【毕业学位论文】（Word原稿）海关办公自动化系统的设计与实现-软件工程

中图分类号： 学校代码： 10055 密级： 公开 硕 士 专 业 学 位 论 文 海关 办公自动化系统的设计与实现 A 要 I 摘 要 计算机技术在社会生产众多领域中已得到广泛应用和推广，利用办公自动化环境，改善办公环境，提高办公效率，对各个单位都是一个亟待改善的问题，而作为国家行政机关的海关，承担了把守国家经济大门的重要使命 。 长期以来，海关的办公都依靠大量的纸质文件和会议来解决，但十 分低效 。 进出口企业对海关的通关效率和办公自动化提出了更高的要求。因此，本论文遵循软件工程思想，对海关办公自动化系统的设计与开发过程进行了研究。 本文以海关对办公自动化系统的开发需求为背景，严格遵守软件工程思想，从海关的办公管理现状着手进行调查和分析。海关系统是层级管理，从上至下，分为关长级别、处级、科级以及科员级别。日常工作中，按照层级管理关系，进行不同的海关业务操作，并遵守自上而下的层级隶属关系。本文对现有海关的办公状况进行分析，通过分析海关系统的组织结构和业务流程，进而梳理出海关的公文办理流程，具体分收 文办文流程，发文办文流程、请示流程、文档管理流程以及信息交流等环节，并从单位人员组织结构、用户类型等方面进行调查分析，分析了各种角色的权限和功能，从功能和性能两个方面明确系统的用户需求，围绕系统的体系结构、功能模块、数据库等方面展开设计工作，并合理确定系统开发的运行环境，最后对系统的功能实现效果进行了必要的描述。 文中概要介绍了本系统使用的开发技术，即异步 进了传统的 B/S 软件在复杂应用方面交互性差、用户体验差等方面的弱点。并且基于 B/S 技术及其具体特征，详细 给出了基于上述技术设计和实现的一个办公管理信息系统的需求分析、系统结构设计和系统功能的实现。重点分析了协同办公系统中各模块中的操作流程和数据流程，如系统管理、公文管理、我的流程管理、信息发布管理、信息交流管理等功能。 该系统具有良好的可靠性、灵活性、稳定性、安全性，并且易于使用，为海关降低管理成本、提高运作效率、增强竞争力发挥了作用。 关键 字 ：办公自动化 ， 海关 ， B/S， I in in a to be to as as As a of on a of of to of of on of of is to of of as by to is to to Its by of It to to of of of It so of on of to , on , of my to an to of in B/S, 录 录 第一章 绪论 . 1 第一节 研究的背景 . 1 第二节 研究的意义 . 2 第三节 论文的研究内容与组织结构 . 2 论文的研究内容 . 2 论文的组织结构 . 3 第二章 基础理论与关键技术概述 . 4 第一节 系统办公管理系统 . 4 第二节 工作流 . 4 第三节 协同办公系统 . 5 计算机协同工作 . 5 协同办公系统 . 5 协同办公系统的优点 . 6 第四节 系统开发的关键技术 . 7 B/S 结构 . 7 . 8 第五节 本章小结 . 10 第三章 系统的需求分析 . 11 第一节 海关的办公管理现状分析 . 11 第二节 用户类型分 析 . 12 第三节 系统的功能需求分析 . 15 第四节 系统的性能需求分析 . 30 第五节 系统的可行性 . 31 第五节 系统开发与运行 . 32 第六节 本章小结 . 32 第四章 系统的设计 . 33 第一节 系统的功能模块结构设计 . 33 第二节 系统的体系功能设计 . 34 第三节 系统的功能模块设计 . 35 系统管理功能 . 36 公文管理模块 . 38 我的流程模块 . 46 信息发布模块 . 47 信息交流模块 . 47 第四节 系统的数据库设计 . 50 目 录 V 系统 . 51 数据表结构设计 . 54 第五节 本章小结 . 