信息管理学复习资料(共37页)

1、信息管理学复习(fx)要点 信息管理概述(i sh)第一节 信息管理概念(ginin)一、信息概述1信息的含义 (1)信息的经典定义最早见于三国志：“诸葛恪围合肥新城，城中遣士刘整出围传消息。王子俭期曰：正数欲来，信息甚大。”许多信息学著述中都摘引“梦断美人沉信息，目穿长路倚楼台”的诗句，认为信息一词最早出于这首“唐代诗人李中在碧云集中所写的暮春怀故人一诗”。“信息”作为科学概念，1948年，信息论的奠基人申农在其论文通信的数学理论中给信息以明确的定义。 “信息是用来消除不确定性的东西”的定义，是信息论奠基人申农的定义，就经常被作为经典性定义加以引用。，“信息是人们在适应外部世界，并使这种适应

2、反作用于外部世界的过程中，同外部世界进行互相交换的内容的名称”的定义，是控制论创始人维纳的定义，也是经常被作为经典性定义加以引用的。 此外，不同学科的专家认识各不相同： 经济管理学家认为信息是提供决策的有效数据； 物理学家认为信息是熵； 数学家认为信息不过是概率论的发展； 在电子学家、计算机科学家和网络专家们的眼里，信息就是电子线路和网络中传输的信号。 正是由于研究者的学科不同，其定义的内涵也就不尽相同，以致今天关于信息的定义多达上百种，未能统一。我们认为：信息是按照一定的方式排列起来的信号序列所揭示的内容。区别信息、知识、情报、文献之间的关系信息的特征普遍性依附性可塑性共享性价值的相对性可伪

3、性信息的类型(1)社会性类型：社会信息和非社会信息。(2)感知方式类型：直接(zhji)信息和间接信息。 (3)信息运动状态(zhungti)类型：动态信息和静态信息。 (4)传播方式类型：公开信息(xnx)、内部信息和机密信息。 (5)认识论类型：潜在信息、先验信息和实得信息。 (6)信息地位类型：宏观信息和微观信息。 (7)信源类型：内源性信息和外源性信息。 (8)信息自然状态类型：社会信息、生物信息、非生物信息。 (9)信息哲学内涵类型：客观信息和主观信息。(10)认识深浅类型：表层信息、里层信息和深层信息。(11)期待性类型：预知信息、已知信息和突发信息。 (12)内容重要性类型：主要

4、信息、一般信息、冗余信息。(13)表述程度类 (14)信息价值类型：有用信息、有害信息和无害信息。(15)信息时间性类型：现时信息、历史信息和预测信息。16)信息载体类型：文字信息、声像信息、实物信息。(17)阅读方式类型：人读信息、机读信息。(18)信息逻辑层类型：语法信息、语义信息和语用信息。4信息在管理中的作用(1)信息是管理者认识管理客体的媒介 (2)信息是现代管理的基础信息管理的含义1信息管理的含义信息管理，英语中是Information Management，简称IM，日语中是“情报管理”，作为一个术语，在全世界的范围内已经广泛使用开来。信息管理的定义，目前还没有统一的表述。归纳起

5、来有四大类说法： 一是认为信息管理就是对信息的管理，就是对信息进行组织 、加工、规划、控制，并将其引向预定的目标。 二是认为信息管理不仅仅是对信息的管理，而是对涉及信息活动的各种要素(信息、人、机器、机构等)进行合理的组织和控制，以实现信息及有关资源的合理配置，从而有效地满足社会的信息需求。三是认为信息管理就是管理信息系统(MIS)。管理是人类为了实现确定的目标对管理客体进行计划、组织、指挥和控制的过程。 信息管理是人类为了实现确定的目标对信息进行的采集、加工、存储、传播和利用，对信息活动各要素(信息、人、机器、机构等)进行合理的计划、组织、指挥和控制，以实现信息及有关资源的合理配置，从而有效

6、地满足组织自身和社会信息需求的全过程。信息管理的特征1信息管理的类型特征 信息管理是管理的一种，所以它具有管理的一般属性特征。而信息管理作为一个专门的管理类型，又具有区别于其他管理的、为自己所独有的特征： 一是管理的对象是非(shfi)人、财、物的信息和信息活动； 二是管理(gunl)行为并不限于在工作现场，信息管理是无时不有，无处不在的。2信息管理的时代特点 当代的信息管理，和过去的信息管理相比，有如下(rxi)特点： (1)信息量猛增 (2)信息处理和传播的速度加快(3)信息处理的方法日趋复杂 (4)信息处理所涉及的领域不断扩大，关系更加复杂信息管理意识及其在管理中的作用 信息管理意识，是

7、自我意识的一种，是指管理者自我对信息管理实施的自觉性心理品质、对管理信息感知的无意注意心理品质和能力的总和信息管理的发展历程一、信息的天然载体管理时期二、信息的文献管理时期三、信息的技术管理时期四、信息的资源管理时期信息资源管理与信息管理二者之间的区别就在于信息资源管理是以“信息资源”为逻辑起点，信息管理是以“社会信息”为逻辑起点。 信息管理学概述信息管理学是以信息管理活动的实践及其管理成果为研究对象，研究各种信息管理活动的基本规律和方法的学问。 信息管理学的研究对象一、确立学科研究对象的准则和意义 毛泽东同志说：“科学研究的区分，就是根据科学对象所具有的特殊矛盾性。”可见，独有的研究对象是衡

8、量学科能否独立存在的标准。 某一理论只要已经具备了特定的研究对象，就具备了发展成为一门独立学科的必要条件，即使该理论体系尚不完善，甚至非牛非马，也是如此。 当我们在比较两个学科时，就是比较两个学科的研究对象。如果二者完全相同，则只是同一个学科；如果前者包容在后者之中，则前者是后者的子学科；如果既不相同，又不包容，那就确实是两个不同的学科。信息管理学研究对象的分析信息管理学的研究对象是整个信息管理活动的全过程和信息管理活动的成果。 “全过程”，指的是信息管理活动的全过程，包括信息的采集、加工、处理、存储、传播、利用以及资源配置、系统开发、技术更新、运行维护、管理决策等全部社会活动。“成果”，指的

