EXCEL常用技巧培训教材(PPT 46页)

1、1教教 材材2pEXCEL学习介绍pEXCEL基本操作pEXCEL函数 (常用函数讲解)内容提纲3EXCEL学习介绍 EXCEL学习方法 1.循序渐进 从扫盲入手，学会EXCEL的基本操作，如数据输入、查找替换、单元格设置、排序等。 向中级用户进军：熟练EXCEL菜单命令、学会使用数据透视表、掌握常用函数使用和嵌套。 2.善用资源、学以致用 利用学过的东西尽可能解决问题 常用EXCEL帮助 学会利用互联网学习EXCEL4EXCEL基本操作 掌握EXCEL菜单命令用法 掌握常用快捷键 双手操作5EXCEL基本操作单元格了解 主要了解单元格周围的小图标 鼠标放在单元格边框上可以拖动单元格，放在右下

2、角可以向上/下或者左/右复制单元格，放右下角按住CTRL可以实现数值累加，放在右下角按住SHIFT可以插入单元格。6EXCEL基本操作 EXCEL快捷键操作 工作簿操作打开工作簿Ctrl+O保存工作簿Ctrl+S增加一个新的工作薄Ctrl+N关闭当前工作薄Ctrl+W恢复选定工作簿窗口的大小Ctrl+F5最大化选定工作簿窗口Ctrl+F10最小化选定工作簿窗口Ctrl+F9切换到上一个工作簿窗口Ctrl+F6切换到下一个工作簿窗口Ctrl+Shift+F67EXCEL基本操作 EXCEL快捷键操作 基本操作撤销上步操作Ctrl+Z恢复上步操作Ctrl+Y重复上步操作F4剪切Ctrl+X复制Ct

3、rl+C粘贴Ctrl+V查找Ctrl+F替换Ctrl+H定位Ctrl+G插入批注Shift+F2打开“插入函数”对话框Shift+F3定义名称Ctrl+ F38EXCEL基本操作 EXCEL快捷键操作 工作表操作向后切换工作表Ctrl+PageDown向前切换工作表Ctrl+PageUp打印预览Alt+F再按V打印Ctrl+P最小化窗口Ctrl+F9最大化和还原窗口Ctrl+F109EXCEL基本操作 EXCEL快捷键操作 选择操作选择单元格所在整列（单元格处于编辑状态）Ctrl+Shift+空格选择整个工作表Ctrl+A选择多个元素按住Ctrl10EXCEL基本操作 EXCEL快捷键操作 单

4、元格操作1打开“单元格格式”对话框Ctrl+1打开“样式”对话框Ctrl+设置单元格为“常规”数字格式Ctrl+Shift+设置单元格为两位小数的货币格式Ctrl+Shift+$设置单元格为不带小数的百分比格式Ctrl+Shift+设置单元格为两位小数的科学计数格式Ctrl+Shift+设置单元格为含有年月日的日期格式Ctrl+Shift+#设置单元格为含有小时分钟以及上下午的时间格式Ctrl+Shift+设置单元格为两位小数且有千位分隔符的数字格式Ctrl+Shift+!对字体进行加粗或取消加粗Ctrl+B对字体进行倾斜或取消倾斜Ctrl+I对字体加下划线或取消下划线Ctrl+U11EXCE

5、L基本操作 EXCEL快捷键操作 单元格操作2快速到达列头或尾Ctrl+或 快速到达行头或尾Ctrl+或 列的单元格快速选取Ctrl+Shift+或行的单元格快速选取Ctrl+Shift+或 乘号AIt+215打勾AIt+41420打叉AIt+41409除号Alt+247 自用输入求和公式Alt+= 隐藏列Ctrl+0 隐藏行Ctrl+9删除单元格/行/列Ctrl+“-”插入单元格/行/列Ctrl+ 在单元格中输入回车Alt+Enter修改单元格F212EXCEL基本操作 EXCEL快捷键操作 输入操作相对引用与绝对引用转换相对引用与绝对引用转换F4重新计算工作簿的所有工作表重新计算工作簿的所