58 第五章 系统功能的实现 . 59 第一节 用户登录功能的实现 . 59 第二节 公文管理功能的实现 . 62 收文管理 . 62 发文管理 . 62 内部请示 . 65 档案管理 . 66 第三节 我的流程功能的实现 . 67 发起流程 . 67 流程查询 . 68 第四节 信息发布功 能的实现 . 68 内部通知 . 68 常用文件下载 . 69 第五节 信息交流功能的实现 . 71 第六节 本章小结 . 72 第六章 总结与展望 . 73 第一节 主要工作 . 73 第二节 展望 . 73 参考文献 . 75 致谢 . 77 个人简历 在学期间发表的学术论 文与研究成果 . 78 第 一 章 绪论 1 第一章 绪论 第一节 研究的背景 随着 自从上个世纪 90年代，计算机就快速地应用到政府、商业等众多领域。随着人们对计算机技术和信息化概念的不断了解和掌握，很多传统的工作领域都逐渐引入了计算机技术和信息化技术，人们也逐渐意识到，计算机技术是在二十一世纪中必须要掌握的一门技术。 在 办公活动中，如果说计算机技术是将人们从大量需要手工完成的各类报表、表单中解放出来的钥匙，那么网络技术就是让人们实现办公自动化的主要推动力。所谓办公自 动化，就是将现代化办公的理念，以计算机网络功能为依托，借助计算机及相关设备而形成的一种新型的办公方式。从广义的角度来看，办公自动化没有统一的定义，只要是将与办公相关的各种新技术、设备应用在传统的办公室中，就都属于办公自动化。而从狭义的角度来看，所谓办公自动化就是为了使 组织 中 的 员工 更有效率地工作，在办公室里面架设起 组织 或公司内部的计算机网络系统，将各部门 员工 使用的计算机、打印机等办公设备，通过网线（无线 有效连接，并使用专门的计算机软件系统，实现即时通信、文件传输、公文审批及流程定制等若干传统办公业 务的计算机软件、硬件系统。 天津海关 （下文简称 海关 ）是 全国主要的口岸海关之一。 2013 年，海关共接受并审核进出口报关单 260万份，监管货运量 运值 别增长 实现税收总量突破两千亿大关。 对于 海关这样的大型机构，组织结构庞大，共有 办公室、 监管通关处 、 关税处、法规处、加贸处、统计处、稽查处、企管处、风险处、缉私局等 10余个 主要部门 ，同时还有由党总支部书记负责的工会、团支部、政工办、纪检办公室等部门。因此，广大 员工 迫切希望有一套功能强大、融合过程管理、 经验管理、团队管理等内容、实现 海关 内部自动化办公、可支撑内部变化、可基于组织机构树、岗位、职务等角色，设计流程并支持流程优化与重构的软件系统 1。 第 一 章 绪论 2 第 二 节 研究的 意义 随着我国对 海关 信息化建设逐渐加强和推进， 海关 已经根据自身的业务需要和硬件条件，逐渐地建设了一些小的信息化系统，包括自己的 海关 信息门户网站。但这些信息化建设成果在功能上相对独立，还没有被有效地集成起来，因此不能为 海关 的整体办公提供便利。因此，如果开发的办公软件能够为 海关的信息化建设提供一个可扩展的框架，可与 信息门户整合，并提供标准化应用集 成接口与二次开发接口，实现其他业务系统与 海关 办公系统、 海关 信息与 海关 办公系统、互联网信息与 海关 办公系统的应用集成，那么就必然会实现数据传递，业务流程统一、实现多层级组织信息应用的整合与增值。甚至我们还可以预见：通过应用统一来支持集团型组织的管理，达成 海关 价值观、行为的统一和层级管理的和谐 2。 因此，为 海关 量身订做一个一体化的协同办公和业务管理平台，将集团化应用、泛组织、多视图智能表单、 海关 信息门户空间、跨平台多数据库等内容都有效地集成和整合，并支持业务的高性能多并发、移动应用、短信应用、国际化多语言、多 系统应用整合等，实现消息、任务、知识和人的互联，实现了以人为中心的信息整合和利用 3。这对 海关 来说，有着十分重要的战略意义。 