汽修厂管理软件用户使用手册

1、智百盛汽修厂管理软件V7.5使用说明 智百盛汽修厂管理软件 用户使用手册第二部分第四章 配件管理274.1配件采购274.1.1采购订货274.1.2采购入库284.1.3采购退货294.1.4货商结算304.2配件销售304.2.1销售订货314.2.2销售出库324.2.3销售退货324.2.4 客户结算单334.3 配件库存344.3.1 库存调拨354.3.2库存损益364.3.3申请盘点批号374.3.4开始盘点配件384.3.5盘点差异处理384.3.6盘点结束394.3.7库存调拨报表404.3.8库存损益表404.3.9货品进销明细账404.3.10 工具领用414.3.11

2、工具退料42第五章 客户关系435.1维修档案管理435.2客户投诉管理445.2.1客户投诉接待445.2.2客户投诉处理及分析455.3修车后三天跟踪465.3.1修后跟踪任务分配465.3.2跟踪信息录入475.3.3跟踪录入查询485.4客户关怀管理495.4.1车主生日提醒495.4.2定期保养提醒49第六章 财务管理506.1客户往来账506.1.1客户预收款516.1.2客户费用526.1.3客户结算536.2供应商往来账536.2.1供应商预付款546.2.2供应商费用556.2.3供货商结算566.3财务日记账576.3.1凭证录入576.3.2凭证报表统计576.4应付明细

3、账586.5应收明细账58第七章 报表分析607.1采购订单状态监控607.2销售订单监控607.3车牌统计607.4新增客户统计617.5维护月报表617.6车主档案表627.7结算状态报表627.8丢失客户统计63第八章 系统设置648.1操作员管理648.2操作权限设置648.3公司信息设置658.4 数据库恢复668.5备份数据库668.6 数据导出668.7数据导入678.8短信账号设置678.9修改密码678.10清空数据688.11信息提醒688.12系统提醒设置69第九章 基本档案709.1仓库信息设置709.2供应商基本资料719.3维修客户基本资料719.4配件大类设置71

4、9.5配件信息设置729.6维修性质设置739.7派工结算方式设置739.8部门信息维护749.9接车人设置749.10会计科目设置759.11客户局域设置759.12索赔公司设置769.13保险公司设置769.14保险种类设置769.15车辆类型设置769.16维修工艺设置779.17修理类别设置779.18修理项目设置779.19其他费用设置789.20销售客户设置789.21维修班组设置789.22领料员信息设置789.23系统单位设置789.24付款方式设置799.25修理工设置79第十章 系统帮助7910.1帮助主题7910.2订购说明7910.3百盛网站7910.4关于软件79第四

5、章 配件管理配件管理汽修厂、汽修店重要的管理环节，用于管理配件的采购、销售、库存盘点、调拨等业务。从制定采购汽车配件订单，到配件入库（货物如有问题进行退货登记），到出售时客户结算及销售退货再到库存调拨、盘点等，均结合汽车配件管理的特性，形成一套流程化的解决方案。4.1配件采购配件采购功能包括采购订货，到采购入库，再到采购退货、货商结算。4.1.1采购订货通过库存及实际采购计划生成采购订单，便于采购员根据采购单向供应商确认采购明细，单击配件采购->采购订货菜单，如下图：u 常用字段说明（编辑框操作说明请参见编辑框）n 进货订单号：系统将自动生成新的进货单号（单号根据当前模块的首字母+两位数

6、年份+月份+日期+系统操作账号+流水号），每添加一张的单据时系统自动1；n 供应商：表示采购配件的来源；n 采购仓库：表示采购配件所放入的仓库；n 交货日期：表示预计交货期限；n 总金额：表示进货的总金额；u 业务流程说明n 点击【新单】，即可新开单据；n 点击【新明细】，可对当前单据添加采购配件信息；n 点击【删除单】，可对当前单据进行删除；n 对单据明细中不需要的配件可选择当前行，再点击【删除行】进行删除操作。确认资料输入正确后，单击【保存】按钮存盘；单击【关闭】关闭当前窗口。4.1.2采购入库在该窗口中录入所采购货物的所在仓库，信息等，以便于以后可以更快捷的找到货物，为以后清理库存做准备