6、有工作表F9输入当前日期输入当前日期Ctrl+；输入当前时间输入当前时间Ctrl+Shift+：向下填充输入向下填充输入Ctrl+D向右填充输入向右填充输入Ctrl+R单元格多行输入相同数据（注：单元格多行输入相同数据（注：需要同时选中需要输入数据的需要同时选中需要输入数据的单元格）单元格）Ctrl+entel13EXCEL基本操作 EXCEL快捷键操作 其他操作显示被选项的快捷菜单Shift+F10显示或隐藏“常用”工具栏Ctrl+7插入超链接Ctrl+K14綜上所述，看似很多繁雜的工具列，其實，在日常工作中，我們的操作介面如下:12345671、工作表功能表列、工作表功能表列2、一般工具列

7、、一般工具列3、格式工具列、格式工具列4、資料編輯列、資料編輯列5、視窗工作區、視窗工作區6、繪圖工具列、繪圖工具列7、狀態列、狀態列15 編 輯1 1、名詞解說：編輯功能表、名詞解說：編輯功能表 剪下、複製、貼上、選擇性貼上、填滿、清除、刪除 刪除工作表、移動或複製工作表、尋找、取代重點學習重點學習 單擊編輯菜單或按Alt+E 快捷鍵，即可打開編輯菜單。 在編輯菜單中有些選項為灰色,有些選項前還帶有一個小圖標。灰色表示該命令目前無法使用，小圖標是表示與工具欄上的某一個工具按鈕有相同的功能。16剪下、複製、貼上3-B-1 3-B-1 剪下、複製、貼上剪下、複製、貼上 在操作Excel時，我們通

8、常都會用到剪下、複製、貼上等功能，它可將剪下、複製的資料貼至所需位置。：選定需要剪下：選定需要剪下& &複製的儲存格範圍複製的儲存格範圍點選編輯點選編輯剪下剪下& &複製複製然後貼至所需位置然後貼至所需位置 此定義為快捷鍵，在鍵盤上同時按：s Ctrl+X 將執行剪下操作s Ctrl+C 將執行複製操作s Ctrl+V 將執行貼上操作 快捷且靈活，大大提高我們的工作效率！ 單擊工具欄中相應的圖標，它就將會執行相應的工作，使操作更加簡潔、效率更高！17選 擇 性 貼 上 它為我們提供了一個廣闊的空間，可以根據需要來選擇自己想要複制的內容。它只需在執行貼上操作時選擇

9、選擇性貼上，然后在選擇性貼上對話框中選擇要貼上內容的相應選項。3-B-2選擇性貼上選擇性貼上v 貼上選項：貼上選項： 全 部：貼上原有單元格中的所有內容，包 括文本、格式、公式和注解 公 式：僅貼上原有單元格中的公式 值 ：僅貼上原有單元格中的值，或經原 單元格公式計算出來的結果 格 式：僅貼上原有單元格中的格式 注 解：僅貼上原有單元格中的注解18選擇性貼上轉置轉置轉置 如何將輸入的縱向資料轉換成橫向資料呢? ? 操作步驟：選定縱向資料範圍操作步驟：選定縱向資料範圍複製複製選擇性貼上選擇性貼上轉置轉置19清 除、刪 除3-B-4 3-B-4 清除清除全部、格式、內容、注解全部、格式、內容、注

10、解3-B-5 3-B-5 刪除刪除操作步驟：選定需要清除的單元格區域操作步驟：選定需要清除的單元格區域點選編輯點選編輯清除清除 根據擇需在根據擇需在4 4種清除方式中選擇一種種清除方式中選擇一種 全部：清除選定單元格中的全部內容和格式 格式：只清除選定單元格中的格式，單元格的內容不變 內容：只清除選定單元格中的內容，不改變單元格的格式 注解：只清除選定單元格中的注解，單元格的內容和格式均不變清除內容時可直接按“Del”鍵 它與清除作用不同，刪除是指將選定的單元格從工作表中刪除，並用周圍的其他單元格來填補留下的空白。 操作步驟：選定需要刪除的單元格區域操作步驟：選定需要刪除的單元格區域點選編輯點

