企业文件管理制度

1、企业文件管理制度（一）总则第一条为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文 件在各项工作中的指导作用，根据中央关于文书处理的有关规定， 结合我厂的实际情况，特制订本制度。第二条文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、 来文，本厂上报下发的各种文件、资料。第三条按照党政分工的原则，全厂各类文件分别由党委办公室和 厂部办（以下简称两办）归口管理。（二）收文的管理第四条公文的签收1 .凡来厂公启文件（除厂领导订启的外）均由厂收发员登记签收（由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要文件除外 ）后分别交 两办机要秘书拆封。在签收和拆封时，收发员和机要秘书均需注意 检查封口和邮戳。对开

2、口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口 和国外信函邮票被撕应拒绝签收。2 .对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要 编号的“四对口"核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要 部门，并登记差错文件的文号。第五条公文的编号保管1 .两办机要秘书对上级来文拆封后应及时附上 "文件处理传阅单; 并分类登记编号、保管。须由工厂承办或归档的厂领导亲启文件， 厂领导启封后，也应分别交两办办理正常手续。2 .本厂外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交两办机要 秘书进行登记编号保管，不得个人保存。第六条公文的阅批与分转1 .凡正式文件均需分别由两办主任（或副主任）根据

3、文件内容和性 质阅签后，由机要秘书分送承办部门阅办，重要文件应呈送厂领导 （或分管领导）亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事， 一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。2 .一般函、电、单据等，分别由两办机要秘书直接分转处理。如 涉及几个单位会办的文件，应同主办单位联系后再分转处理。3 .为加速文件运转，机要秘书应在当天或第二天将文件送到厂领 导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传 阅，最迟不得超过两天（特殊情况例外）。第七条文件的传阅与催办。1 .传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文 件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚

4、未传达的文件不得向外泄露内容。2 .阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交机要室， 阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有领导"批示"、"拟办意见"两办应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批 示办理有关事宜。3 .阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件， 如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。4 .文件阅完后，应送交两办机要秘书，切忌横传。5 .两办机要秘书对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到 文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查， 应按照有关保密规定，并征得两办同意后，予以

5、复印或摘抄，原件 应及时归档周转。6 .按照阅文范围，离、退休干部，一般由有关部门定期组织学习 有关文件，或由两办机要室通知到机要室阅文。（三）发文的管理第八条发文的规定1 .全厂上报下发正式文件的权力分别集中党委和厂部，各群众团 体和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。2 .各群众团体、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置 重要工作要求发文应分别向党委、厂部提出发文申请，并将文件底 稿分别交两办审核。党委、厂部同意发文，则两办分别按党、政机 构设置与业务分工统一归口以党x字、厂x字发文。群众团体文件 由党委批转。3 .对全厂影响较大，涉及两个以上厂领导分管范围的文件，须由 党委书记

6、或厂长批准签发。其余文件均由分管厂领导批准签发。第九条发文的范围：1 .凡是以党委、厂部名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、 报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。2 .党委、厂部下发文件主要用于：(1)公布全厂规章制度；(2)转发上级文件或根据上级文件精神制订的工厂文件；(3)公布工厂体制机构变动或干部任免事项；(4)公布全厂性的重大生产、技术、经营管理、政治工作、生活 福利等工作的决定；(5)发布有关奖惩决定和通报；(6)其他有关全厂的重大事项；3 .党委、厂部上行文、外发文主要用于：(1)对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定；(2)同兄弟单位联系有关工厂重大生产、技术、

7、人事劳资、物资 供应、科研、基建、经营管理、党群工作等事宜。4 .在工厂日常生产、技术、经营管理、党群工作中，有关图纸、 技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项， 应按有关制度办理，经分管厂领导批准后，由主管业务科室书面或 口头通知执行，一般不用厂部文件发布。5 .凡各业务科室如开专题会议所作的决定，一般都不应发文，不 备查考，可以科室名义用工作简讯发会议纪要。6 .各业务科室与外单位发生的一般业务联系，可用各科室的名义 对外发函（应各自编号备查）不用厂部名义发文。（四）发文程序与要求第十条发文程序规定：1 .各单位需要发文，应事先分别向党委、厂部提出申请；2 .党委、厂部

