盘点操作手册(1)

1、盘点操作手册第 12 页 共 12 页目 录第一章 系统盘点流程3第二章 盘点登记4第三章 盘点帐面库存7第四章 盘点单录入8第五章 盘点盈亏10第六章 盘点修正库存11第七章 前台盘点操作说明11第一章 系统盘点流程盘点是商业企业必不可少的工作。通过盘点，可以确实掌握实际的库存量，准确反映公司的经营状况，为改进商品管理提供参考依据。1.1 盘点方式盘点有两种方式：一种是对商场商品进行全面盘点，也可以只对商场中某几个库区或柜组进行盘点。如，可集中所有人员在28日盘点食品库区，然后所有人员在31日盘点其他库区，合理安排人员及时间。1.2 系统盘点流程第1步 盘点登记在商场确定盘点范围及盘点时间之

2、后，用户必须在【盘点登记】窗口中制作系统的盘点计划，确定盘点的库区、盘点方式等。为避免混淆，建议用户在盘点当天晚上制作【盘点登记】。第2步 登记帐面库存在盘点当天晚上添加盘点登记后，确定当天的销售数据汇总成功，系统冲减库区完成后，进行【登记帐面库存】。注意，登记帐面库存必须在当天的销售数据汇总成功，系统冲减库区完成后，且在第二天的业务活动（如进退货、调拨、销售）开始之前。否则系统帐面库存与实际盘点库存没有可比性，则盘点盈亏是没有意义的。【登记帐面库存】之后，可以在【盘点帐面库存】窗口中查询到本库区盘点时的帐面库存。第3步 录入盘点实际库存 录入实际盘点数量有三种方式：一是采用收银机盘点程序，要

3、求用户有较强的组织能力，但效率高，能较快速得出盘点结果；二是在后台管理系统中制作“盘点录入单”。三是使用“数据采集器”（盘点枪）盘点后，再向系统导入数据。三种方式可以同时使用，需要注意的是要避免重复计数。第4步 产生盘点盈亏本库区所有的“盘点录入单”录入完毕，且审核生效后，可以产生本库区的盈亏。在【盘点登记】窗口，选择本库区所在的行，单击右侧的【产生盈亏】按钮，系统将自动根据【登记帐面库存】时登记的帐面库存数量与录入的“盘点录入单”的商品汇总数量相比较，帐面库存多则认为是盘亏，帐面库存少则认为是盘盈。产生盘点盈亏后，可以在【盘点盈亏】窗口查看本库区的盘点盈亏情况。可查看汇总的金额情况及每个商品

4、的详细盈亏情况。在“产生盈亏”后，又再添加了新的“盘点录入单”，需要重新执行“产生盈亏”。第5步 核实盘点盈亏盘点管理部门根据盈亏情况，确认盘点结果是否真实可信，是否需要复查实盘情况。如需复盘，对复盘的调整情况重新执行第3到第5步。注意，复盘时录入的商品盘点数量是盈亏的调整数量。如某商品首次盘亏5个，经过复盘，实际盘亏应该是2个，则需要新增一张数量为3（即认为首次盘点时少盘了3个，应增加）的“盘点录入单”。如某商品首次盘亏5个，经过复盘，实际盘亏应该是8个，则需要新增一张数量为-3（即认为首次盘点时多盘了3个，应减少）的“盘点录入单”。录入复盘的“盘点录入单”后，需要重新执行“产生盈亏”。第6

5、步 确认盈亏后，修正库存用户对盘点结果全部审查通过并且认定可以修正库存后，单击【盘点登记】窗口右侧的【修正库存】按钮，系统将按盈亏情况修改系统的当前库存。至此，盘点完毕。第二章 盘点登记2.1单据功能简介【盘点登记】是系统的一个盘点计划，在这里写清楚盘点时间、盘点库区等资料。商场实际盘点工作与系统的盘点流程相互配合，围绕【盘点登记】窗口登记的盘点计划进行盘点，完成商场的商品盘点工作。项目解释：（1）【会计期间】：盘点当天所属的会计期间。系统规定在同一会计期间内只能对某库区进行一次盘点操作。（2）【库区代码】：指要盘点的库区代码。（3）【盘点流水号】：制作盘点计划完成保存后，系统自动生成盘点的流