11、選編輯刪除刪除 在刪除對話框中點選你所需之方式，按確定按鈕就在刪除對話框中點選你所需之方式，按確定按鈕就OKOK了！了！ 右側儲存格左移：刪除當前之儲存格，則右側之資料向左移動 下方儲存格上移：刪除當前之儲存格，則下方之資料往上移動 整列：刪除當前之整列或選定之整列 整欄：刪除當前之整欄或選定之整欄 20刪 除 工 作 表3-B-6 3-B-6 刪除工作表刪除工作表 在平時工作當中，我們常常都會把不再需要的某個工作表刪除。刪除工作表有兩種方法：刪除工作表有兩種方法：v(一一)、先選定所要刪除的工作表、先選定所要刪除的工作表點選編輯點選編輯刪除工作表刪除工作表彈出警示對話框，單擊彈出警示對話框，

12、單擊確定即可確定即可v(二二)、右擊要刪除的工作表標簽，在彈出的快捷菜單中選擇刪除選項、右擊要刪除的工作表標簽，在彈出的快捷菜單中選擇刪除選項彈出警示對話框，彈出警示對話框，單擊確定即可單擊確定即可 當刪除一個工作表時，就會出現永久性刪除的警告框，刪除之后，是無法恢復的，我們在刪除時一定要小心操作，認真對待21移動或複製工作表 在平時工作當中，為了便於對工作表的管理，我們常常需要用到移動或複制工作表之動作，利用此命令，可在一個或多個工作簿中移動或複製工作表。 若在不同的工作簿中移動工作表，這些工作簿必須都是打開的。若在不同的工作簿中移動工作表，這些工作簿必須都是打開的。3-B-7 3-B-7

13、移動或複製工作表移動或複製工作表 有兩種方法，其具體操作步驟如下： 一、一、 1. 1. 選擇需移動或複製的工作表標簽選擇需移動或複製的工作表標簽 2. 2. 點選編輯點選編輯移動或複製工作表移動或複製工作表 彈出彈出 移動或複製對話框移動或複製對話框 3. 3. 在對話框中選擇要移動或複製的活頁簿和插入位置在對話框中選擇要移動或複製的活頁簿和插入位置 4. 4. 複製工作表需選中建立副本複選框複製工作表需選中建立副本複選框 5. 5. 單擊確定，即可實現工作表的移動或複製。單擊確定，即可實現工作表的移動或複製。 二、二、 在同一個工作簿中移動或複製工作表，首先點選要移在同一個工作簿中移動或複

14、製工作表，首先點選要移 動或複製工作表標簽，將它拖到所希望的位置動或複製工作表標簽，將它拖到所希望的位置( (若複製若複製 工作表需同時按住工作表需同時按住CtrlCtrl鍵鍵) )，然後釋放鼠標左鍵，工作，然後釋放鼠標左鍵，工作 表即被移動或複製到新的位置。表即被移動或複製到新的位置。倘若不勾選建立副本則為移動工作表22尋 找 使用尋找與取代功能可以在工作表中快速定位我們要找的信息，並且可以有選擇地用其他 值代替它們。在Excel中，我們既可以在一個工作表中進行尋找與取代，也可以在多個工作表中進 行尋找與取代。 在進行尋找、取代操作之前，需先選定一個搜索區域(可以是單元格、整個工作表或多個工

15、 表)，搜索區域選好了，就可以進行尋找、取代操作了。3-B-8 3-B-8 尋找、取代尋找、取代3-B-8-1 3-B-8-1 尋找尋找操作步驟：操作步驟：1. 1. 首先選定搜索區域，首先選定搜索區域， 點選編輯菜單中點選編輯菜單中 的尋找選項或按的尋找選項或按 Ctrl+FCtrl+F快捷鍵快捷鍵，彈出，彈出 尋找對話框；尋找對話框；23尋 找2. 2. 在尋找文本框中輸入要尋找的信息；在尋找文本框中輸入要尋找的信息；3. 3. 單擊找下一筆按鈕，則尋找下一個符合搜索條件的單元格。單擊找下一筆按鈕，則尋找下一個符合搜索條件的單元格。24取 代在取代成文本框中輸入要取代的內容；在取代成文本框

