秘书部公文培训

秘书部公文写作培训 负责部门 秘书部 三 一 为什么要懂公文 秘书为什么要懂公文写作 二 要学些什么公文 常用公文写作基本知识 三 应如何写好公文 常用公文写作几个要领 一 为什么要懂公文 一工作开展需要1 工作联系2 信息联络3 公务往来 一 为什么要懂公文 二服务上下需要1 为上级服务2 为横向服务3 为下级服务 一 为什么要懂公文 三提高自身需要1 可以获得信息2 可以锻炼能力3 可以增加知识 二 要学些什么公文 一 公文的概念主体 国家机关及其他社会组织条件 行使职权和实施管理 公务管理需要 要求 有规定格式 不能自己想怎么写就怎么写的 二 要学些什么公文 二 公文的分类 总的类型分 上平下 常用的也有十几种 其中各文种中还有细分类 1 指挥类 命令 指令 指示 决定 决议 计划 布告2 报请类 报告 请示3 批转类 批复 批转 转发 二 要学些什么公文 4 知照类 公告 通告 通报 通知5 记述类 会议记录 会议记要 总结 大事记6 联系类 函 介绍信7 规范类 章程 规定 条例 办法 规则 三 应如何写好公文 一 借用四个要领一是要设计方案二是要选好材料三是要重视施工四是要严格装修 三 应如何写好公文 二 掌握五个要点1 真实2 准确3 精练4 简明5 规范 三 应如何写好公文 三 注意六个毛病1 文种错误2 语言毛病3 发文对象错误4 内容不全面5 主题不突出6 抄袭明显 一 公文的概念及作用 一 公文的概念公文是各级各类机关 企事业单位 社会团体实施管理 组织运行的基本工具和基本手段 二 公文的作用 规制令使作用明事通情作用参谋决策作用宣传舆论作用商洽联络作用存储凭证作用 通用公文 党的机关正式文件的种类 决议 决定 指示 意见 通知 通报 公报 请示 报告 批复 条例 规定 会议纪要 函等14种 行政机关公文的种类 命令 令 决定 公告 通告 通知 通报 议案 报告 请示 批复 意见 函 会议纪要等13种 两者相加 共计有18种公文 这些就是我们学习和了解的重点 2 按机关种类分类 党务机关公文行政机关公文司法机关公文军事机关公文企事业单位公文社会团体公文 按公文行文方向分类 上行公文下行公文平行公文 上行公文 是指下级机关向上级机关报送的公文 如请示 报告等 下行公文 是指上级机关向所属下级机关的行文 如决定 指示 公告 通知 通知 通报等 平行公文 指同级机关或不同隶属机关之间的行文 如函等 通知 公文纪要有时也可作为平行公文 4 按照公文的机密程度分类 绝密公文机密公文秘密公文内部材料普通公文5 按照公文的时限要求分类 特提公文特急公文加急公文平急公文普通公文6 按照使用范围分类 通用公文专用公文 7行政机关公文的种类 命令 决定 公告 通告 通知 通报 议案 报告 请示 批复 意见 函 会议纪要行政机关中的其他公文 调查报告计划工作总结简报等按照规范性与否分类 规范性公文非规范性公文 计划的特点 预想性 制定计划要有科学的预见 根据对客观现实的清醒认识 对未来一定时期的工作活动作出预想性安排 可行性 没有可行性就不能称其为计划 可变性 执行中允许有所变通 调整和修改 约束性 计划一旦通过 下达 就要遵照执行 计划的分类 按性质分 生产计划 为生产而制定的计划 工作计划 机关 团体 学校等部门或单位为进行工作而制定的计划 学习计划 单位或班组为进行学习而制定的计划 文体计划 是单位为开展或进行文化娱乐和体育等活动而制定的计划 计划的分类 按范围分 个人计划 部门计划 计划的分类 按时间分 年度计划 季度计划 月份计划 计划的分类 按时间性分 短期计划 长期计划 凡是三年以上的计划 都叫长期计划 计划的写作方法 计划的写作格式条文式 把计划分成若干条款或部分 通过文字叙述 逐一阐明内容 表格式 用表格的形式来表达计划的内容 这种格式适用于时间较短 内容较为单一的具体安排 综合式 既有文字叙述 又有表格 计划的具体写法 标题 写明单位名称 时间期限 计划种类 