如图示：

10、共一百一十七页共一百一十七页共一百一十七页共一百一十七页共一百一十七页共一百一十七页共一百一十七页共一百一十七页共一百一十七页共一百一十七页创建过程中，可以对字段进行分组排序设置，可以选择报表(bobio)样式。共一百一十七页5.3.3 使用“图表向导”创建(chungjin)报表例5.3 使用“图表向导”创建(chungjin)一个“教师职位统计表”图标报表共一百一十七页共一百一十七页共一百一十七页共一百一十七页在第五步中，要改变图例中的文字时，通过在图表中点击“右键”，在其中选择(xunz)“图表选项”来定制。共一百一十七页5.3.4 使用“标签向导”创建(chungjin)报表例5.4

11、制作(zhzu)以图5.8所示的标签报表。操作步骤如下图所示：共一百一十七页共一百一十七页共一百一十七页共一百一十七页共一百一十七页5.3.5 使用“设计”视图(sht)创建报表主要(zhyo)操作过程：创建空白报表并选择数据源；添加页眉页脚；布置控件显示数据、文本和各种统计信息；设置报表排序和分组属性；设置报表和控件外观格式、大小位置和对齐方式等。共一百一十七页例题5.5 使用“设计”视图来创建(chungjin)如图所示的“学生选课成绩表”表格式报表。具体步骤如下：共一百一十七页共一百一十七页报表(bobio)选择器共一百一十七页共一百一十七页共一百一十七页共一百一十七页共一百一十七页5.

12、4 编辑(binj)报表在报表“设计(shj)”视图中对已创建的报表进行编辑和修改：主要操作项目有：设置报表格式添加背景图案、页码及时间日期等。共一百一十七页5.4.1 设置(shzh)报表格式Access中提供了6种预定义报表格式：“大胆”、“正式”、“浅灰”、“紧凑(jncu)”、“组织”和“随意”通过使用这些自动套用格式，可以一次性更改报表中所有文本的字体、字号及线条粗细等外观属性。共一百一十七页设置报表格式(g shi)操作步骤如下：(1)“设计”视图打开报表。(2)选择格式更改的对象。(3)单击“工具栏”上的“自动套用格式”按钮。演示共一百一十七页共一百一十七页单击“选项”按钮后展开

13、(zhn ki)的对话框。共一百一十七页共一百一十七页Microsoft Access 将套用用户在报表(bobio)中最后一次使用的自动套用格式。如果还不曾使用过向导来创建报表(bobio)或还没使用过“格式”菜单中的“自动套用格式”命令，Access 将使用“标准”自动套用格式。 共一百一十七页5.4.2 添加背景(bijng)图案例题5.6 通过在“设计”视图中，打开报表，利用报表选择器，打开报表“属性”窗体，在“格式”选项卡中选择“图片”属性进行背景图片的设置(shzh)。设置背景图片的其他属性。共一百一十七页主要(zhyo)有：图片类型“嵌入”或“链接”图片缩放模式“裁减”、“拉伸”

14、或“缩放”图片大小调整方式图片对齐方式图片平铺图片出现属性页共一百一十七页5.4.3 添加日期(rq)和时间例5.7 法一：在“设计”视图中打开报表 单击“插入”菜单中的“日期和时间”命令法二：直接(zhji)在报表上添加一个文本框，通过设置其“控件源”属性为日期或时间的计算表达式（如=Date()或=Time()）来显示日期与时间。共一百一十七页上机问题(wnt)图表的设置(shzh)更改。插入日期、时间时如没有报表页眉时，自动插入在主体节。若有报表页眉，则插入在报表页眉时。共一百一十七页共一百一十七页共一百一十七页共一百一十七页结合型文本框控件只要(zhyo)指定控件来源。结合型组合框、结

15、合型列表框控件，不仅要指定控件源，还要指定行来源（借助查询）。共一百一十七页5.4.4 添加(tin ji)分页符和页码1.在报表中添加分页符在报表中，在某一节中使用分页控制符来标志需要另起一页的位置。通过在“设计”试图下单击工具箱中的“分页符”按钮。注意：分页符应设置在某个控件之上或之下，以免(ymin)拆分了控件中的数据。如果要将报表中的每个记录或记录组都另起一页，可以通过设置组标头、组注脚或主体节的“强制分页”属性来实现共一百一十七页强制(qingzh)分页设置设置(shzh) 说明无（默认值）当前节（正在设置属性的节）在当前页中打印。节前当前节在新页的顶部打印。节后下一节在新页的顶部打

16、印。节前和节后当前节在新页的顶部打印，下一个节也将在另一新页的顶部打印。共一百一十七页2.在报表中添加页码“设计”视图中打开报表单击“插入”菜单中的“页码”命令在“页码”对话框中，根据需要选择相应的页码格式、位置和对齐方式。通过(tnggu)选中“在第一页显示页码”复选框来设定是否在第一页显示页码共一百一十七页5.4.5 使用(shyng)节报表中的内容以节划分的。每一个节都有其特定的目的，而且按照一定的顺序打印在页面及报表上，在“设计”视图中，节代表各个不同的带区，每一节只能别指定一次。在打印报表中，某些节可以(ky)指定多次，可以(ky)通过放置控件来确定在节中显示内容的位置。共一百一十七

17、页1.添加或删除报表页眉、页脚和页面页眉、页脚2.改变(gibin)报表的页眉、页脚或其他节的大小3.为报表中的节或控件创建自定义颜色共一百一十七页5.4.6 绘制(huzh)线条和矩形1.在报表上绘制线条利用工具箱中的“线条”工具。通过“格式”工具栏中的“线条/边框宽度(kund)”按钮和“属性”按钮，可分别更改线条样式和边框样式2.在报表上绘制矩形共一百一十七页5.5 报表(bobio)排序和分组5.5.1 记录排序使用“报表向导”创建报表时，操作到“报表向导”第三个对话框时，会提示设置报表中的记录排序。在“报表向导”中设置字段排序，限制(xinzh)最多一次设置4个字段，并且限制排序只能

