采购员日常工作需协调事宜

1、【注】采购中心操作须知10万元以上须立项申请，招标公告10万元以上?比价分析表?同时要附上?约谈记录表?谁叫货，谁发起补充协议超一万且现购的物料可以不用做合同，否那么，原那么上超一万的物料都要做合同凡非合同的采购，要做采购台帐第一章 如何进行采购业务A类：每个工程例牌要用，且不用受选型限制的材料第一步：在工程立项时，供方管理部填写给本钱核算中心，要数量 分支一：限定类供方管理部召集工程采购员研讨限定参数及供给源数量供方管理部编制，采购副总监签发，抄送工程采购员，工程经理工程采购员在OA发布招标公示工程采购员询价后做比价分析表，工程经理指定约谈对象工程采购员组织约谈并形成约谈记录表，工程经理、采

2、购员、供给商确认，同时合同范本需交所有供给商签字确认。工程采购员把所有附 到采购中心对应材料责任采购员采购副总监根据权限报领导审批，审批件交跟进专员跟进专员索取合同编码并写在?比价分析表?及?约谈记录表?审批件上，拍照给工程采购员工程采购员发中标通知书知会给集团采购中心对应材料责任采购员、采购经理、本钱两个总监，财务总监助理、建筑财务部经理、工程预算员、仓库、工程本钱会计和材料稽查员工程采购员发中标通知书给供给商，顺带一份供给商合作指引工程采购员在OA上起草合同，并上传已批?比价分析表?及?约谈记录表?作会签附件，合同抄送以上部门，归档人为跟进专员工程采购员打印审批完毕的合同，一式七份，联系供

3、给商盖章工程采购员将供给商已盖章的合同交跟进专员跟进专员送财务部，同时对方签收，财务中心统一安排盖章跟进专员收到盖好章合同，在签收表中做登记，通知供给商取合同，并分发合同跟进专员将生效的合同原件一份交建筑财务部资金主管签收，由建筑财务部下发给建筑工程财务部。 分支二：选定类采购员在OA上发招标公示采购员 向假设干供给商询价，编制?比价分析表?报采购副总监指定约谈对象采购员组织约谈，供给商须在合同范本和?约谈记录表?上确认签字?约谈记录表?和?比价分析表?由采购副总监签字后送相关领导审批?约谈记录表?审批件交跟进专员跟进专员做好合同前身登记后分发经办采购员以便跟进合同是否及时签订经办采购员索取合

4、同编码并写在?比价分析表?及?约谈记录表?审批件上经办采购员拍照?比价分析表?及?约谈记录表?审批件，OA中标知会给工程采购员、跟进专员、本钱两个总监，财务总监助理、建筑财务部经理、工程预算员、仓库、工程经理、工程本钱会计和材料稽查员经办采购员发中标通知书给供给商，顺带一份供给商合作指引经办采购员在OA上起草合同，并上传?比价分析表?及?约谈记录表?做会签附件，合同抄送以上部门，归档人为跟进专员跟进专员传送合同审批件给工程采购员，工程采购员打印合同，一式七份，联系供给商盖章工程采购员将供给商已盖章的合同交跟进专员跟进专员送财务部，同时双方签收，财务中心统一安排盖章跟进专员收到盖好章合同，在合同

5、台帐和中做标识，通知供给商取合同，并分发合同跟进专员将生效的合同原件一份交建筑财务部资金主管签收，由建筑财务部下发给建筑工程财务部。B类 工程提需求才知道要买，集团定价和供给商，工程自己叫货第一步 工程采购员以OA申购单形式提出需求第二步 集团采购员起草，经采购副总监签字后交跟进专员送本钱核算中心对OA已经本钱审批的单可免这步第三步 采购员 询价，供给商书面报价，形成?比价分析表?附原始报价单及经本钱核算部签字确认数量的?零星要量函?或?申购单?第四步 ?比价分析表?统一交跟进专员，送采购副总监审核第五步 根据采购授权规定送呈定标人审批，?比价分析表?审批件交跟进专员分发给对应工程采购员 分支

6、一：要做合同跟进专员做好合同前身登记，索取合同编码并写在?比价分析表?审批件上后分发经办采购员经办采购员OA发?比价分析表?审批件照片，中标知会给工程采购员、跟进专员、本钱两个总监，财务总监助理、建筑财务部经理、工程预算员、仓库、工程经理、工程本钱会计和材料稽查员对安装类合同和从未采购过的物料，经办采购员与工程经理做合同交底经办采购员发中标通知书给供给商，顺带一份供给商合作指引经办采购员在OA上起草合同，并上传?比价分析表?做会签附件，合同抄送以上部门，归档人为跟进专员跟进专员传送合同审批件给工程采购员，工程采购员打印合同，一式七份，联系供给商盖章工程采购员将供给商已盖章的合同交跟进专员跟进专

