新形式下加强文书档案管理工作的措施研究

1、    新形式下加强文书档案管理工作的措施研究    王晓欢摘 要：文书档案的管理水平和档案管理工作的质量关系是非常密切的，这也已经成为企业事业单位工作当中非常重要的一个环节。现在已经进入了信息时代，由于技术的进步，人们也在谋求最大程度上利用好档案，所以文书档案管理工作也被提到了一个新的高度，规范化和信息化也已经成为一个主要趋势。本文主要分析了文书档案管理工作的加强措施，希望可以给相关工作的开展提供一些参考。关键词：档案管理；规范化；信息化在整个单位管理工作当中，文书档案处于基础地位，可以说服务职能非常广泛，可以衡量一个单位的业绩以及管理能力，并负有历史

2、记载的职责。同时参考文书档案也可以给相关决策工作提供原始依据。现在我们已经进入了数字化时代，所以自然需要文书档案管理工作与时俱进，不断提高管理效率，这样才能提高管理水平，现在其已经成为了一个明显的趋势。1 文书档案管理工作的特点对于现阶段的单位发展而言，文书档案的地位非常重要，同时其也和单位中的其他工作存在一定的特殊性。1.1 载体种类多文书档案的格式是非常固定的，同时针对性和目的性较强。作为一种文字材料而言，其包括的类型非常多样，无论是单位的发展规划还是工作的方案和进度完成以及相关合同协议、上级下发文件和重大活动的相关资料，全部都可以包括在内，所以载体类型非常多样，内容也是如此。1.2 是历

3、史的第一手资料对于文书档案管理而言，文件管理和实物管理都是其中非常重要的内容，将档案信息进行分类存放，就可在次基础上实现收集和包管，这也是档案信息安全完整的重要实现分途径。在整个办公室管理工作中，文书档案管理属于非常關键的一部分，其直接记录了一个单位的管理情况，可以起到辅助决策的作用。1.3 档案管理和文档工作的融合文书档案一方面是在文书工作当中直接生成的，并且也可以在文书工作中得到使用，其应当首先进行文件的搜集和运转，在此基础上才能进一步整理办公档案，同时我们也可以看到，文件和文书档案之间的关系非常密切，所以应当控制好文件质量，才能进一步保证文书档案的质量。对于日常办公而言，应当将二者结合起

4、来，这样才能进一步提高办公室管理工作的质量。2 加强档案管理的措施（1）提高认识程度新技术推广和应用的目标和结果都旨在提高工作效率和服务质量：近年来，我们在信息技术的帮助下看到了一些成果，以提高中国所有生活领域的效率。这同样适用于办公文件的管理，信息技术的使用可以大大提高管理效率和质量，因此，首先应该给予办公人员普及信息技术应用的优势，以便他们正确理解信息技术。（2）实现文档一体化就最终目的而言，文档一体化更能够加倾向于简化运作程序，避免由于额外工作而影响档案管理的质量，提供文件管理水平，让相关管理工作可以不断简化。只有做好了文书工作才能实现文档一体化，在这个过程中，管理人员的档案管理意识起到

5、了决定作用。应当提高文书材料立卷归档的重视程度，将文书管理和档案管理工作结合起来，做好立卷归档工作。所以我们不难看出，档案材料质量的意义，应当在日常工作中更好地保证材料质量，尽量避免采用圆珠笔、避免格式不标准的情况，在生成文件的过程中，注意完整齐全。（3）衔接好文书和档案管理文书工作与文书档案工作之间具有十分紧密的联系，文书工作能够为文书档案管理工作打下良好的基础，文件的质量直接关系到文书档案的质量，因此办公室文书人员要全面提高自身的档案管理意识，高度重视文件材料的质量，尽量做到规范化和标准化，及时准确收发文件，做好文件收集和保管工作，从而为文件的查找和利用带来更多的便利。作为办公室文书档案管

6、理人员，要具备相应的文书工作能力，进一步规范文书工作与文书档案工作之间的衔接，加快推动文书工作与文书档案工作的一体化。（4）完善档案管理制度，切实提高文书档案管理水平文书档案管理对一个单位的管理有着重要作用，单位领导要充分重视文书档案的管理工作，完善档案管理制度及档案管理需要的硬件配套，并将单位文书档案管理制度深入贯彻实施，促进文书档案管理规范性和标准性，切实提高文书管理水平。要提高档案管理工作的规范化现代化管理水平，必须稳办公室人员队伍，提供较好的工作条件和环境，使其能安心文书工作于档案管理工作。另外，要从思想上牢固树立做好文书档案工作的责任意识，发扬奉献精神，认真地做好文件资料的收集整理工

7、作，进行统一保管，以便查找和利用。（5）利用信息化管理提高效率办公室文书档案管理需要改变以往的那种独立、封闭的管理方式，将文书档案和网络、通信技术有机结合起来，建设文书档案信息管理系统。当前，因为网络数字技术的飞速发展，将之运用到文书档案管理中，可以实现管理的便捷性与规范性，提升文件归档速度，减少文件归档时间，从而极大地降低了文书档案管理者的工作强度，也有利于避免因为人为原因而导致的档案遗漏、操作不规范等问题出现。运用信息化管理文书档案还有助于保护和补充遗漏文件。具体来说，就是运用计算机数据库技术让按件归档效果更加稳定，最终可以更好地补充、插入遗漏文件。（6）通过部门协作规范收集工作文书档案在

8、利用过程受档案的结构、质量影响较大，因此在办公室文书档案管理工作中，需要办公室人员要能够及时了解业务部门工作动向及相关信息，并能够按照单位工作实际来努力提高文书档案管理水平，针对实际工作来做好文书档案的收集和利用工作。同时办公室人员还要在日常工作中重视与其他部门之间的沟通协调，为档案信息收集创造一条畅通的信息渠道。重点收集能够展示单位历史、现状和未来发展的、具有较高情报价值的信息资料，从而使办公室文书档案能够更好的服务于实际工作，为单位各项工作的开展起到重要的参谋作用。3 结语总结起来，现在随着时代的发展，档案记录的内容越来越细致，档案总量也越来越巨大，所以为了让这些情况得到有效的应对，作为档案管理工作人员而言，更应该不断接受新的理念，一方面完善档案管理制度，同时更要不断提高自身的信息技术水平。只有将信息技术加以规范应用，并提高技术水平，才能给新时代的文书档案管理工作带来推动力。参考文献1冯敏， 张大程. 新时期加强军工企业文书档案管理工作的探讨j. 机电兵船档案， 2017（3）：54-56.2梁威. 新时期事业单位文书档案管理工作的现状及强化措施j. 赤子（上中旬