写明单位名称 内容范围 计划种类 有些标题还包含计划本身的成熟程度 初稿 讨论稿 正文 公文式计划至少要包含前言与主体两部分 不少计划还有一个结尾部分 与计划有关的一些材料 如果在计划里一条条地列出不方便的时候 还可以在最后附表或附图 前言 用简练的文字说明制定这份计划的依据和总的目标任务 这是计划的总纲 用来统帅全文 虽短 但很重要 主体 这是计划的基本内容 开头和中间既要写明制定计划的依据 也要写明在计划期限内完成的具体任务和应达到的具体目标 还要写明完成任务 实现具体目标的措施 落款与日期 落款写在正文之后的右下方 日期写在落款的下面 如果上报或下发 还要按照公文的格式要求去做 附录 一些工作计划 财务计划还要把指标和数字列表附在文后 二 会议记录 会议记录的含义会议记录 是在有组织有领导地商议事情的集会上 把听到的话或发生的事写下来的公文 也就是开会时把会议的基本情况和会上的报告 讨论的问题 发言和决议等内容记录下来的书面材料 会议记录是会议情况和内容的实录 具有重要文件的性质 会议记录的作用史料作用 重要的会议记录一定要归入档案 以备查考 素材作用 会议记录是形成会议纪要 会议简报的重要素材 文件作用 会议记录可以作为传达 执行会议决议和贯彻会议精神的依据 也可以作为总结工作 检查决议执行情况 向上级汇报的依据 会议记录的特点 会议记录的特点主要是实录性 具体性 即凡是需要记录下来的会议内容 过程 有关的人和事 问题等 都要记全 如实反映 保持本来面目 客观准确 会议记录的要求要记得全面 要记得准确 会议记录的写法 主要分为两部分 一部分是会议组织情况 另一部分是会议内容 组织情况的记录标题 召集部门 开会时间 会议地点 出席人 缺席人 主持人 记录人 这些情况要在会议主持人宣布开会前写好 会议内容的记录 会议上的报告 发言及决议事项都是会议记录的内容 记录时应写上发言人的姓名和发言内容 记录这些内容一般有两种记录方法 一种是简要地记录 一种是详细的记录 除重要会议要把每个人的发言作出详细记录外 一般会议要有详有略 如果讨论的是关键性的问题 特别是意见不一致的时候 一定要详细的记下来 如果有讨论决议的事项 要记清表决情况 总之 要力求做到不遗漏 不歪曲 尽量准确完整 总结 总结的含义总结是对规定的时限内的某项工作加以回顾 分析研究 从中找出经验和教训 引出规律性的认识 明确今后实践的方向 把这些内容系统化 条理化 形成文字的公文 总结是对实践的认识 总结的过程是由感性认识上升到理性认识的过程 总结应对实践进行全面 深刻和本质的概括 总结的作用 总结经验 发扬成绩 反思过去 展望未来 互通情报 共同提高 总之 总结是提高我们思想认识 不断改进工作的重要方法 我们要充分重视 使之能够更好地反映事物的本来面目 以指导我们的工作 搞好社会主义建设 总结的种类 按内容分 综合性总结 专题性总结 简介性总结 按性质分 工作总结 学习总结 思想总结 按范围分 个人总结 单位总结 按时间分 年度总结 季度总结 阶段总结 总结的特点 总结是自身实践的本质的反映 总结是人们对前一阶段工作实践的回顾 它的内容 应当完全忠实于自身的实践活动 总结是一种理性认识 总结不是对工作的照像和复制 它不只要反映 怎么样 还要阐明 为什么 总结讲求群众性 要反映群众的智慧和力量 避免为个人树碑立传 总结的写作方法 标题 陈述式标题 由单位 时间 事由和文种构成 论断式标题 这类标题是对有关总结作出明确的判断 概括式标题 根据内容概括题目 类似一般文章标题的写法 严肃性和重要性的特点比较鲜明 2 正文 正文反映总结的具体内容 是总结的核心部分 由前言 主体 结尾三部分组成 前言 前言也称导语 开头 一般是概述基本情况 概述主要成绩 概述基本经验 这部分要用语精练 概括全面 主体 这是正文的重点 一般包括 基本情况的概述 总结成绩和经验 存在的问题和教训 今后的努力方向 结尾 这部分行文要求简短 有力和自然 3 落款和日期 