论人力资源管理和文秘岗位的关联性分析

1、论人力资源管理和文秘岗位的关联性分析名目论人力资源管理与文秘岗位的关联性分析南京系专业班级指导教师：【引言人力资源管理是运用现代的科学方法，对人力资源进展合理的培训、组织和安排，使人力和物力可以长期保持在一个合理的比例，而且对人的心理活动、思维及行为规章进展合理的调控和指导，使得人事相恰，以实现组织人力和物力合理安排的目的。秘书是指从事办公室工作，帮助领导处理政务以及日常事务，并为决策进展规划以及施行从而进步效劳的一类人员。本篇论文阐述了人力资源管理与文秘岗位各自的属性及两者之间的联络，现状存在的问题，以及解决方案，引出人事文秘这一职位，并分析其属性。如今市场中的企业竞争方式在不断进展改变，企

2、业竞争力如今向人力资源核心价值领域延长，这种现象是当今的趋势与必定。第一章概述1.1 人力资源管理岗位的分析1.1.1 人力资源管理的职责人力资源管理(human resource management，简称hrm)人力资源管理是指运用现代的科学方法，对人力资源进展合理的培训、组织和安排，使人力和物力长期保持在一个合理的比例，而且对人的心理活动、思维及行为规章进展合理的调控和指导，使得人事相恰，以实现组织人力和物力合理安排的目的。人力资源管理的职责是指人力资源管理者需要担当的义务和责任。人力资源管理详细职责如下：(1)岗位的分析与设计对企业各个岗位的性质、构造以及对员工素养的要求等方面进展全面

3、的分析，在调查分析的根底上，设计出岗位标准说明书，完成岗位的分析与设计。(2)把适宜的人配置到适当的工作岗位上对人力资源的现状进展综合分析，预报将来人员的供应及需求保持平衡，确保企业单位可以准时获得所需要的人力资源。(3)引导新雇员进入组织依据企业单位所需人才的要求，对新聘人员进展标准化培训，使得人才可以随时有用武之地。(4)绩效考核在某一段时间内就员工在工作中获得的成果以及其对企业的奉献进展综合评价，准时做出响应，赐予更多的优待鼓舞政策，以进步和促进员工的工作热情，并为员工晋升、酬劳、奖金等优待决策供应根据。(5)培训员工通过培训进步员工自身及整个企业的相关学问的程度、操作的力量、工作的看法

4、和工作的成果，同时进一步开发员工的智力，使其充分发挥创新精神，以增加对人力资源的奉献。(6)建立良好的工作关系通过频繁而亲密的与员工沟通，促进员工与员工之间以及员工和上级领导之间的感情，建立良好的工作关系，为日后的工作生活供应更有利的条件。1.1.2 人力资源管理的根本功能1人员的录用：根据企业单位的目的确定所需员工的条件，凭借制定的规划，从而进展人员的聘请、相关学问的考察与测评、进而进展人员的选拔，录用企业单位所需的人员。2)业绩评价：对员工工作的成果、劳动结果、专业学问程度等多方面作出综合的考证和评价，并且作出相对应的嘉奖和惩处、职位的升与降、工资的涨与降等重要决策供应根据。3)整体整合：

5、通过对企业的历史文化、信息的沟通及冲突冲突的化解等进展有效的整合，使企业内的工作人员的心理活动、行为规章及思维趋向企业的要求和理念，使员工们形成亲密的合作关系，发挥整体的特长，为进步企业的效率及效益效劳。4工作进展：通员工培训、工作丰富化与开发，促进员工学问和其他方面素养进步，使其劳动力量得到增加和发挥，最大限度地实现其个人价值，对人力资源进展合理的开发、多方面综合的配置以及充分的利用。它包括对人力资源的将来的预评以及规划、分析与设计，人力资源的本钱预算及资源的防护，员工的挑选与录用、合理的安排，还包括对人员的培训、业绩考核及嘉奖，以充分调动人的工作热情及主动性，进步工作人员的综合文化素养和学