第 三 节 论文的研究内容与组织结构 论文的研究内容 （ 1）对 海关监管单位 的日常 办公 管理需求进行了调研与汇总， 根据海关的办公流程和机构设置， 遵循 软件工程思想， 按照功能需求和性能需求两个方面进行梳理， 研究了办公自动化系统在海关使用和推广的前景 对 系统开发的可行性和必要性 进行了分析 4。 （ 2）根据 系统的需求分析，分别从 办公 的办公管理现状， 用户类型分析、系统的功能分析，系统 的性能需求， 从系统管理模块、公文管理模块、我的流程模块、信息发布模块、信息胶等模块，从 模块划分、流程设计、用户的用例图设计和数据库设计等多 方面开展 设计工作 ，鉴于论文篇幅的原因，本文重点阐述了系统公文管理模块的主要内容，并通过 、系统业务流程图、数据流 图、处理流程图对系统进行阐述 。 第 一 章 绪论 3 （ 3） 利用 可视化设计环境， 按照需求分析和设计思路进行开发，完成了系统的开发工作， 并对系统的实现情况做 了必要的说明。 （ 4）对论文的整体工作做了 总结和展望。 随着海关在信息化系统方面的建设，海关业务量日益增长和办公效率 不足的矛盾终究可以依靠办公自动化的方式得到解决。由于海关内部分有大量的业务部门和非业务部门，经过系统的有效运转，已经解决了海关业务系统整体效能提高的问题。 论文的组织结构 论文内容的组织结构为： 第一章是绪论。这一章对论文研究的背景、 国内外发展现状、研究 意义和研究内容等做了简要的介绍。 第二章是系统开发的基础 理论与关键技术概述 。这一章 概述了系统实现使用的关键技术 。 第三章是 对 办公 管理信息系统的需求分析 。这一章从功能需求和性能需求两个方面，对 海关 的 办公 管理信息 系统进行了需求分析 及 可行性分析。 对于 系统需求获取过程中需要解决 的 问题，以及需求获取方法中用例驱动方法的具体设计与实现 做了重点介绍 。 第四章是 对本 系统的设计。这一章从系统的功能模块、流程图等多个方面，对 海关 的办公 管理信息 系统展开了设计工作。 第五章 是 系统 功能 的具体实现 。这一章 结合系统界面图简单阐述和介绍了系统的功能实现情况 。 第六章是总结与展望。这一章 总结了本 文 所做的工作 ， 并 展望了 未来工作的发展方向 。 第 二 章 基础理论与关键技术概述 4 第二章 基础理论与关键技术概述 在提出系统开发 这个课 题 之后，必须明确系统开发过程中所需 的理论基础支持和相关的技术支持 。结合 海关 的 办公 管理 特点 ，以及当前 国内市场上 办公管理信息系统 的开发与应用情况，明确了 海关 办公 管理信息系统 在开发时所需的理论基础；从开发技术方面，明确了系统开发所需的技术支持 为当 前 比较 流行 且技术较为先进 的计算机开发技术。 第 一 节 系统办公管理系统 所谓 办公自动化，也叫做 一概念最早是在上个世纪七十年代在欧美等发达国家被提出，但是由于受到当时计算机技术水平的限制，因此大多是概念性的讨论，并没有快速发展起来。而在九十年代，随着网络技术的快速发展和应用，办公自动化也逐渐从“概念”发展为“产品” 。特别是在我国，在本世纪初期，随着网络技术的推广和应用，越来越多的 组织和单位都开始注重起办公自动化产品的开发和应用。 简单地说，办公自动化系统就是一个由网络互连的分布式软件系统。在该系统中，用户可以进行有效的资源共享、便利的信息交流、实时的信息发布等 5。人和人之间、部门和部门之间，甚至 组织 和 组织 之间，都可以进行有效的交流和沟通，尤其是在多部门合作时，形成一种协同模式。因此，办公自动化系统应用的最基本功能就是要达到提高工作效率，降低劳动强度，减少重复劳动。 第 二 节 工作流 工作流这一概念起源于生产组织和 办公自动化领域，其目的就是希望将日常的人工工作按照一定的规则转换成预先定义好的流程，然后提交到计算机系统中，由计算机自动完成相应的处理工作。在预先定好的流程中，包含了活动、参与者和各种不同的角色。系统按照特定的规则来执行流程对应的实际任务，并对整个过程进行监控。 