集团公司会议管理制度

1、泽远集团会议管理制度目录第一章总则1第二章会议形式1第三章会议组织2第四章会议效率管理4第五章会议室管理6第六章附则6附录：会议记录簿7第 1 页第一章总则第一条为使泽远集团公司（以下简称“公司” ）的会议管理规X化和有序化，提高会议的效率，特制定本办法。第二条会议本着精减、有效、节俭原则运行。第二章会议形式第三条董事长办公会（一）出席人员：董事长、副总经理、行政总监、业务总监、财务总监、行政经理、人资经理、财务经理、总助、总经理秘书、各分公司总经理等常设成员。（二）周期：根据需要随时召开；（三）会议内容： 公司经营计划事项， 公司管理制度和管理办法的拟定和审核事项，人事管理事项，公司合理化建

2、议管理事项，公司其他重大经营决策和管理问题等。（四）主持人：董事长第四条董事长质询会（一）出席人员：总裁、执行总裁、行政总监、营销总监、产业总监、财务总监、人力资源部部长、财务部部长、总裁办主任、总裁秘书、各事业部总经理等常设成员；（二）周期：每周一次；（三）会议内容：上周业务工作总结、下周业务工作安排、公司情况传达；（四）主持人：总裁或执行总裁第五条全体员工会议（一）出席人员：公司全体员工；（二）周期：每半年或一年、或不定期；（三）会议内容：公司经营、管理情况通报，讨论职工关心的切身利益问题、与公司发展相关的合理化建议；（四）主持人：总裁。第六条每周晨会（一）内容：对本周重大工作事项进行统一

3、安排，协调跨部门工作；（二）出席人员：总裁、执行总裁、各相应总监、各职能部门部长、各事业部总经理、公司内其他的重要人员等；（三）主持人：总裁；（四）周期：每周周初第七条工作汇报会（一）内容：下级向上级汇报指定内容；（二）出席人员：上下级或有关责任人；（三）主持人：上级主管；（四）周期：定期或不定期。第八条专题会议（一）内容：某一问题讨论和商定；（二）出席人员：有关人员；（三）主持人：相关主管；（四）周期：不定期或定期。第九条各部门会期必须服从公司统一安排，各部门小会不应安排在公司例会同期召开，（与会人员不发生时间上的冲突除外）应坚持小会服从大会，局部服从整体的原则。第三章会议组织第十条会议程序

4、一般而言，公司的会议组织过程包括以下几个步骤：（一）确立会议议题；（二）安排会议议程；（三）发出会议通知；（四）会务准备；（五）做会议记录和摄像、录音；（六）整理会议纪要、决议；（七）相关领导阅改、签批；（八）印发有关部门、人员，并归档。第十一条确立会议议题会议的议题可能有以下的来源：公司领导提出和各部门提出，总裁办收集等。经主管领导同意，即可召开会议。第十二条 对定期的常规会议，在会前应明确该次会议主题和临时出席或列席人员。对不定期的重要会议，承办人应提出会议企划报告，该报告包括：1、会议名称； 2、会议主旨和目标； 3、会议议项； 4、会议时间； 5、会议议程； 6、会议主持人； 7、出席

5、人员（）；8、会议财务（支出收入）预算； 9、现有筹备情况及进展； 10、筹划备时间进度等。该报告批准后方执行。第十三条提前发出会议通知（一）通知内容包括：时间、地点、出席人、议题、议程、编组等；（二）方式： 由会议承办人通过口头或书面形式发出， 注意口头仅适用于例会召开的确认；（三）出席会议的重要或主要人员，应通过等方式确认是否能如期出席，并做出相应安排。（四）通知时间：根据会议要项拟订会议通知，并提前发送。第十四条会务准备会务准备包括以下内容： 会议场所布置座次布局、 会议需用设备的准备与调试、出席者主宾座次铭牌、资料袋（内装铅笔和记录纸） 、签到簿、备用桌椅、墨水、电源插头和延长线、麦克

6、风和播放系统、录音工具、茶水、饮料、水果或点心，投影仪、幻灯片和白板或黑板等。根据会议的内容和性质的不同进行相应的准备。第十五条各部门召开本部门会议，由本部门指定负责会议纪要的起草人。几个部门召开联席会议， 由几个部门协商指定一个部门负责起草会议纪要， 且在会议室使用时间登记表上登记会议的召集人或主持人。一个部门召集，其他部门参加的，由召集的部门负责会议纪要的起草工作。第十六条各部门起草会议纪要的内容要求：（一）必须全面记录会议的内容；（二）必须准确记录与会人的意见，不能以个人的喜好、观点而增删内容，或加入记录人自己的观点；（三）会议纪要必须做到全而精，要详略得当，重点突出；（四）起草会议纪要

7、应采用打印体（其正文部分字体要求是宋体小四号） ；时间紧急的情况也可采用手写体；但为了长久保持要求用墨水笔写，同时要保持纸面清洁；（五）会议纪要应在会后的三天之内提交总裁办存档；（六）会议纪要一般要由总裁或执行总裁签发， 重要决议必须经所有参会人员阅读签字后存档。第四章会议效率管理第十七条判断会议效率的高低有以下的标准：（一）会议是否按预期进行（二）目的及议题是否清晰，是否彻底讨论（三）会场准备是否完善（四）资料是否齐全（五）会议日程是否有计划性（六）参加者是否预先了解主题（七）讨论离题是否严重（八）会议气氛是否热烈（九）建设性发言数量（十）是否得出结论或对策第十八条提高会议效率的要领（一）要

8、严格遵守会议的开始时间；（二）要在开头就议题的要旨做一番简洁的说明；（三）要把会议事项的进行顺序与时间的分配预先告知与会者；（四）在会议进行中要注意如下事项：1. 发言内容是否偏离了议题 ?2. 发言内容是否出于个人的利害 ?3. 是否全体人员都专心聆听发言 ?4. 发言的内容是否朝着结论推进 ?（五）应当引导在预定时间内做出结论；（六）在必须延长会议时间时，应取得大家的同意，并决定延长的时间；（七）应当把整理出来的结论交给全体人员表决确认；（八）应当把决议付诸实行的程序理出，加以确认。第十九条会议禁忌事项（一）发言时不可长篇大论，滔滔不绝；（二）不可取用不正确的资料；（三）不可打断他人的发言

9、；（四）不要中途离席。第二十条会议管理技巧（一）控制出席人数，与会无关者不参加；（二）每次会议须明确主题；（三）对重大或有分歧的议题， 在会议上争执不下时， 主持人应及时制止且搁置该问题，会后再议；（四）会议发言应言简意赅，相对控制每位发言时间；（五）对多个议题的会议， 每段时间只集中充分地讨论其中一个议项。主持人可在每一议项或每隔一段发言时间做出小结，及时做出决定。第五章会议室管理第二十一条会议室使用登记手续（一）凡需用会议室的部门及人员须提前做预约登记手续；（二）会议室预约登记手续由总裁办办理；（三）会议结束后将会议纪要送总裁办备案。第二十二条会议室必备的物品、用品和环境（一）会议室备有会议桌、椅；（二）会议室备有饮水机；（三）会务准备有特殊要求的，请与总裁办协商；（四）会议室保洁。第二十三条会议室使用环境卫生的要求（一）注意保持会议室的环境卫生；（二）严禁在会议室吃东西；（三）严禁在会议室及桌面，堆放与会议室配套物品无关的设施；（四）严禁在会议室处理与工作无关的事情。第二十四条会议室维护费用由总裁办编制预算并执行。第六章附则第二十五条本办法的拟定或者修改由总裁办负责，报总裁批准后执行。第二十六