7、。采购入库单支持从采购订单中导入订单明细，便于方便快捷录入入库明细。u 常用字段说明（编辑框操作说明请参见编辑框）n 入库单号：系统将自动生成新的进货单号（单号根据当前模块的首字母+两位数年份+月份+日期+系统操作账号+流水号），每添加一张的单据时系统自动1；n 供应商：表示采购配件的来源；n 仓库：表示采购配件所放入的仓库；n 录入配件在仓库的信息：配件编码、名称、车型、数量、单位、单价、零售价、批发价、金额和仓位（以便于清理货物和找到货物）。u 业务流程说明n 点击【新单】，即可新开单据；n 点击【新明细】，可对当前单据添加采购配件信息；n 点击【删除单】，可对当前单据进行删除；n 对单据

8、明细中不需要的配件可选择当前行，再点击【删除行】进行删除操作。 确认资料输入正确后，单击【保存】按钮存盘；单击【关闭】关闭当前窗口。4.1.3采购退货在货物出现问题或者仓库出现库存太多等情况需要退货时，我们可以使用采购退货功能对退换的货物进行统计，主要填写好进货订单号、供应商、发票号码、退货仓库、录入退货明细，确认无误之后点击【保存】，就成功完成退货单。u 常用字段说明（编辑框操作说明请参见编辑框）n 退货单号：系统将自动生成新的单号（单号根据当前模块的首字母+两位数年份+月份+日期+系统操作账号+流水号），当日每添加一张的单据时系统自动1；n 供应商：表示配件退货的商家；n 仓库：表示所退配

9、件所放的仓库；n 入库单号：可选项，通过入库单号选择已入库的单据明细；u 业务流程说明n 点击【新单】，即可新开单据；n 点击【新明细】，可对当前单据添加采购配件信息；n 点击【删除单】，可对当前单据进行删除；n 对单据明细中不需要的配件可选择当前行，再点击【删除行】进行删除操作。4.1.4货商结算货商结算主要是对采购配件供应商货款统计结算。u 常用字段说明（编辑框操作说明请参见编辑框）n 单据号：系统将自动生成新的单号（单号根据当前模块的首字母+两位数年份+月份+日期+系统操作账号+流水号），每添加一张的单据时系统自动1；n 供应商编号：表示供应商编号；n 付款方式：表示结算时所用于支付的银

10、行；u 业务流程说明n 点击【新单】，即可新开单据；n 点击【删除单】，可对当前单据进行删除； 确认资料输入正确后，单击【保存】按钮存盘；单击【关闭】关闭当前窗口。4.2配件销售配件销售功能包括销售订货，到销售出库，再到销售退货、客户结算。4.2.1销售订货在客户需要订购售商品时，我们所需要填写的销售订单，内容如下：u 常用字段说明（编辑框操作说明请参见编辑框）n 订单号：系统将自动生成新的单号（单号根据当前模块的首字母+两位数年份+月份+日期+系统操作账号+流水号），每添加一张的单据时系统自动1；n 客户名称、编码：通过客户档案表选择销售客户，新客户则需要先录入客户信息再选择；n 发票号码：

11、表示订单的发票号码；n 交货日期：表示订单交货的实际日期；n 总金额：表示该订单的总金额；u 业务流程说明n 点击【新单】，即可新开单据；点击客户编号即可选择销售客户名称；n 点击【新明细】，可对当前单据添加采购配件信息；n 点击【删除单】，可对当前单据进行删除；n 对单据明细中不需要的配件可选择当前行，再点击【删除行】进行删除操作。 确认资料输入正确后，单击【保存】按钮存盘；单击【关闭】关闭当前窗口。4.2.2销售出库当客户直接购买配件或者已定销售单出库时，通过填写销售出库单据，完成配件的销售出库，销售出库单未审核之前可继续编辑，审核后库存出库减少，单据不能再编辑。可通过反审核重新处理；u

