黔东南政务办公使用手册

1、 黔东南政务办公系统使用手册黔东南政务办公系统使用手册目 录一、系统登录1二、客户端下载与安装2三、客户端IE设置4四、待办事项8五、公文流转105.1.公文登记125.1.1基本信息125.1.2正文135.1.3附件135.2提交145.2.1选择用户145.2.2选择部门155.3会签165.4文号生成175.4.1自动生成文号175.4.2新增文号195.4.3修改文号235.5合成公文245.6盖章265.7发文275.8查看签收状态285.9签收285.10受控打印285.11删除285.12填写处理意见295.13归档30六、日程管理306.1工作日程316.2私人日程386.3

2、工作日程授权39七、常见问题和处理方法40 黔东南政务办公系统使用手册一、 系统登录办公系统登录地址注：未安装客户端软件的，请在登录首页的下方“下载客户端软件”进行安装。登录用户名是姓名的全拼，初始密码为111111登录进系统后可以通过“修改密码”来修改登录密码。密码应为6位以上的数字和字母组合，尽量不与自己的姓名、生日、电话号码相关，并定期修改，以确保安全。系统的面板上列出了系统的各个应用模块，可以通过单击应用的名字在各个应用间切换。二、 客户端下载与安装登录政务办公系统后点击“下载客户端软件”链接，如下图选择软件存放路径，点击保存下载完成后，将软件khdrj.rar解压并安装相关程序1、

3、黔东南客户端软件.exe双击默认安装，即可2、 epass3000驱动双击默认安装，即可3、 Maker3.2.1（3235）专业版安装请按照用户手册进行安装，即可注：安装以上软件时，建议请先将计算机的杀毒软件、防火墙等软件暂时关闭，安装完毕后再启用。三、 客户端IE设置3.1 隐私站点设置打开IE浏览器，点击“工具”-“Internet选项”点击“隐私”-“站点” 在网站地址输入栏中，输入邮件系统IP地址10，点击“允许”将该地址加入到管理网站中，再点击“确定”3.2 安全站点设置注：以下操作针对IE浏览器版本为IE7、IE8打开IE浏览器，点击“工具”

4、-“Internet选项”在站点中将 和12添加到可信站点中。将该区域安全级别改为自定义级别在自定义级别中将ActiveX控件及插件中所有禁用选项改为启用。点击确定关闭。3.3窗口阻止设置在IE工具条将弹出窗口阻止程序关闭四、 待办事项登录系统后默认显示所有的待办事项！如果有新的待办任务会在右下角自动弹出“新任务提示”。待办任务列表是平台的用户界面的一个重要组成部分。任务列表列出了当前用户未处理的工作任务。在系统主界面的“独立功能区”上点击“待办任务”按钮，即可进入待办任务界面，如下图所示：用户在列表上点击选中某一条任务记录，系统会弹出一个新窗口，在窗口的

5、操作工具条上会显示出该任务记录相应的操作按钮，点击某一按钮，即可启动该按钮对应的操作。操作窗口如下图：页签说明： 属性区：² 文件处理单：即当前任务记录的属性信息。² 正文：当前任务记录的正文内容，直接在窗口中打开word文档，减少用户的操作。² 附件：任务记录的所带的附件，可以是任何格式。² 操作记录：对此记录的所有操作日志。² 处理意见：此记录相关领导的审批意见。办理区：² 办理区为记录操作功能区，显示的是本记录后续的操作动作，一目了然，便于操作。² 不同的处理阶段此办理区中将根据业务情况，显示不同的操作按钮。打印：&#

6、178; 打印处理单：“基本信息”打印。² 打印正文：打印word正文文件。待办任务列表说明：² 任务列表采用分页显示方式。用户可以对任务列表进行翻页操作，或指定某页并直接跳到该页。² 选择任务列表中的一项任务，根据任务的业务类型和流程状态，操作窗口上部会显示相应的流程操作按钮。五、 公文流转公文是政府、单位处理公务和行政管理的重要工具，所以OA系统中公文流转功能是办公自动化系统的核心功能。发文管理：发文管理模块可以提供覆盖发文拟稿、核稿、审核、会签、签发、成文编号、打印、盖章、封发、文件归档等文档处理的全过程。文件在流转过程中有严格的权限定义，不同权限的用户对应