7、员送财务部，同时双方签收，财务中心统一安排盖章跟进专员收到盖好章的合同，在签收表中做登记，通知供给商取合同，并分发合同 分支二：不用做合同跟进专员分发?比价分析表?给经办采购员经办采购员驳回工程采购补充价格，并传?比价分析表?审批件照片给工程采购员工程采购员在OA?申购单?上补充价格，并附上比价分析表审批件再重走流程如与定标记录相符，工程采购员填写订购单发给指定供给商。假设与定标记录不符，还需等申购审批完成。?申购单?审批件由工程采购员打印出来，连同订购单存档，作为验收依据和入仓依据C类：工程发起OA申购，由集团定标和叫货，且要做合同的第一步 工程采购员在发起申购时，须注明是否合同内申购 分支

8、一：合同内申购采购副总监审批后转办经办采购员经办采购员打印出来，统一给本钱核算中心核量如OA申购已经本钱审批，这步可免本钱核算中心确认数量后，由经办采购员填写订购单交采购副总监签字交跟进专员拍照传工程作为验收和入仓凭证，原件跟进专员留底跟进专员拍照?订购单?OA给工程采购员、建筑财务部经理、工程预算员、仓库、工程经理、工程本钱会计和材料稽查员工程采购员打印申购单审批件，连同订购单照片存档作为验收和入仓凭证 分支二：无合同申购如工字钢但要补做合同采购副总监审批后转办经办采购员经办采购员打印出来，统一给本钱核算中心核量如OA申购已经本钱审批，这步可免，同时 询价，供给商书面报价，采购员填写比价分析

9、表比价分析表经本钱核算中心确认数量后，统一交跟进专员给采购副总监办理审批比价分析表审批件交跟进专员跟进专员分发?比价分析表?对要做合同的，要写合同编码给经办采购员经办采购员驳回工程采购员补充价格，并传?比价分析表?审批件照片给工程采购员，同时填写订购单，交采购副总监签字后 给供给商，再交跟进专员跟进专员拍照?订购单?OA给工程采购员、建筑财务部经理、工程预算员、仓库、工程经理、工程本钱会计和材料稽查员工程采购员在OA?申购单?上补充价格，并附上比价分析表审批件再重走流程?申购单?审批件由工程采购员打印出来，连同订购单存档，作为验收依据和入仓依据经办采购员在OA上起草合同，并上传?比价分析表?做

10、会签附件，合同抄送以上部门，归档人为跟进专员跟进专员传合同审批件给工程采购员，工程采购员打印合同，一式七份，联系供给商盖章工程采购员将供给商已盖章的合同交跟进专员跟进专员送财务部，同时双方签收，财务中心统一安排盖章跟进专员收到盖好章的合同，在签收表中做登记，通知供给商取合同，并分发合同分支三：无须合同申购的采购副总监审批后转办经办采购员经办采购员打印出来，统一给本钱核算中心核量如OA申购已经本钱审批，这步可免，同时 询价，供给商书面报价，采购员填写比价分析表比价分析表经本钱核算中心确认数量后，统一交跟进专员给采购副总监办理审批比价分析表审批件交跟进专员跟进专员分发?比价分析表?给经办采购员经办

11、采购员驳回工程采购员补充价格，并传?比价分析表?审批件照片给工程采购员，同时填写订购单，交采购副总监签字后 给供给商，再交跟进专员跟进专员拍照?订购单?OA给工程采购员、建筑财务部经理、工程预算员、仓库、工程经理、工程本钱会计和材料稽查员工程采购员在OA?申购单?上补充价格，并附上比价分析表审批件再重走流程?申购单?审批件由工程采购员打印出来，连同订购单存档，作为验收依据和入仓依据D类：工程线下提出需求，规格都不清晰，数量大概知道，采购中心叫货第一步 采购员预估采购总价，大于10万的，要写采购立项申请单第二步 采购员向设计索取材料表，同时填制零星本钱要量函，交跟进专员送本钱核算中心第三步 采购

12、员查看是否年度材料，如是，直接填写供给商和价格，如否，将材料表和初步数量发给供给商报价第四步 采购员填写比价分析表，给本钱核算中心签字确认数量，对配套类还需设计确认第五步 ?比价分析表?，附供给商报价资料原件，交跟进专员第六步 跟进专员登记后统一给采购副总监办理审批手续，对大宗采购还需指定供给商约谈第七步 ?比价分析表?审批件交跟进专员做登记及分发 分支一：要做合同的经办采购员填制?订购单?交采购副总监签字后， 给工程，再交跟进专员跟进专员拍照?订购单?OA给工程采购员、建筑财务部经理、工程预算员、仓库、工程经理、工程本钱会计和材料稽查员经办采购员发中标通知书给供给商，顺带一份供给商合作指引经

