第2章国行政机关公文上

1、第2章 国家行政机关公文（上） 第一节 公文的格式和行文规则 第二节 命令（令） 第三节 决定 第四节 公告 第五节 通告 第六节 通知 第七节 通报 公文是国家机关、社会团体及企事业单位在公务活动中，为行使法定职权而制作的文件。它能够跨越时间、空间的限制，有效地传递公务活动所需要的信息。一、什么是公文 国家行政机关公文处理办法中指出：“行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。”第一节 公文的格式和行文规则二、公文格式 公文有自己特定的格式。它主要是指公文的结构，即公文的组织构造（体式、内容、格式）。公文结构具有规范性

2、和相对确定性，国家对公文的基本构成提出了规范性的要求。1.文头u（1）文头，即文件头的简称。u（2）发文编号。u（3）紧急程度。u（4）秘密等级。2.公文的标题 每份公文都要有标题，它关系到一篇公文的精神格调和色彩。3.主送单位 主送指行文的主要对象。一般放在标题之下，正文之上，顶格书写，后面用冒号（：）。4.正文 正文是公文的主体，要求文字准确、简练、逻辑严密，标点符号正确。一般是一事一文。5.签署、日期 在公文的最后署上发文单位的名称并签上发文日期。有些法规性文件写在标题下面。日期必须写全，不得省略任何一项。6.印章或签署 公文的印章简称“公章”，它是机关权力的印信，一般位置应“骑（齐）年

3、盖月”。 7.附件及其他标记 附件是指附属于公文正件的其他材料。其本身原是相对独立的，一旦被某公文作为附件后，就成为该公文的组成部分。8.注释 注释就是对正文有关名称术语及有关事项的注解和说明，以便使正文更简洁。9.主题词 主题词就是用以揭示公文基本内容并经过规范化处理的名词术语。10.抄送机关 公文发给那些对所收公文无须承担直接办理、答复责任，而只需了解其内容的单位，要在公文的抄送栏列出其全称、规范简称或统称。11.签发人 在报告、请示等上行文中必须有代表机关核准并签发的负责人的签字。12.印发说明 是对印制情况的介绍，以便使受文者与承印者、发送单位联系并加强有关部门和人员的责任心。三、行文

4、规则 公文只有准确、快捷地传递给受文者才能产生效用。为此，必须有效地掌握公文的传递过程，保证其方向正确，速度合理，抑制无价值的公文产生，阻止公文进入不必要的“公文旅行”过程。1.必须按机关间的工作关系行文2.选择适当的行文方式，不能越级行文3.正确区分主送与抄送对象，严格控制抄送范围4.坚持党政公文分开5.联合行文时作者应为同级6.行文前就有关问题协商一致四、公文的书写要求 公文一律从左至右横排、横写。在民族自治地区，少数民族文字按其习惯书写、排版。可以并用汉字和通用的少数民族文字。 命令（令）是发文者对所属下级机关或者人员发布的具有强制性、领导性、指挥性的下行公文 。第二节 命令（令） 一、

5、命令（令）的适用范围 命令（令）适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。二、命令（令）的特点（一）权威性（二）严肃性三、命令（令）的作用 命令（令）的作用，就是它所直接体现和传达的对国家和人民的领导作用和指挥作用。四、命令（令）的种类 命令（令）按具体用途，可分为发布令、行政措施令、任免令、嘉奖令，以及特赦令、戒严令、动员令、通缉令等。五、命令（令）的写法 命令（令）的格式主要由标题、正文、签署和日期组成。（一）标题 命令（令）的标题应反映命令的主要内容，具体写法一般有两种。一种是全项式标题，另一种是省略了事由，只由发文机关和文种组成。（二）正文

