第四章会展现场服务

1、第四章第四章 会议现场服务会议现场服务第一节 会议现场服务综述一、会场布置 根据会议性质、规模及主办者要求布置会场。w会议室的规格和布局会议室的规格和布局w离离主持人主持人近则显得气氛融洽，并对与会者的近则显得气氛融洽，并对与会者的非会议行为起抑制作用；反之则不亲切，易非会议行为起抑制作用；反之则不亲切，易走神。走神。 1、礼堂式（适用于大会、报告会、总结表彰大会），设主席台、礼堂式（适用于大会、报告会、总结表彰大会），设主席台2 2、课堂式、课堂式3 3、围桌式（适用于小型研讨型会议）、围桌式（适用于小型研讨型会议）U型台wU型台或回形台，都是大家围绕在一起进行会议，适合小规模会议或研讨会4

2、 4、圆桌式（适用于商议型会议），、圆桌式（适用于商议型会议），没有明显的主席台设置，不明确没有明显的主席台设置，不明确座次的尊卑，自由就座座次的尊卑，自由就座签字仪式w较为特殊的会议种类，适用签字类型的发布会，一般摆台分为台上台下两种。会见式w是由贵宾接见而来，档次较高现场布置：w 一些主席台就座重要参会人员的会议和有贵宾参加的会议需要放置席位卡，安排好座位。w视听设备提前调试好w鲜花、水果的布置w茶具、水、纸、笔放置在每个座位上创新型会议环境所必备的要素w灵活、与会议规模相匹配的空间w能够加以重新布置，以满足会议需要的家具w可以看到窗外的景观w清新的空气w可调节的灯光和室温w明亮的色调w取

3、自天然的建筑材料w能触摸并给人带来愉悦感的物体w二、会议注册签到服务w1、注册材料的准备w胸卡w票证：餐票等w通信录w参会证书w会议资料w2、注册台w要设立在比较醒目位置如饭店大堂或会议室门口。w3、签到注册服务w三、会场引导咨询服务w 指会议期间接待工作人员为与会者指引会场、座位以及解答与会者各种咨询的服务。w四、协调组织、维护会场秩序服务w1、内外联系，传递信息w2、维持会场秩序w五、会议记录w 会议进行的同时，用书面文字的形式将会以的基本情况、议题、决议等有关内容如实记录下来，已被事后查考的材料。w1、会议记录的方法w2、会议记录的内容w3、会议记录的基本要求w4、会议记录的重点w5、会

4、议记录的写作技巧w六、其它服务工作w1、茶水服务w2、安保服务w3、资料准备第二节 洽谈会服务规范w洽谈，即会谈，是指双方或多方以平等的身份就实质性的问题交换意见，进行讨论，阐述各自立场，以期取得共识，或为达成某项具体的协议而进行的正式磋商、谈判。w服务准备工作w1、洽谈会环境布置应根据参会人员身份、数量等来选择会场规格与布局。w2、相关用品的准备w3、现场布局及座次安排w双边洽谈：一般采用长桌或椭圆形桌子，双方各坐一侧w以门为准，客方坐在面对门的一侧，主房坐在背对门一侧；或者客方坐在门的右侧，而主房坐在门的左侧。w多边洽谈：采用圆桌会议，淡化主次尊卑。双边谈判长方形、椭圆形桌子双边横桌式座次

5、安排w双方主谈者居中就座，各方其他人士按职位高低先右后左、自高而低分别在己方一侧就座；（这跟主席台座次安排有所不同）w双方主谈者的右侧之位，在国内谈判中可坐副手，而在涉外谈判中则应由译员就座。 w双边竖桌式座次安排w以进门时的方向为准，右侧由客方人士就座，左侧由主方人士就座；在其他方面，则与横桌式排座相仿。 w我国习惯把译员安排在主谈人右侧，但有的国家亦让译员坐在后面，一般应尊重主人的安排。 记录员可安排在后面，如参加会谈人数少，也可安排在会谈桌就座。第三节 茶话会服务规范w茶话会：是饮茶谈话之会。它是由茶会和茶宴演变而来的.在中国，茶话会已经成为各阶层人士进行互相谈心、表示情谊、交流感情的传