尽管国内外研究人员对工作流的定义各不相同，但却都认可一个相同的观点：工作流是通过计算机软件进行定义、执行并完全在软件系统控制之下的业第 二 章 基础理论与关键技术概述 5 务流程。因此，工作流管理联盟 工作流的定义在很 大程度上得到了公认： 工作流是由计算机支持自动处理的全部或者部分业务过程，在其中 ,文档、信息或任务根据一系列程序规则在不同的参与者之间传递与执行。 从工作流这一概念的提出，到广泛应用至今，工作流的研究已经不光是计算机应用领域的研究范畴，而且也是管理学的研究范畴。因为对于工作流的研究，不光要研究其涉及到的网络技术、数据库技术，还要研究业务流程、业务重构等，因此是一个多学科的交叉领域。目前，工作流技术已经被广泛应用于政府机关、制造业、银行、医院、保险公司等社会各行业。 在本论文所描述的 海关 办公自动化系统中，工作 流的概念主要体现在系统如何支持办公流程的定制，以及公文在审批、发布等不同环节上的流转。 第 三 节 协同办公系统 计算机协同工作 计算机协同工作，是随着通信技术、计算机技术、网络技术的不断发展和相互融合而产生的一个新的应用研究领域。计算机协同工作的概念最早是由美国的研究学者提出，其目标是研究和开发适合于小组、团队以及组织进行协同工作的关键技术。显然，计算机协同工作也是多学科交叉与融合的产物，因为小组、团队和组织内进行协同工作，就必然会涉及到计算机技术与通信技术、社会学、心理学、组织行为学以及经济 学等多个领域的内容。 协同办公系统 通过对现代 组织 、事业单位的日常办公业务进行调查和分析，发现在日常办公业务中，需要处理的主要是各类文档（公告、表格和规章制度等资料）、各部门（人员）的日程安排以及各部门（人员）之间的通信（电话、文件、电子邮件、即时消息等）。绝大多数的办公活动中，基本上都会涉及到两个或者两个以上的处理或应用环节。由于这些办公活动会涉及到一些基本的处理（应用）操作，同时也涉及到不同的数据之间的关联和交换，以及不同的部门（人员）之间在业务方面的协作和数据交换。因此，对于 组织 的办公自 动化，除了能够完成“办公”的“自动化”功能外，还应该体现“协同”的概念。 第 二 章 基础理论与关键技术概述 6 协同办公系统，顾名思义，就是在能够集成传统的办公系统功能的基础上，同时又体现“协同”的特点的办公自动化系统。因此，协同办公系统，是基于办公自动化系统和计算机协同工作的，在办公流程中有工作流概念的体现，但又超于办公自动化系统，是因为协同办公系统和办公自动化系统一样完成传统办公的业务流程，但又比办公自动化系统更好地体现“协同”的概念 6。 在本论文所描述的 海关 办公自动化系统中，协同办公系统的概念主要体现在系统如何支持不同用户在资源共享的 环境下，有效地完成同一件工作。 海关对协同工作的定义是：协同是个人、团队、组织之间传递信息和执行组织管理规则的事务处理。通过协同，可以完成事务的发起、处理和管理，并记录事务的发展过程和结果，由人通过流程规则来完成事项的办理，并支持规则的成型和管理 7。 协同办公系统的优点 与 传统的办公自动化系统相比，协同办公系统具有以下优点： （ 1）协同性 在办公自动化系统中引入“协同”的概念，就是要将 组织 的内部、外部资源有效地整合在一个统一的平台上，进行全面的管理。 组织 中的各种应用也需要借助这一平台进行集成 。 组织 内部用户会通过这一平台上的统一访问接口对资源和应用进行访问，而 组织 运作中的各环节，则是以工作流程的形式进行管理和控制的。 另外，对于外部的客户与合作伙伴，也可以纳入到这一协作办公系统中，从而创建一个联系更加紧密、共同运作中可以随时动态调整的协同环境体系。 （ 2） 组织 知识与应用的深化 一个 组织 想要拥有持续发展的动力，就必须对知识有长期的积累、共享和不断的创新。协同办公系统不仅实现 了 办公的电子化、信息化和自动化，同时还能够将 组织 中的知识有效地存储、管理、分析以及传递，进而创建出一个知识化的组织体系，使知识 得到延续和深化。 