6、命令（令）在写作上一般是一事一文，内容单一，篇幅短小，因而它的正文也较简单 ，由命令的原因和命令事项组成。几种令的正文写法是： 1.公布令的正文 2.行政令的正文 3.任免令的正文 4.嘉奖令的正文（三）签署和日期 命令（令）的最后要签署发布命令的机关或发布命令的领导人及其职务，签发命令（令）的日期。六、撰写命令（令）的注意事项 第一，要求作者必须具备法定的制发、签署命令（令）的职权，不得越权。 第二，命令（令）所针对的事项必须是重要的、重大的问题或者事件，不要小题大做。 第三，命令事项要具体、明确。这是命令的主体，必须写清楚本命令所要采取的强制性措施，让接受命令的人明确无误地知道应该怎样做。

7、 第四，命令（令）的主题要明确、内容单一、简明扼要，不要漫无边际或阐述具体定义。 第五，命令（令）的语言要精确、语气要坚定、结构要严谨。 决定记录和反映了各类机关的重要决策结果和内容，它是一种带有制约、规范、指导作用的下行文，对于下级机关的工作过程或者活动具有强制力和约束力，是一种兼具领导性与规定性的公文。第三节 决定 一、决定的适用范围 决定适用于对重要事项或者重大行动作出安排、奖惩有关单位及人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。二、决定的特点 （1）指令性。（2）具体性。（3）广泛性。三、决定与命令（令）的区别 p 第一，在使用权限方面决定没有命令（令）那样的严格限制。p 第二，在适

8、用方面，命令（令）涉及具体的特定的事务，决定则既涉及特定事务，又可能像其他规定性公文中那样涉及非特定的对象。p 第三，在表达方面，命令高度简洁，只表达作者的意志，决定则既要表达意志要求，又要阐发一定的道理，交代有关的具体执行要求以及界定事物的标准等。 四、决定的种类1.指挥性决定2.宣告性决定3.表彰与惩戒性决定五、决定的写法 决定的格式主要由标题、正文、签署和日期组成。六、撰写决定的注意事项（1）要注意决定的必要性。（2）要注意决定的正确性。 公告、通告均属公布性公文。公布性公文是指发文机关依据法定职权，直接公开发布有关事项时所采用的文件。公告是行政机关依据法定职权，就有关重要事项向国内外公

9、开发布时使用的文种。第四节 公告 一、公告的适用范围 公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。二、公告的特点 第一，公告的内容要求单一、具体、准确，不作发挥和议论。第二，公告的告知对象比任何一种告知性文种都宽，是告知国内外的。第三，公告通常是由国家领导机关制发的，如国务院、全国人民代表大会等。第四，公告不是一般的告知，而是庄严郑重地“宣布”，它只起宣告作用，没有强制性和行政约束力。第五，公告的文字简短，多是直述其事，不繁词解释，语气庄重。三、公告与通告的区别 第一，公告的内容是向国内外宣布重要事项或法定事项。第二，公告的告知范围是“国内外”，而通告一般限于国内，限于一定地区。第三，公告通常

10、是由国家领导机关制发的，而通告可由基层单位制发。四、公告的用途 公告的具体用途主要有以下几方面：党和国家重要领导人出访；召开重要会议；颁布重要法律、政策；形成重要决定；出现重大人事变动；发生为世人瞩目的重要事件；依国际法或者惯例发布需国内外周知或者遵行的事项（如我国境外公海海域、空域在特殊情况下的规避等 ）。 五、公告的写法 （一）标题公告的标题 由发文机关、事由、文种三要素组成。（二）正文 篇幅简短、内容较少的公告，可采用篇段合一式，直陈其事，如全国人民代表大会公告；如果内容相对较复杂，可把全文分成两大层次。 六、撰写公告的注意事项 l 第一，在使用范围上，公告主要用于党和国家向国内外公布重

11、大事宜时使用，所以，非权力机关和一般业务部门通常不能使用这种文体，不能发布公告；但在特定情况下，可由国家授权给该单位发布。l 第二，公告在文字上除要求概括简练外，还应当注意严密性，特别要注意可能产生的政治影响。l 第三，公告所涉及的事实，同样应该反复核实，确保无误。l 第四，撰写公告的语言除简略外，还要注意准确、质朴、庄重。 通告是行政机关在法定职责范围内行使职权，开展公务活动过程中，需要向所辖境内或者某一专门范围内所有人（包括当地居民、流动人口、外国人等）公布重要事项，或者规定应当遵守的事项时所采用的公布性文种。第五节 通告 一、通告的适用范围 通告适用于公布各有关方面应当遵守或者周知的事项