6、统形式。举办方式灵活自由。 w茶话会现场服务w1、茶点准备：小吃、水果w2、座次安排第四节 新闻发布会服务规范w新闻发布会：即记者招待会一、新闻发布会的准备工作w1、会场布置：w 适合采用课堂式，要设主席台w2、会议资料的整理w3、其他相关物品的准备w二、发布会进行过程中的工作w1、会议签到w2、分发会议资料w3、宣布会议开始w4、主持人讲话，答记者问w5、宣布会议结束三、现场服务注意事项： 发放与会议主题相关的资料及参会者注意事项 控制现场秩序，有序提问 安排发言人安全撤离会场，做好收尾工作第五节 赞助会服务规范w赞助：通常是指某一单位或某一个人拿出自己的钱财、物品，来对其他单位或个人进行帮

7、助和支持。w 在现代社会中，赞助乃是社会慈善事业的重要组成部分之一。它不仅可以扶危济贫，向社会奉献自己的爱心，体现出自己对于社会的高度责任感，以自己的实际行动报效于社会、报效于人民，而且也有助于获得社会对自己的好感，提高自己在社会上的知名度、美誉度，为自己塑造良好的公众形象。对于商界而言，积极地、力所能及地参与赞助活动，本身就是自己进行商务活动的一种常规的形式，而且也是自己协调本单位与政府、社会各界的公共关系的一种重要的手段。所以，赞助一向颇受商界的重视。w赞助会：以赞助为主题的会议。为了扩大影响，商界在公开进行赞助活动时，往往会专门为此而举行一次一次规模的正式会议。赞助会类型1.赞助娱乐消闲

8、2.赞助体育运动3.赞助展览画廊4.赞助文化活动5.赞助医疗卫生6.赞助专著出版7.赞助科研活动8.赞助教育事业9.赞助慈善事业10.赞助公益事业 按赞助的项目划分赞助会类型1.现金:以现金或支票的形式2.实物:以一种或数种具有实用性的物资的形 式3.义卖: 赞助单位或个人将自己所拥有的某件 物品进行拍卖。或是划定某段时间将本单位或个人的商品向社会出售，然后将全部所得，以现金的形式，再捐赠给受赞助者。此种赞助的赞助额事先难以确定，但其影响较大，并且易于赢得社会各界的支持。4.义工: 赞助单位或个人派出一定数量的员工，前往受赞 助者所在单位或其他场所，进行义务劳动或有偿劳动，然后以劳务的形式或以

9、劳务所得，向受赞助者提供赞助。它可以使有关方面有钱出钱、有力出力，更好地调动其积极性，并获得更为广泛的参与。按赞助物划分义卖链接会务的安排布置赞助会会场w根据商务礼仪的规范，赞助会通常应由受赞助者出面承办，而由赞助单位给予其适当的支持。赞助会的举行地点，一般可选择受赞助者所在单位的会议厅。亦可由其出面，租用社会上的会议厅。用以举行赞助会的会议厅，除了其面积的大小必须与出席者的人数成比例之外，还需打扫干净，并且略加装饰。w举行赞助会的会议厅之内，灯光应当亮度适宜。在主席台的正上方，或是面对会议厅正门之处的墙壁上，还需悬挂一条大红横幅。在其上面，应以金色或黑色的楷书书写着“某某单位赞助某某项目大会

10、”，或者“某某赞助仪式”的字样。前一种写法，意在突出赞助单位；后一种写法，则主要是为了强调接受赞助的具体项目。w一般来讲，赞助会的会场不宜布置得美轮美奂。过度豪华张扬。否则，极有可能会使赞助单位产生不满，因为它由此可能产生受赞助单位不务正业华而不实的感觉。会场链接会场链接会务的安排 选择赞助会人员w参加赞助会的人士，既要有充分的代表性，又不必在数量上过多。除了赞助单位、受选购助者双方的主要负责人及员工代表之外，赞助会应当重点邀请政府代表、社区代表、群众代表以及新闻界人士参加。在邀请新闻界人士时，特别要注意邀请那些在全国或当地具有较大影响力的电视、报纸、广播等媒体人员与会。w所有参与赞助会的各界

11、人士，在与会之时，皆须身着正装，修饰仪表，并且检点个人的举止动作。赞助会的整体风格是庄严而神圣的，因此任何与会者都不能与之唱反调。会务的安排 安排赞助会议程w第一项，宣布赞助会正式开始。赞助会的主持人，一般应由受赞助单位的负责人或公关人员担任。在宣布正式开会前，主持人应恭请全体与会者各就各位，保持肃静，并且邀请贵宾到主席台上就座。w第二项，奏国歌。此前，全体与会者须一致起立。在奏国歌之后，还可奏本单位标志性歌曲。有时，奏国歌、奏本单位标志性歌曲，可改为唱国歌、唱本单位标志性歌曲。w第三项，赞助单位正式实施赞助。其具体作法通常是赞助单位的代表首先出场，口头上宣布其赞助的具体方式或具体数额。随后，