9、是各种信息管理活动的成果。将“成果”作为研究对象，既要研究成果本身，也要研究取得这一成果的过程。信息管理学的学科独立性根据对信息管理学研究对象的分析，我们看到它与任何一个学科的研究对象都不重合，局部交叉是由学科交叉所决定的，所以我们可以断言，信息管理学是一门独立的学科。1信息管理学与信息学 信息学的研究对象(duxing)是信息和信息活动，与信息管理学的研究对象完全不同，所以它们是两个不同的学科。 2信息(xnx)管理学与信息传播学 信息传播学的研究(ynji)对象是信息传播活动的实践，信息管理活动中虽然也涉及到信息传播的管理问题，但是仅仅在传播过程的管理上有交叉，并不涉及信息传播活动中的传播

10、技术、传播模式等其他问题，而信息管理活动过程中的其他内容，信息传播活动也不涉及。所以，二者的研究对象有交叉它们是交叉学科。 3信息管理学与信息经济学 信息经济学的研究对象是信息经济活动的实践，信息管理学中虽然也涉及到信息经济问题，也只是从管理的角度切人讨论的，是信息管理活动的一个方面，因为信息管理不仅仅是经济管理问题。 所以，二者的研究对象交叉，它们也是交叉学科。 4信息管理学与信息产业学 信息产业学的研究对象是信息产业及其内外的相互关系，以及信息产业的管理，但是学科体系中并不涉及非信息产业管理问题。而信息管理学中虽然要涉及到信息产业的管理问题，那也只是信息管理活动的一部分。 所以，二者的研究

11、对象也有交叉，它们也是交叉学科。 5信息管理学与管理学 管理学的研究对象是一切管理活动的实践和管理成果，当然这里的“管理活动”和“管理成果”是包容了“信息管理活动”和“信息管理成果”，就是说，管理学的研究对象包容了信息管理学的研究对象，所以信息管理学是管理学的子学科。信息管理学的理论体系一、信息管理学的层次结构从管理的层次上看，信息管理学理论体系的层次结构可以分为微观、中观和宏观三个层次。信息管理学的内容结构 1信息管理的基本理论 2信息生产管理 3信息系统管理 4信息产业管理 5信息机构管理 6信息市场管理 7企业信息管理 8政务信息管理信息管理学的发展历程一、信息管理学产生的原因1社会信息

12、管理活动发展的需求2企业或组织内部信息管理活动发展的需求 3信息管理学学科发展的需求信息管理学产生(chnshng)的条件 信息科学(xn x k xu)和管理科学的发展，是信息管理学产生的理论条件。 传统的图书馆学、情报学、档案学从文献信息管理的角度,为信息管理学的产生积累了大量的经验和方法，这是信息管理学产生的方法条件；现代信息技术，特别(tbi)是计算机技术和通信技术的发展，是推动信息管理学发展的技术条件；社会信息管理活动则为信息管理学的发展提供了丰富的实践经验，这是信息管理学产生的实践条件。信息管理学的发展 1文献信息管理理论的产生和发展 2计算机信息管理系统开发理论和方法的形成 3经

13、济信息管理理论的崛起 4信息管理学“三合一”的发展趋势图书情报文献学的研究、计算机信息管理的研究、经济信息管理的研究，从三个方向对信息管理的共同开发，不仅极大地丰富了信息管理学的研究内容，并最终将使信息管理学的学科体系不断得到完善，而且在学科建设上呈现出合而为一的趋势。 信息管理的原则系统原则整序原则激活原则共享原则搜索原则 系统原则信息管理的系统原则是以系统的观念和方法，立足整体，统筹全局地认识管理客体，以求满意结果的管理思想。 系统原则的内容包括整体性、历时性和满意化等三个原则。 整序原则信息管理的整序原则是对所获得的信息按照某种特征进行排序的管理思想。整序原则中有分类整序、主题整序、著者

14、整序、号码整序、时间整序、地区整序、部门整序、计算机整序等方法分类整序分类整序是以信息内容的学科类别为信息标识，以学科层次结构体系为。顺序的整序方法分类标准：中图法、人大法分类规则：划分必须相称、划分的子项不能越级、划分的子项不要互相交叉重复、每次划分的根据必须同一。在进行信息分类整序时也应当遵循这四个原则(1)抽取特征，类间整序 根据自己对信息使用的需要和为了检索的方便，确定一定的信息特征，按照上面所说的分类规则，进行分类，逐级划分出子项、子子项，并给出每个子项和子子项的名称(mngchng)，即类名。 (2)确定类名(li mn)，明白单义 分类体系列出之后，给每一层次的每一项确定一个(y

15、 )名称，即类名。(3)类内再整，字顺为序 在最低一层的类名之下，如果还有许多信息单元时，需要给这些信息单元再整序。这叫类内整序。编号得表，基本稳定主题整序 主题整序是以能够代表信息单元主题的词语作为为信息标识、再按词语的字顺为序的整序方法。主题整序的步骤 主题整序的步骤通常是首先根据信息单元的内容选取38个主题词，再将各信息单元按主题词字顺为序排列。 主题词的选取，要尽可能地满足以下要求： 一是必须从被整序的信息单元所包含的内容中选取； 二是必须是能够代表信息单元主题的词语，尽可能使其概念单一、准确，概念的外延应尽可能地缩小，最好是能和信息单元的外延相一致。三是尽可能地选择规范词三、其他整序

