运动事业部灯具管理规定

1、批准：于武编号：m/ly-ydb-7-gc-5流程责任部门： 鲁豫运动事业部belle international修订状态:1/0流程责任人：张慧静百丽国际鞋业（青岛）有限公司管理标准发布日期：2012. 07. 10编写人：齐涛生效日期：2012. 11. 10运动事业部灯具管理规定1、目的通过对店铺及库存灯具进行有效的管理，完善内部控制，避免浪费公司资源。2、适用范2. 1木规定适用于鲁豫运动事业部及各地区运动事业部；2.2规定了灯具管理中订购、验收、出入库、盘点、报废等管理内容。3、相关流程及术语3. 1相关流程上层流程名称流程编码运动事业部开改店流程m/ly-ydb-3-gc-1相关接

2、口流程流程编码运动事业部道具管理规定m/ly-ydb-6-gc-43. 2相关术语无4、职责责任主体职责描述店铺店长1、负责店铺灯具的保管。地区仓库1、负责对出入库的灯具进行账目和实物管理；2、根据工程部的要求，对库存灯具进行出库、入库、报废、盘点等工作。地区工程负责灯具的订购、增补、验收、入账、报废、出库、入库、盘点等工作。地区经理负责灯具订购、增补、验收、调拨、报废、盘点等工作的审批。总部丁程负责对地区提报的灯具订购、增补、验收、报废、盘点等t作进行审核。运动总监负责对经总部工程审核无误的地区提报的灯具订购、增补、验收、调拨、报废、盘点等工作进行审批。w15.1灯具订购、增补5.1.1开改

3、店灯具订购品牌公司收到总部工程提交的报店资料后，确定装修图及灯具订单数量，并卜发邮件反 馈总部工程；总部工程根据品牌公司提供的灯具订单在收到该订单后1个工作日内核对灯具订单与灯 位图是否和符，如不符邮件反馈品牌公司进行更改，一致后按最终订单金额进行付款；总部工程1个工作日内填写请款单，提交至总部工程部负责人、总部品牌经理、运动总 监审核，签字确认后由总部工程交至总部财务经理处审核签字，完成签字后出总部出纳 将灯具订购款项汇款至品牌公司指定的灯具供应商银行账户；因开具发票原因，需要地区财务付款的，总部工程须在1个工作日内将有总部相关人 员签字确认的请款单扫描后和订单以邮件形式发送至地区工程部，地

4、区工程在收到邮 件后1个工作日内将请款单及订单邮件转发地区财务，由地区财务完成付款，完成付 款后由地区工程1个工作f1内联系灯具供应商安排发货；总部t程部相关责任人即时将付款凭证和订单扫描件以邮件形式发送地区工程，地区丁 程在收到该邮件后1个工作h内联系灯具供应商安排发货。512维修用灯具订购日常维修用灯具由地区工程每月维修需要时直接向指定灯具供应商或自行选择的灯具卖 家赊购；日常维修用灯具先赊购使用，后付款； 此处涉及灯具是指除鲁豫运动维修材料及人工费用限价表（运动事业部店铺维修 流程）屮之外的灯具订购。地区工程每月6日前统计上月的维修用灯具数量和金额，填写维修用灯具购买汇总表 （附件1）并

5、交至地区工程部负责人完成审批； 地区工程部负责人在1个工作日内审批完毕后由地区工程提交地区经理审批，地区经理 在1个工作h内审批完毕后反馈给地区工程； 地区工程将有地区工程部负责人和地区经理签字的维修用灯具购买汇总表担描件在1 个工作日内以邮件形式发送至总部工程审批；总部工程在2个t作日内审批无误后提交至总部工程部负责人，总部工程部负责人在1个工作fi内审批无误后提交至运动总监处审批；运动总监在1个工作h内审批无误后反馈给总部工程部负责人，总部工程部负责人在收 到运动总监签字的维修用灯具购买汇总表后即时将该表的签字版本扫描件以邮件形 式发送至地区工程；地区工程收到邮件后该表转交地区财务，地区财

6、务根据签字齐全的维修用灯具购买汇 总表所列金额3个工作日内将款项汇款至灯具供应商指定账户，完成付款。5.1.3灯具增补当不确定因素（如临时增加灯位面积、测量问题等非主观因素）导致店铺实际面积与图 纸产生冲突，并导致灯具数量増加时，地区工程部负责人向品牌公司电话沟通增补灯具 的规格与单价，待品牌公司下发订单后，填写灯具增补书面中请，附带灯具增补订单提 交至地区经理处审批；地区经理在收到灯具增补巾请和订单后1个工作日内完成审核并在增补巾请上签字确认, 曲地区工程部负责人在1个工作日内将地区经理签字确认的灯具增补巾请和订单打描后 邮件发送总部工程部负责人；总部工程部负责人在收到邮件后1个工作日内审核