6、问程度等。1.1.3 人力资源管理者应具备的素养由于人力资源管理是以人为本的，因此人力资源管理者要有根本的学问，大而冗杂的市场使得人力资源管理者应当要有敏锐的嗅觉，同时对人力资源管理者来说，由于企业的全部人员都是人力资源管理者的客户，所以要做好客户的导向。假如人力资源管理者具备了这些素养，使得人事相恰，那么可以实现组织人力和物力合理安排的目的。1.2 文秘岗位的分析1.2.1秘书的定义秘书是指从事办公工作，关心上级领导处理日常事务，拥有综合协调沟通信息、办公管理、商务沟通及商务活动支配等业务，他们是上级领导的得力助手。秘书人员应当娴熟把握办公办事、沟通事务、完成任务及供应效劳等职责。他们是公司

7、树立于客户面前的形象窗口，是一个枢纽，起着承上启下的作用，是领导的左右手，一个优秀的秘书还能为领导分担一半以上的事物及管理工作。1.2.2 秘书岗位的职责1搜集相关公司的最新动态，为理解合作公司及对手公司的行情做最挺直的推断。2学习相关领域的学问，只有不断地学习新学问才能适应社会的快速进展。3起草公司各类总结报告，这是秘书工作中最常见的，总结要调理清楚，能客观反映一段时间的工作类容及成效。4公司重要会议的记录及会议纪要的整理，在会议进行前秘书要提早到达会议现场，要预备好签到本及记录工具。会后将文件整理归档。5公司印章及总经理签章的核制和用法管理，印章作为公司的核心要妥当保管不得任凭借别人用法，

8、以免造成不必要的费事。6来宾的接待工作，接待来宾要恳切热情、讲究礼仪和细致周到，这样才能给来宾留下好印象也能削减过失的发生。7完成总经理和办公室主任交代的其他工作，要有日常工作记录本，把领导交代的任务记录在本子上，可避开工作琐碎有遗漏事项，而影响工作。1.3人力资源管理与文秘岗位的关联性首先就专业来讲两者是完全不同的职位，其次，人力资源管理的对象是人，而文秘的处理对象是事。且文秘的主要工作内容是为业务的运营供应支持、保障等后勤工作。人力资源管理的内容是聘请、薪酬、员工关系、绩效等工作。但是两者也也有重合性，都是为企业谋取利益，使得资源合理安排、利用。同时文秘也是人力资源管理制度的拟定者，所以说

9、两者是互相协作的。在一些中小企业中的人事秘书就是人力资源管理和文秘岗位的完善结合。其次章人事秘书的分析2.1 人事秘书的用处人事秘书是人力资源管理与文理岗位两者的结合，人事秘书是指从事办公程序性工作，关心上级领导处理日常事务，主要负责与本部门相关工作，包含了商务沟通、会议管理、办公室管理、信息与档案管理及日常办公事务处理等方面的文件起草。详细内容如下：1负责各种信函和各种通知；2负责本部门的接待和日常事务工作；3负责人事处的文档管理工作；4负责本部门的电子文件的收发打印、传阅；5负责本部门人员的考核汇总；6负责办公用品管理；7负责本部门人员的沟通与协作；8负责人事关系：办理员工各种人事关系的转

10、移；9负责与员工进展主动沟通，理解员工工作、生活状况；10负责传达会议决议、评估会议效果。2.2 人事秘书的现状和地位当今社会中人事秘书者一岗位在快速的进展，不管是大小企业均是如此，先举两个例子来说明下人事秘书的现状和地位：1办公室文秘的工作1、文件管理，印章管理，文书处理。各种往来公文、信件的签收登记、转递、处理；有关文件的抄拟、打印、校对、发放等工作；负责处长办公室文件的管理、整理、装订、归档、供应利用工作；办理人事、工资文件选编、汇编及各种有关人事工作政策专刊的定购、领取、发放；记好管好各种会议记录。2、设备、家具及固定资产的管理。按学校要求对全处的办公设备、办公用家具、办公用房及其它固

