Excel在大学管理中的应用研究-基于能级进阶理论的视角

1、    excel在大学管理中的应用研究基于能级进阶理论的视角    摘要：作者对四川省11所省属高校和2所重点高校306名从事管理工作的教师进行了系统调查。调查结果表明：excel是目前大学管理工作中相当重要的一种统计与分析工具；78%的教师对excel的应用基本上处于中低级的水平，vba的应用水平更低；重点大学管理教师更了解excel，运用更熟练。文章从能级进阶的视角进行分析，构建了excel能级框架：数据输入与批量修改能力、基础数据处理能力、数据分析和呈现（包括图表）能力以及vba应用能力四个维度27项指标。建议加大对大学教师信息管理水平和能力的分

2、层培训，尤其是要加强vba技术在日常管理工作中的应用能力培训，提高大学管理部门的工作效率及水平。关键词：教学管理，excel，vba，分层培训，能力进阶一、引言：管理者的需求近年来，越来越多的大学教师利用excel开展管理工作，改变了以前主要依靠纯手工统计与分析数据的落后状况，提高了管理效率。一方面国家要加大对高校管理干部的教育信息化培训，提高教育信息化的能力和水平，2019年教育部办公厅印发了2019年教育信息化和网络安全工作要点，提出要：“持续做好教师和管理干部教育信息化培训，深入实施教师教育振兴行动计划（2018-2022年），启动互联网+教师教育创新行动，举办全国教师大数据高级研修班。

3、”1另一方面，信息技术飞速发展，各种管理软件如雨后春笋，让管理者应接不暇。从管理的角度分析，也是智慧校园建设的需要，主要通过利用云计算、物联网等相关技术来改变教师、学生与校园各类资源进行交互的方式，提高精确性、灵活性以及响应速度，从而实现智慧化的服务和管理。2高校一线管理教师是怎样进行管理的？他们现有的管理水平如何？他们善于及时更新自己的管理水平和知识结构吗？作为管理者，经常需要处理和分析各种管理系统中导出的海量数据，但又总由于缺乏相应的技能而倍感压力。文章从能级进阶的视角分析如何对高校的管理人员进行教育信息化培训，尤其是对excel的培训。二、视角：研究的缘起以“excel管理”为关键词进行

4、检索，目前国内关于excel现状的研究大致可分宏观和微观两个方面。宏观的研究如excel在高校管理中的应用探索，3微观的研究主要集中在如教务管理4、财务管理5或者某个具体问题的解决6。现有研究大都是针对excel在高校管理工作中的某个具体实操技能。然而，高校管理工作中对数据的处理仅仅是信息化管理的一部分。“能力应是由能够广泛迁移和应用的知识、技能两种不可混同的要素构成的，能力的知识说是一种能力实质的简单化观点。”7excel的应用研究也应由理论知识和应用技能两方面组成。能级进阶理论是美国加州大学护理学系教授benner依据临床护理人员实际工作者经验，提出的临床护士从“新手到专家”成长的benn

5、er理论模式，即新手、初级进阶者、胜任者、精进者和专家。8能级进阶理论对技能的培养和培训具有重要的参考价值，主旨是通过核心能力而不是按资历、职称和学历等定级、定责和定薪，这种模式也符合现代大学管理的内在要求。笔者按大学管理人员对excel的应用水平和需求，构建了excel能级框架：数据输入与批量修改能力、基础数据处理能力、数据分析和呈现（包括图表）能力以及vba应用能力四个维度27项指标。可以按照excel能级框架对高校管理人员进行分层培训，该excel能级框架已经用于西华师范大学的教师培训，取得了不错的培训效果，具有一定的推广价值和参考意义。三、研究方法本研究主要通过自编问卷进行了调查，问卷

6、主要针对高校管理人员对excel知识的掌握程度及态度情感两个方面进行设计。问卷对四川省11所省属高校和2所部属院校中主要从事管理工作的教师群体进行了调查，共发放327份问卷，收到有效问卷306份，有效回收率为94%。这13所高校中有9所是四川省省属高校，综合性的大学2所，其中师范类大学7所、医学类大学1所、理工类大学2所、农业类大学1所。在被调查的教师中，在管理部门担任领导职务的21人、科级人员53人、普通工作人员232人。有15人具有正高职称、79人具有副高职称、讲师87人、助教125人。具有博士学位的有15人、硕士学位252人、本科生39人。1.excel是大学管理工作中很重要的统计与分析

7、工具为了更加全面地掌握excel在高校管理工作中的使用频度和范围，也更加确切地了解excel在高校管理部门中的作用和地位，问卷引导语为：“在平时的日常数据管理工作中，通常情况下您是如何使用下列工具和方法的？”问卷选项按5级设置，分别为“总是”“常常”“偶尔”“很少”和“从不”，分值分别是5、4、3、2、1。表1所示为高校管理教师在日常管理工作者中使用excel的频度范围。在管理工作常用的统计与分析工具中，从表1可以看出，excel是当前高校管理部门中最常用的管理工具。在问卷中还问到“如果没有excel是否可以做好日常管理工作时”，在被调查的306名教师中，只有8%的年龄较大的教师可以做好管理工

