Excel办公软件教程知识分享

1、Good is good, but better carries it.精益求精，善益求善。Excel办公软件教程Excel办公软件学习目录TOCo1-4hzHYPERLINKl_Toc1003933161Excel是什么PAGEREF_Toc100393316h2HYPERLINKl_Toc1003933171.1文件PAGEREF_Toc100393317h2HYPERLINKl_Toc1003933181.2工作薄和工作表PAGEREF_Toc100393318h2HYPERLINKl_Toc1003933191.3认识Excel的工作环境PAGEREF_Toc100393319h2HY

2、PERLINKl_Toc1003933202基本操作PAGEREF_Toc100393320h4HYPERLINKl_Toc1003933212.1启动ExcelPAGEREF_Toc100393321h4HYPERLINKl_Toc1003933222.2使用Excel的菜单和工具栏PAGEREF_Toc100393322h4HYPERLINKl_Toc1003933232.2.1使用菜单PAGEREF_Toc100393323h5HYPERLINKl_Toc1003933242.2.2使用快捷键PAGEREF_Toc100393324h6HYPERLINKl_Toc1003933252.2

3、.3使用快捷菜单PAGEREF_Toc100393325h6HYPERLINKl_Toc1003933262.2.4使用工具栏PAGEREF_Toc100393326h7HYPERLINKl_Toc1003933272.3建立工作表PAGEREF_Toc100393327h8HYPERLINKl_Toc1003933282.3.1在单元格里输入数据PAGEREF_Toc100393328h8HYPERLINKl_Toc1003933292.3.2简单的计算PAGEREF_Toc100393329h9HYPERLINKl_Toc1003933302.3.3调整行、列宽度PAGEREF_Toc10

4、0393330h10HYPERLINKl_Toc1003933312.4编辑工作表PAGEREF_Toc100393331h10HYPERLINKl_Toc1003933322.4.1选定操作区域PAGEREF_Toc100393332h10HYPERLINKl_Toc1003933332.4.2复制、移动PAGEREF_Toc100393333h11HYPERLINKl_Toc1003933342.4.3撤销和恢复PAGEREF_Toc100393334h11HYPERLINKl_Toc1003933352.4.4插入和删除PAGEREF_Toc100393335h12HYPERLINKl_

5、Toc1003933362.4.5查找和替换PAGEREF_Toc100393336h12HYPERLINKl_Toc1003933372.4.6工作表的保护PAGEREF_Toc100393337h13HYPERLINKl_Toc1003933382.5设置工作表的格式PAGEREF_Toc100393338h14HYPERLINKl_Toc1003933392.5.1单元格的格式设置PAGEREF_Toc100393339h14HYPERLINKl_Toc1003933402.5.2数据格式调整PAGEREF_Toc100393340h15HYPERLINKl_Toc1003933412.

6、5.3数据表的美化PAGEREF_Toc100393341h15HYPERLINKl_Toc1003933422.6图表的使用PAGEREF_Toc100393342h16HYPERLINKl_Toc1003933432.6.1建立图表PAGEREF_Toc100393343h16HYPERLINKl_Toc1003933442.6.2修改图表PAGEREF_Toc100393344h19HYPERLINKl_Toc1003933452.7打印操作PAGEREF_Toc100393345h21HYPERLINKl_Toc1003933462.7.1纸张形式调整PAGEREF_Toc100393

7、346h21HYPERLINKl_Toc1003933472.7.2页眉面脚设置PAGEREF_Toc100393347h23Excel是什么Excel是微软公司出品的Office系列办公软件中的一个组件，确切地说，它是一个电子表格软件，可以用来制作电子表格、完成许多复杂的数据运算，进行数据的分析和预测并且具有强大的制作图表的功能；现在的新版本Excel0还可以制作网页呢！文件用术语说，文件就是存储在磁盘上的信息实体。用电脑，可以说我们几乎天天都在和文件打交道。对我们初学者来说，要明白文件是有不同的类型的，我们可以通过它的后缀名来区分。就拿微软Office家族来讲，Word创建的文件文档文件后

8、缀名为DOC，Excel创建的工作薄文件后缀名为XLS，PowerPoint创建的演示文稿文件的后缀名为PPT等。不过类型的文件，需要不同的应用程序才能打开它，有的初学者从别的电脑上复制了一个用Excel创建的工作薄文件到自己的电脑上，可是无论如何也打不开它，后来才明白原因是自己的电脑上没有安装Excel应用程序。所以，要顺利地进行后面的学习，请现在你的电脑上安装Excel，其它版本的Excel虽然可以仿照操作，但是由于本系列课程都是以Excel为蓝本的，因此建议读者朋友尽量使用Excel进行学习。工作薄和工作表学习和使用Excel，肯定要和两个概念打交道，那就是“工作薄”和“工作表”。前面已