7、不同的文件处理功能。具有邮件、短信、即时消息等提醒功能签收情况：能够查看已发公文已浏览、签收单位情况。短信：能对收文单位收文人员进行短信提醒。收文管理：收文管理主要包括各行政单位内部收文和其它单位收文的管理，主要功能是：接收上级部门发文，以及外单位的来文，完成收文从文件登记、拟办、批办、文件归档等处理的全过程。提示：不同的目标用户，定制的收发文流程不一样，另外同一系统不同权限用户看到的操作也不一样，因此本手册中把系统中所有操作按钮进行详细介绍，实际应用中，用户根据流程中赋予了哪些操作权限，查看相应章节的操作介绍。操作方法：在系统主界面的“独立功能区”上点击“公文流转”按钮，即可进入公文流转界面

8、，如下图所示：公文流转主界面5.1. 公文登记操作按钮：起草发文、来文登记都是公文登记。使用说明：此操作包括的项可配置，系统默认有三项：文件处理单、正文、附件，通过“公文登记”和“修改”操作，都可以看到这几项，下面分别介绍。5.1.1 基本信息即公文的属性信息，对系统外来文，需要录入公文的属性信息，包括公文名称、公文类型、紧急程度、密级等。系统会根据规则自动生成公文文号。点击此页框，界面如下图：基本信息用户在表单中输入相应内容，点击【确定】按钮，完成新建操作。提示：² 表单上显示的属性项及名称，由管理员在资产库属性定制中创建。² 政通OA系统提供表单定制功能，不同目标用户，

9、可根据业务需要由管理员定制此表单界面。² 新增界面的显示效果也可以定制，上图只是样例。² 用户可以自己输入发文文号，也可单击“获取文号”按钮，由系统按照管理员在后台定义的文号规则自动分配一个发文文号。5.1.2 正文在操作按钮区点击【正文】按钮，系统默认显示“正文”页框，界面如下图：在模板中输入相应内容，点击【确定】按钮，完成正文的上传。5.1.3 附件新增公文如果有附件的话，通过此处增加。点击“附件”页框，界面如下图：添加附件 点击【浏览】按钮，选择本地的相应文件后，单击【新增】按钮，最后点击登记界面最下方的【确定】按钮，完成公文的基本信息、公文处理单、正文、背景资料的上

10、传。5.2 提交对已起草好的公文，按公文的类型和公文的内容报送给相关领导进行审批。系统中提交操作有2种方式，下面分别介绍：5.2.1 选择用户对应操作：送校对、送部门审核、送领导签批、送发文、送合成公文、送盖章等使用说明：该操作用于将当前任务提交给下一步执行者，界面如下图：² 选择审批领导² 在提示信息框中输入相应的提示信息² 选择提醒方式单击【确定】按钮完成操作，否则单击【取消】按钮，撤消本次操作。点击确定按钮之后，在公文记录列表界面，该公文的状态变为“已送XX”。提示：² 列表框中显示的审批人是通过工作流配置的，根据不同应用的实际业务流程，可以由管理

11、员进行修改。² 此条记录会出现在审批人的界面，当审批人都处理完这条记录后，根据流程模板定义，流程自动会走到下一节点。² 送审后在领导未处理之前，可以撤回送审，具体操作见“撤回”章节中的说明。5.2.2 选择部门对应操作：送承办、交相关科室协办使用说明：该操作用于选择一个用户组里的下一步的执行人，界面如下图：² 选中某一单位（秘书科），右边会显示该单位下有权限的用户名称。² 选择执行人：将用户选到执行人中。² 提示信息：在提示信息框中输入相应的提示信息。² 选择提醒方式。最后单击【确定】按钮完成操作，否则单击【取消】按钮，撤消本次操作。

