外贸业务管理系统操作手册资料

1、 腾龙外贸业务管理系统 简易操作手册 2012年6月 腾龙科技 腾龙外贸业务管理系统 简易操作手册 本系统适用于进出口代理外贸企业 , 集外贸单证管理、核销单领用分发回收管理、认汇 与核销、出口合同签订、增值税开票通知、外贸业务结算、税票录入与稽核、申报退税与未 退税信息查询、银行贷款管理、出纳票据打印于一身的强大外贸业务管理系统。SQL网络版 设计开发， 不仅可以在局域网内共享， 还可通过宽带网实现不同区域的广域网连接共享、 可 同时供外贸公司不同用户角色同时操作。 设计理念：通过外贸业务单据录入后，可实时动态查询收结汇情况、出口情况统计表、 预付账款、应收外汇账款、应付账款、银行存款、银行

2、贷款等汇总表及相关明细账等，及时 掌握外贸公司整体运作情况；关单、 收汇、 付款、发票录入后自动汇总生成财务部门的会计 凭单， 便于财务部门一目了然地进行会计分录的制单、入账； 月末调汇一键生成， 快速生成 资金动态报表。 功能流程图如下： 一、系统安装和配置（仅指网络版，单机版直接安装即可） 1.在 Windows的桌面上双击“业务系统”图标，弹出如如 （图1）。 （图1） 2 服务器端版本安装： 提示：在安装本服务器端版本时， 作为服务器的电脑上必须装上“SQL2OO0并打上“SP4 补丁”。 A.服务器端版本安装后， 须进行数据库的附加，单击右上角的“附加数据库”,出现（图 2），单击

3、土，待提示，连接成功后，单击，如果成功附加数据，会提示“附 加数据库成功！ ” 陝细客称127.0, 0. 1 畀慣条蛻褻据庄 2. 打开DBF文件：单击“打开DBF文件”按钮，弹出下图，选择并打开国家税务总 局发布并解压的商品库“ cmcode.DBF”文件。（至2011年止商品库品种多达 70,978条，完 整读入需要几拾秒，耐心等待商品库的完整读入），等完整读入后，进入第三步操作； 3 商品库列设置： 在商品导入商品顶部，如下图，设置显示在该窗口中的商品库信息 对应所在列英文列名后，设置现行编码筛选，筛选出需要导入的商品信息后（如要导入所有 显示的商品库信息，不必进行现行编码筛选），按“

4、保存”，即出现在导入的进度条，待出 现“完成导入商品编码！ ”即表示导入成功！ （五）、用户管理 主要包括组别、组所属用户、权限及密码修改。操作简单，不再详述。 （六）、表头设置 功能及注意事项： 相关表头只能进行字体、字号、行宽、列宽的设置，不能增删除行 及列，否则引起取数行列号错位。 （七）、服务器时间同步 功能： 使用工作台的计算机自动与服务器时间同步。 （八）、皮肤选择 系统内置 7 种皮肤，每个用户可根据个人爱好，选择自己喜好的界面皮肤，网络版用 户间的皮肤选择互不影响。 三、出口单证 本模块主要功能包括：核销单领用、分发、回收管理及跟踪；报关单录入；购货合同 签订；购货发票的录入、

5、稽核、退税申报、收回退税管理及退税信息查询；认汇与核销、核 销变动及核销冲转；代垫、预付款、货款结算的支付申报及查询。 认汇与核销： 认汇是在收汇后才能进行的外汇来源与去向认领， 核销是在认汇后， 自 动与关单进行核销，因此，本部分的操作流程在后面另述。 一）、核销单管理 1领取 核销员 2内部分发与接单： 3内部回收： 4外部分发（或作废） 单证员 5外部回收： 6 使用情况跟踪: （二）、报关单 1 .新增：单击 出口单证-报关单t新增,进入新增报关单录入窗口，据实录入关单 信息，关单的详情部分不必录入，由系统自动计算生成。 操作提示： 1.1必须录入的项目有：客户、海关编号（即关单号，1