16、中輸入要取代的內容；根據需要單擊取代或全部取代即可25取 代單擊取代，則取代查找到的單元格內容；單擊全部取代，則取代選定區域中所有單擊取代，則取代查找到的單元格內容；單擊全部取代，則取代選定區域中所有 符合搜索條件的單元格內容，並同時關閉取代對話框。符合搜索條件的單元格內容，並同時關閉取代對話框。 以進行尋找和取代時，如果不能確定完整的搜索信息，可以使用通配符*和?代替不能確定的部份信息。 * * 代表一個字符，代表一個字符，? ? 代表一個或多個字符。代表一個或多個字符。26 插 入v列v欄 v工作表 插入活頁簿v圖表 建立圖表重點學習操作路徑：點選插入操作路徑：點選插入列、欄、工作表、圖片

17、列、欄、工作表、圖片3-D名詞解說：插入功能表名詞解說：插入功能表27完整的表單已經做好了，但突然想增加一個項目的資料（橫的縱的），該如何處理呢？完整的表單已經做好了，但突然想增加一個項目的資料（橫的縱的），該如何處理呢？ 操作路徑：點選插入操作路徑：點選插入列列3-D-1列列插入前插入后 插 入列28操作路徑：點選插入操作路徑：點選插入欄欄3-D-2欄欄插入前插入后插 入欄29插 入工作表3-D-5 3-D-5 工作表工作表 EXCEL在默認情況下只顯示3個工作表，有時需要處理的工作表不只3個，如果另建工作簿，顯然不方便，也不便於統一管理，這時就可以在該工作簿中插入兩個新工作表。3-D-5-

18、1 3-D-5-1 工作表工作表( (插插 入入) ) 操作路徑：點選插入操作路徑：點選插入工作表命令，工作表命令，EXCEL就會在當前工作表的前面插入一個新的工作表。3-D-5-2 3-D-5-2 工作表工作表( (刪刪 除除) ) 操作路徑：單擊要刪除的工作標簽；選擇編操作路徑：單擊要刪除的工作標簽；選擇編 輯菜單中的刪除工作表命令。輯菜單中的刪除工作表命令。亦可直接按亦可直接按MouseMouse右鍵中刪除工作表右鍵中刪除工作表插入前插入后303-D-6 3-D-6 圖表圖表建立圖表建立圖表為了能更簡易明了地表達一份資料各項之間的差異，用圖表是我們的最好選擇操作路徑操作路徑: :點選插入

19、點選插入圖表圖表 資料來源：指定一工作表之資料，如： 圖 表：插入圖表電腦自動進入標準類型也可根據資料自訂圖表類型選好圖表類型及副類型后，按住此鈕即可預覽繪製的圖表此處會說明選取的副圖表類型名稱及作用插 入圖表31欄與列的合理運用這麼少的資料需這麼少的資料需要用凍結視窗嗎要用凍結視窗嗎?可設定在頁首內可設定在頁首內,節約檢視空間節約檢視空間直接Del合理運用即是什麼功能用在什麼地方比較佳，不合理的運用往往會得到事得其反的效果如果要列印的話，可以在版面設定里的縮放比例來適當選擇。不用那麼胖吧!32儲存格-數字操作路徑操作路徑: :格式或按右鍵格式或按右鍵儲存格式儲存格式數字數字自訂自訂 日期日期

20、 例：在儲存格內輸入 04/7/8，經設定表示法后如下圖範例所示。33EXCEL其它操作常用功能 1.冻结窗口 光标放在我们需要固定范围旁边的单元格上，选择菜单“窗口”-“冻结窗口”。 2.插入对象 选择“插入”-“对象” 3.分列 分列就是将一个单元格的内容分几个单元格显示，先选中你要分列的单元格，选择“数据”-“分列”，设置好分隔符。 4.下拉菜单制作 点到你要制作下拉菜单的单元格，选择“数据”-“有效性”，在允许框中选“序列”，在来源框中选择数据范围或者直接输入值，主要在直接输入值时要用“，”隔开。 5.格式刷使用：双击格式刷：首先选择某种格式，双击格式刷，然后单击选择你想格式的某个内容