9、经说过，工作薄是一种由Excel创建的文件，而工作表则是工作薄的组成部分。可以这样形象的理解，工作薄是一个笔记本，而工作表是这个笔记本里的每页纸。操作和使用Excel，绝大部分工作是在工作表中进行的。认识Excel的工作环境启动Excel后，我们将看到Excel的工作窗口。如果你完全是一个新手，那么可能会这个工作环境感觉有点复杂。如有你有使用Office家族中如Word等应用程序的经验，那么应该有点似曾相识的感觉。因为它们的菜单、工具栏、任务窗格和编辑窗口的布局是大体相同的。图1下面我们来介绍一下这个工作环境的情况。了解各部分的称呼(名称)，如菜单、工具栏、任务窗格等等都是必要的，因为我们后面

10、的操作将使用这些称呼。标题栏这里显示程序的名称，以及当前工作薄文件的名称。菜单栏可以通过选择相应的菜单命令来向Excel发出命令。Excel为了用户便于记忆，将类似的命令分门别类地放到同一菜单项目中，菜单可以根据自己的习惯定制。工具栏可以通过单击相应的按钮来向Excel发出相应的命令。工具栏可以根据自己的习惯定制。公式栏在单元格中输入数据或公式后，将在这里显示输入的内容。对输入数据或公式的编辑在这里进行相当方便。列标题从A到IV的256个字母。每个字母代表工作表256列中的一列，从按英文字母顺序A开始到Z，Z之后是AA，AB，AC，依此类推到AZ。AZ之后是BA，BB，BC，依此类推到BZ，最

11、后一列是IV。单击列标题可以选中整列。活动单元格指示器这个黑色边框的指示器代表当前活动的单元格，所谓活动，即当前被选中的单元格。行标题从1到65536的数字，每个数字代表工作表的一行。单击行标题可选中整行的单元格。同时，由于有256列，则Excel工作表的单元格总数为2566553616777216个，我们用列标题和行标题就可以确定一个单元格，如A4，代表第A列，第4行那个单元格，其余依次类推。任务窗格这是2002版本开始出现的新特性，方便快速选择相关的任务，例如新建工作薄、使用剪贴板等。垂直滚动条使用该滚动条可以垂直滚动工作表。水平滚动条使用该滚动条可以水平滚动工作表。工作表标签每个标签代表

12、工作薄中不同的工作表，每个工作表的名称都显示在标签上，选择单击标签即可切换到相应工作表。一个工作薄可以包含任意数量的工作表，但是为了方便管理，工作表数量最好不要太多。基本操作启动Excel我们可以通过三种方式启动Excel。1通过开始菜单操作步骤：依次单击桌面上的“开始所有程序MircosoftOfficeMicrosoftOfficeExcel”命令，一会出现Excel的闪屏，随即可启动Excel。2通过桌面快捷方式操作步骤：如果在桌面上建立过Excel的快捷方式，则双击该快捷方式的图标即可启动3通过Excel工作薄文件操作步骤：如果你的电脑中存储有由Excel创建的工作薄文件，则可双击该文

13、件启动Excel。使用Excel的菜单和工具栏要想熟练地使用Excel完成自己的任务，菜单和工具栏是必须掌握的。我们要让Excel做事，必须向它发出命令。发出命令的方法通常有四种：使用菜单、使用快捷键、使用快捷菜单和使用工具栏。下面通过一个具体任务的操作进行说明。任务：在A1单元格中输入字符“语文”，并把该内容复制到A5单元格。使用菜单操作步骤：(1)选中A1单元格在其中输入“语文”，可以看到单元格中的插入点光标还处于闪动状态，Excel等待我们输入其它的内容，因为确认输入完毕，则按下键盘回车键，可以看到活动单元格指示器跳到B1单元格。(2)现在用鼠标单击A1单元格，可以看到活动单元格指示器重

14、新回到A1单元格，这时单击菜单“编辑”，在展开的菜单选项中选择“复制”命令，可以看到A1单元格周围出现黑白相间的滚动条，表示复制命令已被执行。图2(3)然后选中A5单元格，再单击菜单“编辑”，在展开菜单选项的中选择“粘贴”命令。可以看到A1单元格中的内容被复制到了A5单元格中，按下键盘回车键完成操作。图3说明：在第1步中，为什么输入“语文”后，要按下回车，再重新选择A1单元格呢？这是因为，当输入“语文”后，插入点光标在单元格中闪动，这时如果直接通过菜单执行复制命令，那么该命令是针对单元格中的插入点光标的，由于该光标什么也没选中，因此相当于没有复制任何内容。而按下回车后重新选择A1单元格，可以看

