公司文件管理办法

1、内部资料注意保存乌海宝化万辰煤化工有限责任公司管理文件 文件编号：bhwc00g01 第2版 签发：范华兵文件管理办法修改履历版本号实施日期修改内容修改人修改部门012013.11.132.1各类分公司改为乌海宝化万辰煤化工有限责任公司。表格编号:bhwc00g01-04a增加一列修订后条款徐阳综合管理部 1总则1.1目的为规范乌海宝化万辰煤化工有限责任公司以下简称：公司）有关文件的制订、会签、审批、发放、评审、修订、作废等管理要求，明确管理业务流程及职责分工，提高有关文件处理工作的质量和效率，特制定本办法。1.2适用范围本管理办法适用于公司各部门。1.3定义本管理办法所指的文件包括管理文件、

2、外来文件（上级文件）和会议纪要。管理文件、会议纪要属于公司公文，管理文件和会议纪要根据业务分工实行分层管理。1.4引用文件上海宝钢化工有限公司管理文件控制程序bgsh-z-0401。2管理职责2.1综合管理部是乌海宝化万辰煤化工有限责任公司级文件的管理部门。负责行政公文、分公司级管理文件和外来文件的登记、呈批、印制、发放、转办、归档和作废，指导、督促有关部门做好文件管理工作。负责组织管理文件的评审、发布、更新各类电子文件。协调解决各专业管理部门在制订、修订文件和收集外来文件过程中所发生的各类问题。2.2各职能部门按照专业分工原则，公司管理文件、会议纪要由各专业职能部门负责制（修）订、会签、上报

3、、确定发放范围（局部性文件发放）和评审、作废。负责部门管理文件、会议纪要的修订、会签、发放。3业务流程序号流程描述重要输出3.1拟稿3.2书面流程：各部门按本办法要求的基本格式拟订管理文件草案和会议纪要，并经本部门领导确认3.3会签（仅限管理文件）、审签、校对。3.3.1起草部门统一使用公司拟稿纸（表格编号：bhwc00g0101a），将经本部门领导确认的管理文件草案送相关会签部门。会签部门提出会签意见，并经部门领导确认后返回起草部门。乌海宝化万辰煤化工有限责任公司拟稿纸表格编号：bhwc00g0101a3.3.2起草部门汇总、处理各会签单位提出的意见，并对管理文件草案进行修改（部门领导标明已

4、经协商修改字样，并签字确认）。3.3.3起草部门将上述稿件交综合管理部。综合管理部报送分管领导审批签发。3.3.4综合管理部打印完毕后，由起草部门（起草人）进行校对，校对完成后由综合管理部装订成册（存档用）。3.4发放3.4.1管理文件和会议纪要经领导审签后，需要作进一步修改或暂缓发放的，由综合管理部退回起草部门，下一次上报流程同上。3.4.2管理文件和会议纪要经领导审签同意的，由综合管理部及时通过书面和电子文档下发给各有关部门,原件及发放记录由综合管理部归档。非全公司性文件发放及原件和发放记录由起草部门归档。3.4.3各部门必须明确管理责任人，确定管理文件和会议纪要的发放范围（会议纪要一般发

5、放到参会部门），在管理文件和会议纪要实施之日前完成接收和发放工作，确保上述文件得到有效执行。3.4.4综合管理部及时在书面和电子文档上更新公司管理文件。3.5执行3.6管理文件和会议纪要下发后，公司各部门按照规定履行职责，确保各项业务高效运作。3.7评审3.7.1管理文件的评审和更改由原编制部门负责进行，管理文件评审填写现行文件评审结果反馈表（表格编号：bhwc00g01-03a)），管理文件至少每三年评审一次，必要时可随时进行。根据评审结果，文件内容继续适用的，由综合管理部在文件清单中以发布日期（评审年月）予以表示。乌海宝化万辰煤化工有限责任公司文件评审反馈表格编号：bhwc00g0103a

6、3.8作废3.8.1改版文件下发并正式实施生效后，前版文件失效。3.8.2几个文件合成一个文件或一个文件分成几个文件，合、分之前的相关文件应同时作废，并在合、分之后的文件中明确作废文件的名称和编号（表格编号：bhwc00g01-05a）。乌海宝化万辰煤化工有限责任公司作废申请表bhwc00g0105a3.8.3除上述两种情况外，经评审的管理文件不再具有存在价值的，该文件必须作废。3.8.4作废的管理文件由职能部门将文件作废申请表（表格编号：bhwc00g01-04a），报送综合管理部由公司分管领导审批，对不能作废的管理文件，由综合管理部退回提交部门；确认作废的，由综合管理部履行作废手续，并调整

7、管理文件清单。乌海宝化万辰煤化工有限责任公司文件修订记录表bhwc00g0104a3.9修订3.9.1根据对管理文件的评审结果，需要对管理文件进行修订的，由文件起草部门负责，并在公司拟稿纸上说明修订的条款、修订类型及修订原因等，做好修订记录（表格编号：bhwc00g0101a），必要时需提供修改所依据的各类有关资料。3.9.2因在处理过程中出现错误（如页码颠倒、漏页、漏字等）和多字、错别字等需要进行修改的，不属于改版范围，由综合管理部予以更正。3.9.3修订文件的审核、批准、发放等程序，同前述有关条款。4销毁公司各部门必须及时从所有发放和使用场所撤销及回收失效版本及作废的程序文件、管理文件和会