12、点击确定按钮之后，在公文记录列表界面，该公文的状态变为“已送XX”。5.3 会签使用说明：对于本单位起草审批完的一个公文，将其发送到其他单位进行审批并盖章，形成会同拟文，界面如下图：会签选择单位界面在要送会签单位前面的复选框中打“”，最后点击【确定】按钮，完成会签操作；否则单击【取消】按钮，撤消本次操作。5.4 文号生成5.4.1 自动生成文号使用说明：根据管理员在后台配置的编号规则和流水号规则，自动生成一个发文的文号，界面如下图：生成文号界面在生成文号界面上点击【获取编号】按钮，系统弹出如下小窗口：文种选择界面用户选中某一文种，点击【确定】按钮，返回文号生成界面，此时，输入框中根据选择的文种

13、自动获取了文号，否则单击【取消】按钮，撤消本次操作。如下图：获取文号最后点击【确定】按钮，完成获取文号操作；否则单击【关闭】按钮，撤消本次操作。5.4.2 新增文号注：此功能只针对有发文权限人员1） 新建流水号选择办公系统中的编号管理，首先建立流水号，点击流水号管理，进入流水号管理界面，在弹出界面选择新增按钮。点击进入流水号管理 点击新增 名称：自定义，命名规范，容易查询。例如“黎人常发”。当前值：流水号开始值。一般为0，那么第一篇文文号就是1。长度：默认为0。步长：意思是下一篇文号增加多少。步长选1的话，如果第一篇文的文号是1，那下一篇就是2。共享：如果选择共享则其他的所有单位就都能使用这个

14、流水号，不推荐使用。2） 新增编号流水号增加后，就可以开始新建编号，关闭流水号界面，进入编号管理，如果本单位已经有编号的话就会显示在界面上，选中后可以点击上面的修改按钮对其进行修改，直接点击上面的增加按钮，就可以增加编号了点击进入新增编号 名称：用来区分编号。例如“黎人常发”。类别：目前只有两个分类：发文和收文。规则： '文件名'+''+currentTime('yyyy')+''+sequence('流水号')+'号'其中文件名就是正文上显示的文号头，流水号就是刚在流水号管理中新建的流水号，这里要

15、填的是流水号的名称，最后的号也是直接显示在公文上的，需要注意的是+''+currentTime('yyyy')+''+sequence('流水号')+这一段，文件名和号都是直接显示在页面上的，写什么就是什么，可以根据需要自由修改，但是中间的一段，必须按照格式，不能有错误，流水号的名称要填写正确。5.4.3 修改文号使用说明：点击公文流转左边页面的编号管理。注：此功能只针对有发文权限人员再点击【流水号管理】选中所需要修改的文号，点击修改。将当前值改为需要的文号减一。例如：目前需要使用黎府发20105号文号，则将下图中“当前值”选项改

16、为4，点击“确定”按钮，即可。之后再选择黎府发此发文字号时则以自动累加方式生成5.5 合成公文使用说明：在起草的正文上套入相应的红头。点击【合成正文】按钮，相应的切换到正文如下：点击【合并公文】按钮，系统打开选择公文文种和模板的窗口，如下图所示：选择文种及模板在“文档类型名”处选择文种，右边列表中会显示预定义好的模板，选中模板，并点击【确定】按钮，系统打开如下图所示窗口：输入合并的正文在上图中，输入完公文正文的内容后，点击【保存】按钮，系统弹出确认操作窗口，否则单击【关闭】按钮，撤消本次操作。注意此操作不可逆！如下图所示：确认操作窗口5.6 盖章使用说明：完成所有审批操作和合并公文后，在发文前

17、对公文进行盖章。在公文记录列表中选中要盖章的公文，单击【盖章】按钮，系统打开的界面如下图：盖章确认盖章 公文盖章界面1、在公文盖章界面上点击“盖章”图标，公章即会显示在公文中，把鼠标放在公章上，按住左键，可以把章拖到希望盖章的位置；2、然后点击“盖章确认”图标，在弹出的窗口中输入盖章密码，点击【确定】按钮，完成公文盖章操作。提示：² 盖章前请把存放电子公章的UKey插在电脑上。² 公章密码是公章制作管理单位发放公章时，设置的盖章密码，若盖章时系统提示密码不正确，请与发章单位联系。² 政通OA系统不提供盖章密码修改功能，若用户要修改盖章密码，请登录公章系统进行修改。