15、到A1单元格中没有插入点光标，所以这时通过菜单执行复制命令，就是复制A1单元格中的内容“语文”。值得注意的一个区别是：单击A1单元格是激活它，让它成为活动单元格，可以直接输入数据或公式，执行复制粘贴等命令；而双击A1单元格是编辑它，可以在内部修改数据或公式。其它单元格依此类推。使用快捷键如果你认为展开层层菜单操作比较麻烦，那么可以通过快捷键操作。大部分常用的命令都有快捷键。比如图4中复制的快捷键为“CtrlC”，Excel把常用命令的快捷键放在了菜单列表中对应命令的右边。图4操作步骤：(1)先删去A5单元格中的“语文”，然后用鼠标单击一下A1单元格，按下键盘组合键“CtrlC”，和前面一样，A

16、1单元格周围出现黑白相间的滚动条，表示复制命令已被执行。(2)选中A5单元格，按下键盘组合键“CtrlV”，可以看到“语文”已被贴贴到A5单元格中，按下键盘回车键完成操作。使用快捷菜单操作步骤：(1)先删除A5单元格中的“语文”，然后选中A1单元格，并单击鼠标右键，在弹出的菜单选项中选择“复制”命令。图5(2)然后选中A5单元中，并单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“粘贴”命令，按下键盘回车完成操作。使用工具栏操作步骤：(1)先删除A5单元格中的“语文”，然后选中A1单元格，单击工具栏“复制”图标。图6(2)选中A5单元格，单击工具栏的“粘贴”图标，按下键盘回车键即可完成操作。图7上面通过一个简

17、单的任务，初步介绍了一下向Excel发出命令的常用方式，大家可不要小看了这些基本技能的学习，以后完成更复杂的任务，都要靠它们哦。建立工作表在单元格里输入数据我们在建立表格之前，应该先把表格的大概模样考虑清楚，比如表头有什么内容，标题列是什么内容等，因此在用Excel建立一个表格的时候开始是建立一个表头，然后就是确定表的行标题和列标题的位置，最后才是填入表的数据。首先把表头输入进去：单击选中A1单元格，输入文字，然后从第三行开始输入表的行和列的标题，然后再把不用计算的数据添进去。输入的时候要注意合理地利用自动填充功能，先输入一个，然后把鼠标放到单元格右下角的方块上，看鼠标变成一个黑色的十字时就按

18、下左键向下拖动，到一定的数目就可以了。填充还有许多其它的用法：例如，输入一个7-11，回车，它就自动变成了一个日期，向下填充，日期会按照顺序变化。图8简单的计算在电子表格中经常需要计算数据，当然可以在外面把数据计算好了再输入进来，不过，我们最好还是使用Excel自身的计算功能，这样改动起来就很方便。现在我们来看一个表格，把每人每次的购买总额计算出来：选中“总值”下第一个单元格，在编辑栏中单击，直接输入“=C5*D5”，在这里，不用考虑大小写，单击“输入”按钮，确认我们的输入，就在这个单元格中输入了一个公式。图9输入公式可以从表里选，也可以直接输入，只要保证正确就行了。这两种方法各有各的用途：有

19、时输入有困难，就要从表里选择；而有时选择就会显得很麻烦，那就直接输入。还有一点要注意，这里是在编辑公式，所以一定要在开始加一个等号，这样就相当于在开始单击了“编辑公式”按钮。调整行、列宽度调整单元格的宽度，可以使表格看起来更紧凑一些。拖动两个单元格列标中间的竖线可以改变单元格的大小，当鼠标变成如图所示的形状时，直接双击这个竖线，Excel会自动根据单元格的内容给这一列设置适当的宽度。图10编辑工作表选定操作区域选定操作区域的方法有很多：如单击行标可以选中一行，单击列标可以选中整列，单击全选按钮（表格左上角的第一个格）可以选中整个工作表，还有单击哪个单元格就可以选中哪个。如果要选择一些连续的单元

