当前高校学生档案工作存在问题与对策

1、    当前高校学生档案工作存在问题与对策    刘金明摘 要： 本文在阐述当前高校学生档案的重要性及其管理基本依据的基础上，分析了当前高校学生档案工作中存在的问题，即“建档标准不一、管理制度不健全、思想重视不够、管理手段落后、开发利用不足、寄档回执不齐”，并从“制度建设、人员配备、教育培训、方法途径、分类总结利用”等方面，对存在问题的解决对策进行了探讨。关键词： 高校学生档案工作 存在问题 对策学生档案是指学校在培养学生的教育教学与管理活动中形成的，记录和反映学生个人的基本经历、德才能绩、学习和工作表现、家庭基本信息的，以学生个人为单位集中保存起来以备

2、查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。高校学生档案主要包括：学生的高中档案、高考报考资料、高校入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等材料。1. 高校学生档案的重要性学生档案不仅对教育和培养、管理与服务在校学生有着重要作用，而且对学生能否顺利就业，甚至对学生毕业后的长远发展也关系重大。学生档案既是个人人事档案的重要基础，又是个人人生档案的重要组成部分。1.1 学生档案是学生基本情况的记载和在校综合表现的证明。学生档案既是学生基本情况的记载，又是学生在校表现的证明，对于核查新生入学资格与确认获取学籍，具有最直接有力的佐证作用；既是全面了解学生个人历史的有效窗口，又

3、是加强学生思想教育和日常管理工作的重要参考资料。1.2 学生档案是用人单位可信的依据与日后人事档案的基础。由于学生档案材料真实地记载着学生的成长历史、思想表现、个人素质、实践能力、学业成绩及家庭背景、社会关系等，因此，学生档案是用人单位选择毕业生或高校选拔新生的可信依据与重要参考，是学生就业后人事档案的基础材料，同时也是学校未来校友档案的基础信息。2. 学生档案工作的存在问题2.1 各地档案材料标准不一，差异明显。教育部关于高中建立学生档案的暂行规定（84教中字002号）明确了高中学生档案材料的内容与构成，但各地依此规定而设立的建档要求与标准却差异明显，有的建档案标准系统全面、规范细致，有的却

4、简单粗放。以致有的学生档案内容全面、材料完整、填写规范，有的学生档案材料却只有一、二页纸，过于简要、单薄，有的甚至以学生的高考电子档案代替其中学纸质档案。2.2 部分人员不认真对待学生档案。主要表现为制作档案材料比较随意，对学生的鉴定总结不全面、不完整，甚至只论学习不谈其他，或只写优点不写缺点；甚至有的学生档案材料不齐全或记录不全面，或是填写马虎、潦草不清等。不少管理人员认为学生学习成绩好则万事大吉，以致平时收集和审核档案材料不及时不认真；有的学生档案袋既不封口也不盖公章，或有密封袋口但不盖公章确认；不及时向有关高校寄送大学新生的档案。2.3 学生对档案不重视或太敏感。主要表现为不论学生在中学

5、还是在大学期间，都马虎大意不认真填写档案材料，或者三言两语高度概括综合表现，甚至用圆珠笔填写档案材料；部分学生对档案太敏感，甚至不诚信对待档案，填写档案时故意以偏概全或只写优点与成绩，以致档案记录与现实表现出入较大；自带档案太随便、不妥善保管，或出于好奇将自带档案随意拆开；学生在大学新生入学时不按时向学校提交档案，毕业生就业后又常常不及时查找档案，以致急需档案时，难以及时，甚至无法找到。2.4 日常管理手段不科学、不先进。主要表现为在日常工作中基本没有应用电脑和扫描仪等现代电子设备进行管理，依然停留在传统的手工记录状态；虽有电脑辅助工作，但仍以传统手工为主，缺乏通过计算机网络管理系统进行日常管

6、理，以致查找不便捷、保管不齐全或保存不方便，从而难以甚至无法长久性地追溯查找。2.5 档案管理制度不规范、不完善。主要表现为不少地方教育行政部门，对于学生档案的管理制度的建立健全缺乏系统性、严密性与科学性，以致更多的学校缺乏科学规范、系统全面的学生档案管理制度，不少高校特别是高职院校也同样缺少健全完善和科学严谨的学生档案管理制度，工作中往往以相对随意的临时通知代替更注重严肃性和科学性的规章制度。2.6 不重视对学生档案的开发利用。学生档案进到学校后，其日常利用主要表现在核查新生入学资格时审查其档案材料，或者是当学生有突发事件或意外事故发生时或需对学生作政审时而查阅其档案信息。这种简单的利用，显