16、 1著者整序，按著者姓名字顺为序的整序方法。 2号码整序，按信息单元的固有序号为序的整序方法。 3时间整序，按信息单元发表的时间或数据、事实发生的时间为序的整序方法。 4地区整序，按行政区划名称字顺为序的整序方法 5部门整序，按部门名称字顺为序的整序方法。四、计算机整序 运用计算机的排序功能，给存入计算机的信息进行整序的方法。可以是字顺的、音序的，也可以是分类的、主题的。激活原则信息管理的激活原则是对所获得的信息进行分析和转换，使信息活化，为我所用的管理思想。综合(zngh)激活 这是以综合的方法，对已经拥有的较多的信息进行扩展、转换而获得新信息的激活方法。它是通过在深入分析和认识众多相关(x

17、inggun)信息的基础上，根据需要，将信息逻辑地组合起来，以求形成一种新的认识。 1简单(jindn)综合 这是“部分相加等于整体”的综合，又称作“1+1=2”的综合。 纵向综合、横向综合、外观综合、方面综合。辩证综合 这是通过对已有信息的多侧面综合和推演以求获得新信息的方法。又称“1+12”的综合。它可以是综合后的发展或深化，也可以是由简单综合出复杂，还可以是从信息群中发现具有共同点的综合。 (1)兼容综合这是将来自不同区域、不同角度、不同方面、不同层次的信息集中起来，兼顾考虑，以达到多样统一的综合。 (2)扬弃综合 这是将若干内容上相互矛盾或对立的信息，既不是全部抛弃，也不是全部接受，而

18、是辩证地分析，扬弃伪信息，保留真信息的综合方法。典型综合 又称“全息综合”。这是根据有代表性、典型性的局部信息作出整体判断的综合。综合激活的基本要求(1)用于综合的信息至少在两个以上。(2)综合就是对全部信息进行科学分析，深人揭示信息之间的逻辑关系或其他内在联系，尤其是要能够找到全部信息中若干信息的共同点、交叉点、相似点。这些“联系”、“共同点”、“交叉点”、“相似点”就是被激活的新信息。 (3)以系统的观念，充分把握综合后新信息的整体效应。推导激活推导激活是根据已知的定理、定律或事物之间的某些联系，从已知的信息出发，进行逻辑推理或合理推导，从而获得新信息的方法。 综合激活是从众多信息中通过激

19、活而获得新信息，推导激活是根据单一信息通过激活而获得新信息。 1因果推导 这是根据事物之间的因果关系，从已知信息作前因后果的纵向推导，以求获得新信息的方法。 2关联推导 这是根据事物之间关系的已知规律或某种相互关联，从已知信息出发作前后左右的横向(hn xin)推导，获得由已知信息可能引起发生的新信息的方法。 关联推导和因果推导既有区别也有联系(linx)。区别在于因果推导是时间上先后的关联，先有因，后有果；关联推导是同时发生的事件之间的联系。所以，从广义上说，因果关系是一种特殊的关联，是一种纵向的关联。辐射(fsh)推导 这是以已知信息为中心，向四周作发散思维，进行多角度思考，以获得新信息的

20、方法。故此法又叫“多角度思考”法。根据辐射的中心点不同，辐射推导又可以分为以下三种：要素辐射、功能辐射、延伸辐射。 4逆向推导 这是从已知信息出发通过由果到因的思考，或者是由已知信息向相反方向思考获得新信息的方法。推导激活的基本要求要通过有效的推导来激活信息，必须注意以下几点： (1)作为根据来推导的信息必须是真实的。因为以不真实的信息为“起点”、“中心”、“基点”来进行推导，其结果自然不可能是真实的，也是没有实际用处的。 (2)推导规则应尽可能遵循一定的规律和联系，作为“起点”、“中心”的信息，和推导获得的新信息，二者之间应该有某种规律，或者至少有一定的关联。但是激活过程毕竟不是推理过程，允

21、许有一定的灵活性，不必排除想象和经验。(3)推导激活所获得的新信息是或然的，是否正确还必须要经过验证。三、联想激活 联想是由一事物想到另一事物的心理过程。联想激活就是从已知的一条信息想到另一条信息或几条信息，而这些信息本身可能是激活主体所需要的新信息，或者可以将它们综合成新信息，或者可以从它们中得到启发从而产生新的信息。 联想和推导不同。联想并未像推导那样经过逻辑推理或者合理推导，是由此(已知信息)而想到彼，有时是非逻辑的思维过程，或者是仅仅因为此(已知信息)而得到的启示。联想激活有以下三类四种：1.相似联想 这是由已知信息联想到与此相似的另一信息，而另一信息是激活主体(zht)所需要的新信息

22、的方法。2.接近(jijn)联想 这是由已知信息联想(linxing)到在时间上或空间上与已知信息相接近的信息，并通过该联想到的信息可以激活产生出主体所需要的新信息的方法。3比较联想 这是将已知信息与由此信息联想到的另一信息进行比较，而激活产生出主体所需要的新信息的方法。比较时，运用类比的方法叫类比联想，运用对比的方法叫对比联想。 类比联想就是从两个信息中具有相似特征的部分出发，经比较得出其余部分的特征也相似的联想。 对比联想就是从两个信息中具有不同特征的部分出发，经比较得出其余部分的特征也不同的联想。 共享原则信息管理的共享原则是在信息管理活动中为获得信息潜在价值，力求最大限度地利用信息的管

23、理思想。共享原则的确立，是因为共享性是信息的基本特征。同时，随着人类社会的发展，信息交流的集约化、社会化，也需要企业或组织在内部对信息进行整合。贡献原则 贡献原则又称“集约原则”。它指的是信息管理者要善于最大限度地将企业或组织拥有的信息，以及企业和组织成员所拥有的信息都贡献出来，供企业和组织及其全体成员使用。贡献原则是实现信息共享的前提。 贡献原则包括以下内容： (1)动员全体员工把信息贡献给企业（2）把企业内各自独立的信息系统联成局域网（3）企业及时地向员工公布应该公布的信息（4）利用社会公益信息系统和信息市场共享企业外的信息（5）让员工和管理者都建立起“共享”他人信息的意识二、防范原则1.