8、同意发文时，主办单位应以党的方针、政策和国家 法令，上级指示或工作实际需要草拟文件初稿；3 .草拟文稿必须从全厂角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条 理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整。严禁使 用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写；4 .文稿拟就后，拟搞人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、 发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人，并签名、盖章、标定日 期和密级；5 .两办应根据党委、厂部的要求和上级有关指示精神，有关文件 规定，对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容 不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿；6 .经两办审查修改后的文稿，送部门主管领导核稿（对文稿

9、内容、质量负责）；7 .对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟搞部门重 新誉写清楚；8 .需经会签的文稿，应在交付打印前送会签部门会签;9 .文稿审核会签后，按批准权限的规定分别呈送党委、厂部领导 审定批准签发；10 .经领导批准签发后的文稿交两办机要秘书统一编号送打字室 打印；11 .文件打印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签 名；12 .文件打字后，由两办派专人按数印刷，再由两办机要秘书分 发并检查落实情况，对印刷质量不好的文件，机要秘书应拒绝盖印 分发。（五）文件的借阅和清退第十一条各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本 部门负责人签写便条，对有密级的文件须两

10、办主任同意后方可借阅。第十二条借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归 还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾 划等。第十三条两办机要秘书对承办的公文应抓紧催办，应定期对事情 已经办妥的本厂文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工 作。（一般为月底一小清，季末一中清、年终一总清 ）。如发现文件 丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。第十四条各部门应指定一位责任心强的同志负责文件收交、保管、 保密、催办检查工作。（六）文件的立卷与归档第十五条文件的归档范围：1 .凡下列文件统一分别由两办负责归档：（1）上级机关来文，包括上级对工厂报告、申请的批复；(2

11、)党委、厂部发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、 重要通知、工作总结、领导发言和生产经营工作的各类计划统计、 季度、年度报表等；(3)厂党委会、厂长办公室、厂务会、工厂管理委员会、中层干 部会以及各种专业例会记录；(4)厂党代会、职代工、工会会员代表大会、团代会等厂一级的 党群组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、 会议记录等；(5)有保存价值的人民来信来访记录及处理结果；(6)参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本厂在会上汇 报表言材料等；(7)上级机关领导同志来厂检查视察工作的报告、指示记录，以 及本厂向上级进行汇报的提纲和材料；(8)反映本厂生产、经营活动、先

12、进人物事迹及厂领导工作等的 首、像摄制品；(9)工厂日志和大事记；(10)工厂向上级请示批复的文件及上报的有关材料。2 .业务科室，各群众团体日常工作中形成的活动资料，由各业务 科室、群众团体负责立卷归档。第十六条立卷要求1 .文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进 行整理归档。2 .立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐 全，保持文件、材料的完整性。3 .要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重 要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。4 .上年度形成的文件材料，要求在下年度 5月份以前整理完。6 月份正式向档案馆（室）移交，清单一式两份。（接交单

13、位各留存一份 备查）。（七）文件的销毁第十七条对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，两办机要 室应定期清理造册，并按上级有关规定，办理申请销毁手续。第十八条经审核同意销毁的文件，应派专车分别由两办机要秘书 和正副主任护送到上级机关指定的纸厂监视销毁。审计师企业财务管理突破辅导：延期年金审计师企业财务管理突破辅导：延期年金延期年金【例题-单】某一项年金前5年没有流入，后第6年开始每年年 初流入4000元，则该项年金的递延期是（）年。A.3B.4C.5D.6【答案】B【解析】前5年没有流入，后6年指的是从第6年开始的，第6年 年初相当于第5年年末，这项年金相当于是从第5年末开始流入的， 所以，递

