工程建设有限公司合同管理制度(12页)

1、XX工程建设有限公司合同管理制度第一章总则第一条 为了规范XX工程建设有限公司（以下简称“公司”）合同管理，防范企业经营风险，减少经济纠纷，根据中华人民共和国合同法（以下简称“合同法”）等相关法律、法规、中交一公局集团有限公司（以 下简称集团公司），结合公司实际情况，特制定本制度。第二条 本制度适用于公司所有项目部（以下简称“项目” ）。第二章管理机构与职责第三条按照“统一领导、业务归口，分级分类管理；一个平台、各负 其责，数据资源共享”原则，建立公司、项目部的合同管理体系。第四条公司职责（一）负责贯彻、落实中交一公局集团有限公司（简称集团公司）和 各事业部的合同管理制度及办法。根据公司实际情

2、况，负责公司合同实施 细则的制定、推广和完善。（二）负责对所属项目订立的对外经济合同的审批、建帐、检查、考 核和备案。（三）负责协调所属项目签订的合同纠纷处理。（四）负责所属项目签订的合同资料档案管理。（五）负责协作单位、物资设备、技术咨询、信息化管理、金融、行政办公及法律服务等资源的评价、考核等工作。（六）负责所属项目合同管理人员的培训。第五条 项目职责（一）负责贯彻、落实、执行上级单位相关合同管理的制度，规范合同基础管理工作。（二）负责在上级单位书面授权范围内签订合同（依据国家法律规定须由上级单位签订的除外），书面合同是对外合同的唯一表现形式。（三）负责本项目合同的策划、文本起草、部门会签

3、、上报审核、按批准意见修订、签订、交底、履约、结算、支付、变更或解除、终止及归档等全过程管理，过程中应做好过程服务与监控。（四）负责本项目合同纠纷的协调、处理，以及发生诉讼（仲裁）案件的上报和处理。（五）负责协作单位、物资设备、技术咨询、信息化管理、金融、行政办公及法律服务等供应商的资格审核、选择确定、监督管理、履约考核、信誉评价等工作。第六条 公司、项目各部门分工：（一）工程类合同（包含专业工程分包、劳务分包），管理类别编号FB。集团公司由合同管理与结算中心负责管理，事业部由经营归口部门负责管理，公司及项目由经营管理部负责管理。（二）物资类合同，包括物资采购合同和物资租赁合同。物资采购合同，

4、管理类别编号WZ ；物资租赁合同，管理类别编号WL 。集团公司由资源管理与采购中心负责管理，公司和项目由物资管理部负责管理。（三）设备租赁合同，管理类别编号JX 。集团公司由资源管理与采购中心负责管理，公司、项目由物资设备部负责管理。设备采购合同，管理类别编号SC ，执行固定资产报批程序。集团公司由资源管理与采购中心负责管理，公司、项目物资设备部负责管理。（四）加工承揽合同，管理类别编号JG 。公司由资源管理与采购中心负责管理，公司、项目由物资设备部负责管理。（五）技术类合同（含技术咨询、技术转让、技术合作、技术服务、工程设计等），管理类别编号JS 。集团公司由科学技术质量部负责管理，事业部由

5、技术归口部门负责管理，公司、项目由技术质量管理部负责管理。（六）行政办公用品采购合同，管理类别编号XZ 。公司由办公室负责管理，公司、项目由办公室负责管理。（七）保险合同，管理类别编号BX 。集团公司由财务管理部负责管理，事业部由财务归口部门负责管理，公司、项目由财务管理部负责管理。（八）其他合同，管理类别编号QT 。公司由合同管理与结算中心负责管理，事业部由归口部门负责管理，公司、项目由归口部门负责管理。（九）以项目公司为主体对外签订的全部合同，以及应由集团公司签订项目公司先行审核、报批的协议文件：投资项目主合同（投资协议、 PPP 合同、特许经营权协议、股东合作协议、项目公司章程、有关备忘

