档案管理规定

文件管理法规一、一般规则1.为了加强公司的文件管理工作，有效地保护和使用文件，特别制定本规定。2、本条款中规定的文件是指过去和现在企业各级部门和员工直接形成的有关生产、运营、企业管理、宣传等活动的各种文本、图表、帐簿、凭证、报告、技术资料、计算机磁盘、音频、胶片、名誉实物、文件等多种形式的记录。3、重要的原始文件按照“双重控制、共同管理”的原则由行政部门统一管理。二、存档范围1、行政：行政法规文件。包括上级颁发的、企业必须执行的、企业发行的各种标准、会议记录、法规遵从性、管理流程等。各种公文。企业外部正式发行和相关机构之间的批准；各种证据，证明。包括公司章程、法人营业执照、组织机构代码卡、商业登记证、土地证、房契、商标登记证、企业和产品获得的各种荣誉奖牌和证书等；各种固定资产资料。包括车辆的所有原始证书、办公用品、设备手册、保修卡等。印有公章的所有文件的复印件；在企业文化建设和社会活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、视频、光盘、录音等形式的历史记录。2、工程类：设计文档、图纸、投标文档、成本、工程管理(变更、进度管理、质量管理)、工程检验、工程批准数据、质量标准、检验方法等。3、合同类别：订单合同、销售合同、工程合同、租赁合同、改造合同、广告合同、财产保险合同、贷款(银行接受)合同、担保(抵押)合同、合作(加盟)合同、投资合同和其他合同4、财务类别：具有参考价值的原始材料和电子文件，如申请表、发票、发票、文件、原始凭证、发票证明、帐簿报告、纳税申报、统计报告、基础资料等。5、人事类别：员工基本信息、照片、职业证明、评价、晋升、奖惩记录、员工培训、工作汇总、出席资料、保险资料、住房公积金、人事任命、劳动争议、部门责任、工作责任、操作程序6、其他类：供应商文件；说明了各种交货、库存清单、盘点表等文件、登记表、上级负责人要文件的信息等。3，存档时间1、公司所有原始文件及印有公认的文件副本，必须在文件产生的24小时内通过文件保管程序；2、未按要求及时保管，造成损失的由当事人全部负责。四、存档份数1、将原件或复印件全部存档，注明份数、出处。2、经常使用的文件，每个使用部门应保留自己的副本。五、文件收集1.各部门分配专人，每周收集本部门需要归档的文件，分类、排序、编目后移交文件保管室。2.文件管理员定期去各部门收集分散的文件，系统地整理。3、收集时保证文件的质量。不完整需要额外收集，要收集不完整的文件，必须做好记录。六、整理文件1、文件按类别分类，分层排列，便于归档和利用。2、文件严格按照分类、排序、分组卷、编目阶段进行系统、综合，编写电子目录，便于以后检索。3、电子备份重要数据的来源应与扫描一样进行电子备份，如果每个存档数据都有电子版本，则应一起备份。七、文件使用和返回1、文件使用：当公司员工需要使用文件时，注册到档案使用登记薄，文件管理员将根据该员工的工作和使用文件的需要批准使用。2、返回文件：文件用户应保护文件的完整性并确保文件的完整性，以防止未经授权的更改、草图、剪切、提取、分解或损坏。租赁的各种文件在返还时经过文件管理器的检查，登记在档案使用登记薄。(用户完全有责任在用户返回的文件被损坏、丢失或返回时更改内容。)。八、文件存档和检查1.公司的各种文件应按照要求分类保管管理，任何部门和个人都不能私自保管，擅自销毁或自行所有造成的损失由当事人全额承担，并根据情况的轻重适当处理。2、公司行政事务所每年12月对公司文件进行检查。检查结果确认文件损坏或丢失后，文件管理器将全额承担，并根据情况的轻重适当处理。Ix。破坏文件1.需要销毁处理的文件，包括本单位和权宗的简单历史情况、销毁文件所属的年代、保管期限及其数量和细节、感情情况、销毁