用友软件合同管理操作手册(带图)

NBLK 第 1 页 共 10 页 合同管理操作手册合同管理操作手册 系统选项设置系统选项设置 合同导航合同导航 通过合同导航对合同进行日常管理 合同导航是系统默认的合同操作界面 可由此界面进入 合同工 作台 菜单路径 合同管理 日常操作 合同导航 NBLK 第 2 页 共 10 页 操作流程 自主导航页签 1 根据 默认导航界面选项卡 设置 自动或选择进入 自主导航 显示 分组视图 分类 视图 可进行视图切换 也可切换到 主子视图 2 在树状结构图选择合同 系统右侧上方显示 合同概要 可以跟踪合同 新建合同 打开合同 删除合同 右侧下方显示 报警信息 当选中结构图中的根 显示所有报警 概要为空 当选 中主合同 显示主合同及所有子合同报警 概要为主合同概要 当选中合同类型 显示所有该类 型合同报警 概要为空 3 可以双击要查看的合同 进入 合同工作台 也可 通过右键菜单进行相关操作 合同工作台合同工作台 可以设置合同的详细信息 包括合同概要 收 付款计划 合同标的 标的明细 合同条款 大事 记 附件 进行变更时 合同工作台的信息参见合同变更 菜单路径 日常操作 合同导航 双击合同 日常操作 合同导航 新建 合同 打开 合同 日常操作 合同导航 右键菜单 新建 打开 操作流程 1 在 合同导航 窗口 可以按 新建 打开 或双击光标所在合同进入 合同工作台 窗 口 2 新建合同弹出 合同设置 窗口 进行选项设置 其中 合同设置 选项 是否使用分级标的 为是时 显示 标的明细 页签 否则显示 合同标的 页签 3 设置完毕 按 保存 保存设置 按 退出 返回 合同工作台 显示 合同概要 页签 可 以进行填写 可以切换到其他页签 包括 收 付款计划 合同标的 标的明细 合同条款 大事记 附件 NBLK 第 3 页 共 10 页 4 在合同工作台中 点击 打印 按钮 在弹出的 打印设置 界面 可以对合同概要 收付计划 合同标的 合同条款 大事记五个页签随意抽取组合打印 5 可以对合同进行新建保存 修改保存 删除 生效 失效 结案 弃结 6 可以对合同进行批量生效 失效 批量结案 弃结 7 可以对已生效的合同进行变更 参见合同变更 8 已生效未结案的应收 应付类合同可以进行结算 参见合同结算单 栏目说明 自由态合同 可以编辑所有页签 生效态合同 可以编辑 收 付款计划 大事记 附件 结案态合同 可以编辑 附件 合同概要栏目 合同编码 录入或自动生成 可以设定单据生成规则 同一类型的单据号保证唯一性 参见 基 础设置 帮助 合同名称 录入必填 合同类型 录入或参照 必填 参照内容为合同类型设置 合同性质 根据 合同类型 带入 不可修改 所属合同组 录入或参照 可为空 参照内容为合同分组设置 主合同编码 录入或参照 可为空 参照内容为合同档案列表 不可录入当前合同 已有主合同 的合同 即主子合同级别只能有一级 对方单位 录入或参照 采购 应付类合同参照供应商档案 销售 应收类合同参照客户档案 其他类合同按 是 参照客户档案 按 否 参照供应商档案 对方负责人 录入 可为空 部门 录入或参照 可为空 参照内容为部门档案 业务员 录入或参照 可为空 参照内容为职员档案 合同签定日期 录入或参照 可为空 合同开始日期 录入或参照 可为空 合同结束日期 录入或参照 可为空 合同结束日期 合同开始日期 保修期 录入 可为空 币种 默认为本位币 一般为人民币 可修改 汇率 根据 币种 带入 可修改 收付计划方向 根据 合同类型 带入 可修改 选择内容为收 付 其他 预收付金额 是指如果该合同有预收付款发生 那么在合同概要的 预收付款金额 显示应收应付 中收付款单上的金额 可以根据业务处理随时更新预收付款金额数据 业务类型 合同性质为采购 销售类合同时 必输项 应收 应付 其他性质合同时 不可编辑 采购类合同可参照输入 普通采购 受托代销 销售类合同可参照输入 普通销售 委托代销 分期收款 直运销售 合同描述 录入 可为空 创建人 根据新建保存的操作员带入 创建日期 根据新建保存的当前日期带入 生效人 根据生效的操作员带入 