20、格，就是在要选择区域的开始的单元格按下左键，拖动鼠标拖到最终的单元格就可以了。如果要选定不连续的多个单元格，就是按住Ctrl键，一一单击要选择的单元格就可以了。同样的方法可以选择连续的多行、多列；不连续的多行、多列；甚至行、列、单元格混和选择等等。图11复制、移动复制单元格的方法：选中要复制内容的单元格，单击工具栏上的“复制”按钮，然后选中要复制到的目标的单元格，单击工具栏上的“粘贴”按钮就可以了。现在的Office2000为我们提供了一个多次剪贴板，可以进行12次剪贴操作：在工具栏上单击右键，从打开的菜单中选择“剪贴板”，把剪贴板工具栏显示在了界面中。图12现在我们把要复制的内容一一复制到剪

21、贴板中来一，进行复制操作，每复制一个就可以看到剪贴板中的标识就多了一个，这样就单击剪贴板工具栏上相应的条目把该条目粘贴到相应的位置了。移动单元格：有时我们会对表格或部分单元格的位置进行调整，此时用移动单元格是很方便的。选中要移动的单元格，把鼠标移动到选区的边上，鼠标变成我们熟悉的左上箭头的形状，按下左键拖动，会看到一个虚框，这就表示我们移动的单元格到达的位置，在合适的位置松开左键，单元格就移动过来了。如果单元格要移动的距离比较长，超过了一屏，这样拖动起来就很不方便了，这时我们可以使用剪切的功能：选中要移动的部分，单击工具栏上的“剪切”按钮，剪切的部分就被虚线包围了，选中要移动到的单元格，单击工

22、具栏上的“粘贴”按钮，单元格的内容就移动过来了。撤销和恢复如果你对上次的操作情况不满意，可以单击工具栏上的“撤消”按钮，把操作撤消。如果你又不想撤消了，还可以马上恢复：单击工具栏上的“恢复”按钮。不过要注意一点，恢复一定要紧跟在撤消操作的后面，否则“恢复”就失效了；再就是你可以使用多次撤消。单击工具栏上的“撤消”按钮的下拉箭头，这里列出了可以撤消的全部操作。不过需要注意，撤消和恢复操作是有次数限制的。插入和删除对工作表的结构进行调整，可以插入行，列，单元格。右键单击左边的行标选中一行，然后从打开的菜单中选择“插入”命令单击，就可以在选中的行前面插入一个行了。然后就可以输入数据了。插入列和插入行

23、差不多，选中一列，从右键菜单中选择插入，就可以在当前列的前面插入一列。还可以插入一个单元格，右键单击一个单元格，从打开的菜单中选择“插入”命令，打开“插入”对话框，选择“活动单元格下移”，单击“确定”按钮，就可以在当前位置插入一个单元格，而原来的数据都向下移动了一行。图13有插入当然有删除了，这个很简单，删除行，可以选中这一行，然后从右键菜单中选择“删除”命令；列则可以选中列，从右键菜单中选择“删除”，单元格也是一样，只是会弹出“删除”对话框，选择“下方单元格上移”，单击“确定”按钮，单元格删除了，下面的记录也可以移动上来了。查找和替换下面来看看在Excel中的数据的查找和替换。有这样一个表，

24、我们要把其中的“可乐”替换成“可口可乐”，这时就用得到查找和替换功能了。打开“编辑”菜单，单击“替换”命令，打开“替换”对话框，在上面的“查找内容”文本框中输入“可乐”，在下面的“替换值”输入框中输入“可口可乐”，然后单击“查找下一个”按钮，Excel就会自动找到第一个，如果需要替换，就单击“替换”按钮。如果直接单击“全部替换”按钮，就可以把这里全部的符合条件的字符替换掉了。图14现在我想看看“雪碧”都在哪些地方有，打开“编辑”菜单，单击“查找”项，打开“查找”对话框，在文本框中输入“雪碧”，在下面的下拉列表框中选择“值”一项，单击“查找下一个”按钮，就可以一个一个地找到使用这些字符的位置了。

25、图15工作表的保护有时我们自己制作的表格不希望别人进行修改，这时我们就要对工作表进行保护。这样我们就给这个工作表增加了一个保护密码，关闭并保存这个工作簿，再次打开它，在我们设置了保护的工作表中就不能进行修改了；如果要进行修改，就打开“工具”菜单的“保护”子菜单，单击“撤消工作表保护”命令，会弹出“撤消工作表保护”对话框，输入密码，单击“确定”按钮就可以继续修改工作表了。图15图16这是对工作表的保护，可以设置工作簿的保护，设置方法同工作表的保护基本相同，只是要选择“工具”菜单下“保护”子菜单中的“保护工作簿”命令。设置工作表的格式单元格的格式设置格式设置的目的就是使表格更规范，看起来更有条理、