8、作；83%表示没有excel简直不可想象，无所适从；7%表示可以用其他数据库软件替换，但是非常麻烦，要学很多的程序代码。由此可见，excel在高校管理部门中的应用范围广泛，使用频率高，其在高校管理中的重要地位和作用是显而易见的。2.78%的教师对excel的应用处于中低级水平，vba应用水平更低本研究调查表明，问卷中问及“是否对excel使用熟练，需要培训？了解vba吗？”时，回答统计数据见表2。从表2中可以看出，教师对excel的掌握和应用得分率较低，只有0.55，这表明教师对excel的应用还处于中低级水平，对vba的应用更低，得分率只有0.43。因此必须加大对excel的培训力度。3.重

9、点大学管理教师更了解excel，运用得更熟练重点高校与省属高校教师在管理时使用excel是否存在差别？问卷中问及“是否对excel的功能和作用熟练，是否受到过办公自动化等系统的培训？”时，重点高校96%的教师回答表示熟练，受到了系统的培训，省属高校中只有57%表示熟悉其功能，没有得到系统的专业培训。可见对于excel在管理中的了解和掌握程度在重点高校与省属高校之间存在显著差异。具体表现为，省属高校教师对excel在管理中的了解和掌握程度明显不如重点高校教师，其原因可能是非重点大学管理部门的教师学历、管理的要求以及培训等方面的原因。因此对高校管理教师专业的管理培训是建设高水平大学的内在需要。四、

10、excel能级框架加强管理队伍培训、促进各支队伍均衡发展已成为促进学校内涵式发展的重要保障。从以上的调查分析可以看出，我国高校管理人员专业化水平还处于一个较低的层次，9信息化培训是管理队伍专业化的必然要求。如何提高高校教师excel的水平？按高校管理人员对excel的应用水平和需求，在征求了有关专家的意见基础上，笔者构建了excel能级框架，并请专家打分评选。专家评分在4分（重要）、5分（非常重要）或60%以上专家选择了的，该指标列入能级框架。最终得到的excel能级框架如表3所示，分四个维度、27个指标。高校教师在管理工作中涉及的excel能级有4级，这4级之间有一定的递进关系，能级1表示是

11、最简单和最基础的能力要求，等级越高说明需要前面的能级作为进一步学习的基础。n1能级主要是培训教师的数据输入能力，有8个指标，如编制考生的考号、学号等方法和技巧，填充柄的双击等训练。n2能级主要是培训管理教师的数据处理能力和分析能力，有5个指标，如何确保输入的身份证号是18位，从批量数据中筛选所需要的数据等。n3能级主要是培训教师批量处理数据的能力。提高办公自动化的水平，共有7个指标，如根据数据特点进行分列，生成所需数据，在每个工作表中查找所需数据等。n4能级主要是培训教师对海量数据进行综合处理的能力，批量excel文件的处理能力，涉及较多的是vba技术，共有7个指标。五、结论从以上分析可以看出

12、：高校从事管理的教师对excel的基础理论基本都有所了解，理论框架基本形成，但了解程度不深，还需要加大培训。信息时代，高校涉及庞大的数据量、复杂冗长的文件等。如果仅仅通过人工来进行管理操作，造成大量的人力物力的消耗。10许多高校有教务管理系统、国资管理系统、人事管理系统等诸多信息化管理系统，在管理过程中会生成许多excel文件，这些文件都是基于对某个关键字的汇总，在多数情况下需要分部门对excel文件进行分类，或者部门分别按上级管理部门的要求填报了许多文件，需要合并、汇总和统计，因此就需要对excel文件进行合并或者拆分，但目前很多管理人员是通过重复的劳动来进行拆分或者通过最原始的复制粘贴进行

13、合并，费时、费力、工作量大、工作效率低下而且容易出错。因此，今后重点应加大对管理教师的vba培训，把管理者从重复性劳动中解放出来，提高工作效率。excel的能力培训是一个从量变到质变的过程，excel能级框架为高校管理队伍的培训做了内容上的设计，文章构建的能级体系指标实为一个系统，完全可能会有少数低层级管理教师的能力已经达到高层级的能力标准和要求，呈现出能级交叉现象。因此，各层级管理教师的培训内容也必然会有一定的交叉，所以培训过程中在完成所属级别的培训外可以选择跨级别培训。也有可能某种能力是不同层级教师都需要的能力，因此在培训课程的内容设计时要掌握好培训内容选择，做好培训前的调研工作，做到“因

14、级施培”。excel能级框架随着信息技术的发展，也将会不断改进和完善。参考文献：1教技厅20192号.教育部办公厅关于印发2019年教育信息化和网络安全工作要点的通知z.2李有增，周全，钊剑.关于高校智慧校园建设的若干思考j.中国电化教育，2018（1）：112-117.3张丽君，李占波.excel在高校管理中的应用探索j.中国管理信息化，2016，19（7）：186-187.4冯陈芙.excelvba在高校教务管理中的应用j.办公自动化，2015，（3）：57-60.5吴小云.excel在财务管理课程中的应用分析j.科教导刊（下旬），2019（1）：44-4583.6张继瑄.利用excel管理学生信息及批量打印的实现j.电