NBLK 第 4 页 共 10 页 生效日期 根据生效的当前日期带入 结案人 根据结案的操作员带入 结案日期 根据结案的当前日期带入 根据 合同标的 标的明细 带入 不可修改 合同总金额 合同标的 的含税金额原币合计 合同执行金额 合同标的 的执行含税金额原币合计 合同总数量 合同末级标的数量合计 合同执行数量 合同末级标的执行数量合计 收付款信息栏目 收 付款计划 可以记录合同的收付款协议或者相关人员对合同收付款的预测 收付款日期 录入或参照 合同开始日期 收付款日期 合同结束日期 收付比例 录入百分比 小于等于 100 可以自动计算合同计划比例与计划收付款金额的对应 关系 当已经有合同收付款数据时 按照以下公式计算 收付款比例 收付款金额 合同总金额 收付款金额 合同总金额 收付款比例 二者中其中一个更改 另外一个依据公式反算 收付金额 录入金额 可录入负数表示与 收付计划方向 相反 收付金额 合同总金额 收付款 比例 结算方式 录入或参照 参照内容为 结算方式 收付款条件 录入或参照 参照内容为 付款条件 说明 录入 合同标的 标的明细栏目 合同设置 选项 是否使用分级标的 为否时 显示 合同标的 页签 为是时 显示 标的明细 页签 在左侧窗口显示所选项目或存货的树状结构 可以用鼠标拖动 改变级次结构 根据选项 合同标的来源 录入项目或存货 根据选项 末级标的必须对应末级项目或存货 确定末级标 的是否必须对应末级项目 存货 当前合同控制点 根据合同类型设置带入 不可修改 标志 0 为一般记录 可以执行 1 为终止记录 不可以执行 编码 录入 可根据 合同标的来源 设置参照项目 项目大类 项目分类 项目 或存货 存 货分类 存货 名称 录入 编码 参照录入的 带入项目名称或存货档案名称 计量单位 录入 标的为末级存货的带入主计量单位 税率 录入百分比 如 17 代表 17 折扣率 录入 0 折扣率 100 计算公式 折扣率为正扣时 无税原币金额 无税原币单价 数量 折扣率 折扣为反扣时 无税原币金额 无税原币单价 数量 1 折扣率 数量 录入 合同控制点为数量时必填 反算其他栏目 无税原币单价 手工录入数据或根据其他已经输入的数据自动计算 当 合同类型 设置中选择 合同文本控制类型 为 单价 时 此项必须输入 可以根据输入的单价自动计算含税原币单价 如果已经输入数量 还可以自动计算无税原币金额 含税原币金额等相关栏目 无税原币金额 手工录入数据或根据其他已经输入的数据自动计算 当应收应付类合同的 合同 类型 设置中选择 合同文本控制类型 为 总额 或 单价总额 时 此项必须输入 NBLK 第 5 页 共 10 页 含税原币单价 手工录入数据或或根据其他已经输入的数据自动计算 当 合同类型 设置中选择 合同文本控制类型 为 单价 时 此项必须输入 含税原币金额 录入或或根据其他已经输入的数据自动计算 当应收应付类合同的 合同类型 设 置中选择 合同文本控制类型 为 总额 或 单价总额 时 此项必须输入 执行数量 执行无税金额原币 执行含税金额原币 根据 合同结算单 带入 开始日期 录入 开始日期 合同开始日期 合同概要 结束日期 录入 开始日期 结束日期 合同结束日期 合同概要 对应明细来源 根据合同类型设置带入 来源为存货或项目 对应项目 存货编码 根据录入的项目或存货带入 可修改 应收应付类合同的末级标的必须有 对应项目 合同设置 选项 末级标的必须对应末级项目或存货 为是 则末级标的必须 对应末级项目 存货 备注 录入 注意 注意 当存货已经定义为结构性自由项的存货 则在合同标的中为必输项 合同条款栏目 合同条款 可以记录合同中具有重要参考意见的条款 用于文本参考 没有后续处理 条款分类 录入或参照 参照内容为合同条款分类设置 名称 录入或参照 参照内容为合同条款设置 内容 根据合同条款设置带入 可修改 合同大事记栏目 合同大事记 用于记录与合同相关的信息 大事记编码 录入 保证唯一性 大事记内容 录入 合同附件栏目 在附件中可以管理由于合同相关的电子文档 在这里保存链接 编码 录入 保证唯一性 名称 录入 说明 录入 