24、信息安全严重存在恶意侵害、泄密、技术上观念上的落后2.保密防范的方式封闭式、伪装式、数字式、规范式、技术创新搜索原则 信息管理的搜索原则是信息管理者在管理过程中千方百计地寻求有用信息的管理思想。搜索原则包括以下四种搜索意识：一、凡事先查，有意(yuy)搜索 这指的是信息管理者在做任何事情之前，都要去查一查有关这一事情的现实和历史情况(qngkung)的信息管理观念。随意(su y)获取，抓住不放这指的是信息管理者在事先毫无思想准备的情况下，对于发生在身边的、瞬息即逝的信息流，能够发现其中有的信息与自己的相关性，并且能够及时地抓住不放，进一步予以激活和利用的信息管理观念。确立目标，刻意搜索 这是

25、指信息管理者在确定了某一目标信息之后，千方百计地去获取该信息、不达目的绝不罢休的信息管理观念。 搜索原则的这一观念，其特点在于管理者已经有了一个明确的目标信息，其工作就是去获取该信息的具体内容。 所谓“目标信息”，是指信息管理者想要得到、但还没有获得的信息。这种信息往往是信息管理者在实际决策中最需要的信息，就其性质来说，就是那种“万事俱备，只欠东风”中的“东风”。遇有困难，咨询解决 这指的是信息管理者在本企业或组织的管理工作中遇到了困难自己又没有能力解决，或者是确定了目标信息自身没有能力去采集时，能够知道寻求社会帮助的观念。这一观念的特点在于将信息管理者的自我搜索，扩展到求他搜索。就是说，请求

26、他人帮助来搜索本企业或组织所需要的信息，应该成为信息管理者的一个重要观念。信息管理的程序和方法根据信息管理的理论与实践，信息管理工作应按照“采集加工存储传播利用反馈”的内容与程序进行。信息采集一、信息采集的含义 信息采集，指的是企业或组织的管理信息系统，根据一定的目的，将系统内外各种形态的信息采出并汇聚起来，供自身系统或其它系统使用的过程信息采集的要求信息采集工作的要求，可以用4个字来概括，就是“真、快、多、准”。这是保证信息采集工作质量最基本的要求真 “真”，包括(boku)：真实、准确、完整。 真实，指的是信息的有无，就是要求采集的信息必须(bx)是真正发生了的，或者是真正可能发生的。 准

27、确，指的是对信息内容表述的程度(chngd)，就是要求对采集到的真实信息的表述是无误的。完整，指的是对信息内容组成的程度，就是要求采集到的信息在内容上是无缺的。注意： (1)信息的来源必须真实可靠 (2)采集信息的过程中，不带任何框框，一切与信息管理目标相一致的信息，不论其后来是否有用或有多大用，先都力求采集到手，以求信息的完整。 (3)采集信息的渠道力求最短，以免信息传播过程中造成信息量的损失和冗余信息的掺人。此外，还应该尽量减少信息采集过程中受到的各种各样的干扰。 (4)表述信息时要力求做到清楚、明白、准确，不要动辄使用“大概”、“可能”等模糊语言，特别是要注意有关信息发生的时间、地点、人

28、物、过程、原因、结果等六大要素应该尽可能予以保留，不要随便舍弃。 (5)在信息采集的过程中，随时注意对所采集的信息进行鉴别，剔除明显不真实的信息，核实模糊性信息，直到弄清楚为止快“快”就是及时。它包括三层含义： 一是指信息自发生到被采集的时间间隔，间隔越短就是越及时，最快的是信息采集和信息发生同步进行。这是信息的时效性特征的体现。 二是指在企业和组织执行某一任务急需某一信息时能够很快采集到该信息，谓之及时。这是信息时效性特征的又一种形式。三是指采集某一任务所需的全部信息所花去的时间，花的时间越少谓之越快。 3多 “多”，既是指所采集到的信息的量，也是指所采集到的信息的内容(nirng)系统、连

29、续。 “量”，是指在信息采集工作(gngzu)中用较少的时间采集到比较多的信息，说明信息采集(cij)工作的效率高。 “系统、连续”，包括两层含义：一是指采集到的由若干信息组成的信息群是自成系统的、连续的；二是指信息采集工作是系统、连续的。信息采集的准备1采集目的准备 目的准备就是在信息采集之前，明确信息采集的具体目的和需求。2采集范围准备 范围准备就是在信息采集之前，恰当地限定信息采集的具体范围。 包括三种类型：内容范围、时间范围和地域范围。 3信息源准备 信息源准备就是在信息采集之前选择好信息源。 文献型信息源，口头型信息源，电子型信息源和实物型信息源4采集方法准备 方法准备就是在信息采集

30、之前组配好要使用的采集方法。信息采集的方法很多，可以归纳为三大类：直接观察法、社会调查法、文献阅读法。每一类中又有许多种。信息采集的方法 1直接观察法 直接观察法指的是在信息源现场，信息采集者对客观对象不加任何干预，一般不直接向被调查对象提问，只是凭视觉、听觉、感觉和基于上述感知的思维，以及借助于录音机、摄像机客观地记录信息源所生信息的行为过程。直接观察法包括无控制参与观察、无控制非参与观察和有控制观察三种。 (1)无控制参与观察 这是指信息采集者以信息源中被观察者的身份参加被观察者的活动，但对信息源的活动和事先不作计划安排和准备，使自己在实际的活动中直接观察和亲身体验，以获取第一手信息的方法