12、受赞助单位的代表上场。双方热情握手。接下来，由赞助单位的代表正式将标有一定金额的巨型支票或实物清单双手捧交给受赞助单位的代表。必要时，礼仪小姐应为双方提供帮助，若赞助的物资重量、体积不大时，亦可由双方在此刻当面交接。在此过程之中，全体与会者应热情鼓掌。会务的安排 安排赞助会议程w第四项，赞助单位代表发言。他的发言内容，重在阐述赞助的目的与动机。与此同时，还可以对本单位的简况略作介绍。w第五项，受赞助单位代表发言。此刻的发言者，一般应为受赞助单位的主要负责人或主要受赞助者。其发言的中心，应当集中在对赞助单位的感谢方面。w第六项，来宾代表发言。根据惯例，可邀请政府有关部门的负责人讲话。他的讲话，主

13、要是肯定赞助单位的义举，同时亦可呼吁全社会积极倡导这种互助友爱的美德。该项议程，有时亦可略去。至此，赞助会即可宣告结束。会务的安排 安排赞助会议程注：注：在赞助会正式结束后，赞助单位、受赞助单位双方的主要代表以及会议的主要来宾，通常应当合影留念。此后，宾主双方可稍事晤谈，然后来宾即应一一告辞。在一般情况下，在赞助会结束后，东道主大都不为来宾安排膳食。如确有必要，则至多略备便餐，而绝对不宜设宴待客。赞助链接第六节 签约仪式服务规范w签约仪式是社交或商务活动中合作双方或多方经过谈判协商，就彼此共同关注的事件达成协议，签订合同后，由双方代表正式在有关的协议或合同上签字的一种庄严而隆重的仪式。 1、现

14、场布置和物品准备w签字桌椅：设长方桌，上铺深绿色或暗红色台布，桌后放椅子作为双方签字人员的座位。w国旗：涉外签字仪式还要挂各国国旗。w文具w2、文本的准备w各方文本置于各方签字人座位上。3、人员的准备w双边缔约，参加签字仪式的人员按照主左客右的惯例分别站立于签字人员后面左右边。 签字仪式的座次w主方在左，客方在右4、入场礼仪w双方共同进入会场，相互握手致意，分立在各自代表签约人外侧，其余人排列站立在各自代表的身后。5、签字礼仪w签字仪式结束后，双方代表先在己方文本上签字，然后由助签人员交换，签约人再在对方文本上签字。6、结束礼仪w签字结束后，双方代表应同时起立，交换文本，并相互握手，祝贺合作成

15、功。w应让双方最高领导及宾客先退场。双边签字1、一般签字桌横放。2、签字者面门而坐，宾右主左。3、参加者列队站在签字者之后。4、中央高于两侧w多边签字 签字桌横放，签字座席面门而设，仅为一张。 签字者按照一定顺序依次上前签字。w二、签字仪式的程序1、签字仪式开始2、签字人签署文本3、交换合同文本4、共同举杯庆祝并拍照5、有秩序退场第七节 开幕式与闭幕式现场服务规范w开幕式、闭幕式是各种会展活动正式开始前和结束时的礼仪和庆祝活动。开幕式、闭幕式的作用：w1、宣布开始和结束w2、动员和总结w3、扩大社会影响w有的大型活动，如奥运会的开幕式热烈而隆重，时间长达几个小时。w有的开幕式和闭幕式只有领导人

16、致开幕词和闭幕词一项程序，非常简单。w开幕式、闭幕式的组织准备工作应根据会展活动的具体内容和性质来策划和安排。下面以中等规模的开幕式、闭幕式为例，介绍主要的准备工作：1、确定参加对象和范围w（1）主办单位及其上级机关的领导人。w（2）承办单位、协办单位、赞助单位的领导和代表w（3）东道主及与会展活动有关的机关、企事业单位的领导或代表。 涉外活动的开幕式和典礼也可邀请有关国家、地区、组织的代表（如使节、领事、参展等）参加。w（4）群众代表。w（5）有关新闻单位。2、确定主持人、致辞人和剪彩人w（1）主持人：由主办方主持，主持人应有一定身份。w（2）致辞人：身份较高的领导人参加并致开幕和闭幕词。致