8、议纪要，并做好记录，对因积累知识等为目的而保留的失效版本及作废的文件应在首页上作“保留”字样，其他不需保留的文件由各部门自行销毁。 5文件的管理5.1综合管理部负责每年至少发布一次有效的现行乌海宝化万辰煤化工有限责任公司管理文件清单（表格编号：bhwc00g01-02a）。5.2各部门内部应建立有效的文件清单（内容同上），确保各相关场所使用的文件均为有效版本，并使文件保持清晰可辨，易于识别。5.3各部门须严格控制纸质文件的发放（以电子文件同时为准），复印件下发必须受控；各部门文件的收发应建立详细的记录台帐，发放记录由各管理责任人存档备查。6文件的内容及基本格式6.1管理文件一般应包括以下内容：

9、6.1.1第一部分为总则，包括制订文件的目的、适用范围、定义、引用文件等的内容。6.1.2第二部分为管理职责，明确各部门所承担的任务和职责分工。6.1.3第三部分为业务流程，除文字描述外，必要时应绘制相应的流程图作为附件。6.1.4其余部分为其他需要描述和规定的内容。6.2管理文件的基本格式6.2.1管理文件的内容编号，第一层次标题为“1”，第二层次标题为“1.1、1.2”，第三层次标题为“1.1.1、1.1.2”依此类推。6.2.2管理文件的第一页上必须标注发布和实施日期、文件编号、版本号和签发人；最后一页上必须标注拟稿、审核者和日期，每一页上必须标注页数和页码。6.2.3管理文件的字体格式

10、为乌海宝化万辰煤化工有限责任公司管理文件 黑体一号字内部资料，注意保存 仿宋_gb 四号字文件编号 版本号 签发 仿宋_gb四号字文件标题 黑体三号字正文 仿宋_gb 四号字发布日期 实施日期 仿宋_gb 小四号字共 页 第 页（右下角） 仿宋_gb 小四号字纸张a4（210 297mm）页面设置页边距 上下2.6 左2.8 右2.6 页脚2.2行距：固定值 设置值：29磅7 文件编制规定7.1各部门组织代码、管理文件编号规则7.1.1文件专业属性、职能部门管理文件按部门专业分为综合管理类、生产和设备类等六大类。代码专业属性职能部门00综合管理类综合管理部01设备管理类设备管理部02生产技术类

11、生产技术部03财务管理类财务管理部04安全环保类安全环保部05经营类 经营部7.1.2管理文件编号规则（代表公司代码bhwc）（代表文件专业属性）g（g代表专业管理文件）（专业管理文件流水号）7.2管理文件版本号代码用阿拉伯数字表示，其中，首次颁布时，版本号代码为第1版；第一次修改时，版本号为第2版；第二次修改时，版本号为第3版，以下依此类推。7.3管理文件作废后，所用的文件编号原则上不再使用。几个文件合成一个文件或一个文件分成几个文件，合、分之前的相关文件应同时作废，并在合、分之后的文件中明确作废文件的名称和编号。7.4管理文件的编号由各部门负责编制，报综合管理部。7.5公司级会议纪要的期号

12、由综合管理部按当年会议纪要的流水号编制，部门会议纪要由各部门负责编号。7.6管理文件中有关记录格式编号，用“文件编号顺序号（用数字0199表示，根据记录格式在第1版文件中的出现顺序编号）修改号”（用英文26个字母表示，初版用“a”表示，第一次修改用“b”表示，以下依此类推）。因文件内容修改需要删除记录格式的，原有记录格式所用的编号原则上不再使用；因文件内容修改需要新增记录格式的，所用的编号在原有最后一个记录格式编号后按出现顺序编号，因文件内容修改，记录格式在文中出现顺序调整的，沿用原编号。8其他所有管理文件由起草部门负责解释。 拟稿：张 茜 日期：2013年11月11日 审核：范华兵 日期：2

13、013年12月6日 内部资料 注意保存 附件1 乌海宝化万辰煤化工有限责任公司管理文件文件编号：bhwcg 第版 签发:管理文件名称 年月日发布 年月日实施共页第页 表格编号: bhwc00g01-01a 乌海宝化万辰煤化工有限责任公司拟 稿 纸 年 月 日标 题文 号印发份数主 送内部分发抄 报抄 送拟稿人部门审核会签部门分管领导签发表格编号: bhwc00g01-02a乌海宝化万辰煤化工有限责任公司管理文件清单序号文件名称文件编号版本号发布日期备注表格编号:bhwc00g01-03a文件评审结果反馈表评审部门：序号文件编号文件名称实施日期文件评审日期（年/月）文件评审结果联系人： 电话： 主管领导审核： 年 月 日填写说明：1、“文件评审结果”一栏填写“继续适用”、“修订”、“作废”。表格编号:bhwc00g01-04a乌海宝化万辰煤化工有限责任公司文件修订记录文件名称文件编号：