31、。又叫现场记录法无控制非参与观察 这是指信息采集者在无准备、无具体采集目的的情况下，偶然观察到某一事物的有关信息，感到有使用价值，从而获取该信息的方法。还可借助于仪器进行无控制非参与观察。 (3)有控制观察 这是指信息采集者利用某些工具、仪器、设备，有计划、有目的、有准备地对特定的对象进行的观察。如，实验方法(fngf)中的观察，试验方法中的观察等。 不论是有控制(kngzh)，还是无控制，都是通过观察来获取信息的。所以，如何科学地观察就成了一个十分(shfn)重要的问题。要提高信息采集的质量，就必须提高观察的效果，就必须掌握科学观察的方法。科学观察必须是客观观察、反复观察、伴随着观察的积极思

32、维、要客观及时的记录。社会调查法信息采集者通过观察和询问，对客观事物进行深入细致的了解，以获取信息的一种方法。社会调查方法有普遍调查、典型调查、通讯调查、抽样调查以及文献调查法、问卷调查法、访问调查法、观察调查法问卷调查法.掌握问卷调查的含义;问卷的基本结构;问卷设计的总框架; 重点掌握问卷语句的类型,设计中应注意的问题,语句如何避免诱导性,重点掌握如何对敏感问题进行处理;问卷答案的设计中两种回答方式的优缺点,封闭式问题的分类访谈法.掌握访谈法的类型及特点;个别访谈的一般过程; 重点掌握别访谈的技巧.其他了解.文献法.掌握文献和文献研究的含义;重点掌握文献研究的特点和作用; 文献的定性研究的特

33、点和步骤;文献的内容分析的含义及步骤;文献定性与定量研究的关系.其他了解.抽样调查是一种非全面调查，它是从全部调查研究对象中，抽选一部分单位进行调查，并据以对全部调查研究对象作出估计和推断的一种调查方法 信息加工一、信息加工的含义 信息加工是将采集到的信息，按照不同的目的和要求，进行鉴别和筛选，剔除虚假、过时、无用的信息，使信息条理化、规范化、准确化，以便进一步存储、传播和利用，从而使信息具有一定使用价值的过程。作用是：1优化作用2.序化作用3.创新作用二、信息加工的要求1系统性 这是指加工后的信息在内容上应该达到的要求。具体地说，一是要将内容相关的信息集中在一起，把内容上与采集的目标和需求不

34、相关的信息区别开来。二是将集中在一起的信息按照某一特征进行排序，以求前后连贯，呈现某一规律或特征。2准确性 这是指加工后的信息在表述上应该达到的要求。具体地说，一是没有虚假、含糊不清的信息。二是记载信息的用语规范、标准、简洁、准确、明白。三是要在信息表述的量上进行精简浓缩，重点突出，问题集中，尽可能地将冗余的语言符号删除。3及时性 这是指加工后的信息在时间上应该达到的要求。具体地说，一是采集到的信息要立即加工，特别(tbi)是时效性强的信息更应该争分夺秒地加工，尽可能地减少采集到加工的时间间隔，以备信息管理工作使用。二是在决策急需信息时，能马上从尚未加工的信息中找出需要的信息并予以加工。信息加

35、工的程序(chngx)和方法信息加工应按“鉴别(jinbi)筛选排序初步激活”程序进行。1鉴别(1)鉴别的含义鉴别是对信息内容的可靠性予以认定的工作过程。 (2)鉴别的原因 在信息采集的过程中，由于采集主体主观因素的影响和客观条件的限制，都可能造成采集到的信息失真、过时、失效等。通常，造成信息失真、过时、失效的原因有以下四种：第一，信源不实。提供者的原因造成的。第二，弃取不当。这是由于信息采集者的主观因素造成的信息失真。第三，容错失真。这也是由信息采集者主观因素造成的信息失真。 第四，方法误差。这是信息采集者在采集过程中由于使用的采集方法的偏差造成的信息失真。比如，有抽样的偏差、计量的误差、调

36、查问卷的设计不当、数据汇总失误 (3)鉴别的程序和内容 信息的鉴别工作是一个过程，要分成几个步骤来进行： 第一步，内容鉴别。第二步，方法鉴别。鉴别工作的方法鉴别，包括两个方面：一是对初始信息所作的方法鉴别。二是对加工后信息所作的方法鉴别第三步，存疑。鉴别的方法 鉴别信息的方法有：查证法、核对法、比较法、佐证法、逻辑法、信源法和作者法。 查证法：是利用各种各样的工具书和报刊发表的鉴别性文章来查证本信息的方法。 核对法：是用可靠的标准对所采集的信息进行核对的方法。 比较法：是用从其他渠道获得的同类信息与本信息进行比较，以验证本信息可靠程度的方法。佐证法：是通过寻找某些相关证据来验证本信息可靠程度的

37、方法。 逻辑法：是通过对信息本身所提供的材料进行逻辑分析，以发现本信息中破绽或疑点，确认本信息可靠程度的方法。信源法：根据信源的可信度来推定本信息的可靠性。作者法：根据信息作者过去所发信息的可信度来推定本次信息的可靠性。筛选 (1)筛选的含义 筛选，指的是在鉴别的基础上，对采集到的信息作出弃取决定的工作过程。鉴别解决的是信息的可靠性问题，筛选解决(jiju)的是信息的适应性问题筛选(shixun)的依据 筛选工作就是两项任务：剔除和保留。当在确定(qudng)某一信息是剔除还是保留时，必须要有一个明确的依据。这个依据就是适用性、精约性、先进性(3)筛选的步骤和方法第一步，真实性筛选。第二步，适

38、用性筛选。第三步，精约性筛选。第四步，先进性筛选。排序排序，指的是对筛选后保留下来的信息进行归类整理，就是将信息按照某一特征分出等级、层次系统来初步激活激活，指的是在根据筛选后所保留的信息进行开发、分析和转换，实现信息的活化，以便使用信息存储一、信息存储的含义信息存储是指对加工后的信息进行科学有序的存放、保管，以便使用的过程。它包括两层含义：一是将加工后的信息，按照一定规则，记录在相应的信息载体上；二是将这些信息载体，按照一定的特征和内容性质组成系统有序的、可供自己或他人检索的集合体。信息存储的要求1信息安全 2节约空间 3使用方便4便于更新三、信息存储工作的内容企业或组织信息管理中的信息存储