6、录及上述合同、协议的补充协议等），管理类别编号ZHT ；工程采购合同，管理类别编号GC ；服务采购合同（包括勘察设计、监理、咨询、评估、融资、征拆、保险、日常管理及运营等），管理类别编号FW ；货物采购合同（包含机电设备、甲供材、车辆、办公设备、行政、后勤用品等物资设备），管理类别编号HW 。集团公司由合同管理与结算中心负责管理，事业部由投资事业部负责管理，公司、项目由相应归口部门负责管理。（十）以总承包部为主体对外签订的全部合同。集团公司直属项目由合同管理与结算中心或资源管理与采购中心管理，事业部由相应的业 务部门负责管理，公司代 （托） 管的项目由公司经营管理部负责管理。（十一）公司的法律

7、部门负责合同的法律审核以及法律风险的防控工作，协助各业务管理部门做好合同履约检查、合同范本的制定和修订以及合同纠纷的处理工作。第三章 合同策划第六条 项目应根据前期策划成果或总体施工组织设计，编制各时间段的合同策划。第七条 合同策划应在前期策划时进行，过程中项目需严格执行，过程中合同执行变化调整需经公司经营管理部同意，方可变更合同策划。合同策划变更工作应不晚于合同签订前45 天进行， 变更策划内容包含但不限于变更原因说明、乙方资格条件、合同标的、数量、内容、价格控制等。第四章当事人的选择第八条选择方式当事人应按照国家现行法律、法规和中国交建、公司相应的管理规定 依法合规进行选择。第九条资格审核

8、（一）审查对方当事人的履约能力和资信情况。（二）审查对方当事人按我方要求提交的书面资料及履约承诺或履约 担保。（三）审核对方当事人纳税人资格情况。（四）审核对方当事人是否为集团公司协作单位、物资设备、技术咨 询、信息化管理、金融、行政办公及法律服务等资源库内供应商。第五章合同谈判与起草第十条原则（一）遵守平等互利、等价有偿的原则，做到合同内容公平合理。（二）合同内容不得违反国家法律、法规和行政规章。（三）合同内容完善、条款齐全、文字清楚、违约责任明确具体。第十一条谈判（一）在合同谈判过程中，合同归口部门应积极沟通，争取有利的合同条件。（二）合同谈判的情况，应有书面记录。对于特别重大、复杂的谈判

9、，或者次数多、时间长的谈判，合同归口部门应及时制作当期谈判纪要，谈 判纪要经各参加方签署（签字或盖章）后应作为合同文件归档。（三）谈判人员应加强公路、市政、房建工程分包合同管理负面清单实施办法相关要求的学习，合同的合规性从源头抓起。第十二条起草（一）合同起草应遵循合同范本优先原则，集团公司制定合同范本优先于公司制订的合同范本，公司制订的合同范本优先于其它合同范本。（二）起草时间早于合同计划中规定的时间20 天。（三）合同清单应实行“量价双控、价税分离”方式，清单数量、单价必须明确且一一对应，在数量不能确定时，可以暂估数量代替；应签订含税单价合同，明确税票类型和税率（征收率）， 并分别列出不含税

10、单价和税金。（四）合同编码按照公司下发的编码规则执行。第十三条合同内容由当事人约定，一般包括以下条款：（一）当事人的名称或者姓名和住所；（二）标的；（三）数量；（四）质量；（五）价款或者报酬；（六）履行期限、地点和方式；（七）双方的权利和义务；（八）违约责任；（九）解决争议的方法；（十）合同清单。第六章 合同审批与订立第十四条评审（一）对合同内容的审核执行同级相关业务部门评审制度，各相关部门评审人员应针对合同内容提出修改建议；合同必须通过法律部门的审核，否则不得签订。业务部门评审后呈报归口部门分管领导签批意见。（二）所有合同都必须在公司 OA合同管理系统（简称 OA系统）中实 行在线编报审批。

11、第十五条项目应按上级单位对合同的评审意见对合同内容进行修订，修订后的合同作为签约的正式合同。合同签订前应要求对方当事人对合同进行确认，确认无误后双方再正式签订合同。第十六条订立合同均须采用书面形式。第十七条对方的合同签字当事人应具有法定签约资格， 应提供书面签约资格证明材料（如法定代表人证明、授权委托书等）作为合同的附件并随同合同一起归档。第十八条合同一般经过双方签字并加盖合同专用章（或公章）后生效。在特殊情况下，签约代理人可以依照明确的授权，直接签字或盖章生效。 合同书每页均须由当事人双方签字或加盖合同章。正式书面合同签订后， 合同才能正式履行。第七章 合同交底第十九条合同签订后须由相应的业