6、水号，生成规则为：八位日期加上四位流水号。（4）【盘点方式】：系统设置的三种盘点方式：盘点实盘、盈亏盘点、只做预盘，其作用各不相同：选择【盘点实盘】表示备份完毕帐面库存后，商场需停止营业，一次性盘点完所有的商品。【盘点实盘】方式的运作流程是：首先登记盘点进程，然后单击【登记帐面库存】按钮备份商场当前的帐面库存或由系统自动产生帐面库存备份。然后在【盘点登记库存】页面录入实际库存，再单击【产生盈亏】按钮将商场帐面库存与实际库存进行比较得出差异，最后单击【修正库存】按钮更改商场帐面库存，使之与实际库存一致。选择【盈亏盘点】表示商场打印出盘点表，上面列明帐面库存数，用户用实际库存数与帐面库存比较，输入

7、盈亏数量来修正帐面库存，完成盘点。【盈亏盘点】方式的运作流程与【盘点实盘】方式的运作流程一样，区别在于【盈亏盘点】方式在【盘点录入单】页面录入的是实际库存与帐面库存的盈亏数量，而【盘点实盘】方式在【盘点登记库存】页面录入的就是实际库存，单击【产生盈亏】按钮后才能得出盈亏数量，【盈亏盘点】方式下单击【产生盈亏】只是对有盈亏数量的商品汇总。选择【只做预盘】表示只对帐面库存进行整理和备份，不进行实际的盘点，只供系统做进销调存处理及财务记帐。【只做预盘】方式的运作流程是：首先登记盘点进程，然后单击【登记帐面库存】按钮备份商场当前的帐面库存。（5）【预计盘点日期】：用户预计的盘点日期。在制作【盘点登记】

8、单据时，系统自动取出当前系统日期填入，用户可以修改，它记录用户制作盘点计划的日期，有可能与实际的商场盘点日期有出入。（6）【盘点状态】：该栏有【未开始】、【已开始】、【产生盈亏】、【已修正】四种状态，该状态栏会根据用户盘点的操作进程而发生交替的变化，盘点登记后所有盘点方式的状态都显示为【未开始】，单击【登记帐面库存】按钮后，盘点状态切换成【已开始】，这也是【只做预盘】方式的最终状态；盘点方式选择【盘点实盘】或【盈亏盘点】，录入实际库存或盈亏库存后产生盈亏，此时盘点登记的状态【产生盈亏】，再单击【修正库存】按钮后，盘点状态切换成【已修正】，这也是【盘点实盘】和【盈亏盘点】的最终状态。（7）【预盘

9、日期】：用户单击窗口右侧的【登记帐面库存】按钮，则系统自动登记现有的库存量，同时系统自动将操作的日期记录到【预盘日期】。因商场的前后台业务都会对系统的库存数据有影响，该日期表示系统盘点截止日期。在此日期后的业务单据，不应计算到本次盘点中。（8）【完成日期】：用户单击窗口右侧的【修正库存】按钮后，表示用户确认商场的盘点业务完成，系统会自动取出当前日期填到【完成日期】栏，当做盘点业务的完成日期。按钮功能解释（1）【登记帐面库存】：此按钮只有在盘点登记记录的状态为【未开始】的时候才能启用。用于盘点当天的销售数据汇总且冲减完库存之后，记录盘点库区当前的库存数据到盘点帐面库存表中。执行该功能后，系统将自

10、动修改【盘点状态】为【已开始】，然后该功能按钮为灰色，不可再用，表示系统盘点已经开始。（2）【产生盈亏】：此功能的用途为比较【登记帐面库存】记录的商品库存数和“盘点录入单”的实盘数据汇总的差异，产生盘点盈亏数据。此功能调用后，盘点登记记录的状态改为【已产生盈亏】；盘点人员查阅盘点盈亏数据后，如果发觉盈亏数据不正常，可以对盈亏异常商品进行重新盘点，并录制新的实盘单；此功能在所有的实盘单据都已经过审核或否决后才能启用（即【盘点登记】对应的所有实盘单据中没有未审核的单据），否则功能按钮为灰色不可按。（3）【修正库存】：此功能只有在盘点记录处于【产生盈亏】的状态下才能启用，否则功能按钮为灰色不可用。修

11、正库存操作的用途为根据盘点盈亏数据，对库存数据进行修。即修正后库存数量 = 原库存数量 + 盘点盈亏数量。在修正库存时，只能对盘点商品盈亏表中修正标志为【修正】的记录进行库存修正，其余记录不予处理。库存修正结束后，盘点登记记录状态改为【已修正库存】。（4）【数据倒入】：商场手工盘点商品时，为了方便、快捷，常采用盘点机方式盘点，盘点机盘点完毕后，用户可单击【数据倒入】按钮，系统显示如下所示窗口；该窗口功能是导入用户使用盘点机盘点的商品的实际数量，确认盘点商品所在的盘点号、会计期间等与【盘点登记】窗口相同的资料，单击窗口【】按钮选择盘点机保存商品资料的后缀为TXT的文本文件，填写完毕后，单击【确定