另一方面，协同办公系统不仅能够完成办公的前台业务（文档处理、公文流转、用户通信等），也可以将办公的后台业务（如 ）数据与应用的整合，甚至是 人力资源 、电子商务等数据与应用的整合，使办公领域进一步延展，进而深化 组织 应用。 第 二 章 基础理论与关键技术概述 7 （ 3）灵活性 由于协同办公系统在理念、架构方面具有良好的可扩展性与自定义功能，因此即使组织结构、工作流程模式或者是 协同办公 构成等随着 组织 的发展发生了变化，协同办公系统也能够适应组织结构和业务流程调整的需要，因而具有较好的灵活性。 （ 4）个性化定制 在协同办公自动化系统中 ，不同用户获得的信息和应用都是不同的。 组织内部用户对数据和信息拥有更高的访问权限，但是 组织 外部用户一般只具有查询等访问操作权限。 第 四 节 系统开发的关键技术 B/S 结构 B/S 结构的全称是 叫浏览器 /服务器模式，是随着 8。 在这种模式中， B/大的优点 ，即用户只需 拥有一台能上网的电脑 ，就可以在任何地方进行操作。通常情况下 ， 客户端不需 安装任何专门的软件，也几乎不需要和系统有关的软 件维护，这使得系统 非常容易被 扩展 9。 协同办公 管理信息系统中包含三个要素，即数据、行为、功能。 B/成了前端客户层、中间应用层 及后端设计隔离和服务层，实现了可移植的逻辑表达 10。 其体系结构如图 图 。 其 优 点 主要体现在如下几 方面： （ 1） 不需要在客户端安装专用的软件。只要用户能上网，就能操作系统。可 随时登录网页 进行业务处理。 （ 2） 采用资源共享技术合理地利用稀有资源 (数据库连接等业务组件对象 )，提高软件运行效率。 第 二 章 基础理论与关键技术概述 8 （ 3） 业务 可 扩展 性强。 通过增加网页即可增加应用服务功能。 （ 4） 系统的维护和升级简单、方便。只需要系统管理员把服务器进行专网 连接，就可对系统进行远程的维护和升级，对所有用户的应用实现同步更新 11。 B/S 技术是近几年逐步发展起来的 。 在 技术出来以前， B/S 技术还不够成熟，在有些技术实现方面还不如传统的 C/S 技术， 因此， 一些早期的B/S 版本的 协同办公 管理信息 系统 往往 得不到客户认可。近几年，随着 B/S 技术得到了极大的改善，比如， 可以采用 术实现网页不用刷新就可以取得业务数据， 可 满 足交互性要求较高的 组织 应用 12。 在系统的升级维护方面， C/点是： 各部分模块中 只要 改变 一部分，其他 与之相 关 的 模块 就要 随之 变动，导致系统升级成本 较 高 。与 C/S 系统 处理模式相比， B/要客户端机器安装了浏览器、 能上网就可以。对于 B/S 来说，开发、维护等几乎所有工作 都集中在服务器 端，当 组织对网络应用进行升级时，只需更新服务器端的软件就可以，降低了异地用户系统维护及 升级的成本。如果客户端的软件系统升级比较频繁， 则 B/S 架构的产品 就具备了明显的 优势 ， 所有的升级操作只需要针对服务器进 行，这对 于 那些有大量客户端 的应用 非常有 价值 13。 2006 年的市场调研 结果显示：对已经上市的纯 B/S 架构的 协同办公 管理软件 ，用户的评价普遍较低。主要 问题 集中在 三 个方面 ： 1、 界面交互性 不强 ； 2、运行速度 较 慢； 3、可扩展性 较差 14。 为改进 B/S 在交互性差、运行速度慢及可扩展性不强的缺点， 在 使用 B/术开发 时， 可 保留部分 C/S 插件的应用， 以便 给 使用者 提供更 多的选择 。 也就是说，在 网络条件不 理想的 时 候 ， 使 用 B/S 进行 工作；网络条件 相对 较 理想时 ， 利用 C/S 系统界面交互性强、易使用、客户体验好的优点， 可以使用部分 C/成工作 ， 从而 提高 工作效率 18。 称 实际上是一种动态网页技术标准，是由 合众多 司之力共同建立起来的。 