7、无误后签字确认，并提交总部品牌经 理审批，总部品牌经理1个工作日内签字确认审批后，总部工程部负责人将该申请和订 单提交运动总监审批；运动总监1个工作f1内签字审批后反馈总部工程部负责人，总部工程部负责人将已批灯 具增补申请和订单转交总部t程；总部工程填写请款单交总部工程负责人、总部品牌经理、运动总监签字后交总部财务， 由总部财务3个工作fi内将款项汇款至灯具供应商指定账户，完成付款；完成付款后总部工程将付款凭证扫描件以邮件形式发送地区工程；地区工程收到该邮件后1个工作日内联系灯具供应商安排发货；因开票原因，需要地区财务付款的，总部工程部相关责任人在1个工作日内将有总部 各相关人员签字确认的请款

8、单和订单以邮件形式发送至地区工程，由其在收到后1个 工作日内转交地区财务，由地区财务完成付款，地区工程在付款后1个t作日内联系 灯具供应商安排发货。5丄4灯具订购、增补报销灯具供应商在财务部完成付款后1个月内开具发票并邮件快递至总部工程，地区工程制 作灯具验收单，邮件发送总部工程；总部工程在收到发票后将发票、灯具验收单以及灯具订单按照财务相关规定填写费用报 销单，在付款次月月底前冲账报销。如有缺货、坏损现象，工程部报销时应另附明细表， 明细表中应包含缺货、坏损数量、金额明细，解决方案、解决期限等内容，先行冲销， 待问题解决后再反馈财务。5.2灯具的验收、入账地区工程接收灯具到货信息后根据合同规

9、定电话通知装修公司进行验收，验收时需核对 灯具订单数量与灯具实物明细是否一致，并于验收后1天内短信或电话告知地区工程部 负责人验收情况： 如不一致或灯具有破损的，装修公司即时通知地区工程，由地区工程当犬联系灯具 供应商解决；（装修公司在给物流公司签收时需写明缺少的灯具型号和数量或破损的 灯具型号和数量，如因装修公司未写明确而造成的我司损失，由装修公司承担）； 如一致，地区工程在到货后15个工作h内或店铺开业后5 h内（以先到达时限为原 贝i）录入系统（备注：鲁豫运动工程系统f鲁豫运动灯具管理系统）；订单外的灯具到货，如装修公司订购的日光灯和仓库的防爆灯，不需录入系统店铺店长在地区工程入账后3个

10、自然日内对所在店铺的灯具数量进行系统确认（备注： 鲁豫运动工程系统一鲁豫运动灯具管理系统），系统自动生成店铺灯具台账。（店长只有 确认权限，无修改信息权限。）5.3灯具出入库5.3.1撤店入库地区工程部负责人在撤店前12个工作fi提交灯具入库系统中请（备注：鲁豫运动工程系 统一鲁豫运动灯具管理系统）并打卬2份；撤店当天地区工程部负责人与地区仓库灯具管理员前往撤店店铺，与地区仓库灯具管理 员现场在灯具入库申请表（附件2： h前系统未开发导出功能，待后期导出功能完善 后打印输出并签字）上签字交接（该表一式两份，双方分别保留一份）；仓库灯具管理员安排车辆丁 撤店当天将撤店灯具拉至仓库。地区仓库灯具管

11、理员在灯具入库申请表签字确认后2个工作日内通过鲁豫运动工程系 统下的鲁豫运动灯具管理系统对该入库申请表进行确认，此时，系统台账自动更 新。该批灯具归属地区仓库灯具管理员保管，地区工程部负责人对该批灯具有管理权。 5.3.2灯具出库维修用或开改店需要使用到i 口灯具时地区工程部负责人通过系统提交灯具出库巾请； 地区仓库灯具管理员在收到通知后2个工作日内，通过鲁豫运动工程系统下的鲁 豫运动灯具管理系统对该出库中请进行确认，并于确认后2个工作fi内将岀库的灯具 包装后发至系统中注叨的地点；获取灯具出库信息方式：地区仓库灯具管理员登陆系统后首页中的“我的工作提懷” 中会提示该出库巾请信息。系统会在地区

12、工程部负责人提交灯具出库巾请后口动将该 申请的链接以邮件方式发送至地区仓库灯具管理员处； 地区仓库灯具管理员必须保证出库的灯具包装妥当，因包装问题导致的灯具损坏，由 地区仓库灯具管理员承担损失（详见罚则）；地区仓库灯具管理员必须配合地区工程部负责人，将灯具发送到地区工程部指定的地 点。地区仓库灯具管理员未按照上面的要求时间操作，导致灯具发送不及时而给公司 造成实际损失的，由地区仓库灯具管理员承担损失（详见罚则）。灯具接收方在收到灯具实货后2个工作h内通过鲁豫运动工程系统下的鲁豫运动 灯具管理系统对该出库中请进行出库确认操作；该操作执行后，系统台账口动更新。5.4灯具盘点5.4.1店铺、仓库灯具