39、工作，和图书馆、档案馆、情报所等信息服务、信息生产部门的信息存储工作不一样，只包括登记、编码、排架和提供四个环节信息存储的技术 信息存储的技术有：纸载体存储技术，缩微胶片载体存储技术，磁载体存储技术，光盘载体存储技术等。信息存储的方法信息采集者以文字为媒介存储其所采集的信息，常用的方法有笔记法、剪报法、卡片法。 1笔记法 笔记法，就是在采集信息时随时将需要的信息记在笔记本上。记的方式可以是现场目击、谈话记录、事件经过、原文摘抄、内容提要、章节提纲、资料索引等等，方便可行。 2剪报法 剪报法，就是将报刊上有用的信息资料剪下来或复印下来，贴在比较厚一点的统一规格的硬纸片上，并予以(yy)分类排列，

40、以备使用。3.3卡片(kpin)法卡片法，是笔记法和剪报法的结合。它是将原本要记在笔记本上的信息记在卡片上。卡片是一张一张的，就用不着同时带几个笔记本了，这样也就可以(ky)进行分类排列了 信息传播一、信息传播的含义信息传播是信息从信源经信道流向信宿的过程。在企业或组织的信息管理中，信息传播包括两个方面，一是企业或组织系统自身产生的信息在系统内的传播和向系统外的传播；二是企业或组织的管理者们根据自身的需要专门采集、并经加工处理之后的信息在系统内外的有意传播。信息传播的特点信息管理过程中的信息传播具有自己独有的特点：1.目的具体；2.控制严密；3.时效强烈三、信息传播的渠道信息渠道是信息传播的通

41、道。信息传播的渠道选择，决定了传播的及时性和准确性。 企业或组织的信息传播渠道分为内外两种： 1企业或组织内部的信息传播渠道企业或组织内部的信息传播渠道有两种：一种是正式传播渠道，另一种是非正式传播渠道正式信息系统的传播可以分成三类 (1)单向传播和多向传播 (2)主动传播和被动传播 信息发出者根据自己的选择确定接受者所进行的传播，则称作主动传播；如果信息发出者是按照接受者的要求和数量进行的传播，则称作被动传播。(3)层级(cn j)传播和越级传播信息发出者向自己的直接下级或直接上级进行(jnxng)的传播，叫层级传播。信息发出者出于某种特殊原因，越过直接下级或直接上级进行的传播，叫越级传播。

42、企业或组织外部的信息传播(chunb)渠道企业或组织外部的信息传播渠道，包括邮政、电信、广播、电视、报刊、文件专递、网络、Email等。信息传播的有效性 信息传播的有效性指的是信息经过传播到达接受者时，仍旧真实可靠，而且传播速度快、数量大、投入小。在信息传播过程中有一种信息畸变现象。畸变现象一出现，传播效果就受影响。信息畸变，就是信息失真。它指的是采集到的原本是正确的信息，在传播过程中由于各种各样的原因发生了偏差、走样，改变了原来的面目，出现畸形。造成信息畸变的原因有以下三个方面： 1传播主体的干扰 在信息管理中，信息传播是指管理者作为信源向被管理者传播信息，也包括被管理者作为信源向管理者传播

43、信息。由于下列原因，传播主体的干扰会使信息产生畸变： (1)从个人利益出发的故意歪曲(2)基于主体理解偏差的无意失真(3)基于主体传播技术生疏的无意失真(4)基于多次传播造成的信息畸变 2传播渠道的干扰信息管理中信息传播受到传播渠道的干扰主要是企业或组织内部传播渠道的干扰。 3客观传播障碍的存在信息传播的客观障碍主要有：自然语言的障碍、学科专业知识的障碍、传播技术的障碍以及其他各种人为的障碍。 信息利用一、信息利用的含义有意识地运用存储的信息去解决具管理中具体存在的问题的过程信息利用的思路一般有四种思路：1.先开发后利用：内涵开发与外延开发。2.从普遍联系的角度出发寻找可利用的信息。3.从发展

44、的角度出发寻找可利用的信息。4.从否定之否定的角度出发寻找可利用的信息第五节 信息反馈一、含义信息反馈是将利用某一信息之后得到的结果（反馈信息）与利用该信息前对结果的预测相比较，以期获得该信息利用效果的结论，借以指导下一次信息利用的过程信息反馈的要求1.反馈信息(xnx)真实准确；2.信息(xnx)传递迅速及时；3.控制措施适当(shdng)有效三、信息反馈的形式1正反馈与负反馈按反馈信息对原系统效应的增强或者减弱，分为正反馈与负反馈。正反馈：在电路理论中，指能够增强系统效应的反馈。 在管理工作中，指能够增强管理者原定信念的反馈（2）负反馈在电路理论中，是指减弱系统效应的反馈。在管理工作中，是

45、指能够减弱管理者原定信念的反馈纵向反馈与横向反馈按反馈信息的流分的（1）纵向反馈：反馈信息自下而上流动的反馈。（2）横向反馈：指企业或组织同外部系统之间的反馈、企业或组织内部的同级部门之间的反馈3.串行反馈与并行反馈串行反馈是在系统的每一级中的发生的信息反馈。并行反馈是系统每一级对系统总部产生的信息反馈。 第五章 信息管理与管理过程管理是人类为了实现某一目标而不断地计划、组织、指导和控制的社会活动的全过程 管理学的理论告诉我们，计划、组织、指导(zhdo)、控制是管理的四大职能。管理过程是“确立目标一计划一决策(juc)一组织一指挥一控制一实现目标”。虽然实际的管理过程中并不是这样刻板(kbn