13、办采购员索取合同编码写在?比价分析表?审批件上， OA上起草合同，并上传?比价分析表?审批件照片做会签附件，合同抄送以上部门，归档人为跟进专员跟进专员传送合同审批件给工程采购员，工程采购员打印合同，一式七份，联系供给商盖章工程采购员将供给商已盖章的合同交跟进专员跟进专员送财务部，同时双方签收，财务中心统一安排盖章跟进专员收到盖好章合同，在签收表中做登记，通知供给商取合同，并分发合同 分支二：不用做合同，但要做申购经办采购员填制?订购单?交采购副总监签字后， 给工程，再交跟进专员跟进专员拍照?订购单?OA给工程采购员、建筑财务部经理、工程预算员、仓库、工程经理、工程本钱会计和材料稽查员经办采购员

14、在OA上发起申购，附?比价分析表?审批件照片经办采购员打印会签完毕的?申购单?，自己存档以便将来做报销凭证E类：工程定供给商，但需集团审批后才能下单第一步 工程采购员接收来自施工员的书面申购单第二步 工程采购员判断是否有库存，如没有，要判断是否有指定单价，比方是否有年度标，是否早有合同 分支一：有指定单价工程采购员补充书面申购单，包括价格和供给商，报工程三架马车审批工程采购员在OA发起申购，注明单价依据和合同编码，附书面?申购单?附件，抄送仓库、材料稽查、本钱会计，工程经理。工程采购员打印OA?申购单?审批件，作为进货验收的依据工程采购员填制?订购单? 供给商，?订购单?连同一起存档工程采购员

15、登记?采购台帐? 分支二：没有指定单价工程采购员让供给商书面报价，做?比价分析表?附报价单，给工程经理审批工程采购员在OA发起申购，注明单价和供给商，附?比价分析表?审批件照片，抄送仓库、材料稽查、本钱会计，工程经理。采购副总监OA转办经办采购员核价工程采购员打印?申购单?审批件，与对应的?比价分析表?、报价单一起归档工程采购员填制?订购单? 供给商，顺带一份?供给商合作指引?，再与?申购单?一起存档 第三步 超一万元的，工程采购员在OA发起合同，并附?申购单?审批件照片，合同抄送跟进专员、工程预算员、工程经理、本钱会计，材料稽查员、生产经理第四步 工程采购员从OA打印合同审批件，交供给商盖章

16、第五步 工程采购员将供给商盖好章的合同传递给集团跟进专员，并双方签收，由跟进专员办理盖章手续第六步 双方盖好章的合同由跟进专员分发并登记分发情况第二章 其他业务操作操作一：调价【注】无论是工程采购员还是集团采购员，当收到供给商书面调价函时必须及时交价格专员第一步 价格专员汇总调价函，并汇编成，备注调价原因第二步 价格专员将?调价单?送对应采购员谈价，然后汇总调整意见第三步 价格专员将?调价单?送采购副总监审核第四步 采购副总监报?调价单?给黄生审批第五步 ?调价单?审批件给价格专员，价格专员拍照oa传送相关工程的采购员、材料稽查、材料会计、预算部、仓库主管、工程经理、生产经理、总部经办采购员。

17、第六步 价格专员将?调价单?原件给建筑财务经理，复印件存档采购副总监处第七步 价格专员根据?调价单?填制 给各供给商后，存档。第九步 经办采购员根据?调价单?起草合同补充协议，附上?调价单?审批件照片，在OA上发起，归档人为跟进专员第十步 跟进专员传送合同审批件给工程采购员，工程采购员打印合同，一式七份，联系供给商盖章第十一步 工程采购员将供给商已盖章的合同交跟进专员第十二步 跟进专员送财务部，同时双方签收，财务中心统一安排盖章第十三步 跟进专员收到盖好章合同，在签收表中做标识，通知供给商取合同，并分发合同操作二：处理供给商的催款第一步 被催人让供给商发书面的催款函，催款函统一给采购文员汇总存

18、放采购副总监处第二步 采购副总监根据催款情况审核第三步 文员在每月8-15号陆续汇总本钱管理中心OA传来的?资金分配表?审批件，并打印一份存档到采购副总监处第四步 对跨工程催款的供给商，文员汇总各工程货款的审批情况，存放在采购副总监?催款函?文件夹操作三：验收针对由集团付款的材料，包安装的不在此列第一步 工程采购员根据?订购单?提示，协调供给商到货时间，并告知仓库主管第二步 工程采购员在到货前准备好?订购单?对订购单照片模糊的要另外打印大张照片，合同、样板第三步 仓库主管组织相关人员进行验收 分支一：数量和质量均符合要求相关人员在?送货单?必须有单位盖章或手指模签字确认，?送货单?一式三联，本

