XX企业档案管理办法

档案管理档案管理办法办法 一 一 档案管理流程设计档案管理流程设计 一 一 流程设计目的流程设计目的 图图 8 1 档案管理流程设计目的说明档案管理流程设计目的说明 二 二 流程结构设计流程结构设计 图图 8 2 档案管理流程结构设计图档案管理流程结构设计图 目的 1 目的 2 目的 3 目的 4 规范档案管理工作 统一档案的管理与使用 标准 分清权责 降低企业经营风险 规范档案的分类 传递等工作 可续归档保 管档案 提高档案管理工作的质量和效率 尽量减少档案的复印份数及保管场所 节约 资源 提高档案的保密系数和安全性 同时 降低管理成本 逐步实现企业管理的规范化 标准化和程序 化 提高企业管理水平和管理效率 档案归档与维护流程 档案借阅与归还流程 档案销毁管理流程 档案保密管理流程 声像档案管理流程 档案日常 管理流程 档案 管理 流程 结构 档案管理流程设 计目的 二 二 档案日常管理流程与工作标准档案日常管理流程与工作标准 一 一 档案日常管理流程图档案日常管理流程图 二 二 档案日常管理工作标准档案日常管理工作标准 阶段节点工作执行标准执行工具 1 1 在相关部门的配合下收集档案 2 将新收集的档案盒已有档案进行分类整 理 2 1 对档案进行鉴定 整理出有价值的档案 并拟定保管期限 2 编制档案鉴定表 提交上级领导审批 档案 鉴定 与分 类登 记 3 1 确认档案鉴定的各项手续齐全 且已经 主管领导审批 2 根据审批结果对档案进行分类 并编号 登记 企业档案收集规定 档案管理制度 档案鉴定表 4 1 将登记表及齐全文件的修订稿 正本和 材料归档保管 2 档案归档保管流程可参照 档案归档 维护流程与工作标准 5查询 借阅流程参照 档案借阅 归还流程 与工作标准 档案 保管 维护 6 1 收集相关材料 不断对档案进行更新 完善 2 整理出没有价值和已损坏的档案 并进 行相应处理 档案登记表 档案检索工具 档案管理制度 档案更新记录表 7档案销毁流程参照 档案销毁管理流程与工 作标准 档案 销毁 与记 录存 档 8 1 将档案更新 销毁记录表进行存档保存 2 对档案重新进行存档保存 档案销毁记录表 档案更新记录表 档案管理制度 三 三 流程关键事项与考核说明流程关键事项与考核说明 所属节点关键事项考核指标与目标值 1档案收集 整理 收集全面性 收集的档案文件完整 全面 收集 整理及时性 及时收集和整理档案文件 无拖延情况 2档案鉴定 鉴定准确度 对档案价值和保存期限的鉴定意见 与领导审批的鉴定结果基本一致 3档案分类整理 登记 分类整理准确率 目标值为 100 登记及时率 目标值为 100 6档案更新 完善 更新延误次数 目标值为 0 次 更新 完善次数 目标值为 次以上 三 三 档案归档 维护流程与工作标准档案归档 维护流程与工作标准 一 一 档案归档 维护流程图档案归档 维护流程图 二 二 档案归档 维护工作标准档案归档 维护工作标准 阶段节点工作执行标准执行工具 申请 归档 1根据档案鉴定表与档案登记表填写档案归档申请 表 并提交行政部长审批 档案鉴定表 档案登记表 档案归档申请表 档案 装订 2 1 将所整理的文件进行组合固定 根据厚薄 度采用卷绳或订书器装订 2 装订时首先应根据文件排版确定装订线 处理未留装订空隙或装订线上有文字的文件时 应在装订的位置加一定宽度的纸边 处理大小不 一 长短不齐的文件时 应采取折叠的方法使其 规格统一 档案管理制度 3在各职能部门的配合下 将装订好的档案按文件 性质分类 4分类后 按一定的标准 对分类方案的最低一级 类目进行排序 5 1 排列顺序后 按分类方案和排列顺序对档 案逐件编号 2 在文件首页上端的空白位置加盖归档章 并填写文件名称 类别 编号等内容 档案 编号 归档 6编号后 按文件性质和内容编制档案目录 以便 查阅和统计 档案管理制度 档案目录 档案 装盒 7 1 确定各档案已全部分类编号且编制了档案 目录 2 将整理好的档案按编号顺序装入档案盒 在档案盒封面标明全宗名称 3 根据档案盒摆放方式的不同 在盒脊或底 边设置全宗号 年度 保管期限 起止编号 盒 号等必备项 档案盒 档案盒标签 档案管理制度 案卷备考表 4 档案盒内附上案卷备考表 置于盒内文件 