公文写作当中如何认识和运用函

1/6公文写作当中如何认识和运用函函是适用于不相隶属机关之间相互商洽工作，询问和答复问题；向有关主部门请求批准等的公文。具有轻捷简便，灵活自由的特点，属于商洽性和知照性的公文。办公室秘书要在实际工作当中熟练运用函这种实用性文体，首先必须对函的种类有深入的认识和理解。当前对函的分类，可以有不同的角度。从现有的一些有关写作教材和书籍来看，对函的分类，还存在着不大科学和概念不大明确的现象。如1985年4月档案出版社出版的机关应用文中说“函又有公函和便函之分，公函用来商洽，询问和答复一般工作事项；便函是用来商洽，询问，介绍，联系和答复某些事务性的事项。公函属于正式公文；便函不属于正式公文。”又如获至1992年12月华夏出版社出版的公文写作实用技巧中说“函有公函，便函，来函，复函之分。各有不同的含义。来函，是指主动提出问题或公务事项的函件。复函，是指回答来函所提出的问题或公务事项的函件。”这里对函的划分，显然是将公函与便函，来函与复函作为两组相对的概念。但这样的划分却是概念不明确，分类的标准不统一的，因而分类也是不科学的。先说公函与便函的划分。前述公函处理的是“一般工作事项”，因而“属于正式公文”；便函处理的是“某些事务性事项”，因而就“不属于正式公文。这种划分的方法，起码会引起2/6读者的误解。似乎“一般工作事项”才是“公务”事项，“某些事务性事项”不是“公务”事项，但实际上这两类事务都是公务，而不属于“私务”。从逻辑上和事实上来说，便函既然同属于处理“公务”事项，也就同属于“公函”，没有充分理由说便函处理的是“某些事项性事务”，不是“公务”事项而断定它不属于正式公文。因此，把国家行政机关公文的函划分成“公函”和“便函”的相对概念，不但会造成误解，使读者以为“便函”不属于正式公文，而且也是概念不明确的，给秘书的实际工作带来诸多的不便。因此，国务院办公厅于1981年2月发布的国家行政机关公文处理暂行办法以及于1993年11月修订的国家行政机关公文处理办法都取消了公函与便函的分类和名称。再说“来函”与“复函”的问题。这二者并不是相对的概念，分类的标准也是不同的。从逻辑上和事实上来说，“来函”是与“去函”相对的概念，“复函”是与“问函”或“发函”相对的概念。“来函”与“去函”是从行文的方向来划分的概念；“复函”与“问函”或“发函”是从行文问答的性质和主动还是被动的方式来划分的概念。而且这些划分还有互相交叉的现象。例如在来函中有“发函”3/6或“问函”，也有“复函”；同样，在去函中亦有“发函”或“问函”，也有“复函”。在“发函”或“问函”中，既有“来函”，也有“去函”；同样，在“复函”中，亦有“来函”，也有“去函”。因此，前述“来函，是指主动提出问题或公务事项的函件。复函，是指回答来函所提出的问答或公务事项的函件”。这两个定义是“以偏概全”的，并没有分清函的内涵和外延。因为“来函”中不仅只是“主动提出问答”的“函件”，也有许多是回“去函”所提出的问题的“函件”；而且“主动提出问题”的函件中，也有许多是“去函”。本单位给对方的“复函”是回答“来函”所提出的问题的函件；对方给本单位的“复函”则是回答“去函”所提出的问题的函件。“复函”，本单位可以用，对方单位也可以用，什么单位都可以用。“复函”不只是答复“来函”的，也有答复“去函”的因此，对函的分类，必须要有一定的标准来划分，而且一次分类只能用一种标准。1，从格式来分，函有两种。一种是正规的“函”，其标题，公文编号，主送机关，发文日期等等格式和写法，都与其他公文文种相同。另一4/6种是“便函”，省去了标题和公文编号等，格式和写法比较简便和灵活。2，从行文方向看，函可分为“来函”和“去函”两种。“来函”是对方机关发来给本单位的函件；“去函”是本单位发出去给对方机关的函件。3，从行文问答的性质和主动与被动方式来分，有“发函”或“问函”和“复函”两种。“发函”或“问函”是主动提出询问和商洽意见或请求批准事项的函件；“复函”是答复“发函”或“问函”所提出的问题，意见，请求事项的函件。4，从函的内容性质和用途来分，还可以分为“商洽函”，“询问函”，“答复函”，“知照函”，“催办函”，“邀请函”等等。那么，在实际应用中秘书应如何把握函的特点，正确地使用函呢首先，由于函与这些“请示”，“批复”或“通知”等文体有相近之处，在实际就用中往往容易混用。在该用函的时候，不使用函来行文却使用这些相近的文种行文。如有的机关请求同级甚至下级归囗主管部门准许办某一事项时，5/6不用函行文，而错用了“请示”来行文，致使自己降格以求。而在应该使用相近文种“请示”，“通知”等来行文时，却错用了“函”来行文，致使自己越位。其实，这些相近文体之间还是有细微区别的。比如“请示”与请求“函”，尽管二者都有请求批准的意思和用途，但是其行文关系不同，请示是下级机关对上级机关的上行文；而函则是给有关主管部门或不相隶属机关的平行文。其次，要有鲜明的针对性，一文一事，开门见山，简短明快，避免文牍主义。要紧密围绕所提出的问题和公务事项的中心来写，直陈事项，点到为止，不兜圈子，不绕弯子，无须讲客套话，也不讲大道理，好像要教训对方。最后，内容要有分寸感，措词要得体。提出的要求等事项，必须是切实可行，对方能办得到的，不要使对方为难。对受文机关的态度也要正确。对上级要谦恭，谨慎，对同级或不相隶属机关，要友好，诚恳，对下级机关，要尊重