路径 录入或参照 应保证路径链接的正确性 操作说明 合同状态与操作 合同状态 自由态 生效态 结案态 合同动作 编辑 增删改 生效 失效 变更 结案 弃结 状态 动作编辑生效失效变更结案弃结 自由态 生效态 结案态 合同编辑 单据未生效前为自由态 可以进行修改 删除 生效 生效该合同 填上生效人和生效日期 合同为生效态 合同成为有效合同 可以进入下一 流程 以下情况可以生效 合同标的 中至少存在一条记录 NBLK 第 6 页 共 10 页 合同性质为应收 付类的合同 末级标的必须有 对应项目 若合同设置选中 末级标的必须对应末级项目或存货 末级标的必须对应末级项目 存货 失效 失效该合同 去掉生效人和生效日期 合同为自由态 以下情况不可失效 合同被引用 存在执行单据 如合同结算单 无论是否生效 存在该合同的变更单 无论是否生效 合同变更 已生效已执行的合同 只能进行合同变更 需要对变更单进行生效 原合同依然生效 结案 结案合同 填上结案人和结案日期 合同为结案态 已执行完毕的合同 或不想继续执行 的合同 可以进行结案 结案后的合同不能再执行 不能被其他系统引用 以下情况不可结案 存在未生效的变更单 存在未生效的执行单据 如合同结算单 已生效的合同结算单的本币和原币有余额 弃结 弃结合同 去掉结案人和结案日期 合同为生效态 合同变更合同变更 对于已经生效的合同 用户可以对合同进行变更 在变更单生效后 合同执行的内容包括 合同原始 文件 所有生效变更单 菜单路径 合同工作台 变更 操作步骤 1 在 合同工作台 窗口 对已生效未结案的合同 可以按 变更 进行合同变更 2 系统显示 合同工作台 变更列表 存在未生效变更单时 不可新增变更单 即一张合同只能 有一张未生效变更单 3 按 新建 进入 合同工作台 变更 窗口 4 用户可以修改 合同概要变更 页签 可以切换到其他页签进行修改 包括 合同标的变更 标的明细变更 条款变更 5 按 保存 保存变更单 按 放弃 放弃变更单 按 退出 返回 合同工作台 变更列表 窗 口 6 系统显示合同变更单列表 按 修改 修改当前变更单 按 删除 删除当前变更单 按 比较 比较原合同 合同变更单内容 按 切换 切换到 合同工作台 窗口 7 按 生效 对变更单进行生效 按 失效 取消生效的变更单 合同分组 主合同编码 根据合同带入 可修改 保修期 录入 可为空 合同结束日期 根据合同带入 可修改 合同结束日期 合同开始日期 质保金比例 录入百分比 可为空 质保金额度 录入金额 可为空 合同描述 根据合同带入 可修改 按钮说明 合同工作台 变更列表 NBLK 第 7 页 共 10 页 新增单据新增单据 用户可以手工新增期初合同 合同 合同变更单 期初结算单 合同结算单 菜单路径 基础设置 合同期初设置 期初合同 增加 基础设置 合同期初设置 期初结算单 增加 合同导航 新建 合同工作台 增加 日常操作 批量生效 失效 增加 NBLK 第 8 页 共 10 页 日常操作 批量结案 弃结 增加 合同工作台 变更 新建 日常操作 合同结算单备查簿 增加 日常操作 合同结算单 增加 操作步骤 1 进入单据列表界面 弹出过滤窗口 2 输入过滤条件 按 过滤 可过滤出符合条件的单据列表记录 用户可以按 查询 重新查询 3 点击 增加 进入单据卡片录入状态 也可在单据卡片窗口按 增加 进入单据录入状态 4 手工录入单据表头 表体内容 各页签内容 直接录入或参照 根据业务规则 不同单据有不同 的必填栏目 如为空系统提示用户输入 5 要删除某行 将光标移到当前行 单击 删行 即删除当前行 6 要增行 可将光标移到表体尾部空行处录入 也可按 增行 增加一行 行前序号由黑变为红 7 要修改栏目 用鼠标单击要修改的数据项 直接输入要修改的数据 8 如果不想保存当前输入的单据 单击 放弃 按钮 则放弃当前新增的单据 9 该张单据被确认正确后 单击 保存 保存该单据 10 未保存单据时 如退出当前界面 则系统提示 用户可选择是否保存 11 单据增加完毕 再重复 3 10 步骤 增加下一张单据 12 当所有单据填制完毕 用鼠标单击 