采购注意事项.doc

此文档收集于网络，如有侵权，请联系网站删除第一，最大程度地公开询价信息。参照公开招标做法，金额较大或技术复杂的询价项目，扩大询价信息的知晓率，信息发布要保证时效性，让供应商有足够的响应时间，询价结果也应及时公布。通过公开信息从源头上减少“消息迟滞型”“不速之客”现象的出现。第二，更多地邀请符合条件的供应商参加询价。被询价对象确定要由询价小组集体确定。询价小组应根据采购需求，从符合相应资格条件的供应商名单确定不少于三家的供应商，被询价对象的数量不能仅满足三家的要求，力求让更多的符合条件的供应商参加到询价活动中来，以增加询价竞争的激烈程度。推行网上询价、传真报价、电话询价等多种询价方式，让路途较远不便亲来现场的供应商也能参加询价。第三，实质响应的供应商并非要拘泥于“三家以上”。前来参加并对询价文件作实质响应的供应商并非要人为硬性地达到三家，但是起码要达到两家以上，询价采购由于项目一般较小往往让大牌供应商提不起兴趣，如果非得要达三家，询价极可能陷入“僵局”，重要的是要形成竞争，而非在供应商数量上斤斤计较。第四，不得定牌采购。指定品牌询价是询价采购中的最大弊病，并由此带来操控市场价格和货源等一系列连锁反应，在询价采购中定项目定配置定质量定服务而不定品牌，真正引入品牌竞争，将沉重打击陪询串标行为，让“木偶型”“不速之客”绝迹于询价采购活动，让采购人真正享用到政府采购带来的质优价廉的好东西。第五，不单纯以价格取舍供应商。法律规定“采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商”，这是询价采购成交供应商确定的基本原则，但是不少人片面地认为既然是询价嘛，那么谁价格低谁“中标”，供应商在恶性的“价格战”中获利无几，忽视产品的质量和售后服务。过低的价格是以牺牲可靠的产品质量和良好的售后服务为条件的，无论是采购人还是供应商都应理性地对待价格问题。不可否认，价格是询价中的关键因素，但绝非唯一因素，在成交供应商确定上要综合评审比较价格、技术性指标和售后服务等，在此基础上依法确定。采购控制程序一. 目的：制订采购物料及服务过程的控制方法，确保采购产品符合本厂规定要求。二 范围：本程序适用于本公司所有与质量有关的物料及服务采购。三 定义：服务供应商是指提供设备及其维修、计量仪器检定、产品运输及可能影响产品的其他服务的供应商。四 相关文件：1 供应商控制程序 2 进货控制程序 3认可加工/供应商名单五 职责1 厂部负责审核相应生产物料的采购单据，未认可供应商的采购审批及对外采购。2各部门主管负责所需服务的采购申报。六 相关记录：1 采购申请单2 采购通知单3出库单七 内容：生产物料的采购。采购人员须根据订单及库存情况向供应商采购生产物料，采购资料应清楚明确并说明采购物资的要求，可包括：采购单号供应商名称物料说明价格(适用时填写)交付期(指货到本厂之日期)需要的其它要求1 “采购申请单”经相关厂长审批后，采购人员根据审批后的“采购申请单”填写“采购通知单”，分发给供应商进行订货或加工商加工。2 当需要修订采购单内容时按7.1.1-7.1.2进行，修订后的采购单按原名单发放，并取消原采购单。3 生产物料采购回来按“进货控制程序”进行检查入仓。2服务的采购1 部门主管或其它指定人员所需要的服务，联络已批核的供应商及时把日期、供应商名称及采购之要求记录在“采购申请单”内。2 采购服务后，有关部门须把单据保留。3 如对服务不满意或供应商未达到本厂要求，有关部门主管可按“纠正及预防措施”处理。3 例外采购1 特别情况如需向未认可的供应商/加工商采购，则必须征得副总经理的批准，且要在采购合同上注明“未认可供应商”字样。2 未认可供应商的物品进行全检，合格的才能使用，但物品须注明已全检合格。3外协加工4车间将需加工之物料送交仓库，仓库员进行初步检查后办理入库手续。5仓库员根据车间要求填写出库单将物料发外协厂加工。6物料外发后，由仓库员跟催。7物料跟催回厂后按进货控制程序作业。采购注意事项一、物料采购计划流程 生产厂生产计划：取得生产厂生产计划，确定各种物料的消耗量； 物料库存情况：取得物料库存情况报表，确定各种物料库存情况； 确定保险储备量：根据每天消耗情况和订货周期，确定保险储备量； 提出采购计划草案：根据生产计划、物料库存情况和保险储备量，编制采购计划草案； 组织讨论：组织本部门采购人员就采购计划草案进行讨论，报生产部副总经理审批（10万元以上的采购计划）； 分送采购计划：将批准后的采购计划分送财务部和生产厂。 二、物料采购 市场调查：通过互联网或其他渠道，调查了解原料和包装材料的供应商状况、市场供求状况和价格状况； 选择供应商：根据市场调查情况，提出供应商选择方案，报供应部经理决定供应商，对主要原料、主要包装材料和机器设备一般要实行招标的方式确定供应商； 签订合同：供应商确定后，与其商谈供货的各种细节问题，并提出合同草案，报采购部经理审批； 运输和验收：需要本公司承运的货物，联系运输车辆，组织货物运输；无论是本公司承运还是供应商送来的货物到达时，本岗位都要参与货物的验收，确保入库的货物与合同所规定的货物相一致； 付款：根据购货合同和本公司现金流转状况，从供应商处取得相关票证，在本公司内部办理付款手续； 供应商评价：根据和供应商业务交往的情况，分析评价是否继续与该供应商保持业务关系。 三、物料采购合同管理 签约前的管理：采购合同签订前，本岗位审阅合同条款，确保合同条款维护本公司利益； 履约中的管理：按采购业务人员归集采购合同，并及时提醒采购业务人员履行合同中的条款； 履约后的管理：将履约后的合同按供货单位分类归档，并妥善保管。 四、物料采购台账管理: 1、先收货后付款 取得入库单：货物到达后，本岗位人员参与验收，并取得入库单； 登记台账：根据入库单登记采购台账中的“收货”栏； 取得发票：收取或催收供货方的增值税专用发票或其它发票； 登记台账：根据发票登记采购台账中的“发票”栏，并将发票交财务部； 汇款证明单：根据采购人员意见，开具支付采购货款的“汇款证明单”，报相关人员批准； 登记台账：根据付款后的“汇款证明单”，登记采购台账中的“付款”栏； 后续付款：对未付货款编制“汇款证明单”，报相关人员批准，并根据付款后的“汇款证明单”登记采购台账中的“付款”栏； 编制采购报表：根据采购台账编制如下三种采购报表，报供应部、财务部和生产事业部副总经理：货到款清采购情况表；货到款项部分支付采购情况表；货到款未付采购情况表。 2、先付款后到货 汇款证明单：根据采购人员意见和采购合同，开具预付采购货款的“汇款证明单”，报相关人员批准； 登记台账：根据“汇款证明单”将预付货款在采购台账中的“付款”栏中予以登记； 取得入库单：货物到达后，本岗位人员参与验收，并取得入库单； 登记台账：根据入库单登记采购台账中的“收货”栏； 取得发票：收取或催收供货方的增值税专用发票或其它发票； 登记台账：根据发票登记采购台账中的“发票”栏，并将发票交财务部； 汇款证明单：根据采购人员