19、钱会计、供给商、工程采购员持一联，其中采购中心联由工程采购员暂保管仓库主管在?送货单?抄写NC编码，把?送货单?本钱会计联给本钱会计本钱会计按照?送货单?和申购单套打?入库单?，注明规格型号和品牌，由仓库主管给工程经理、采购员签字。?入库单?一式四联，本钱会计、财务部、采购员、仓库主管各持一联，由仓库主管分发供给商带上签好字的?送货单?供给商联离开工程采购员保管?入库单?和?送货单?其中一联，准备贴单报销。 分支二：送货单数量超实物数的送货单和实物数有差异由仓库主管在?送货单?上注明实收数量，并视情节严重程度建议扣款金额，相关验收人员签字确认，送工程经理审批?送货单?一式三联，本钱会计、供给商

20、、工程采购员各持一联，其中采购中心联由工程采购员暂保管仓库主管在?送货单?抄写NC编码，把?送货单?本钱会计联给本钱会计本钱会计按照?送货单?和申购单套打?入库单?，注明规格型号和品牌、扣款原因和金额，由仓库主管给工程经理、采购员签字。?入库单?一式四联，本钱会计、财务部、采购员、仓库主管各持一联，由仓库主管分发供给商带上签好字的?送货单?供给商联离开工程采购员保管?入库单?和?送货单?其中一联，准备贴单报销，同时在中注明情况，以作为供给商绩效考核数据。 分支三：质量不符仓库主管请示工程经理处理方案，是否折价、退货或换货处理。工程经理出具处理方案，并与供给商协商，对协商结果 知会采购副总监由仓

21、库主管在?送货单?上注明实收数量，并视情节严重程度建议扣款金额，相关验收人员签字确认，送工程经理审批?送货单?一式三联，本钱会计、供给商、工程采购员持一联，其中采购中心联由工程采购员暂保管仓库主管在?送货单?抄写NC编码，把?送货单?本钱会计联给本钱会计本钱会计按照?送货单?和申购单套打?入库单?，注明规格型号和品牌、扣款原因和金额，由仓库主管给工程经理、采购员签字。?入库单?一式四联，本钱会计、财务部、采购员、仓库主管各持一联，由仓库主管分发供给商带上签好字的?送货单?供给商联离开工程采购员保管?入库单?和?送货单?其中一联，准备贴单报销，同时在?采购日报表?中注明情况，以作为供给商绩效考核

22、数据。操作四：工程验收【注】对包安装的材料，合同编码上需注明是工程类，而不是采购类，一般不需原材料进仓第一步 供给商在完工之日书面提请集团经办采购员组织验收第二步 经办采购员视实际情况亲自或委托工程采购员组织验收，验收人员包括工程管理中心、水电工长、工程经理等第三步 验收合格后填制?工程验收单?，相关人员签字，一式两份，供给商和采购员各一份操作五：报销【注】须进仓的材料、有合同的材料，无论是采购中心结算或工程走资金分配表，统一由工程发起 分支一：由采购中心结算工程采购员在到货后三天内或工程安装验收合格后三天发起报销，使用采购中心专用表单，送预算部、仓库主管、财务部、工程经理签字。工程采购员统一

23、传递给文员接收，对每宗单据的交接双方签收确认文员分发给经办集团采购员，集团采购员校对申购单、合同或订购单一致后，附?申购单?或合同的审批件，针对本次报销的工程以荧光笔销项，对未关闭的申购单复印一份以备下次报销用。文员统一收集报销单，并将申购单复印一份存档，用于今后登记每次报销销项情况直至申购单关闭。文员在每张报销单封面上铅笔注明申购单的关闭情况文员统一交采购副总监审核后，呈相关领导审批在出款前由文员 供给商收款 分支二：由工程单独走资金分配表工程采购员在到货后三天内或工程安装验收合格后三天填制资金分配表和进度款申报单，不需附进仓单和送货单等，送预算部、仓库主管、财务部、工程经理签字。工程采购员统一传递给文员接收。文员分发给经办集团采购员，集团采购员校对申购单、合同或订购单一致后，附?申购单?或合同的审批件，针对本此报销的工程以荧光笔销项，对未关闭的申购单复印一份以备下次报销用。文员统一收集报销单，并将申购单复印一份存档，用于今后登记每次报销销项情况直至申购单关闭。文员在每张报销单封