12、。 二、通告的特点 （1）通告的根据具有政策性和法令性。（2）通告的内容具有专门性和专业性。（3）通告的效力具有约束性和强制性。（4）通告的使用具有公开性和广泛性。三、通告与公告的区别 通告与公告相比，一是通告的受文范围不如公告广泛；二是通告的规定性强，有要求遵守执行的强制内容；三是通告的作者的地位不如公告那样严格限定；四是通告的内容比公告的内容要详细、周密，条文明确、具体；五是通告所宣布的事项不如公告的重要程度高；六是通告公布的形式更加多样。四、通告与命令（令）、通知的区别 第一，通告一般不按管理系统逐级下达，而是直接面向内容所涉及的全体人员；而命令和通知都是按管理系统逐级下达的。第二，通告

13、的告知对象大都是自然人；而不是法人（如机关、团体等）。第三，通告组织实施文件内容的是发文机关及文中所指定的单位；而命令、通知里的内容是由受文单位来组织实施。 第四，通告的内容不涉及国家秘密；而命令和通知有机密和非机密的区别。五、通告的种类1.知照性通告2.办理性通告3.行止性通告六、通告的写法l1.标题l2.正文l3.署名和日期七、撰写通告的注意事项 第一，通告的内容要一文一事，主旨明确。第二，通告的事项要能阐明中心并做到条分缕析，结构严密。第三，通告的文字要力求明白确切，语气要严肃庄重，尽量少用专门术语，以便群众理解和遵守。 在机关、团体和企事业单位中，作为通用公文的“通知”是应用范围广，使

14、用频率高的一个文种。 第六节 通知 一、通知的适用范围 通知适用于批转下级机关相关的公文、转发上级机关和不相隶属机关的公文、传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项、任免人员。二、通知的特点1.适应性强2.准确具体3.结构灵活三、通知与命令（令）、决定的区别 通知在强制性、约束性、权威性上弱于命令（令）和决定。四、通知与通告的区别 第一，通知适用于发布行政法规和规章，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，要求下级机关办理和需要周知或共同执行的事项，任免或聘用干部；而通告适用于公布社会各方面应当遵守或周知的事项。 第二，通知的对象一般只限于某些人或某些单位；

15、通告的对象比较广泛，一般是社会公众，不专指某些人或单位。第三，通知的事项一般需要办理或执行，而通告的事项一般只需要遵守和知晓。第四，通知的内容不一定完全公布于众，而通告的内容一般要公之于众。五、通知的种类 （一）会议通知（二）批转性通知（三）转发性通知（四）指示性通知（五）发布性通知（六）任免通知（七）一般事项性通知六通知的写法 （一）标题 常用的写法有两种：一种是发文机关、事由、文种三要素俱全。另一种标题是只有发文事由和文种两要素。（二）受文单位 即被通知对象或主送单位，一般是单位，有时也可是个人。（三）正文 通知的正文是通知的主体，即通知的内容。它有的长，有的短，有的简单，有的复杂。（四）

16、签署和日期 通知的正文结束后还要将发文机关的名称写上，然后再写成文日期，最后要加盖公章。七、撰写通知的注意事项 1.要认真仔细2.被通知单位的名称要写清写全 通报是党政机关、企事业单位、学校、部队用来向所属单位或群众传达重要情况、表扬好人好事、批评错误的一种公文形式。第七节 通报 一、通报的适用范围 通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。 二、通报的特点（1）客观真实。（2）周知范围较广。（3）及时性。（4）灵活性。三、通报与通告、通知的区别 （1）受文对象不同。（2）发文目的与要求程度不同。（3）具体写法不同。四、通报与决定的区别 一是目的不同二是对象不同三是内容有所不同五、通报的种类（一）表彰性通报（二）批评性通报（三）情况通报六、通报的写法 （一）标题（二）正文（三）发文单位及日期七、撰写通报