18、5.7 发文使用说明：公文完成必要审批环节后，根据文件批审意见，向相关部门和人员进行文件发送操作。点击【发文】按钮，系统会将显示如下图所示界面：选择收文单位、设置打印份数等，点击【确定】按钮，即可完成发文操作；否则单击【取消】按钮，撤消本次操作。5.8 查看签收状态使用说明：查看对方对当前公文的签收状态。界面如下图：5.9 签收使用说明：发文后，收文单位签收来文，并启动收文流程。点击【签收】按钮，系统会提示签收是否成功。5.10 受控打印使用说明：收文单位收到盖章的来文后，可以打印带章的公文。点击【受控打印】按钮。 提示：² 打印前，请确认打印机已连接，并正常工作。² 需要

19、连接本单位打印标识盘（印章盘），否则系统不允许打印带章公文。5.11 删除使用说明：用于删除当前选中的记录。点击【删掉】按钮，系统会提示“是否删除”，如果点击【确定】按钮，则当前记录被从数据库中彻底删除。5.12 填写处理意见使用说明：公文送审时，领导需要对该送审公文填写处理意见。用户点击【填写处理意见】按钮，界面如下图所示：填写处理意见² 签发人：即审批领导的姓名，系统默认取当前登录系统的用户姓名。² 意见 ：输入审批内容。最后点击【确定】按钮保存审批内容，否则点击【取消】按钮，取消本次操作。用户可通过浏览界面处的【查看处理意见】页框查看批示内容，效果见下图： 查看处理意

20、见5.13 归档发文和收文提供归档功能。发文归到发文归档库、收文归到收文归档库。使用说明：根据业务需要，可以把流转后的公文放到归档库，将来可实现与档案系统对接，完成公文直接入档案库保存管理。在操作按钮区点击【归档】按钮，系统会提示：“是否确认归档”，用户点击【确定】按钮，当前选中记录自动入到归档库中。六、 日程管理在系统主界面的在独立功能区点击【日程管理】按钮，即可进入日程管理系统，如下图所示：6.1 工作日程在日程管理主界面左侧的“资源目录区”中选择【工作日程】，即可进入个人日程信息界面。如下图所示：资源目录区 工作日程界面6.1.1 新增新增工作日程：创建一条工作日程记录，可以通过新增功能

21、。在操作按钮区点击【新增】按钮将显示如下图所示界面：新增工作日程在表单中输入相应的属性信息后，点击【确定】按钮系统自动保存数据并上传，即可创建一条新的工作日程记录，点击【关闭】按钮则结束当前新增操作。参与人员：若新增的日程不涉及别人，此处不用选择，系统默认取当前用户的名称。但有时候会涉及到别人，例如用户A新增一个约会日程，需要用户B参与，则参与人员处就要选择用户A和用户B ；这样，日程添加成功后，在用户B的个人日程中也能看到此约会日程。点击【选择】按钮，将显示如下图所示界面：选择参与日程人员在“选择人员”界面，用户先在左侧选择参与人所在组织机构，然后在右侧选择需要参与者的人员，并将其选定到参与

22、人员框中； 点击【确定】按钮即可选定参与人员，点击【关闭】按钮则结束当前选择人员操作。提示：² 可以按住鼠标左键向下移动，选中多个参与人。² 可以按住Ctrl，然后在参与人姓名上点击鼠标实现多选。n 起止时间：即日程的开始和结束时间。n 开始、结束日期：即日程的开始和结束的日期。n 提醒方式：系统提供三种方式，包括电子邮件、手机短信、即时消息。用户可以设置一种或多种提醒方式。n 提前提醒：可以设置日程开始前多长时间，以上面设置的提醒方式通知参与人。6.1.2 修改对已创建的工作日程记录，需要对其进行修改时，可以进行修改。单击所需修改的日程记录，将显示如下图所示界面：修改日程