6、8位）、批准文号（即核销单 号，取消核销单领用后，由系统自动生成）、商品编码、数量、单位、总价、币制（特别重 1.2 同一份关单录入的币制必须一致 1.3 1.4 1.5 样品单不进入核销，如为样品单，须在样品选择框内打勾； 快速录入：出口口岸、运抵国、境内货源地只需要录入编码; 关单核销顺序如需修改，应以8位数时间格式录入，如: 1.6单击工具条可查询到该单的 核销情况、会计分录、毛利率、折算率、记账汇率、退税额、折算价及应付余款; 单击工具条，又返回到关单信息录入窗 口； 1.7录入完整的关单保存并经审核后，才能进入购货合同的签订环节。 2 .查询：单击 出口单证+报关单t查 |,进入报关

7、单筛选查询窗口。 操作提示：在筛选窗口根据需要选择或录入相关项目，单击确定即显示筛选的内容， 筛选的内容可进行修改、删除、查询关单详情并可自动生成会计凭单。 （三）、购货合同 1.合同签订与查询: 查询窗口。 单击 出口单证-购货合同t 令同签订与查询 进入合同签订与 操作提示: 1.1合同签订： 选中要签订的行后，单击工具条的“签订”钮，进入合同签订录入窗 口，如图: 左边显示关单信息，右边为合同签订录入部分，一般情况下只需要录入销货商、制定 日期、签约日期、签约地点、结算价、金额、交货地点均可，合同条款根据系统设置的合同 条件自动生成，如需要修改，可单击查看合同条款”钮进行修改或补充，录入

8、完整后单击 “保存”即完成该单的合同签订。 1.2合同拆分：关单金额比较大，即 1.1签订的为总合同，个别情况需要将总合同拆 分几个分合同时， 单上图的 分合同钮，即进入分合同签订录入窗口。如图: 如上图表示将总合同拆分为两个分合同，总合同与分合同在合同清单查询中显示方式见 不存在分合同的合同行可直接进行编辑或删除，存在分合同时，必须进入分合同才能编 辑或删除。 1.3录入完整的合同保存并经审核后，才能进入购货发票的录入环节。 （三）、购货发票 1 购货发票录入、查询：单击 出口单证十购货发票t录入询|,进入购货发票录 入、查询窗口。 操作提示： 1.1税票录入：存在总合同时，须以分合同行进行

9、税票录入；选中要录入税票的行后， 单击工具条的“录入”钮，进入税票录入窗口，如图： A. 基本信息：左边显示关单、合同信息，右边为税票信息录入部分，一般情况下只需 要录入销货商纳税人识别号、录入日期、发票号、开票日期、数量、金额均可； B. 其他信息：退税金额、会计分录系统自动生成，如需要修改，可单击工具条的“退 税情况”钮进行修改或补充，如下图： C. 保存税票：单击“保存”即弹出税票录入提示小窗口。如该合同的所有税票全部录 入时，单击“录入完毕”，如该合同分成多张税票时，单击“继续录入”，即进入该合同的 新的一张税票录入状态。 1.2 税票查询： 录入的税票，查询窗口中显示如下图： 上图第

10、 1 列总合同价 697,836.57 元拆分为 445,536.57 元和 252,300.00 元两个分合同 价，其中第 1 个分合同价仅存在一张税票号 12345671，税票价税合计 445,536.57 元；第 2 个分合同存在 3 张税票号 12345672、 12345673 及 12345674，价税合计分别为 80,000.00 元 ,70,000.00 元和 102,300.00 元。 1.2 税票稽核： 税票稽核有两种方式： A.人工审核：由审核人对录入的税票一张一张的进行核对，再点税票录入窗口的“审核” 钮进行审核； B.自动审核：导入税务局发送的税票认证文件，进行批量自