术在传统的 页文件(*插入 形成 *15。这一构造过程是和 第 二 章 基础理论与关键技术概述 9 术使用了 编写类 就是对 产生动态网页的处理逻辑进行了封装，而网页则通过 存在于服务端的资源的应用逻辑进行访问 16。由这一构造和访问过程可见， 样，都是在服务器中执行，返回该客户端的是一个17。因此， 要配置浏览器就可以浏览。另外， 跨平台特性决定了用 发的 用也是跨平台的，因此，海关 协同办公 管理信息系统 的开发选择了 术 19。 “ 即 指一种创建交互式网页应用的网页开发技术。 是一种新的编程语言，而是一种 技术， 用于创建更快 及交互性更强的 通过 统 的 使用 象来直接与服务器进行通信。通过这个对象，系统 的 在不重载页面的情况与 务器交换数据。 浏览器与 务器之间使用异步数据传输 ，这样 可使网页 只从服务器请求少量的信息 ，而非 整个页面。 使 网 络 应用程序更 加 小 而 快 速 ， 而且使用 更 舒适 。 一种独立于 务器软件的浏览器技术 18。 于下列 准： 使用的 准已被良好定义，并被所有的主流浏览器支持。 用程序独立于浏览器和平台。 用程序较桌面应用程序有许 多优势； 泛 的 使用者接触到 ； 用程序 更 容 易安装及维护，也更 容 易开发。通过 特网应用程序可以变得 像桌面程序 一样 更完善 、 更 易使用 19。 在 前， 用强制用户进入提交、等待、重新显示过程，用户的动作总是与服务器的“思考时间”同步，因此，完成一个业务与 C/S 模式比较起来花费的时间往往要多几倍。采用 后， 让 使用 者 从请求、响应的循环中解脱出来，大大提高了系统的运行效率。 简称，就是动态的 相对传统的静态的 谓动态 称 其实并不是一门新的语言，它只是 客 户端脚本的一种集成，即一个页面中包括 其它客户端脚本），其中 准或第 二 章 基础理论与关键技术概述 10 规范，只是一种将目前已有的网页技术、语言标准整合运用，制作出能在下载后仍然能实时变换页面元素效果的网页设计概念 20。 设计模式上尽量采用 设计方案。将代码逻辑和页面设计分离开。这样设计的好处是可以将逻辑和功能共用到其他界面，保证整个设计的简洁性。 其设计模式如图 图 计模式示意图 第 五 节 本章小结 本章对 进行 海关 协同办公 管理信息系统 开发 之前需要了解和掌握的一些基础理论和相关技术 做了 简要介绍。 后续的系统需求分析 工作 和 系统的 设计工作，会围绕基础理论，借助 B/S 结构、 技术来进行。 第三章 系统的需求分析 11 第三章 系统的需求分析 按照软件工程思想进行软件开发， 一个 非常 重要的基本步骤 就是系统的需求分析 。通过 系统需求分析，可以确定用户 在功能上和性能上 对系统 的要求 ，这是对系统进行设计和实现 的 基础。 没有 通过系统 需求分析就 直接对软件系统进行设计和开发， 等于驾驶员在没有确定目的地 和方向 时就踏上路途， 其 结果可想而知 。 第一节 海关的办公管理现状分析 天津海关是我国 北方地区的主要口岸海关，税收位于全国海关第二位。从规模上讲，海关属于大型单位，共有办公室、监管通关处、关税处、法规处、加贸处、统计处、稽查处、企管处、风险处、缉私局等 10余个主要部门，同时还有由党总支部书记负责的工会、团支部、政工办、纪检办公室等部门。 其部门组织结构如图 示。 天 津 海 关关 长 书 记加贸处办公室监管通关处法规处工会团支部纪检办公室政工办关税处图 津海关部门组织结构 如此庞大、复杂的 组织 ，在日常办公中，涉及到的文件、表格、资料、规章制度等文档资料类型 和数量都是非常多的。通过调研，发现目前的办公中存在着以下问题： 第三章 系统的需求分析 12 （ 1）在 海关 发展的过程中，随着国家对于 海关 信息化建设政策的实施和推进， 海关 针对某些业务环节已经建立了一些“信息管理系统”，如 人事管理 系统、财务管理系统等。