23、界面在日程界面，当页面属性信息均为灰色时，则不能进行修改；点击页面左上角的【修改】按钮，在表单中输入所需修改的属性信息后，点击【确认】按钮系统自动保存数据并上传，即可对当前个人日程信息记录进行修改，点击【关闭】按钮则结束当前修改操作。6.1.3 查询及查看查询：用户可对当前个人日程中的记录按条件进行查询，实现记录的快速检索定位。点击操作按钮区上的【查询】按钮，将显示如下图所示界面：日程查询通过主题、开始日期和结束日期等查询条件，在查询框中输入所需查询的内容，点击【确定】按钮，系统根据查询条件显示查询结果，点击【关闭】按钮则结束当前查询的操作。查看：查看权限范围：用户可以查看自己安排的日程和其他

24、人安排的自身作为参与人的日程。日程显示分三种视图：天视图、周视图、月视图。系统默认显示的是天视图。下面将分别介绍三种视图的区别：点击操作按钮区上的【按天显示】按钮，系统默认显示当天的日程。如：当前日期是2009年9月20日，则用户进入到天视图后，显示的就是2009年9月30日这一天的日程。天视图界面如下图所示：日程(天视图)点击操作按钮区上的【按周显示】按钮，则视图显示页面显示本周内的所有日程信息，周视图界面如下图所示：日程(周视图)点击操作按钮区上的【按月显示】按钮，则视图显示页面显示本月内的所有日程信息，月视图界面如下图所示：日程(月视图)6.1.4 删除和查看参与人员处理情况删除：用于删

25、除当前选中的日程信息记录。当需要删除某条个人日程记录时，单击所需删除的日程记录，将显示如下图所示界面：日程信息界面在该个人日程信息显示界面，点击页面左上角的【删除】按钮，系统将提示“确定要删除此事件吗？”，如下图所示：删除提示信息点击【确定】按钮，即可删除当前选定的记录，点击【取消】按钮则结束当前删除的操作。提示：² 删除操作不可逆，即彻底删除，因此执行此操作时请谨慎。查看参与人员处理情况：通过此操作可以查看该日程中相关参加人员的接受情况。单击所需查看的日程记录，在在该个人日程信息显示界面，点击【查看参与人员处理情况】按钮，将显示如下图所示界面：查看参与人员处理情况6.2 私人日程操

26、作如“工作日程”6.3 工作日程授权工作日程授权是指用户要把自己的工作日程管理权限给某位用户，需要对用户进行授权设置。操作方法：在工作委托主界面上点击【增加代理人】按钮，将显示如下图所示界面：选择代理人用户“选择人员”界面左侧显示的是所在单位的组织结构，先在左侧选择代理人所在组织机构，然后在右侧列表框中选中需要赋予代理权限的人员，并将其选定到代理人框中； 点击【增加】按钮即可完成设置代理人，点击【关闭】按钮则结束当前设置代理人操作。提示：² 代理人支持多选，即用户可以把工作委托给多个人。² 方法一是在人员列表框中按住鼠标左键向下拖动即可选中多人。² 方法二是按住C

27、trl键，在相应人员上点击鼠标左键即可。增加代理人成功后，工作委托主界面中会增加一条记录，如下图所示：代理人增加成功界面七、 常见问题和处理方法1、 无法访问主页面？如果当前使用的是电信网络，请按照以下步骤设置：1）点击开始连接到显示所有连接2）选择本地连接鼠标右键属性3）在对话框中选择“Internet协议（TCP/IP）”属性4）选择“使用下面的DNS服务器地址”，设置如下图：首选DNS服务器：67备用DNS服务器：7从高级选项中按如下操作增加两个DNS服务器：和8点击“确定”，即可。5）登录办公系统2、 登录系统提示网页有错误，点击登录按钮没反应？原因：没有安装黔