12、常用字段说明（编辑框操作说明请参见编辑框）n 出库单号：系统将自动生成新的单号（单号根据当前模块的首字母+两位数年份+月份+日期+系统操作账号+流水号），每添加一张的单据时系统自动1；n 开单日期：表示销售订单的实际日期，编辑框显示的是当前的系统日期；n 客户编号：表示该销售客户编号，通过选择导入客户信息；n 订单号：表示销售订单号，可直接导入；n 总金额：表示该订单的总金额；u 业务流程说明n 点击【新单】，即可新开单据；n 点击【新明细】，可对当前单据添加采购配件信息；n 点击【删除单】，可对当前单据进行删除；n 对单据明细中不需要的配件可选择当前行，再点击【删除行】进行删除操作。 确认资

13、料输入正确后，单击【保存】按钮存盘；单击【关闭】关闭当前窗口。4.2.3销售退货客户购买配件后，如需退货需填写销售退货单，如图所示：u 常用字段说明（编辑框操作说明请参见编辑框）n 单号：系统将自动生成新的单号（单号根据当前模块的首字母+两位数年份+月份+日期+系统操作账号+流水号），每添加一张的单据时系统自动1；n 客户名称：表示此退货订单客户名称；n 客户编号：表示该销售客户编号，做导入操作；n 总金额：表示该订单的总金额；n 退货单信息：配件编码、名称、规格、仓库、数量、金额等。u 业务流程说明n 点击【新单】，即可新开单据；n 点击【新明细】，可对当前单据添加采购配件信息；n 点击【删

14、除单】，可对当前单据进行删除；n 对单据明细中不需要的配件可选择当前行，再点击【删除行】进行删除操作。 确认资料输入正确后，单击【保存】按钮存盘；单击【关闭】关闭当前窗口。4.2.4 客户结算单当维修车完成维修，审核出厂时，需要通过客户结算单进行费用结算。客户结账时，需填客户结算单。u 常用字段说明（编辑框操作说明请参见编辑框）n 单据号：系统将自动生成新的单号（单号根据当前模块的首字母+两位数年份+月份+日期+系统操作账号+流水号），每添加一张的单据时系统自动1；n 客户编号：点击选择客户编号，即可带出客户信息；n 客户地址：选择后自动带出客户地址；n 付款方式：表示非现金付款时所用银行卡；

15、n 收款金额：表示该订单最终结算的总金额，会从该客户订单导入；u 业务流程说明n 点击【新单】，即可新开单据；n 点击【删单】，可对当前单据进行删除； 确认资料输入正确后，单击【保存】按钮存盘；单击【关闭】关闭当前窗口。4.3 配件库存配件库存功能包括库存调拨、库存调拨报表、库存损益、库存损益报表、货品进销明细账、申请盘点批号、开始盘点配件、盘点差异处理、盘点结束、工具领用、工具退料、经理查询、工具领用报表、盘点综合报表等。（影响库存流程图）4.3.1 库存调拨单击配件库存->库存调拨菜单，如下图：u 常用字段说明（编辑框操作说明请参见编辑框）n 调拨单号：系统将自动生成新的单号（单号根

16、据当前模块的首字母+两位数年份+月份+日期+系统操作账号+流水号），每添加一张的单据时系统自动1；n 调出仓库：表示配件从哪个仓库调出；n 调入仓库：表示配件调入到哪个仓库；n 调拨金额：表示所调拨配件的总金额；u 确认资料输入正确后，单击保存存盘入账；单击取消(Esc)按钮放弃存盘并关闭当前窗口。注：库存调拨审核后库存发生变化，例：A厂库调入B厂库，审核后，A厂库库存减少，B厂库增加。4.3.2库存损益单击配件库存->库存损益菜单，如下图：注：库存损益审核后库存发生变化。4.3.3申请盘点批号选择盘点范围和盘点仓库，如图：4.3.4开始盘点配件4.3.5盘点差异处理此步骤为盘点差异处理

17、。注:库存盘点里，盘点差异处理后，仓库库存发生变化4.3.6盘点结束此步骤为盘点结束确认。注：必须执行盘点结束操作，否则不能进行下一个厂库的盘点。4.3.7库存调拨报表单击配件库存=>库存调拨表菜单，可以查看库存调拨情况及调拨的信息。4.3.8库存损益表用于查询库存盘点后的损益情况。4.3.9货品进销明细账在货品进销明细账里，客户可以选择相应的时间和供应商，点击【查询】，并可以查看所选时间及供应商提供的货物明细，进货价格，销售价格，退货价格及调拨数等明细账。4.3.10 工具领用u 常用字段说明（编辑框操作说明请参见编辑框）n 领用单号：系统将自动生成新的单号（单号根据当前模块的首字母+