21、，则两者格式完全相同，单击完成之后格式刷依然存在，可以继续单击选择你想保持格式一样的内容，直到单击格式刷图标鼠标恢复正常形状34EXCEL其它操作数据录入 1.批量录入相同数据（ctrl+enter） 2.身份证号码输入（设置单元格属性为“文本”或者前面加 ） 3.分数输入（直接输1/3EXCEL默认为1月3日，应该写成0空格 1/3） 4.平方、立方的输入(右键选择单元格格式，选上标、下标) 5.单元格里回车（alt+enter） 35交流时间交流时间36调整休息调整休息1515分钟分钟! !37EXCEL函数 公式中的运算符 算术运算符算术运算符号运算符含义示 例+(加号)加2+3=5-(

22、减号)减3-1=2*(星号乘3*2=6/(斜杠)除6/2=3%(百分号)百分号50%(脱字号)乘方43=43=6438EXCEL函数 公式中的运算符公式中的运算符2. 文本运算符 “&”号,可以将文本连接起来.3. 比较运算符比较运算符比较运算符运算符含义运算符含义示示 例例=(等号等号)相等相等B1=C1,若若B1中单元格内的值确实与中单元格内的值确实与C1中的值中的值相等相等,则产生逻辑真值则产生逻辑真值TRUE,若不相等若不相等,则产生逻则产生逻辑假值辑假值FALSE(小于号小于号)小于小于B1(大于号大于号)大于大于B1C1,若若B1中数值为中数值为6,C1中数值为中数值为4,

23、则条件成则条件成立产生逻辑真值立产生逻辑真值TRUE,否则产生逻辑假值否则产生逻辑假值FALSE=(大于等于号大于等于号)大于等于大于等于B1=C1(不等号不等号)不等于不等于B1C1=(小于等于号小于等于号)小于等于小于等于B1=C139EXCEL函数公式中的运算符公式中的运算符4. 引用运算符引用运算符引用运算符引用运算符运算符含义运算符含义示示 例例:区域运算符区域运算符,产生对包括产生对包括在丙相引用之间的所有在丙相引用之间的所有单元格的引用单元格的引用(A5:A15),联合运算符联合运算符,将多个引用将多个引用合并为一个引用合并为一个引用SUM(A5:A15,C5:C15)(空格空格

24、)交叉运算符交叉运算符,产生对两个产生对两个引用构有的单元格的引引用构有的单元格的引用用(B7:D7 C6:C8)例例:A4=B4+C4+C4+E4+F4,可写为可写为: A4=SUM(B4:F4)40EXCEL函数公式中的运算顺序公式中的运算顺序 如果在公式中要同时使用多个运算符如果在公式中要同时使用多个运算符, ,则应该了解运算符的优先级则应该了解运算符的优先级. .算术运算符的优先算术运算符的优先级是先乘幂运算级是先乘幂运算, ,再乘、除运算再乘、除运算, ,最后为加、减运算。相同优先级的运算符按从左到右的次最后为加、减运算。相同优先级的运算符按从左到右的次序进行运算。序进行运算。 公式

25、中出现不同类型的运算符混用时公式中出现不同类型的运算符混用时, ,运算次序是：引用运算符运算次序是：引用运算符算术运算符算术运算符文本运算符。如果需要改变次序文本运算符。如果需要改变次序, ,可将先要计算的部分括上圆括号。可将先要计算的部分括上圆括号。优先级次优先级次符号符号说明说明1 1：_(_(空格空格) )引用运算符引用运算符2 2- -算术运算符：（负号（取得与原值正负号相反的值）算术运算符：（负号（取得与原值正负号相反的值）3 3% %算术运算符：百分比算术运算符：百分比4 4 算术运算符：乘幂算术运算符：乘幂5 5* *和和/ /算术运算符：乘和除算术运算符：乘和除6 6+ +和和- -算术运算符：加和减算术运算符：加和减7 7&