12、务分管部门组织合同相关部门人员进行合同交底，交底应有书面记录。第八章 合同履行第二十条合同当事人双方应严格按照合同约定履行合同规定的权利与义务。第二十一条对合同履行过程进行实时监控，对发现的问题，应分析产生问题的根源，及时采取改进措施。第二十二条对造成重大损失的当事人，应向其索赔，如索赔通过常规途径最终无法解决的，可通过法律程序（诉讼或仲裁）解决。第二十三条合同结算与支付应遵循“无合同不结算、无结算不支付”原则，实行集中结算管理。第九章合同变更和转让第二十四条在履行过程中，合同如需变更和转让，必须按照双方约定的程序进行；双方无约定的应按照“合同法”的规定进行。第二十五条合同经双方协商变更和转让

13、的须有经双方当事人签字盖章确认的书面补充协议，书面补充协议须先按规定履行OA系统审批程序后签订。第十章 合同争议处理第二十六条合同应明确约定争议处理方式。发生争议时，双方当事人应尽量协商解决，若协商不成，可通过仲裁或诉讼方式解决。第二十七条发生合同纠纷时，应根据 “合同法”等相关法律规定及双方在合同中的约定，在法律规定的时效期限内，及时采取措施，不可久拖不决。第二十八条处理合同纠纷时，可以委托各单位或项目的合同管理人员或相关人员代理，也可以委托法律部门或律师代理。凡经仲裁或诉讼程序处理的合同纠纷，均应报上级单位合同纠纷管理部门备案并可寻求法律援助。第十一章合同终止第二十九条合同的终止应按照 “

14、合同法”等相关法律规定及双方在合同中的约定执行，并签订终止协议，终止协议须按规定履行OA审批程序。第十二章档案管理第三十条合同归档资料包括：合同书、合同附件、补充协议、变更处理资料、合同纠纷处理资料、价款或报酬结算资料、支付凭证、终止协议以及履行过程中的相关文件、信函、传真、台帐和其他涉及合同内容的所有资料。第三十一条合同履行过程中，档案资料由各业务归口部门负责登记、 归档、管理。合同资料的收集、保存和管理应全面、及时、准确和规范。所有合同资料均应保存原件。合同资料原件在发放过程中，要建立严格的 签收制度；合同资料原件的借阅，要实行登记制度，对不能按时归还的， 应及时追踪、查明原因、追回原件。

15、合同资料管理人员或部门负责人发生 工作调动需移交工作时，必须对合同资料进行认真核查、交接。对于事关 单位机密的合同资料应采取保密措施，以免泄密。第三十二条 合同履行结束后，项目应以项目竣工时间为节点， 向上级 单位档案室移交。公司的合同资料按年度向公司档案室负责本单位所有合 同资料的归档保存，保存期限应为永久，并应建立严格的合同档案资料使用制度（含保密制度）。第三十三条 对因纠纷或款项支付问题未终止的合同，项目应书面说明原因附相关合同档案管理资料向上级主管业务部门进行移交，项目应予主 动配合。第十三章合同印章管理第三十四条 按照公司印章相关管理制度执行。第十四章 信用评价及管理第三十五条施工管

16、理部负责对协作单位进行信用评价管理，物资设备 部负责对物资设备供应商和租赁商进行信用评价管理，技术质量部负责对技术咨询服务商进行信用评价管理，信息化管理部负责对信息化管理服务 商进行信用评价管理，财务管理部负责对金融服务商进行信用评价管理， 办公室负责对行政办公用品供应商进行信用评价管理，法律部负责对法律 服务单位进行信用评价管理。第三十六条 对列入“不良资源单位”的合同当事人，根据各业务部门 相关制度执行。第十五章责任追究第三十七条合同管理工作未按本制度规定执行，导致较大风险或隐患 的，公司各部门应责令限期整改。未整改或整改不到位的，给予相关责任 部门或人员通报批评。第三十八条 如有下列情形之一，造成经济损失的，视情节轻重对有关 责任人给予行政处分，并追究其经济责任：（一）未经批准，擅自以公司名义对外签订合同的；（二）未按本制度履行合同审批流程的；（三）未按本制度进行档案管理的；（四）玩忽职守，未按本制度履行合同管理职