7、然与国家日益强调的素质教育和更注重因材施教的高等教育发展趋势不适应，更没有发挥出学生档案对于改进教育教学工作与管理服务工作的应有作用。2.7 用人单位基本不寄档案回执。主要表现为用人单位在收到毕业生档案后，因嫌麻烦或因要花钱而基本不将收档回执寄回学校，或者是有寄回学校但没有在寄档回执上盖公章或没有经办人签名确认，以致事后时间一久难于追查，特别是各邮寄公司基本最多只在寄出学生档案后的一年内提供查询服务，之后则根本无法追查。3. 对存在问题的解决办法3.1 完善学生档案制度。为确保学生档案管理有据可依和有章可循，省(市)教育行政部门应根据教育部、国家档案局的相关法规，结合组织人事部门的有关要求等，

8、出台省（市）关于各级各类学生档案的管理规章。就学校内部而言，应根据学生档案管理的基本依据与相关要求，及时制定本校学生档案管理制度，明确细分各单位各部门及相关人员的具体职责，加强精细化管理，并注重管理过程的档案建设，以保证能及时收齐学生档案，并确保有差错时可以追究到相关人员的责任，并可以长久持续地查找学生档案的去向。3.2 及时恰当选配人员。相比于具备一定的专业、学历、职称与特长，实践证明，学生档案管理员的基本素质更强调具有高度的工作责任心和政治责任感，以及严谨持久的细心、耐心和恒心，否则其工作容易马虎、粗放或者时松时紧，难于严格履行学生档案管理职责。不论学生档案是在学生处或就业中心还是在二级院

9、系管理，或者是在学校档案馆（室）统一管理等，都应按照学生档案管理员的基本素质要求，配备专人负责，学生数在5000人以上的最好不要搞兼职负责制，而应实行专人专职负责制。3.3 加强档案教育培训。一是对专职与兼职档案管理员加强业务培训，就高校内部而言，主要是对辅导员和班主任等学生工作人员和教务人员就学生档案的作用意义、内容范畴、制作要求、注意事项等进行系统培训，以强化其制作和管理学生档案的责任心与科学性，确保其可以正确指导和制作合格的学生档案；就外部而言，主要是对中学和中专教务主任与班主任加强学生档案的相关培训。二是对广大学生加强档案教育，不论是在中学阶段还是在大学阶段，都要尽早和反复教育学生正确

10、认识档案的重要性，填写基本要求与注意事项等，使其既能够充分重视学生档案的作用与价值，又不弄虚作假、夸大其词或以偏概全地填写本人档案。3.4 引入电脑管理系统。通过计算机网络管理既可以大大提高管理效率，又有利于丰富学生档案信息和拓展学生档案管理功能。具体做法：一是引入计算机软件公司开发成熟和应用较普遍的学生档案管理系统，这可以简便快捷地提高管理效率，但所需资金投入相对较大；二是结合自身工作实际，组织专业人员编写制作学生档案电脑管理网络系统，这样做所需资金相对较少，但需专业人员加强后继维护。3.5 加强外部督查力度。学生档案管理工作琐碎、繁杂、持久，其工作的开展除了靠自身的落实外，在督查指导方面主

11、要靠专职档案管理员对兼职人员进行内部督查，或者是依靠专职人员的自查自纠。实践证明这并不够，还需要加强来自外单位专业的督查指导，最好能够推行旨在“以评促建、以评促改、评建结合”的管理制度，推行确有困难的也应加强本单位其他相关部门对学生档案管理的督查工作，通过加强督查以保质量促发展。3.6 分类总结开发利用。通过全面查阅学生档案上的历史记载，按生源地、是否独生子女、富裕或贫困、专长或特长、城镇或农村、性格内向或外向、不同年龄与成长经历等，分类统计和分析其基本情况，在进行教育教学和学生日常事务管理改革时，多考虑学生档案的相关信息，以因材施教；并可结合建立学校未来校友的档案数据库，以加强对日后校友资源

12、的开发利用。3.7 强化转递回复机制。鉴于学生档案作用的长久性，为确保可以及时和长久地查找到每份学生档案的去向，应强化档案转递回复机制。具体做法：一是要求机要邮局或邮寄公司在转递学生档案后的一个月内，必须向学校提供一份用人单位签收并盖章确认的档案回执单，否则不支付邮费；二是及时将学生档案转递去向挂在学校网站相关网页上，告知学生凭本人学号与身份证号可登录查询。与此同时还可顺便建立校友档案数据库。4. 结语电子档案没有固定的字迹，无法从笔迹上分辨其原始性，我们无法采用与纸质档案相同的标准和方法来判断电子档案的原始性。由于各种原因技术水平的保管相差很大，丢失电子档案的风险时刻存在，电子档案要完全代替学生个人纸质档案还需要一个漫长的进程，因此纸质档案的原始记录性有不可替代的作用。鉴于我国国情与社会发展的趋势，可以预见在相当长的时期内，档案工作包括学生档案工作只会加强而不可能淡化。因此，加强和改进学生档案工作依然任