11、动进行审核。 1.3退税申报：只能通过审核的税票才能进行退税申报。 出口单证- 1货发票7申 时 艮退税 申报退税时，单击 ，进入申报退税窗口，选中左上 角的 ，并组合筛选条件，单击筛选按钮, 即筛选出要进行申报退税的记录（根据组合条件的不同筛选出来的记录可能多于要申报退税 的记录，只要在表中的后两列留空就不会保存到操作的批次），如下图： 退税申批时，仅需要输入或通过右上角的批录入填列所属期、批次两列即可，如需要对 行进行排序，可在表中第 2列排列次序输入整数值，单击左上角工具栏的“保存”，提示 保存成功，完成申报退税。 1.4收回退税：只有申请退税后才能进行收回退税登记。 出口单证- 1货发

12、票T收 攵回 y退税 收回退税时，单击 ，进入收回退税窗口，选中左上 角的 ，并组合筛选条件，单击筛选按钮, 即筛选出要进行收回退税的记录 （根据组合条件的不同筛选出来的记录可能多于要收回退税 的记录，不登记的行只要在表中的退税日期留空就不会保存），如下图： 退税日期列即可，单击左上角工 收回退税时，仅需要输入或通过右上角的批录入填列 具栏的“保存”，提示保存成功，完成收回退税操作。 1.5未退税信息： 单击 出口单证+购货发票t未退税信息,弹出未退税信息窗口， 可筛选或全部显示存 在各种不同情形的未退税情况明细，如下图: （四）、支付申报单 1 代垫、预付款新增: 出口单证- 支 付申报单T

13、代 X预付款-新增 单击 ,弹出代垫、预付款新增窗口，如 代垫费用操作图，预付账款操作步骤类似，不同详述。 代垫费用打印效果图 1 货款结算： 单击I出口单证+支付申报单T货款结算-新增,弹出货款结算新增窗口，如下图: 货款结算图 结算公式=结汇合计1,148,743.65 +关单应付余款差价合计44,535.00-代垫（或 预付款）扣回合计 500.00 = 1,192,778.65 元 货款结算打印效果图 三、出纳单证 本模块主要功能包括: 收款水单、付款水单、银行贷款、汇率表及出纳支付及对应出 纳单证的汇总查询。 （一）、收汇水单 功能：登记公司所有资金来源，包括外汇收入、客户退款收入及

14、其他资金收入。 1.新增：单击I出纳单证+收汇水单T新增 I,弹出收汇水单新增录入窗口 1.1外汇收入录入： 该收入为核销款，由外贸公司出口货物产生的国外公司（企业）汇入的货款，在本系 统中与关单FOB价自动进行核销结算，形成关单按核销方式计算产生的关单应付余款。 提示：如款项由国外多个公司合并汇入，可进行金额分拆，最多可拆分为4个金额, 便于后续进行外汇认证（即认领为国内款项来源商及核销去向商）。 1.2客户退款收入录入： 该收入为非核销款，录入时，选中退款选项，即出现退款单位信息（必须录入，须后 续认证）。 1.3其他收入录入： 该收入为非核销款，录入时，选中非核销款选项。 （二）、付款水

15、单 功能：登记公司由银行代扣应由外贸公司自己承的各项杂费或应由往来客户承担各项 代垫款项，应由往来客户承担各项代垫款项时系统自动登入代垫、预付款申报单，为后续货 款结算时扣回。 1.新增：单击 出纳单证1付汇水单t新增 |,弹出付款水单新增录入窗口。 操作简单, 不再详述。 2 .查询：单击 出纳单证十付汇水单t查询 |,弹出付款水单汇总查询窗口。操作简单, 不再详述。 （三）、出纳支付、出纳票据支票、进账单、电（信）汇 打印 功能：合作往来客户货款、代垫费、预付款的支付；归还银行贷款；外贸公司内部各 银行账户间的资金划转；其他资金支付。 1.新增：单击 出纳单证十恫支付二新 |,弹出出纳支付