12、】按钮，系统自动查找出盘点机文件导入系统中。2.2单据具体操作第一步：鼠标单击【盘点管理】模块，打开菜单栏【盘点登记】窗口，单击工具栏【添加】按钮，添加商场的盘点计划。第二步：确定盘点计划所在的会计期间，录入的会计期间如果不是系统日期所在会计期间，系统会给出【非当前会计期间或输入会计期间不存在，是否继续】的提示，如录入的会计期间不是当前会计期间，可以单击【是（Y）】按钮，如录入的会计期间是不存在，可通过执行【系统设置】模块下的【会计期间】来定义。如用户先执行查询操作，再执行添加操作，系统会自动将制作的最近一次盘点登记的会计期间填入新添加的栏内，用户可以修改。第三步：鼠标单击【库区代码】栏，打开

13、其下拉键头，选择录入计划盘点的库区代码，也可以直接录入库区的代码，如代码无误，系统会自动取出【库区名称】填入。用户注意：当前会计期间内已登记过的库区不允许再次选择，即两个盘点进程的会计期间和库区代码一样的情况，系统是不允许存在的。第四步：鼠标单击打开【盘点方式】栏的下拉窗口，选择本次盘点计划的方式，系统设置盘点实盘、盈亏盘点、只做预盘三种选择。第五步：系统自动取出当前电脑日期填入【预计盘点日期】，用户可以手工修改。第六步：【盘点登记】各项的明细确认完毕后，单击工具栏的【保存】按钮保存制作完毕的单据，系统提示【数据保存成功，请进行下一步操作】表示盘点计划制作完成，【盘点登记】单据不用审核。2.3

14、操作注意事项（1）系统控制在同一会计期间内只能对某库区进行一次盘点操作，如用户在同一会计期间已有盘点计划，现次制作时，系统提示【该库区在当前会计期间已存在】，不允许用户再制作盘点计划。（2）确定盘点库区时，如所选库区在【系统设置】模块的【库区设置】窗口的使用状态被置为未使用， 那么在确定编码时，系统会提示【库区已停止使用或非使用状态！】的窗口，警告该库区未使用，用户不能选择该库区选择；第三章 盘点帐面库存3.1单据功能简介【盘点帐面库存】列出截止【盘点登记】窗口【预计盘点日期】显示的日期，商场相应盘点库区商品的帐面库存，商场如果是按会计期间月末盘点，系统则统计出当前会计期间末的商品库存。【盘点

15、帐面库存】窗口是根据用户要盘点的库区，将库区商品在库存报表中的数据登记到该窗口中，包括商品的如店内码、商品名称、供应商资料、商品进售价等资料。项目解释：【当前会计期间】、【盘点流水号】和【盘点库区】：系统从【盘点登记】窗口取出填入【盘点帐面库存】窗口中。【帐面库存数量】：盘点计划进行预盘时，商品在库存表中的库存数量。在所选盘点计划预盘成功后，系统自动取出盘点单位所有商品的帐面库存填入。【商品基准售价】：商品在登记帐面库存时的销售价，供参考使用。取值为盘点单位在库存管理中的商品销售价。【最新进货价】：商品的登记帐面库存时的库存进价，供参考使用。取值为盘点单位在库存管理中的商品最新进价。3.2单据

16、具体操作第一步：用户在【盘点登记】窗口单击右侧的【登记帐面库存】按钮，系统提示【帐面库存登记成功】后，用户打开【盘点帐面库存】窗口，单击工具栏【查询】按钮，确定相应条件查询当前盘点流水号的帐面库存登记表。第二步：单击 【预览】按钮或【打印】按钮可以预览或打印盘点帐面库存、有预盘数据和无预盘数据以及按商品类别汇总的盘点表，进行【盈亏盘点】方式的盘点，用户可以打印出一张有预盘数据的盘点表，待实盘录入数据后，与帐面库存进行对比得出盈亏数量。3.3操作注意事项（1）卖场实物盘点要与登记帐面库存同步进行，且盘点登记帐面库存的时间为当天销售数据已经汇总、库存冲减完成，而且第二天销售没有开始，该帐面库存是商