但这多个系统由于在开发时间上的差异，导致了开发时“各自为政”，彼此相对独立，很难将其中的数据和资源共享，形成了“信息孤岛”现象； （ 2）在一些办公业务流程中，由于没有严格控制用户的级别与权限，因此也很难控制用户对数据的访问权限。这导致了“用户越级”现象常有发生； （ 3）工作记录基本上没有保存。 由于 单位 在管理制度上的不规范，导致了一些部门在工作时（如公文流转）会发生文档的丢失、延误等现象。如果因此而发生较为严重的后果，除了给 单位 造成经济损害外，还会引起 部门之间人员相互推诿和扯皮，造成了单位 内部管理的不和谐。 （ 4）目前的办公大部分采用人工方式和电子邮件方式。虽然有些文档是通过网络发送，但很多重要的公文，仍然是以人工方式进行传送和办理。 员工 不但没有意识到纸张打印导致的浪费和人工因素造成的工作效率低下问题，相反工作积极性也逐渐受到影响； （ 5）目前大多数的资料都以纸质形式存放在各部门或者机构的文件柜里 ，或者以电子文档的形式存储于相关负责人的计算机中。纸质形式存放的文件查找起来较为费事，借阅过程中又很难避免丢失、损坏现象；电子文档则可能因为病毒入侵、硬件损坏等故障而被破坏和丢失，因此在文档存储方面，现有的管理模式有严重的不足。另外，在人员发生变动时，如果工作交接过程中不够仔细，也容易造成相关资料的流失。 （ 6）目前在协作办公方面，主要是通过打电话、开会，或者是发送电子邮件的形式进行交流。前者需要一定的通讯成本，也会占用一部分人员的大量时间；后者则可能因为黑客入侵而产生内部信息泄露问题。因此，目前的协作办公 效率是比价低的。 因此， 海关 要提高工作效率、增强活力和竞争力，是非常需要一套合适的办公自动化软件系统。 第 二 节 用户类型分析 通过图 关办公自动化系统的用户可以大致分为以下几类： 第三章 系统的需求分析 13 一、高级权限用户 高级权限用户又包括了“处”级用户和“科”级用户两类。 “处”级用户是指处长、副处长、总工、书记这样职位级别的用户。这一类用户的共同特点是在海关中职位较高，在办公自动化系统中需要具有较高的操作权限，尤其是在涉及到审核、审批等业务环节，且权限主要集中在海关的整体办公环节上。 而“科”级用户指的是科长 、副科长以及同等职位级别的工程师。这一类型的用户的共同特点是，其权限更集中在某个或某些个项目上，而不是海关的整体办公环节。 二、一般权限用户 一般权限用户是指一般的部门员工。一般权限用户的操作权限主要集中在对办公业务的大部分操作上，如发送邮件、新建文档、查看日程等。 三、系统管理员 系统管理员是指具有一定的计算机软件、硬件知识，同时也了解海关业务流程、专门负责对系统发生故障（数据故障、设备故障、流程故障等）后进行维护的用户。一般来说，高级权限用户也具有系统管理员权限，但系统管理员不应具有高级权限用户的审核、 审批权限。 根据海关的行政职位设置情况，系统管理员可以详细地分为以下几种类型： （ 1）系统管理员 这里的系统管理员，主要是指针对机器故障和数据故障而进行管理的相关人员。 （ 2）机关管理员 机关管理员主要是指海关下属不同部门的行政、负责人等高级权限的用户。这些用户可以对部门的组织、应用和工作安排等进行管理。 （ 3）安全管理员 安全管理员主要是指海关及下属不同部门中具有审计、审核、审批等工作权限的相关人员。这些用户主要是对系统中的表单等数据信息进行相关的审核、审批操作。 （ 4）部门管理员 单位管理员主要 指海关下 属各部门中具有较高权限的相关人员。这些用户可以对隶属于自己部门的工作安排、组织管理等进行相应的管理操作。 第三章 系统的需求分析 14 以上介绍的三 类用户，其类型主要是根据用户在海关中的职位来进行划分的。如果单纯地从对系统的使用权限方面划分，则可以分为一般用户和管理员用户两类。系统不同用户的功能用例分析如图 示。 系统不同用户的权限如表 图 统的用例图分析 表 统不同用户权限 三级 审批 二级 审批 拟稿 初稿 审核 答复 校对 制发 系 统管理员 高级权限 一般权限 收文