46、)地进行，许多情况下，同时要执行好几项职能，但是原则上还是略有先后地去进行工作的 信息管理与计划计划是管理的重要职能，且居四大职能之首。管理中的组织、指导、控制等职能，都必须在计划确定之后才有可能进行。计划工作的程序和内容包括：“前期准备制定目标确立战略目标拟定具体计划方案评估和选择方案计划确立”前期准备“前期准备”指的是在计划工作开始时首先要做的准备工作。所谓“前期”，就是制定计划之前；所谓“准备”，就是为制定计划准备信息。在“前期准备”中，主要要做的工作有三件大事：一是对企业或组织自身发展现状的了解。二是对与本企业或组织有关的技术环境、经济环境、政治环境等外部环境的了解。三是对未来计划实施

47、期间可能发生事项的预测。 1自身发展现状的了解企业或组织在制定计划之前，首先要了解自己，必须充分占有自身生产经营活动的各种信息，以便充分估计自己的主观条件，有多大能力办多大事，使计划切合本企业的实际情况一、关于现有设备的信息、主要包括设备与数量、先进程度、发展趋势、购置年份、使用情况、损坏程度、更新程度、与同类单位的比较等。 二是人员信息，主要包括人员结构、文化程度、年龄结构、技术熟练程度、创造力水平、管理队伍水平和思想状况等。 三是产出信息，主要包括产品生产能力、质量和竞争能力、销售状况、开发状况等。 四是原材料和能源供应信息，主要包括原材料供应和原材料利用水平、新材料开发能力、燃料供应和保

48、障等。 五是管理水平和组织机构信息，主要包括企业或组织的经营能力、管理水平、机构设置、组织的信息化和科学化程度等。 六是过去执行计划的信息，主要包括成功的经验、计划方案失误的教训等 2外部环境的了解企业或组织的外部环境，包括与企业有关的技术环境、经济环境、市场环境、政治环境等。这些环境信息也都是制定计划必不可少的重要依据。技术环境，指的是与企业或组织未来发展有关的技术现状和趋势技术环境，指的是与企业或组织(zzh)未来发展有关的技术现状和趋势。经济环境，指的是企业或组织所处(su ch)的社会经济环境。 市场环境，属于微观的社会经济(jngj)环境，指的是企业或组织所在的或相关的市场现状和趋势

49、。 政治环境，指的是国家的政治情况，国家的政策、法律、制度、战争、社会发展战略等信息。预测 预测，是对未来计划实施期间可能发生的事项进行估计的过程。通过预测，可以帮助管理者认识和控制未来环境的不确定性，对未来环境的变化有充分的估计，以便做好对变化了的环境的协调工作，并可以估计计划实施后可能获得的成果信息管理与目标确立 目标，是企业或组织根据自己的宗旨提出的在一定时期内要达到的预期成果。目标可以为管理工作指明方向，可以激励员工、凝聚员工共同奋斗，可以作为标准检查工作绩效。制定计划，必须要有明确的目标信息管理与决策 决策是在若干个可供选择的方案中选择一个方案的过程。 计划工作中，决策是为制定计划服

50、务的。它指的是从若干个计划方案中选择一个方案的过程。决策是一个过程。决策过程通常包括确定决策目标、拟定若干行动方案、评估和选择方案等三个步骤1决策有赖于信息确立决策目标。 科学决策要求，在决策的开始就必须把握问题的要害，明确决策的目标。 2决策有赖于信息拟定行动方案科学决策要求，在决策中，必须至少有两个以上可供选择的行动方案。 3决策有赖于信息评估和选择方案 决策的最后阶段是评估方案和选择方案信息管理与组织管理工作中的组织工作，指的是在组织目标已经确定的情况下，将实现组织目标所必须进行的各项业务活动加以分类组合，并根据管理宽度原理，划分出不同的管理层次和部门，将监督各类活动所必须的职权授予各层

51、次、各部门的主管人员，以及规定这些层次和部门之间的相互配合关系信息在组织工作中的作用表现在以下三个方面：1.信息的凝聚作用；2. 信息的协调作用；3.信息的序化作用二、企业或组织中的信息联系1.企业或组织中的信息联系形式企业或组织内信息联系的形式，指的是组织结构的类型。根据对下属实行不同的分工管理，组织结构的形式有：直线型、职能型、直线参谋型、直线参谋职能型、矩阵型等五种。 (1)直线型职能(zhnng)型 这种组织结构的特点是，组织内除高层管理者之外，还设立了一些职能机构，分担某些职能管理的任务。这些职能部门在自己的业务范围内，有权向下级下达命令或指示，因此(ync)下级管理者除了接受上级管

52、理者的领导之外，还要接受上级各职能部门的领导直线(zhxin)参谋型这种结构是上述两种结构的融合。它的特点是设置两套信息联系系统，一套是按照统一指挥原则设置的指挥系统，指挥信息在这一系统中传播；另一套是按照专业化原则设置的管理职能系统，专业管理信息在这一系统中传播。直线参谋职能型 直线参谋职能型结构融合了直线参谋型组织结构和职能型组织结构的优点，在坚持直线指挥的前提下，为发挥职能部门的积极性，将一些属于上层管理者的任务权力授予某些职能部门去行使，比如决策权、协调权、控制权等矩阵型矩阵型结构是把按职能划分的部门和按任务或项目划分的部门结合起来，使一名员工既属于某职能部门，又是某任务部门的成员。他