17、场盘点的参考，做为备份，如实际盘点的某商品的库存与帐面库存出入太大，商场盘点人员可做出相应处理。（3）如在盘点过程中商场继续在销售商品，那么登记的帐面库存会和原库存有出入。第四章 盘点单录入只有状态为【已开始】和【产生盈亏】的盘点登记记录才允许录入实盘单据。如果盘点登记状态为【实盘完成】或【修正库存】，则不允许录入实盘单据。4.1单据功能简介【盘点登记库存】有两种录入方式：一种是录入实际库存数量，针对采用【盘点实盘】方式进行的盘点任务；一种是录入盈亏库存数量，针对采用【盈亏盘点】方式进行的盘点任务。用户必须尽快录入完毕所有的商品实际库存数量或盈亏数量，因为只有录入完盘点数量后，才能进行当月的销

18、售冲单。项目解释：（1）【盘点流水号】：指【盘点登记】窗口制作盘点计划时，系统生成的盘点流水号，制作【盘点登记库存】时取出填入的。系统还将【盘点登记】窗口的盘点库区、会计期间等资料取出填入窗口中。（2）【盘点单号】：用户手工录入的对应每个盘点流水号的唯一盘点单号，系统可以根据前一个单据的盘点单号自动产生累加的盘点单号，这样可以保证多个盘点机器同时进行盘点。（3）【盘点日期】：录入盘点数据时的日期。（4）【监盘人】：本次盘点的负责人。（5）【创建人】：由盘点流水号和盘点单号唯一表示的盘点单的盘点单制作人。（6）【创建时间】：由盘点流水号和盘点单号唯一表示的盘点单的产生时间。（7）【实盘数量】：当

19、前的盘点录入的数量。（8）【异常】：如果审核用户发觉录入的商品的实际盘点数量不对，可以在明细商品的【异常】栏内置上【】后，用户必须审查该商品，否则用户不能审核该单据，也不能正确对盘点业务产生盈亏。4.2单据具体操作第一步：用户在【盘点登记】窗口登记完商品的帐面库存后，可打开【盘点单录入】窗口录入商品的实际盘点数据。单击工具栏【添加】按钮，制作一张【盘点单录入】单据。第二步：鼠标单击【盘点流水号】栏，取出在【盘点登记】窗口生成成功的【盘点流水号】填入，或单击窗口右侧【盘点记录】按钮选择录入，系统会根据取出的盘点流水号自动带出盘点的会计期间、盘点库区资料填入。第三步：确定盘点实盘的盘点单号。先录入

20、盘点单号开始的几个数字，开始几个数字的长度是用户在【系统参数】里面的【盘点管理】页面定义的，用户最好按照一定的规律录入，系统自动在盘点单号的开始几个数字后面跟上顺序号，顺序号的长度也是由用户在【系统参数】里面的【盘点管理】页面定义的。第四步：鼠标点击【监盘人】栏，打开下拉窗口选择录入或直接录入监盘人的编码，系统自动将监盘人姓名填入。第五步：确定盘点实际库存的盘点日期，在用户不录入的情况下，系统默认为当前日期。第六步：【盘点登记库存】单据的单头录入完毕后，用户有两种方式可以录入盘点单明细商品：鼠标单击工具栏【明细添加】按钮，系统自动在单据的明细商品区出现空白栏，用户手动在商品店内码栏内录入商品的

21、店内码或条形码，如录入正确，系统自动取出商品的基本信息，包括名称、规格、价格等资料填入；单击窗口右侧【类别商品】按钮，系统将按类别显示商品，用户可从中选择，可单选或单击【全选】按钮或使用Ctrl+鼠标单击不连续多选或Shift+鼠标单击连续多选等方式确定明细商品。第七步：按用户实际盘点的数据录入明细商品的【实际库存量】，其数据可以是正数，也可以是负数。第八步：明细商品及盘点的实际商品数据录入完毕后，单击工具栏的【保存】按钮保存制作完毕的单据，系统会给出是否审核的提示，如审核且审核成功，可单击【是（Y）】按钮；如不需审核或审核否决掉，那么就单击【否（N）】按钮，单据的状态复到【未审核】状态，如需