16、新增录入窗口，如下图： 操作说明: 区来源： 用户自己选择付款银行信息; 区来源：支付货款、代垫费、预付款、归还银行贷款时从区选择自动填充收 款人信息；公司内部各账户间划转及其他支付时，用户自己选择收款人信息； 区来源：归还银行贷款专用， 从区选择自动填充， 归还部分贷款本金原币金 额时，可直接手工修改本金及利息额原币； 区来源： 系统根据开票日期自动生成，也可手工修改牌价； 区来源： 转账或汇款时银行收取的汇费原币金额； 、区来源：系统自动生成，其中 区表示未支付（归还）的货款、代垫 费、预付款及银行贷款；区反映支付款项的其他相关信息；区显示为本单支付凭 证共支付的金额，等于支付金额加银行汇

17、费。 （四）、汇率表 功能：编辑或导入外汇牌价。 手工编辑（添加、修改、删除）操作简单，不再详述，这里主要对汇率的导入功能进 行介绍。 单击 出纳单证T汇率表T查询 I,弹出汇率表查询窗口，如下图： 代码 货币名称 现汇买入价現詐买入册 现汇卖出愉 现眇卖岀协 中间挣（基唯） 浙耳价 岌布日期 发布时间 ALID 澳夭利亟元 6.3756 fi.1767 6.4266 6.4263 6.3695 2011-11-17 15:53:39 3D 勺律次元 64867 5*9957 6.2364 6.2364 6.1091 2011-11-17 15:53:39 CHF 端士注郎 6.6734 M6

18、12 6忌se 6.9286 6.B844 2011-11-17 15:53:39 orr 丹麦克朗 L1449 L1095 1,1541 1.1541 1.145E 2011-11-17 15:53:39 EUR B.52053 常 9 5EK 喘典克朗 O.S306 0.9019 0.9001 0,9301 0.9296 2QU-H-17 15:53:39 5GD 新力U誠元 4.8918 4,7103 4.311 4,9311 4.8827 2011-11-17 15:53:39 步骤：1.电脑可以连上互联网的情况下，单击牌价，进入中国银行外汇牌价网页，并 B5,3G 954.9- 95

19、.31 7011-11-? 丄口丄丄一丄L 卫也 05 41J4 /y.52 14 S3 20 37 后，关闭中行外汇牌价窗口，单击汇率表的导 ，选择从文本数据导入，在窗口的空白处右击“粘贴”刚才从中行外汇牌价复制 21： 2011-11-28 2011-11-2S 2 0： 53 52 10.3门 过来的数据，如下图: 转换到表確 货币名称觐汇买人悅现妙耳入价理汇宾岀枷规穆卖出价人民币汇車中间怖中行折障价炭布日期发布时闫 ytfo. J6 昭4.肌 jyj za yyo. za yab. Jl yti. ji zull-ll-za 1:5j：5j 逼币 81.68 81 03 81 81.Q

20、B 81 SB 91.58 2011-11-20 10:53:53 隽元 636.5 灵 1,39 6M.Q5 63.05 535 35 535. 05 2Qlll-23 10;53;53 菇朗C85 3SBE422Efl HQK9： 39G3T7.R32D1 .-11-2810S3 S3 Wte4B7.1247203491 03491.03辂8.駝2011-11-2810:53.53 访魚克祠 01. 42 S53 勻元 S 1S33 7 93063. 249 ：E. 249 8 18T18. LS71011-11-28la：S3:53 负車大无 S10.79 591.4 015 7 615 7 肌0.48 610 48 2011-11-2B 10:53:53 曾十利殛元 BIB M MT 3 閃 1 08 53;53 3 .单击右上角的转换到表格钮，提示转换成功，如下图: 转按到董格 砂丟入价现汇卖出怕 现钞卖出价 中间怕（确 折算析 按布日期 发術时间 954.94 yyj.c： 993.2S 98S.31 98