26、更清楚。图17图18这样就设置好了！合并后的单元格还可以分开。打开“单元格格式”对话框，单击“对齐”选项卡，把“合并单元格”前面的复选框清除，单击“确定”按钮，单元格就分开了。数据格式调整我们可以把“进度”栏中的数字都设置为百分数的形式：选中这些单元格，单击工具栏上的“百分比样式”按钮，这些单元格中的数字就变成了百分比的样式。我们也可以把表示货币的数字改成小数点后面有两位小数，选中要设置的单元格，打开“格式”菜单，选择“单元格”命令，打开“单元格格式”对话框，单击“数字”选项卡，选择“分类”列表中的“自定义”，从右边的“类型”列表中选择“0.00”，单击“确定”按钮，数字的样式就设置好了。图1

27、9我们还可以把这些数字直接设置为货币形式：单击工具栏上的“货币样式”按钮，在所有选中的数字前面就都出现了一个“￥”符号。数据表的美化我们如果不给工作表设置边框，打印出来的表是没有边框的，这里先来把边框设置好：选中要设置的单元格，单击工具栏上的“边框”按钮的下拉箭头，从弹出面板中选择“所有框线”按钮单击，(如图20)，边框就设置好了。接着给标题行设置一个好看一点的底色和文字颜色：选中第一行的单元格，单击“填充颜色”按钮的下拉箭头，选择“宝石蓝”，（如图21），将单元格的底色设置为宝石蓝的颜色；单击“字体颜色”按钮的下拉箭头，选择“紫色”，(如图22)，这样单元格的底色和文字颜色就设置好了。图20

28、图21图22还可以给工作表设置一个背景：打开“格式”菜单，单击“工作表”项，选择“背景”命令单击，弹出“工作表背景”对话框，从对话框中选择图片文件，单击“插入”按钮，背景就设置好了。如果你又不想要背景了，就打开“格式”菜单中的“工作表”子菜单，选择其中的“删除背景”命令就可以了。不过这个背景是不能被打印出来的，只有在编辑时才能看见。图表的使用建立图表图表在数据统计中用途很大。我们拿一个例子来讲吧：这是一个电话咨询量表，显示了一周电话数量。打开“插入”菜单，单击“图表”命令，打开“图表向导”对话框，第一步是选择图表的类型，我们从左边的“类型”列表中选择“柱状图”，从右边的“子图表类型”列表中选择

29、默认的第一个，单击“下一步”按钮。图23出现步骤2的对话框，这个对话框中要为柱状图选择一个数据区域，单击“下一步”按钮。图24现在要设置图表设置它的标题为“电话量统计表”，X轴“日期”，Y轴“数量”单击“下一步”按钮。图25这一步是选择生成的图表放置的位置，选择“作为其中的对象插入”，单击“完成”按钮；柱状图就完成了。图26这样一张图表就做好了。图27修改图表现在我们来把上一节所用到的图表的背景设置一下，使我们的图表更漂亮：在中间的方形区域中单击右键（或双击），单击“图形区格式”项，打开“图形区格式”对话框，选择颜色，单击“确定”按钮。这样，这个图表就漂亮多了。图28我们还可以字体、字号进行调

30、整，鼠标双击需要调整后数据项，弹出下列对话框，我们可以对字体、字号、字对齐角度进行调整。图29图30调整完毕，我们将会看到一张很漂亮的图表图31打印操作一般我们在打印工作表之前都会先预览一下，这样可以防止打印出来的工作表不符合要求，单击工具栏上的“打印预览”按钮，就可以切换到“打印预览”窗口中了。我们前面也曾经用过这个功能，它的作用就是看一下打印出来的效果，现在看到的是整个页面的效果，单击“缩放”按钮，可以把显示的图形放大，看得清楚一些，再单击，又可以返回整个页面的视图形式。单击“打印”按钮可以将工作表打印出来，而单击“关闭”按钮则可以回到编辑状态。现在这个考核表在这一页中并不能完全打印出来，因此我们就要用到另外一个功能。纸张形式调整单击这里的“设置”按钮，可以打开“页面设置”对话框，要想解决刚才的问题有两种办法，一是可以选择一种宽度较大的纸；再就是把纸张横过来使用：单击“纸张大小”下拉列表框，从弹出的列表中选择一种比较宽的纸型，单击“确定”按钮，这样就可以了。图32可是我平常用的纸一般都是A4，很少有更宽的纸可以用，在这种情况下我们可以把纸张横过来打印：打开“页面设置”对话框，在“方向”栏中