53、在组织上和业务(yw)上保持与原职能部门的联系，又参加产品或项目的具体工作。企业(qy)或组织中信息联系的原则 在上述五类不同的组织结构中，无论是上情下达，还是下情上达，信息是在不停地流动着，保持着组织各个部分的联系。信息联系对于(duy)企业或组织管理职能的发挥具有重要作用。无论哪一种组织结构形式，要保证信息联系的正常和有效，必须遵循以下原则： (1)信息联系的正式渠道单一、固定、短捷； (2)信息表述，格式规范 信息“格式规范”是指在企业或组织的信息联系渠道中传播的信息，其表述格式应该科学化、规格化。 (3)双向沟通，不可越级，不得中断企业或组织的信息联系，要求双向进行。既要有自上而下的传

54、递，也要有自下而上的传递。 (4)善于利用非正式渠道 非正式渠道是指通过正式组织系统之外的系统传播信息的渠道。组织建构效应与信息管理 组织建构效应，简称组织效应，指的是事物按照一定方式组织起来后会产生组织之前所没有过的特征和作用，出现一种力量放大的效应。所以又称力量放大效应 从信息管理的角度来看，要提高组织的放大效应，需要遵循以下几个原则： 1相关性原则 在组织活动中，如果各组织元素组织起来的各部分事物之间存在着相关性，那么组织后的活动效应必定大于各组织元素的简单相加。这就是相关性原则。组织元素之间的相关度越高，组织效应就越大。2.调控性原则 各种各样的组织，在错综复杂的环境中具有自我调节和控

55、制的能力，以适应不断变化的外部环境。组织的这种自我调控性被称作“自适应性”。3能动性原则 人是具有能动性的。管理工作的一个重要任务就是充分调动被管理者的能动性，人的能动性能否发挥，在很大程度上在于如何组织和引导，让每个人愿意释放自己的最大能量。信息管理与指导(zhdo) 管理工作(gngzu)中的指导工作，指的是管理者对组织内所有员工的行为进行引导和施加影响，使员工能够自觉自愿地有信心地为实现组织目标而工作的过程。从整个管理过程来看，指导工作的作用，表现为使组织更有效、更协调地实现组织目标，也就是说，指导工作可以(ky)调动全体组织成员的积极性，把组织成员的个人目标和组织目标很好地结合起来，形

56、成上下一致地为实现组织目标而工作的局面指导工作过程就是信息管理的过程管理者的职责主要是出主意、用于部两件事。出主意，就是提出工作设想、方案、计划、决议、命令、指示等。这些设想、命令、指示本身就是信息。用干部，就是发现人才，使用人才，调动、培训和任命干部。这是管理者的第二大任务指导工作原理与信息管理 指导工作的基本原理包括：指明目标原理、协调目标原理、命令一致原理、直接管理原理、沟通联络原理和激励原理管理者采集与加工信息的途径 管理者要做好指导工作必须把自己的主要精力放在采集信息和加工信息上。具体途径有两条：内脑途径和外脑途径。 1内脑途径 “内脑”就是管理者自己的大脑。内脑途径就是管理者亲自进

57、行信息采集和加工。除了前面提到的采集方法外，还应该做到以下四点： (1)虚心求教(2)面向基层(3)学会量化分析和反馈方法(4)精简机构2外脑途径 这是相对于管理者的大脑(“内脑”)而言的，它包括生物外脑、组织外脑和机器外脑。 (1)生物外脑 说的是管理者可以把自己的同事、朋友、下属、秘书、顾问等看做自己的外脑加以科学地利用，帮助自己采集和加工信息。(2)组织外脑 就是管理者管辖的组织、机构，特别是各种咨询机构、智囊班子。（3）机器外脑就是电子计算机信息管理与控制控制是管理工作的重要职能。在一定意义上讲，管理过程就是利用信息进行控制的过程。没有信息，就无所谓控制。一、信息是控制工作的前提管理工

58、作中的控制，其任务有两大类：一类是维持现状，限制和避免偏差的出现和积累；另一类是打破现状，在系统内外环境发生变化的条件下，通过控制使系统适应环境控制(kngzh)的类型 1控制(kngzh)的作用环节类型 按照控制的纠正措施所作用的环节，可以(ky)把控制分为前馈控制、现场控制、反馈控制。(1)前馈控制又称预防控制、预先控制、事前控制。它是在偏差还没有发生时，针对可能出现的偏差或肯定会出现的偏差，采取相应的措施，以防止偏差发生的控制。 (2)现场控制 又称实时控制、同步控制。它是在生产正在进行的过程中对已经产生的偏差或将要产生的偏差，采取相应的措施，以消除偏差或防止偏差发生的控制。 (3)反馈

59、控制 反馈控制是一种事后控制。它是根据已经产生的偏差和问题，采取相应的措施，以防止偏差和问题再度发生，防止偏差的积累的控制。控制的主体关系类型分为间接控制和直接控制。 (1)直接控制 着眼于培养管理者，提高管理者的素质修养和能力，使他们能够改进未来的工作，从而减少或避免因管理不善而造成工作的偏差，这是直接控制。 (2)间接控制着眼于发现生产或管理中出现的偏差，分析产生的原因，并追究个人责任使之改进未来的工作，以防止未来再发生偏差。这是间接控制。这是一种事后控制，偏差已经发生，损失已经无法挽回。控制的可控程度类型 按照对控制对象所要达到的控制程度的不同，可以把控制分为维持控制和突破控制。 (1)

60、维持控制 在通常情况下，控制工作的目的就是“维持现状”。维持控制多用于解决“急性问题”。“急性问题”指的是那些经常发生的、直接影响企业日常活动的问题。 (2)突破控制 当企业的内外环境发生了变化，对企业提出了新的要求，原先确定的计划、标准已经不适应，甚至已经过时，这就需要“打破现状”，改革创新，修订计划，制定新的管理控制标准。突破控制多用于解决“慢性问题”。“慢性问题”指的是那些长期存在的、会影响企业整体素质的问题。控制的经济手段类型 按照是否采用经济控制手段，把控制分为预算控制和非预算控制。 (1)预算控制 通过编制预算、执行预算来进行控制的方式叫预算控制。 (2)非预算控制 非预算控制包括