之后 其项目包括盒内档案情况说明 整理人 检查人和归档日期等 5 盒内档案情况说明主要记录档案的缺损 修改 补充 移出 销毁等情况 档案 维护 8 1 将归档 审查完毕的归档盒根据档案编号 档案材质及保存方法放至相应的档案室 2 定期对档案与档案盒进行除尘 维护 3 对破损的档案应及时进行必要的修理 托 衬 裱糊 确保档案完整 恢复原貌 档案管理制度 档案室管理制度 三 三 流程关键事项与考核说明流程关键事项与考核说明 所属节点关键事项考核指标与目标值 1档案归档申请 档案归档申请及时性 档案归档申请及时 无延误情况 档案归档申请表填写准确性 填写准确 无错误 2档案装订 档案装订规范性 档案装订工作按档案管理制度中的档 案装订办法执行 装订整齐性 档案装订整齐 无大小或长短不一等装订 情况 3档案分类 档案分类合理性 档案分类合理 便于查找 档案分类出错次数 目标值为 0 次 5档案编号 档案编号正确性 档案编号正确 无重复或错漏编号等 情况 7档案装盒 档案装盒准确率 目标值为 100 档案盒各项标签填写的清晰 准确度 档案盒各项标签 填写清晰 内容准确 8档案保存维护 档案保存维护及时率 目标值为 100 档案保存整洁性 档案整洁 干净 无灰尘覆盖 档案破损率 目标值为 0 四 四 档案借阅 归还流程与工作标准档案借阅 归还流程与工作标准 一 一 档案借阅 归还流程图档案借阅 归还流程图 二 二 档案借阅 归还工作标准档案借阅 归还工作标准 阶段节点工作执行标准执行工具 1 1 行政部长审核经行政人员审查的档案借阅申 请表 2 行政部长审批权限内的申请表 并将权限外 的申请表 如借阅机密档案的申请表 交执行长 审批 2 1 行政人员确认档案借阅申请表已经主管领导 审批 2 取出相应的借阅档案 在档案调出登记表中 登记档案的名称 类别 编号 取出日期等信息 档案 借阅 3 1 通知借阅人领取借阅档案 2 在档案借阅登记表上登记借阅档案的名称 类别 编号 借阅人 借阅日期 应归还日期 审批人 经办人等信息 档案借阅申请表 企业内部申请审批 制度 档案调出登记表 档案借阅登记表 档案管理制度 4 1 审查续借档案与续借原因 2 将相关续借档案的名称 类别 编号 续借 原因 续借时间等信息填写至档案续借申请表 提交上级领导审批 档案 续借 5 1 确认续借手续已齐全 2 在档案续借登记表中写明续借档案的名称 类别 编号 续借人 审批人 续借日期 续借 时间经办人等情况 档案续借申请表 档案续借登记表 企业内部申请审批 制度 档案管理制度 档案 归还 6 1 根据档案借阅登记表确认各档案应归还日期 及其借阅人等 2 对于即将到期归还的档案 应通知档案借阅 人按时归还 7检查归还档案是否完整 对于有破损或缺失的档 案 应将相关情况登记后反映给上级领导进行相 应处理 8根据上级领导审批的处理方式 对相应的档案及 借阅人进行处理 9 1 将归还或修复的档案归档至相应的档案盒与 档案室 2 将档案借阅登记表 档案续借登记表 档案 破损处理表永久保存 档案借阅登记表 档案续借登记表 档案破损处理表 档案管理制度 三 三 流程关键事项与考核说明流程关键事项与考核说明 所属节点关键事项考核指标与目标值 2档案取出 登记 档案取出及时性 档案借阅申请审批完成后及时 取出 档案调出登记表填写完整性 填写内容完整 准 确 3借阅手续办理 借阅手续办理及时率 目标值为 100 借阅手续完整性 借阅手续齐全 经主管领导审 批 登记内容完整 5续借手续办理 续借手续办理及时率 目标值为 100 续借手续办理完整性 续借手续齐全 经主管领 导审批 登记内容完整 7归还档案检查 登记 归还档案检查及时性 及时检查归还档案的破损 情况 归还档案登记准确率 目标值为 100 8破损档案处理 破损档案处理及时率 目标值为 100 破损档案处理规范性 处理工作根据领导批示及 档案管理制度中的档案破损处理办法进行 9档案与记录归档 归档及时率 目标值为 100 记录保存完整性 各项登记记录保存完整 无缺 失情况 五 五 档案销毁管理流程与工作标准档案销毁管理流程与工作标准 一 一 档案销毁管理流程图档案销毁管理流程图 二 二 档案销毁管理工作标准档案销毁管理工作标准 