18、两位数年份+月份+日期+系统操作账号+流水号），每添加一张的单据时系统自动1；n 车间编号：表示维修车间编号，可在基本档案里设置；n 车间名称：表示维修组的车间类别名称；n 领用人：表示领用工具的维修人员名称；n 领用类型：表示此维修领用类型；n 仓库：表示领用工具的出处；n 总金额：表示领用工具的总金额；u 业务流程说明点击【新单】，即可新开单据；点击【新明细】，可对当前单据添加采购配件信息；点击【删除单】，可对当前单据进行删除；对单据明细中不需要的配件可选择当前行，再点击【删除行】进行删除操作。 确认资料输入正确后，单击【保存】按钮存盘；单击【关闭】关闭当前窗口。4.3.11 工具退料u

19、常用字段说明（编辑框操作说明请参见编辑框）n 退料单号：系统将自动生成新的单号（单号根据当前模块的首字母+两位数年份+月份+日期+系统操作账号+流水号），每添加一张的单据时系统自动1；n 车间名称：表示维修组的车间类别名称；n 领用单号：表示领用工具时的单号，直接做导入操作；n 领用类型：表示此维修领用类型；n 仓库：表示工具退回到那个仓库；n 总金额：表示领用工具的总金额；u 业务流程说明点击【新单】，即可新开单据；点击【新明细】，可对当前单据添加采购配件信息；点击【删除单】，可对当前单据进行删除；对单据明细中不需要的配件可选择当前行，再点击【删除行】进行删除操作。 确认资料输入正确后，单击

20、【保存】按钮存盘；单击【关闭】关闭当前窗口。第五章 客户关系客户关系：提供客户关系管理及维护，帮助销售人员维护新老客户数据，形成长期永久的客户数据库。通过客户关系管理提高售后服务质量、提升客户关系，增加过程追售。此模块主要是维修档案管理，以及客户投诉管理、修车后三天跟踪、客户关怀管理。该模块主要功能如下图所示：5.1维修档案管理该模块主要用于维修客户档案管理，可查询客户维修历史。该模块支持通过车牌、车主查询，也可点击【检索】按钮，调取已有客户资料，再进行明细查询。5.2客户投诉管理该模块主要用于客户投诉管理，主要包括：客户投诉接待、客户投诉处理及分析。5.2.1客户投诉接待主要用于客户投诉接待

21、时填写表单。填写投诉信息、状态，再通过维修单号导入维修信息，即可保存、审核。如需将当前单据信息删除，可点击【删除】，如需增加新单，可点击【新单】。5.2.2客户投诉处理及分析主要用于客户投诉信息查询及处理。通过日期、接待人员或投诉人可查询客户投诉处理明细。勾选【审核】选项，点击【处理投诉】对当前客户投诉进项处理，如下图所示：5.3修车后三天跟踪该模块主要用于客户修车后三天跟踪，主要包括：修后跟踪任务分配、跟踪信息录入、跟踪录入查询。5.3.1修后跟踪任务分配主要用于跟踪任务的分配。根据【车牌号】或【车主】查询修后车辆信息，勾选对应的维修信息后，再选择跟踪员，最后确认保存即可。5.3.2跟踪信息

22、录入主要用于跟踪信息录入，通过【车牌】或【跟踪员】查询跟踪信息。选中跟踪信息，再点击【跟踪信息导入】即可填写售后跟踪记录表，也可查询此客户维修历史记录。（1） 保险到期提醒主要用于通过车牌、车型来查询保险明细：保险种类、起止日期、车主联系方式等。（2） 验车到期提醒主要用于通过车牌、车型来查询行驶证明细、车主信息等。（3） 驾照到期提醒主要用于通过车牌、车型来查询驾照到期时间、车主信息等。（4） 客户流失报警主要用于通过次数、天数来查询流失客户的信息。（5） 客户消费排行主要用于通过次数、天数来查询流失客户的信息。（6） 查询待预约客户主要用于通过预约时间、单号、车牌来查询客户的信息。5.3.