单位总结的具名一般放在标题下面 日期写在结尾处 六 通知 通知的含义通知是发布法规和规章 批转下级公文 转发上级机关和不相属机关的公文 传达要求下级机关办理和需要周知或者执行的事项 任免人员所使用的公文 通知的特点使用的广泛性 使用频率最高 种类比较多 通知中的语言要简明 扼要 精确 通知的写作方法格式标题 通知标题的写法有三种 一是写明发文机关 发文事由和文种 即写出完整的标准式的公文标题 二是写明发文事由和文种 省去发文机关 三是只写明文种 通知 省去发文机关和事由 这是在通知的事项比较简单 不作为正式文件发布 在机关内部使用的标题 另外 遇到特别紧急的情况 可在通知的前面加上 紧急 二字 正文 正文是通知的主体和核心部分 其写法应视通知的实际情况和需要而定 一般写法是 首先写明制发通知的原因 依据 理由和目的 即写明为什么要制发这个通知 其次要写明通知的事项 如有关政策 规定 需要周知 办理 执行的事项等等 结尾一般要写明 特此通知 3 落款 正文之后右下角写明制发通知的机关名称 如在标题中已有名称的 可以不再写 日期 在落款的下面写明制发此通知的年 月 日 内容1 发布性通知 即国家行政机关以通知方式 发布 或废止 行政法规和规章 包括规定 办法 细则等 要求受文机关遵照执行 此类通知正文很简短 一般写明发布行政法规和规章的名称和执行要求即可 对所发布的公文作为附件同时发出 批转性通知 即由上级机关采用通知的方式 对下级机关发来的报告 意见 工作要点 请示等公文予以批示之后转发到所属单位 要求遵照执行 这就是批转性通知 此类通知正文写法 一般是首先写明对所批转的下级公文的立场 态度和评价 其次写明有关的意义和作用 最后写明贯彻执行的希望与要求 篇幅一般都比较短小 转发性通知 即以通知的方式 把同级机关或不相隶属机关的公文 转发到所属单位 要求贯彻落实或参照执行 写法要求 首先写明转发公文的名称 然后写明对转发公文的态度或贯彻落实的要求 4 办理性通知 即以通知的方式要求下级机关按照具体的规定办理有关事情 以便于工作 生产等方面的进行 写法一般是 首先写明制发本通知的根据 理由 其次是写明办理 处理 的有关事项是什么 怎样办 要写得具体 明确 易懂 最后写明贯彻执行本通知的希望与要求 5 执行性通知 即上级机关以通知的方式 向下级机关指明政策 部署工作任务 交代办法 阐述原则等等 写法基本同 办理性通知 6 会议性通知 即以召开某次某种会议的有关事项为内容 告知有关单位或人员 以便出席参加并开好会议 此类会议通知正文写法一般应写明会议的目的 名称 议题 起止时间 主持单位 开会和住宿地点 报到的时间和地点 出席会议人员条件 材料的准备 以及其他的注意事项等等 由于各种会议和出席人员的不同 一定要从实际出发 针对不同情况写明具体而明确的要求 具有保密性质的会议 议题和目的可以不写 策划书 策划书即对某个未来的活动或者事件进行策划 并展现给读者的文本 策划书是目标规划的文字书 是实现目标的指路灯 撰写策划书就是用现有的知识开发想象力 在可以得到的资源的现实中最可能最快的达到目标 策划书格式要求 1 文件类型 MicrosoftWord97 2003文档 doc 2 字体 宋体3 行距 最小值22磅4 普通段落 四号字体 首行缩进4字符 策划书格式要求 5 标题要求 主标题 XX计划书 XX活动书 二号字体 加粗 居中对齐副标题 小三号字体 加粗段落标题 三号字体 加粗子标题 四号字体 加粗 策划书格式要求 6 列表符号 项目号后使用顿号 而不是英文句号 一级项目 一 二 三 二级项目 1 2 3 三级项目 1 2 3 带圈字符采用缩小文字样式 策划书格式要求 7 落款与时间 均使用向左对齐方式 与最后段落相距两行 落款样式 团委XX部时间样式 2012年11月14日 策划书格式要求 说明 要求为规范策划书排版格式 增强文档可读性及策划书排版统一性而制定 以上只是大体规定 要求范围以外内容可根