退出 按钮或当前窗口右上角 退出填制单据功能 注意事项 新增单据为 录入 状态 可以进行修改 删除操作 在未保存前可以按 放弃 放弃当前填制的单据 在保存后可以按 删除 删除当前未生效的单据 修改单据修改单据 在单据列表界面选择单据 进入单据卡片界面进行修改 菜单路径 合同工作台 修改 合同工作台 变更 修改 合同结算单 修改 操作步骤 1 进入单据列表界面 弹出过滤窗口 2 输入过滤条件 按 过滤 可过滤出符合条件的单据列表记录 用户可以按 查询 重新查询 3 将光标移到要修改的单据行 或点击 定位 按钮 利用定位功能查找要修改的单据记录 双击 该单据行进入该单据卡片查询状态 也可在单据卡片查询状态按 首张 上张 下张 末张 查找要修改的单据 4 在当前单据 点击 修改 按钮 进入单据录入状态 5 要删除某行 将光标移到当前行 单击 删行 即删除当前行 6 要增行 可将光标移到表体尾部空行处录入 也可按 增行 增加一行 行前序号由黑变为红 7 要修改栏目 用鼠标单击要修改的数据项 直接输入要修改的数据 8 如果不想保存修改内容 单击 放弃 按钮 则放弃当前修改内容 9 修改完成后 按 保存 按钮 保存本次修改的内容 10 未保存单据时 如退出当前界面 则系统提示 用户可选择是否保存 11 修改完当前单据 再重复 3 10 步骤 直至所有需要修改的单据修改完毕 注意事项 NBLK 第 9 页 共 10 页 下列情况不允许修改单据 已生效的单据 如要修改 则需将已生效未执行的单据失效 已执行的单据不可失效 已结案的合同 如要修改 则需将已结案的合同弃结并失效 已执行的单据不可失效 有下游单据生成 或被其他功能 其他系统使用 视为单据已经执行 已执行的单据不可失效 如需修改 则需将生成的下游单据删除 或取消其他系统的相关操作 然后再失效 已生效的合同可以变更 参见合同变更 删除单据删除单据 单据如不需要 则可以将该单据整张删除 单据行的删除请参见修改单据 菜单路径 基础设置 合同期初设置 期初合同 删除 基础设置 合同期初设置 期初结算单 删除 合同导航 删除 合同工作台 删除 日常操作 批量生效 失效 删除 日常操作 批量结案 弃结 删除 合同工作台 变更 删除 日常操作 合同结算单备查簿 删除 日常操作 合同结算单 删除 操作步骤 在单据列表界面删除单据 1 进入单据列表界面 弹出过滤窗口 2 输入过滤条件 按 过滤 可过滤出符合条件的单据列表记录 用户可以按 查询 重新查询 3 将光标移到要删除的单据行 或点击 定位 按钮 利用定位功能查找要删除的单据记录 4 在当前单据行 按 删除 按钮 系统提示是否要删除当前单据 确定则删除单据 否则不删除 单据 5 删除完当前单据 再重复 3 5 步骤 直至所有需要删除的单据删除完毕 在单据列表界面选择要删除的单据 1 进入单据列表界面 弹出过滤窗口 2 输入过滤条件 按 过滤 可过滤出符合条件的单据列表记录 用户可以按 查询 重新查询 3 将光标移到要删除的单据行 或点击 定位 按钮 利用定位功能查找要删除的单据记录 双击 该单据行进入该单据卡片查询状态 也可在单据卡片查询状态按 首张 上张 下张 末张 查找要删除的单据 4 在当前单据 点击 删除 按钮 系统提示是否要删除当前单据 确定则删除单据 否则不删除 单据 5 删除完当前单据 再重复 3 5 步骤 直至所有需要删除的单据删除完毕 注意事项 下列情况不允许删除单据 已生效的单据 如要修改 则需将已生效未执行的单据失效 已执行的单据不可失效 已结案的合同 如要修改 则需将已结案的合同弃结并失效 已执行的单据不可失效 有下游单据生成 或被其他功能 其他系统使用 视为单据已经执行 已执行的单据不可失效 如需修改 则需将生成的下游单据删除 或取消其他系统的相关操作 还需要再失效 用户要尽量少用 删除 按钮删除单据 如果单据确实不正确 可以修改该单据 生效生效 失效单据失效单据 NBLK 第 10 页 共 10 页 在实际业务过程中 生效常常是对当前业务完成的确认 单据只有经过生效 才是有效单据 才能进 入下一流程 被其他单据参照或被其他功