13、盘点 店铺店长、地区仓库灯具管理员每年的1月10 h15 h与7月10 f115 h之间进行灯具 盘点，并通过鲁豫运动工程系统下的鲁豫运动灯具管理系统对本地区所有运动 店铺和仓库库存灯具中账实相符部分进行盘点确认；地区工程部相关责任人需要在店铺店长和地区仓库灯具管理员确认盘点结果后5个工作 日内需要通过鲁豫运动工程系统下的鲁豫运动灯具管理系统对木地区所有运动 店铺和仓库库存灯具进行盘点确认； 地区经理在地区t程部负责人盘点确认后2个丁作日内通过鲁豫运动丁程系统下的鲁豫运动灯具管理系统对本地区所有运动店铺和仓库库存灯具的盘点结果进行确认； 盘点后最终确认的盘点记录系统自动备份，相关部门或人员可即

14、时查询盘点确认情况以 及差异信息；对于盘点结果有差界的地区，地区工程在5个工作h内与店铺店长、地区仓库灯具管理 员一同查明原因，如确实存在帐实不符情况的，由地区丁程部负责人出具处理意见提报 地区经理审批；地区经理审批完毕后反馈地区工程部负责人，由地区工程部负责人将此处理意见以邮件 形式提报总部工程部负责人，总部工程部负责人提报运动总监审批，运动总监审批通过 后按处理意见对相关责任人处罚到位，总部工程通过系统记录此差异原因和处理结果并 调整系统台账。5.4.2地区工程.总部工程灯具盘点 地区工程（青岛地区曲总部工程执行）于每年的1月10日15日与7月10 口15 口之间 进行仓库寄存灯具盘点，并

15、根据情况（如开改店或其他导致灯具数量变动较大情况时） 不定期进行店铺灯具抽盘与仓库寄存灯具抽盘，并通过鲁豫运动工程系统下的鲁 豫运动灯具管理系统对木地区所有运动店铺和仓丿车库存灯具屮账实相符部分进行盘点 确认； 地区工程（青岛地区由总部工程执行）系统确认后其他确认程序与盘点差界处理程序按 "5.4.1店铺、仓库灯具盘点”步骤完成处理。5.5灯具特殊规定为避免安全隐患，从到货口算起使用2年以上的灯具不得再次使用灯体和镇流器，但能 够点亮的灯具必须再次使用；因灯具的特殊性，为避免途中二次损坏，各地区间灯具不得和互调拨。56灯具的使用维护避免瞬间频繁开关；应用温水擦洗或拧干浸肥皂水的布擦洗

16、灯具，不能用汽油、挥发油等擦洗；灯具的金属部分不能随意使用擦亮粉；灯具背后的灰尘宜用干布或摊子清扫；在使用灯具的过程中发生异常情况时，应停止使用，切断电源，进行检查；注意灯具开关顺序，开：先开主屯源，然后依次开分开关；关：依次关分开关，最后关 闭主电源（灯具在关闭后15分钟内不能再次开启，更不能重复开关灯具否则将影响灯具 寿命）。5.7灯具报废5.7.1仓库灯具报废撤店灯具报废时，地区工程部负责人在店舗撤店前12个工作口将损坏的灯具通过鲁豫 运动丄程系统下的鲁豫运动灯具管理系统提交灯具报废申请；在灯具使用超过2年使用期限或因各种原因损坏须报废时，地区工程部负责人在系统中 填写灯具报废中请；以上

17、灯具报废中请被系统口动提交至地区经理处审批；系统口动提交方式：相关责任人登陆系统后首页中的“我的工作提酮”中会提示该报 废中请信息。系统会在地区工程部负责人提交灯具出丿车中请后ri动将该中请的链接以 邮件方式发送至地区经理处。 地区经理在地区工程部负责人提交灯具报废巾请后2个工作日内，通过鲁豫运动工程 系统下的鲁豫运动灯具管理系统进行系统审批，在地区经理完成审批后，地区仓 库灯具管理员通过鲁豫运动工程系统下的鲁豫运动灯具管理系统进行系统审批；在地区仓库灯具管理员审批通过后总部t程部负责人2个工作日内通过鲁豫运动t程 系统下的鲁豫运动灯具管理系统对该报废申请进行审批； 在总部工程部负责人审批通过

18、后2个工作口内，运动总监通过鲁豫运动工程系统f 的鲁豫运动灯具管理系统对该报废申请进行审批；在运动总监审批通过后，地区仓库负责人、地区仓库灯具管理员根据系统灯貝-报废明细 完成报废，地区仓库灯具管理员将变卖单（仓库负责人、仓库灯具管理员、灯具收购方 签字）与变卖款项转交仓库内勤，由仓库内勤在变卖单签字后与变卖款项一同上交地区 财务，由地区财务完成账务处理并保管好收款单据；总部工程收到系统完成报废信息邮件提示后调整系统差异，确保账实相符。5.7-2店铺灯具报废店铺撤店时，地区工程将不能利用的灯具安排在店铺现场进行报废，报废时，地区工程 电话通知仓库灯具管理员联系灯具收购方前往店铺现场完成报废；完成报废后变卖收入由仓库灯具管理员、地区财务按仓库报废款项处理程序完成上交（变 卖单须仓库负责人、仓库灯具管理员、灯具收购方签字）和账务处理，由总部工程按仓 库报废处理程序调整系统斧异，确保账实相符。6、罚则6数据填写或确认错误的罚款当事人50元/次，因此给公司造成损失的由责任人全部承 担；6.2