22、否决的话，那么可单击【审核否决】按钮。4.3操作注意事项（1）单击【盘点记录】按钮，该窗口显示的是【盘点登记】窗口所有已保存成功的盘点登记项，包括盘点状态为【未开始】、【已开始】、【已修正】、【已完成】、【产生盈亏】的盘点登记。录入在【盘点记录】中没有登记的盘点流水号，系统给出提示系统，不能正常取出盘点登记的信息；如录入的盘点流水号的其盘点方式为非盘点实盘或盈亏盘点，而是只做预盘或跟踪盘点，系统提示用户应该重新录入。（3）在录入盘点实际库存的明细商品时，如录入的商品条码已作废或不存在，系统给出提示，不允许用户录入。（4）窗口中的【会计期间】和【盘点库区】栏是系统从【盘点登记】窗口取出填入的，用

23、户不能随便修改，只有在盘点流水号改变的时候，该两项才能修改。（5）录入盘点商品的实际库存时，一种是录入实际库存数量，针对采用【盘点实盘】方式进行的盘点任务，不论录入的数量正数还是负数，在修正库存时系统都会用该数量代替原库存数量；一种是录入盈亏库存数量，针对采用【盈亏盘点】方式进行的盘点任务，该种方式不信论录入数量是正数或负数，修正库存时在原来数量的基本上加上该数量的数据填入，用户必须尽快录入完毕所有的商品实际库存数量或盈亏数量，因为只有录入完盘点数量后，才能进行当月的销售冲单。（6）如在【异常】栏置上【对勾】，表示盘点的商品实际库存数量有异，该单据可以保存，但不允许对其审核，只有在将异常结果修

24、正，将【异常】栏的【对勾】去掉，审核了该单据，才是正常单据，才可以继续执行盘点流程。（7）保存且审核有效单据后，系统自动将单据标志位修改为有效，自动填入有效日期和审核人。第五章 盘点盈亏5.1单据功能简介【盘点盈亏】显示各个盘点进程最终的差异额。项目解释：（1）【金额盈亏】：切换浏览窗口为当前盘点流水号对应的盘点金额盈亏。（2）【商品盈亏】：切换浏览窗口为当前盘点流水号对应的盘点商品盈亏。金额盈亏：（1）【预盘金额】：商品的帐面数量与库存售价相乘后得出的金额；（2）【实际金额】：商品的实际盘点数量与库存售价相乘后得出的金额；（3）【预盘成本】：商品的帐面数量与库存进价相乘后得出的金额；（4）【

25、实际成本】：商品的实际盘点数量与库存进价相乘后得出的金额；商品盈亏：【盘点流水号】：盘点进程的编号，在盘点计划中由系统针对本次盘点进程生成的。【预盘数量】：对应此行的盘点流水号的所有商品的帐面库存数量。【实盘数量】：对应此行的盘点流水号的所有商品实盘数量。【售价差额】：实盘数量与预盘数量的差额。5.2单据具体操作第一步：用户确认录入的实盘数据已完成且无误，则在【盘点登记】窗口单击右侧的【产生盈亏】按钮，单击工具栏【查询】按钮，确定查询条件，查询出当前需要的商品盘点盈亏报表。第二步：单击【商品盈亏】按钮，系统将详细列出每个商品的盈亏情况。对于卖场，系统列出预盘数与实盘数不相等的商品；对于仓库，系

26、统检查预盘的总数量是否和实盘相等，如大于预盘数，系统将保持原库存各批次的数量，增加盘点盈亏的商品批次；如小于预盘数，系统将按后进先出的方法，将实盘的总数分配到预盘的各个批次中去。用户检查分配批次的商品是否正确，修改批次数量不正确的商品。但该商品更改后各批次的实盘数量总和必须与盘点登记库存页面录入的实际库存量一致。5.3操作注意事项（1）在【商品盈亏】窗口，未修改库存的【商品盈亏】项，用户还可以修改商品的实盘数量及供应商编码栏。（2）可以预览或打印盘点商品的盈亏情况。（3）盘点盈亏数据必须经财务确认后，才可以进行下一步修正库存的操作，如果盘点数据财务认为误差太大，则需要重新盘点。第六章 盘点修正库存商品实际盘点完成且盘点实盘单制作完成，查询【盘点盈亏】窗口商品库存无问题后，单击【盘点登记】窗口的【修改库存】按钮，开始修正仓库或库区商品的库存，系统提示【修正库存后，数据将不允许再修改，是否修正库存？】，因修正库存后，不允许再修正库存，为保证库存数据的正确性，系统会连续提示三遍，直到用户三次都单击【是】按钮，系统才会真正地修正库存，否则，系统不会修正库存。修正库存时，系统比较【盘点盈亏】下的【商品盈亏】窗口的【实盘数量】和库存窗