18、是字段。“设计视图”中，一个报表最多可以安排10个字段或字段表达式进行排序。共一百一十七页例题5.8 在“教师信息表”报表设计中按照“工作(gngzu)时间”由早到晚进行排序输出。通过“视图(sht)”菜单下的“排序与分组”命令项共一百一十七页5.5.2 记录(jl)分组分组是指报表设计时按选定(xun dn)的某个（或几个）字段值是否相等而将记录划分成组的过程。先选定分组字段，在这些字段上值相等的记录归为同一组，字段值不等的记录归为不同组。报表通过分组可以实现同组数据的汇总和显示输出。一个报表中最多可以对10个字段或表达式进行分组。共一百一十七页例题5.9 设计(shj)报表对学生成绩进行分

19、组统计。(1)打开“教学管理.mdb”数据库文件。(2)按照要求设计报表的数据源“学生选课成绩表”查询(3)在“设计”视图中创建一个空白报表设置其数据源为“学生选课成绩表”查询。共一百一十七页共一百一十七页共一百一十七页共一百一十七页共一百一十七页5.6 使用(shyng)计算控件报表(bobio)设计过程中，除了在版面上布置绑定控件直接显示字段外，还需进行各种运算并将结果显示出来。比如：报表设计中页码的输出，都是通过设置绑定控件的控件源为计算表达式形式而实现的，这些称为“计算控件”共一百一十七页5.6.1 报表(bobio)添加计算控件计算控件的控件源是计算表达式例题5.10 在“教师信息表

20、”报表设计中根据(gnj)教师“工作时间”字段值使用计算控件来计算教师工龄。共一百一十七页在“设计”视图中，删除“工作时间”的“标签”控件及“文本框”控件新插入(ch r)一个“标签”控件或“文本框”控件设定标签显示文本为“工龄”设定文本框的“控件来源”属性为计算表达式共一百一十七页共一百一十七页共一百一十七页5.6.2 报表(bobio)统计计算在Access中利用计算控件进行统计计算并输出结果(ji gu)操作主要由两种形式：1.在主体节内添加计算控件2.组页眉/组页脚节区内或报表页眉/报表页脚节区内添加计算字段共一百一十七页5.7 创建(chungjin)子报表子报表是插在其他报表中的报

21、表。在合并报表时，两个(lin )报表中的一个必须作为主报表，主报表可以是绑定的也可以是非绑定的，即报表可以基于数据表、查询或SQL语句，也可以不基于其他数据对象。非绑定的主报表可作为容纳要合并的无关联子报表的“容器”。主报表中可以包含子报表或子窗体。一个主报表中最多可以包含两级子窗体或子报表。共一百一十七页5.7.1 在已有报表(bobio)中创建子报表(bobio)注意：在创建子报表之前，首先要确定主报表和子报表之间已经建立了正确(zhngqu)的联系，这样才能保证其在子报表中的记录与主报表中的记录之间有正确(zhngqu)的对应关系。共一百一十七页例5.11 在“学生信息(xnx)表”主

22、报表中增添“选课成绩信息(xnx)”子报表。操作步骤如图示：(1)首先创建基于“学生表”数据源的主报表共一百一十七页子报表插入(ch r)预留区域共一百一十七页共一百一十七页共一百一十七页图示为没有建立(jinl)表之间的关系而出项的错误提示对话框因而在创建子报表之前(zhqin)要建立学生表、课程表、选课表之间的关联共一百一十七页共一百一十七页共一百一十七页共一百一十七页共一百一十七页5.7.2 将某个已有报表(bobio)添加到其他已有报表(bobio)来创建子报表(bobio)具体操作步骤：(1) 在“设计”视图中，打开作为主报表的报表；(2)确保工具箱中的“控件向导”按钮已按下；(3)

23、按F11键切换到数据库窗口；(4)将报表或数据表从“数据库”窗口拖动到主报表中需要插入子报表的节区，这样，Access数据库就会自动将子报表控件插入到报表中(5)调整、预览并保存报表。注意(zh y)：在子报表链接到主报表之前，应当确保已正确的建立了表间关系。共一百一十七页5.7.3 链接(lin ji)主报表和子报表通过“报表向导”或“子报表向导”创建子报表，在某种条件下(例如，同名字段自动链接等)Access数据库会自动将主报表与子报表进行链接。但如果(rgu)主报表和子报表不满足指定的条件，则可以通过下列方法来进行链接：共一百一十七页(1)在“设计”视图中打开(d ki)主报表。(2)选

24、择“设计”视图中的子报表控件，然后单击工具栏上的“属性”按钮，打开“子报表属性”对话框，如图5.55所示。共一百一十七页在“链接子字段”属性框中，输入子报表中“链接字段”的名称，并在“链接主字段”属性框中，输入主报表“链接字段”名称。在“链接子字段”属性框中给的不是控件的名称而是数据源中的链接字段名称。若难以确定链接字段，可以(ky)打开其后的“生成器”工具去选择构造。(3)单击“确定”按钮，完成链接字段的设置。注意：设置主报表/子报表链接字段时，链接字段并不一定显示在主报表或子报表上，但必须包含在主报表/子报表的数据源中。共一百一十七页5.8 创建(chungjin)多列报表设置多列报表的操作步骤如下：(1)创建普通(ptng)报表。(2)单击“文件”菜单中的“页面设置”命令，显示“页面设置”对话框，如