文控文员日常工作职责.doc

1、 文控文员日常工作职责撰写人：_日 期：_文控文员日常工作职责1.负责公司的行政文件、ISO系统文件、技术文档、工程图纸、生产资料的收集、整理、鉴定、统一管理、编目、检索、统计与借阅、保存期限和监控工作。2.负责规划、协调全公司文件、资料工作，对各部门文件、资料工作进行监督、指导和检查。3.负责起草公司各种技术资料及文件图档的标准范本，制订和_实施公司关于文件资料的教育功能，将文控中心办成公司培训、教育基地之一。4.外来文件的分发、核查与管理监控。5.受控文件的会签、评审、编号、分发的监督和实施。6.文件更改时更改记录、会签、评审、分发、回收与作废、定期销毁。7.定期对文件进行检查、评审(使用

2、状态、适宜性、是否按规定执行等)。8.协助完成内部审核工作。9.严格执行保密制度，做好文件资料密级划控和守密、解密工作。10.开展文件、资料宣传、咨询活动，做好文件、资料开放和利用工作，主动为公司各项工作和员工服务。11.开展文件资料编研工作和信息开发交流工作，发挥文件资料的信息源作用。12.做好防火、防盗、防虫等工作，确保文件资料安全。文控文员岗位职责总则:文控中心既是公司文件、资料工作的行政职能管理部门，又是永久保存和保护文件资料的机构，同时又是开发利用文件资料资源的信息交流中心。职位名称:文控文员岗位编制:1人薪酬等级:所属部门:办公室直级上级:办公室主任工作职责:1.遵守上下班、请假制

3、度，上班坚守岗位;工作中互助协作，在必要时协助其他岗位的工作。2.负责公司各部门各类办公文档、商务文档、合同协议的录入、排版、打樱完成各类文件的收集、整理、立卷、装订、归档等保管工作。3.对公司文件，有打印必要时方予打印，内部递传的简单请示报告或其他不需打印的文件，一般不予打樱工作中，顾全大局，克服困难，按时按质按量地完成急件文印任务。对收到的文件资料，应及时给有关部门、人员送发，或及时通知有关人员到文控室来取回，不得延误。4.对公司文印逐项登记，不得私自打英复印资料。对客户需用相关资料复印，严格执行规定收费标准。严禁打英复印违背党和国家的（范本）法律、法规、政策和政治思想不健康的资料、图片，

4、拒绝打英复印个人资料。每月底汇总各部门打英复印报表交办公室核算。属业务部门的，由各部门承担费用;属行政、管理部门的，统一归列公司行政开支。5.掌握电脑、打印机、复印机的一般维护、保养技术，能处理一般故障，尽量延长机器的使用寿命。节约碳粉、色带、纸张等耗材，杜绝浪费。经常擦拭机器、用品和门窗，保持文印室清洁卫生。6.保证文印室安全。室内严禁吸烟，严禁明火，注意电源、线路的安全，发现问题及时报修。下班后切断电源，关闭门窗。7.具体实施;文件与资料帐目的登记工作。严格履行文控中心管理工作职责，对各种资料的收发、借阅详细登记。每月并作汇总报办公室。8.负责公司文件和有关资料的收集、征集、整理、分类、鉴

5、定、保管、保护、统计等工作。9.严格执行保密制度，做好文件资料密级划控和守密、解密工作。不得随意将打英复印或传真资料中有关商业_或公司管理中须保密的事项透露给他人，不得截留任何文件。10.开展文件、资料宣传、咨询活动，做好文件、资料开放和利用工作，主动为公司各项工作和员工服务。11.负责文件修订与更改_通知工作;文件有效期的检查工作，过期无效文件的回收、作废，销毁实施工作。12.做好防火、防盗、防虫等工作，确保文件资料安全。13.文控室文员初次违反上述规定的，给予批评或处50元以上罚款，屡教不改或给公司造成不良的社会影响或较大经济损失的，处50元以上罚款直至辞退。_南充锦通置业有限公司工作时间

6、:在公司制度规定的正常班时间内工作，有时需要加班。技能要求:1、限女性，中专或大专学历。25-35岁。2年以上文职类工作经验;熟悉公司管理体系及流程，具有相关文件控制及管理经验，对公司的文件、文档的规范化管理有较丰富的工作经验。2、具有较强的公文写作能力，良好的沟通协调能力，热情大方，有亲和力，能承受一定工作压力。3、职业心态好，有高度责任心、做事有耐心且细心严谨，办事沉稳、细致，有良好的团队合作精神和服务意识。原则性强。4、熟练使用Office等办公软件。经验要求:附件一:档案管理、控制制度一、总则:为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，对本公司文件的编制、审核、批准、发放、保管

7、、使用、更改、标识、回收和作废等全过程进行控制，确保各相关场所使用的文件均为有效版本。特制定本制度。二、归档范围公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。三、责任人:公司的档案管理由办公室文控中心文员负责。四、文控文员的职责:详见文控文员岗位职责。五、文件的编制1、相关责任部门负责_职责范围内文件的编写、制度的制订工作。2、公司相关规章制度、管理章程，由办公室负责主要编写、制订工作。六、文件的审核、批准:1.2.文件编写完成后，由编写人将文件交办公室，首先进行文件格式审核;待格式

8、审核通过后，由办公室按照文件内容报相关审核人审核、或进行会签(会签部门不少于三个)。3.文件审核通过后，报相应的批准人批准七、文件的发放:1、本公司所有文件均通过办公室发放。2、文件发放前，首先由文件批准人确定文件发放范围，办公室负责登记文件发放、回收记录。3、文件发放时，须由领取人签字。八、文件的保管1、2、各文件使用部门应填写本部门受控文件清单，包括管理范围内所有正在使用的有效文件。3、借阅有关文件，应填写文件/记录借阅、复制清单，由办公室主任批准;文控文员应催促借阅人按时归还借阅的文件。_南充锦通置业有限公司4、复制文件时须填写文件/记录借阅、复制清单，未经原文件批准人审批，不得擅自复制

9、。5、未经总经理批准，公司任何文件不得外借;经批准外借的文件，由办公室登记，并督促借阅人按时归还。、6、文件应分类存放、妥善保管、标识清楚、便于查找。文件归档见文件、记录归档的有关规定。九、文件的使用1、文件在使用前，须由文件使用部门_对本部门全体员工进行宣贯，确保每位员工均能够准确了解文件的规定，必要时填写培训记录存档。2、各部门在使用文件过程中，发现问题应及时向办公室提出反溃十、文件的借阅1、总经理、副总经理、办公室主任借阅非密级档案可直接通过文控文员办理借阅手续。2、办公室主任核批。3、公司档案密级分为绝密、_、_三个级别，绝密级档案禁止调阅，_级档案只能在文控中心阅览，不准外借;_级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。_级档案的借阅必须由总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或办公室主任审批，具体4、档案借阅者必须做到:爱护档案，保持整洁，严禁涂改。注意安全保密，严禁擅自翻英抄录、转借、遗失。十一、文件的更改、再次批准:1、准。2、文件更改按照原来文件的编制、审核、批准程序进行。文件更改人应负责将文件的更改、修订情况记录在“修改履历表”中。3、办公室应保存所有文件更改的记录。4、当公司内外部环境发生重大变化(如_机构调整、重大质量事故发生、环境因素变更、法律法规变化等)或者管理评审要求时，由办公室_集中修订，形成新的版本。5、文件更改后须再次批准，程序同原