11、定资产编号、造册，分别建立设备、家具、房屋及其它固定资产登记册，随时供应清册和用法状况。3、财务、财物管理工作。办理处内日常财务开支手续，管理处内集体发放酬金以及校内津贴的发放工作，财务单据的管理，办公、卫生用品的购置管理、发放。2学校人事秘书职责1、在分管校长和主任领导下进展工作。2、分管学校档案、文秘工作，把握校印。3、负责学校的职称评聘及年度考核工作。4、帮助管理教职工职称评聘，年度考核，新老师转正的材料预备及保管工作。5、负责管理日常函件处理，各种证件的办理。6、负责学校介绍信的管理和用法。7、帮助做好学校的人事工作，负责调动人员和离退休人员有关手续的办理及管理。8、做好各级文件的收发

12、、传阅、分办、分卷归档保管，保密工作。2.3人事秘书所属岗位的分析基于以上我们可知人事秘书是指从事办公程序性工作，关心上级领导处理日常事务，主要负责与本部门相关工作，包含了商务沟通、会议管理、办公室管理、信息与档案管理及日常办公事务进展处理的。然而人事秘书中的对员工的业绩考核汇总、沟通关系和人力资源管理部门的对员工绩效考核及员工沟通相符合，同时人事秘书中的对本部门进展的商务沟通、会议管理又和秘书岗位中的来宾接待、公司重要会议记录整理相全都。那么人事秘书一职究竟属于人力资源管理岗位呢？还是秘书岗位呢？就这一问题详细分析如下：1.首先秘书按其功能分为：1私人秘书此类秘书为私人处理有关专业的一切事务

13、。依其所从事的业务内容，私人秘书又可分为训练秘书、中外文秘书书、政治秘书、法律秘书、翻译秘书、教会秘书、财务秘书、科技秘书、公关秘书、人事秘书、企业秘书等等。此类秘书所重视的是专业力量，需要把握相关科目的专业学问。2公务秘书此类秘书为组织处理文件、档案管理、会议记录等。一般以执行秘书、机要秘书、业务秘书等称呼。公务秘书需要良好的秘书学根底训练，以及较长时间的在职训练，以培育接待、礼仪、公关、文书、档案管理、企业管理等方面的力量。2.人力资源管理岗位主要对人力资源进展合理的培训、组织和安排，使人力和物力长期保持在一个合理的比例，而且对人的心理活动、思维及行为规章进展合理的调控和指导，使得人事相恰

14、，以实现组织人力和物力合理安排的目的。上所述我们得知人力资源管理岗位主要是对人员进展合理进展合理安排，然后进展培训、绩效考核以及关系沟通，不包括人事秘书中的商务沟通、会议管理；秘书岗位主要是关心上级处理日常事务、接待来宾、会议支配通知以及重要会议记录整理，不包含人事秘书中的员工考核汇总及员工关系沟通。人事秘书中的对员工的业绩考核汇总、沟通关系和人力资源管理部门的对员工绩效考核及员工沟通相符合，同时人事秘书中的对本部门进展的商务沟通、会议管理又和秘书岗位中的来宾接待、公司重要会议记录整理相全都。基于以上一样和不同可得知因此，人事秘书既不属于人力资源岗位也不属于秘书岗位，它是一个独立的新兴起的岗位

15、，人事秘书是人力资源管理岗位及秘书岗位的完善结合。因此社会及学校应大力支持这一行业的兴起，为人事秘书供应更多的时机和岗位，使其更好的效劳社会，为社会增加更多的社会经济效益。第三章建议基于以上的分析可以看出人事秘书的独特之处，它的兴起是势在必行的。如今在一些中小企业已经开头设置人事秘书这一岗位，身兼两职的人才，为企业节约人力、物力和财力，同时谋取了较多的利润。基于此我个人的小建议是：1.学校方面学校应将人力资源管理学和秘书学相结合，开展相关的课程培训及理论工程，铸造出较多的身兼两职的人才。2.企业方面企业应为人事秘书一职进步更多的岗位，为其投资足够的资金以便建立相关的培训机构，最终使得企业人力资源得到合理安排，节约人力、物力以及财力，同时获得最大的效益。结论纵观上文可以看出人事文秘及即含了人力资源管理的对人力资源进展合理的培训、组织和调配，使人力、物力长期维持适宜佳比例，同时对人的思维、心理活动和行为改变进展恰当的调整、指导和掌握的功能，又包含了秘书岗位的从事办公工作，关心上级领导处理日常事务，综合协调沟通信息的功能。最近几年了人事文