17、辞人的身份一般应高于主持人。w（3）剪彩人：剪彩应当是主办单位出席开幕式身份最高的领导人，也可安排上级领导、协办单位领导与主办单位领导一起剪彩。剪彩人的身份应大体相当。3、确定开幕式和闭幕式的形式w一类是以致辞为主的形式。w另一类是文艺晚会的形式。4、现场布置和物品准备一般在活动现场举行，室内室外均可。w时间较长或规模较大，可设主席台和贵宾区并摆设座位。w时间较短和规模较小，一般是人员站立举行。开幕式和闭幕式程序w1、开幕式程序w（1）开幕前的气氛渲染 音乐、歌舞、体育表演。w（2）来宾签到留念 礼仪人员要为来宾佩戴胸花和来宾证，并引入主席台或贵宾区。w（3）宣布仪式开始 主持人宣布仪式开始，

18、介绍出席开幕式的领导人和主要来宾。w（4）举行升旗仪式 升国旗 奏国歌 升会旗 奏会歌w（5）致辞 A.先由主办单位领导人致开幕词 B.然后由来宾代表致辞 C.最后请在场身份最高的领导人致辞并宣布“我宣布，*活动开幕”。w（6）剪彩w主持人介绍每位剪彩人员的身份和姓名，由礼仪人员引导其进入事先安排好的位置。w身份高的人士居中。剪彩有两种方式一种是剪彩球w每个彩球均应由礼仪小姐用托盘托住，如不用托盘，应事先告诉剪彩人一定要用手捏住彩带，以免剪掉后掉落。一种是剪彩带剪彩的由来：w剪彩由来已久，可以追溯到1912年的美国，当时德克萨斯州的华狄镇有一家大百货公司将要开业，开张这天的一大早，老板按照当地

19、风俗在开着的店门前横系一条布带，以防止公司开张前有闲人闯入。这时，老板10岁女儿牵着一条哈巴狗从店里匆匆跑出来，无意之中碰断了这条布带，等在门外的顾客以为这是该店为了庆祝开张而搞的独特仪式，便蜂拥而入，争先购物，公司的生意自然生隆无比。不久，当分公司要开张时，老板想起第一次开张时的盛况，便有意让小女儿把布碰断，效果又很好。于是人们争相效仿，这种仪式发展到今天就叫“剪彩”。w（7）参观、植树、观看表演。w开幕式结束后，一般会举行参观活动。w（8）留言或题词。2、闭幕式程序w闭幕式中的签到、介绍领导人和来宾、宣布仪式开始等程序与开幕式基本相同，不同的程序主要是：w（1）闭幕词总结。w（2）赛事或评

20、选活动的闭幕式，要宣布比赛成绩、名次、评选结果，并举行颁奖仪式。w（3）系列性活动或系列性会议的闭幕式，常常举行交接仪式。w由本届主办单位向下届活动的主办单位移交象征性物品，如火炬、旗帜、钥匙等。w（4）如果开幕式上举行了升会旗仪式，那么闭幕式应当相应地举行降会旗仪式。第八节 代表会议服务规范w 代表会议是指各级党政及人民团体举行、由法定选举的代表参加的会议。w与其他类型会议相比，此类会议一般规格高、隆重、政治性强、与会人数多，持续时间较长。w一、会前准备工作w1、准备所需物品w2、布置主席台w3、现场清洁与安保工作w4、现场服务人员培训w二、代表会议服务w1、场内服务w2、主席台服务w3、厅

21、室服务第九节 颁授仪式现场服务规范w 颁授仪式颁授仪式：是一种奖励或庆祝活动，一般：是一种奖励或庆祝活动，一般是颁授奖励、学位、勋章等，用于对作出突出是颁授奖励、学位、勋章等，用于对作出突出贡献的人或业绩优秀的人士进行表彰或认可。贡献的人或业绩优秀的人士进行表彰或认可。w 颁授仪式的组织应营造热烈、欢快而隆重颁授仪式的组织应营造热烈、欢快而隆重的气氛。的气氛。w一、活动现场的布置1、地点的选择：根据颁授活动的规模、影响力和主办单位等实际情况来决定，可在礼堂、会议厅、广场等地举行。2、环境装饰：可采用条幅、彩旗、花卉等装饰，烘托气氛。3、配备麦克风、音响、配乐w二、颁授仪式的程序二、颁授仪式的程序w（一）原则（一）原则w1 1、时间宜短不宜长，为确保效果，、时间宜短