14、延期为4年。1.延期年金终值计算计算递延年金终值和计算后付年金终值类似。FVAn=A< FVIFAi, n【注意】递延年金终值与递延期无关。2,延期年金现值的计算方法一：两次折现（把递延期以后的年金套用后付年金公式求现 值，这时求出来的现值是第一个等额收付前一期期末的数值，距离 延期年金的现值点还有 m期，再向前按照复利现值公式折现 m期即 可）公式：V0=AX PVIFAi,n PVIFi,m方法二：年金现值系数之差（把递延期每期期末都当作有等额的, 收付A,把递延期和以后各期看成是一个后付年金，计算出这个后 付年金的现值，再把递延期多算的年金现值减掉即可）公式：V0=A< (P

15、VIFAi,n+m-PVIFAi,m)【教材例1-7】某企业向银行申请取得一笔长期借款，期限为 10 年，年利率为9%按借款合同规定,企业在第 6-10年每年末偿付 本息1186474元。问这笔长期借款的现值是多少？V0=1186474< PVIFA9%,5X PVIF9%,5=1186474< 3,890 X 0.650 弋 3 000000(元)或 V0=1186747< (PVIFA9%,5+5PVIFA9% 5)=1186747X(6.418 - 3.890)Q 3000000(元)4.永久年金现值永久年金是指无限期收付款项的年金。永久年金没有终值。永久年金现值=A/

16、i【教材例1-81某种永久年金每年收款1200元，折现率为10% 则该永久年金的现值近似地计算为：V0=1200X 1/10%=12000（元）如何管理力不从心“好员工”-管理资料一个人“表现不错，却又不够好”，怎么会这样呢 ？如果经理人 希望自己的团队有所改善或与众不同时，他就会遇到这种情况还记得皮特贝斯特吗？他曾经是甲壳虫乐队的鼓手，1960年，应约翰列侬、保罗麦卡特尼和乔治哈里森的邀请，贝 斯特加盟甲壳虫乐队，当时，他们准备前往德国北部的汉堡市，去 当地俱乐部进行一系列演出。据说，正是在汉堡夜复一夜的现场演 出奠定了披头士的演出风格和表演技巧，使他们在几年后成为举世 闻名的乐队。乐队其他

17、成员继续名利双收，惟有贝斯特中途折戟。原因何在？他的表现确实不错，但还不足以好到能让他一直留在乐队的程度， 所以在与乐队合作两年之后，他被乐队解雇。1962年初，为了获得迪卡唱片公司 （DeccaRecords）的唱片合同, 甲壳虫乐队（当时贝斯特还在）进行了试唱，却遭到了唱片公司的拒 绝。几个月以后，他们去帕洛风唱片公司（Parlophone）试唱，该公 司的制作人同意与他们签约，但是坚持在录音期间使用一位经验丰 富的鼓手，而不是贝斯特（很显然，这是当时的一个行业惯例）。音乐圈与大多数公司高管们的日常关心的工作焦点隔了十万八千 里。但是，几乎我们遇到的每个经理人都遇到过类似“皮特贝斯特” 的

18、问题一一某个成员的表现不错，但还是不够好。一个人“表现不错，却又不够好”，怎么会这样呢 ？如果经理人 希望自己的团队有所改善或与众不同时，他就会遇到这种情况。如 果团队成员都希望能有所变化或提高，经理人就要弄清楚，是否所 有团队成员（顺便说一句，也包括经理人本人）都能帮助团队实现和 维持更高的业绩水平，遗憾的是，答案并不总是肯定的。总会有一个人能胜任目前的工 作一一如皮特贝斯特能够胜任酒吧演出的乐队鼓手一一但要想提升 表现，他却有些力不从心。在这种情况下，该如何对待这类员工呢问题如何解决？并没有固定的模式。但是我们可以提供几条建议。确定了目标，就要与团队共同明确每个人在实现目标的过程中需 要扮