23、3跟踪录入查询客户售后跟踪汇总表主要用于查询客户售后跟踪记录，包括跟踪日期、跟踪人、车主信息及售后情况等。可通过跟踪员、车牌及跟踪日期进行查询。5.4客户关怀管理该模块主要用于客户关怀管理，主要包括：车主生日提醒、定期保养提醒。5.4.1车主生日提醒主要用于客户生日查询，可通过日期、车牌、车型来查询。u 生日日期类型为：月份+日期，例如：1202为：12月2日5.4.2定期保养提醒主要用于客户定期保养提醒查询，可通过日期、车牌、车型来查询。第六章 财务管理财务管理主要从三方面管理汽车修理厂账务：客户往来账、供应商往来账、财务日常记录。做到对公司所有应收和应付的账目进行统计查询。该模块主要功能如

24、下：6.1客户往来账客户往来账包括客户预收款、客户费用、客户结算。根据选择审核日期及客户名称，对相关数据的统计和分析。可以对数据进行排序，统计。可选择汇总内容（如实收款明细、应收账款明细、预付账款明细），进行查询。6.1.1客户预收款用于客户预收款登记。根据【客户编号】导入客户信息，在下面费用金额下输入预付金额，回车即可保存、审核。如需将当前单据信息删除，可点击【删单】，如需增加新单，可点击【新单】。保存后会出现下图所示提示框。注：客户预付款审核后，客户结算里会出现相应的单据，反审核后，反之。6.1.2客户费用客户消费费用单据。根据【客户编号】导入客户信息，在下面费用金额下输入费用金额，回车即

25、可保存、审核。如需将当前单据信息删除，可点击【删单】，如需增加新单，可点击【新单】。注：客户费用里录入客户应收或应付款，审核后，客户结算里会出现相应费用单据，反审核，反之。6.1.3客户结算用于客户付款时结算单据。根据【客户编号】导入客户信息，填写【付款方式】等，确认单据明细后即可保存、审核。如需将当前单据信息删除，可点击【删单】，如需增加新单，可点击【新单】。注：汽修里结算出厂审核后客户结算里会出现相应的客户应付单据；配件里配件销售审核后，同上。6.2供应商往来账客户供应商往来账包括供应商预付款、供应商费用、供应商结算。在供应商往来账，客户可以选择相应的时间和供应商，点击【查询】，并可以查看

26、所选时间及供应商提供的货物明细，实付账款明细、应付账款明细，预付账款明细等。6.2.1供应商预付款主要用于提前给供应商支付的货款记录。根据【供应商编号】导入供应商信息，在下面费用金额下输入预付金额，回车即可保存、审核。如需将当前单据信息删除，可点击【删单】，如需增加新单，可点击【新单】。注：供应商预付款审核后，供应商结算里会出现相应的单据，反审核后，反之。6.2.2供应商费用主要用于给供应商应收应付的货款记录。根据【供应商编号】导入供应商信息，在下面费用金额下输入费用金额，回车即可保存、审核。如需将当前单据信息删除，可点击【删单】，如需增加新单，可点击【新单】。注：供应商费用里录入客户应收或应

27、付款，审核后，供应商结算里会出现相应费用单据，反审核，反之。6.2.3供货商结算用于给供应商结算的货款单据。根据【供应商编号】导入供应商信息，填写【付款方式】等，确认单据明细后即可保存、审核。如需将当前单据信息删除，可点击【删单】，如需增加新单，可点击【新单】。注：配件里采购入库审核后供应商结算里会出现相应的供应商应付单据，反审核后，反之。6.3财务日记账主要用于财务日记账查询。通过选取日期，可查询日记账汇总表及日记账明细表。6.3.1凭证录入主要用于财务日记账查询。通过选取日期，可查询日记账汇总表及日记账明细表。如需将当前单据信息删除，可点击【删单】，如需增加新单，可点击【新单】。如需增加新