19、演的角色。另外，经理人也要与团队讨论作为管理者需要做出 哪些改进。这样一来，才能确保自己不会成为那个表现还不错但又 不够好的人。给每个员工提供接受挑战的机会。为他们提供培训和辅导的机会, 给他们充足的时间和关注。当然，最重要的是，给他们提供必要的 反馈，帮助他们不断提高。如果开始感觉到团队中有员工可能无法达到预期目标，这时，经 理人需要与该员工继续共同努力，但是同时也应该与公司的人力资 源部门讨论一下这个问题。我们在此提供几建议，供大家参考。通过定期向有问题的员工提供反馈，确保该员工对自己的现状有 一个明确的认识。毕竟，员工有权知道自己的现状，以及可能面临 的后果。一旦经理人确定某个员工无法达

20、到预期目标，可以尝试在团队或 公司的其他部门为其寻找一个合适的职位。根据该员工的能力、缺 点和潜力，重新为她安排职位。但是，千万不要在公司的需求方面 有所妥协。最重要的是，在这个艰难的过程中，要给予员工充分的尊重，这 样做有益无害。相反，如果一味贬低员工以求心安，比如有事没事 找茬，实际上可能根本于事无补。请注意，无论经理人怎么做，他的最终决定一一留下或开除问题 员工一一在一定程度上都取决于个人的判断。如果皮特贝斯特仍然 留在甲壳虫乐队，没有林戈斯塔尔的加盟，甲壳虫乐队是否还能声 名大燥呢？答案不得而知。面对这样的难题，许多经理人选择了逃避，比如根本不做任何决 定，或永久性地搁置问题。但是，如

21、果经理人希望自己和团队能更 上一层楼，就必须做出决定。这将是作为经理人面临的最艰难的抉 择之一，纵使夜不能寐，也无法逃避。安全管理的个人工作小结及下步工作计划安全管理的个人工作小结及下步工作计划一、工作小结1、安全教育培训2、安全环保履职能力评估按照我厂安全环保履职能力评估的工作计划，按时完成了安全环 保履职能力评估题库的编制和出题工作，协助科室主管人员做好我 厂安全环保履职能力评估工作。3、职业健康管理(1)劳动防护用品发放组织进行员工工作服和工作鞋的发放。每季度按时上报特殊劳动 防护用品计划，同时对车间的药箱药品进行及时登记更换，确保员 工使用。7月份，对我厂各车间现有的各类劳动防护用品进

22、行了全 面摸查，并上报公司主管部门。我厂目前现有各类劳动防护用品13余种4800余个(套)，(2)职业危害因素监测积极与公司主管部门进行协调和联系，对我厂所属车间涉及到尘 毒和噪声的岗位共计12个职业危害因素监测点进行监测，监测合格 率 100%(3)职业健康体检组织开展全员健康体检，体检率 100% 20xx年健康体检我厂未 检查出各类职业病和职业禁忌症。(4)职业卫生档案按照公司计划安排，于5月份组织对厂属各车间的职业卫生档案 进行全面的梳理，对于不符合要求的进行了修改和完善，确保我厂 的职业卫生档案具备有效性和实效性。4、安全环保职责修订按照公司全面修订“一岗双责”通知的要求，组织进行我厂各部 门、岗位安全环保职责的修订完善工作，新增职业病防治责任制的 相关内容，补充完善相关监督检查的具体内容，使之更具有可操作 性。5、低老坏统计上报1-11月份共计统计上报“低老坏”问题 698项，其中现场问题 676项，管理问题22项，整改率100%共计奖励392人次，奖励金 额34880元。6、HS日言息系统每月按照公司要求，及时做好信息系统职业健康管理模块的维护 和上报工作。我厂现有54人有权限进行信息系统登陆和管理。1-3 季度，我厂信息系统登陆情况统计结果显示，未登