28、明细行，可点击【新明细】。6.3.2凭证报表统计主要用于凭证报表的统计。通过日期、单号、会计科目可查询凭证报表统计。6.4应付明细账主要用于应付明细账的统计。通过日期、供应商编号、供应商名称可查询。6.5应收明细账主要用于应收明细账集反入账操作记录的统计。通过日期、车牌、客户名称可查询。注：反入账功能仅允许在结算单操作，如需删除其他明细，请直接点击【删除】。在反入账操作后，也可在结算界面重新入账。第七章 报表分析报表分析功能主要用于报表统计，包括：采购订单状态监控、销售订单监控、车牌统计、新增客户统计、维护月报表、车主档案表、结算状态报表、丢失客户统计。采用图形分析和ABC分析使报表清晰明朗，

29、一目了然。系统管理包含主要功能如下：7.1采购订单状态监控主要用于采购订单状态、到期订单的统计。通过日期、订单号、供应商可查询。7.2销售订单监控主要用于采购订单状态、到期订单的统计。通过日期、订单编号、客户名称可查询。7.3车牌统计将送来维修的车辆车牌号个数、资料进行统计。7.4新增客户统计在此可以统计截至时间内新增客户及流失客户的信息。7.5维护月报表可以分类别（保养、大修、二保、中修）查询整月的报表。查询完成后，可以单击【打印单据】按钮进行打印；单击【关闭】按钮放弃存盘并关闭当前窗口。可单击【另存为】按钮，将统计报表储存在本地任意制定文件。7.6车主档案表在此可以查询送修车辆车主的信息，

30、送修原因等。7.7结算状态报表主要用于统计和查看车辆维修的结算状态。7.8丢失客户统计可以查询以前来过的客户，多长时间没来了，帮助企业更好的管理客户，跟踪客户。第八章 系统设置此模块主要是用于软件开发商相关信息与使用帮助相关信息：8.1操作员管理在此可以任意增加、修改、删除管理员用户名称、密码和编号。8.2操作权限设置系统使用操作人员的使用权限可以在此设置。选中左边操作员名称以后，在右边的功能框中选择要给与的权限，在小方框中打钩即可。完成后保存操作。8.3公司信息设置将汽修厂的信息填写在以下窗口中，以便软件报表使用时调用。8.4 数据库恢复将备份的数据恢复、还原。8.5备份数据库把数据库备份在

31、计算机里面，避免丢失重要文件。8.6 数据导出将系统数据导出到本地文件。8.7数据导入系统支持数据导入功能，如需开通，请联系智百盛软件技术人员。8.8短信账号设置用于短信群发的账号设置。8.9修改密码操作员进行密码的修改，首先输入久密码，在输入新密码，确认新密码，点击【确定】。8.10清空数据操作员进行数据的清空。特别注意的是：系统清零是一个无法恢复的操作，清闲进行系统备份操作。8.11信息提醒用于业务到期提醒的查询。每次打开系统时会出现信息提醒界面，做到实时提醒，解决了业务办理不及时，到期数据查询繁琐痛点，通过信息提醒功能及时告知继续代办业务以及过期未办业务。同时还能一键短信发送提醒内容，省

32、时省钱又省力。8.12系统提醒设置用于业务到期提醒，提前天数设置。可以设定操作员允许使用的功能和查阅的信息。例如：操作人员只允许使用销售单及查询相关的报表，但不能使用与入库有关的单据和查询功能；系统提供多达100多个设置项目，可灵活的设定不同操作人员的使用权限，最大限度地防止了非法操作与数据泄密等安全问题；操作步骤：选择操作员单击鼠标设置各个权限项目（打钩表示允许、空白表示禁止）；设定完成后，单击保存(S)按钮存盘；单击返回(Esc)按钮放弃存盘并关闭当前窗口。第九章 基本档案此模块主要用于系统基础数据的设置：该模块主要包含功能如下：9.1仓库信息设置用于仓库是否停用的设置。9.2供应商基本资料用于供应商基本资料的设置（增加、删除）。9.3维修客户基本资料用于维修客户基本资料的增加、修改、删除。可按区域查询。9.4配件大类设置用于配件分类的设置。如需增加信息，请先选中所属分类，点击【增加分类】即可出现“配件大类添加”表格；如需删除信息，点击【删除分类】即可；如需修改，选中分类在右侧输入框修改即可。9.5配件信息设置用于配件信息的设置。如需增加信息，请先选中所属分类，点击【增加信息】即可出现“配件基本资料添加”表格，如需修改或删除信息，操作同上。9.6维修性质设置用于维修性