阶段节点工作执行标准执行工具 档案 销毁 分析 1 1 定期根据档案的形成时间 内容 密级 利用价值等 对档案的保存价值进行鉴定 2 对鉴定为无保存价值的档案编制档案销毁 分析报告 档案销毁分析报 告 档案管理制度 2清点 核对筛选出档案的内容 价值 确保筛选 出的需销毁档案为无保存价值档案 档案 销毁 审批3 1 根据清点 核对无误的需销毁档案列出档 案销毁清单 2 根据需销毁档案的内容 密级 编制档案 销毁手册 内容包括档案的名称 编号 类别 形成时间 销毁原因 销毁方式等 3 将档案销毁手册与档案销毁分析报告提交 上级领导审批 档案销毁清单 档案销毁手册 档案销毁分析报 告 企业内部申请审 批制度 档案管理制度 4 1 确认需销毁档案已通过审核 2 在需销毁档案的档案目录 档案总登记簿 和档案目录登记簿上注销相关档案 5 1 在行政部长的监督下 由两名或两名以上 的行政人员根据销毁处理方式对需销毁档案进行 销毁处理 2 销毁处理方式有焚烧 碎片和化浆等 档案 销毁 6 1 确认需销毁档案已销毁 2 在档案销毁记录表上登记销毁档案的时间 地点 销毁人及监督人等信息 并签字归档 3 长期保存档案销毁记录表 档案目录 档案总登记簿 档案目录登记簿 档案销毁记录表 档案管理制度 三 三 流程关键事项与考核说明流程关键事项与考核说明 所属节点关键事项考核指标与目标值 1档案价值定期检定 档案价值鉴定及时率 目标值为 100 档案价值鉴定合理性 对档案价值鉴定合理 无将 有保存价值档案鉴定为无保存价值 需销毁档案的 情况 3档案销毁清单 手 册编制 档案销毁清单编制正确率 编制的清单内容正确无 误 档案销毁手册编制合理性 手册内容合理 销毁方 式和档案性质相适宜 4档案注销 注销及时率 目标值为 100 注销准确率 目标值为 100 5档案销毁 档案销毁按时完成率 目标值为 100 档案销毁规范性 档案销毁工作按档案管理制度中 的档案销毁管理规定执行 6档案销毁记录 归 档 档案销毁记录归档及时性 将档案销毁记录及时归 档 无逾期未记录或未归档等情况 记录保存完整性 档案销毁记录长期保存 记录无 丢失 六 六 档案保密管理流程与工作标准档案保密管理流程与工作标准 一 一 档案保密管理流程图档案保密管理流程图 二 二 档案保密管理工作标准档案保密管理工作标准 阶段节点工作执行标准执行工具 档案 保密 管理 制度 建设 1 1 收集 参考优秀企业或同行业企业的档案 管理制度 2 拟定适合本企业的档案保密管理制度 交 上级领导审批 档案管理制度 档案保密管理制 度 2 1 根据档案保密管理制度和档案具体内容 在相关部门配合下划分档案密级 2 编制档案密级建议书 提交上级领导审批 3 1 将档案按密级高低排序 编制档案密级明 细表 2 档案密级明细表内容包括档案的名称 类 别 编号 密级等 密级 确定 4 1 将档案按类别 编号及密级分别归档保存 至相应的档案室 2 将档案密级明细表存放至指定的安全文件 柜 档案密级建议书 档案密级明细表 档案管理制度 5 1 定期组织人员对档案安全进行评估 及时 发现漏洞和错误 2 将安全评估报告提交上级领导审批 确认 处理方式 保密 处理 6 1 出现泄密事故时 应及时按照档案保密管 理制度进行紧急处理 2 调查原因 总结经验 避免类似事故再次 发生 安全评估报告 泄密事故处理报 告 档案保密管理制 度 密集7对档案进行定期审查 整理 审查 整理范围包 括已泄密和未泄密的全部档案调整 8 1 确定已泄密和未泄密档案的处理办法 2 需解密 降级的档案须提交主管领导审批 重新进入密集确定程序 无需处理的档案 则归 档保存 档案管理制度 企业内部审批制 度 三 三 流程关键事项与考核说明流程关键事项与考核说明 所属节点关键事项考核指标与目标值 2档案密级划分 档案密级划分合理性 档案密级划分合理 所提供密 级划分建议与领导审批意见的差错率为 0 4档案归档保存 归档及时率 目标值为 100 保存完整性 保存的档案整洁 完整 5定期安全评估 安全评估及时性 在规定时间内及时进行安全评估 安全评估准确性 安全评估准确 能及时发现漏洞和 问题 6泄密事故处理 处理及时率 目标值为 100 处理 有效性 泄露事故处理有效 能将不利影响降至 最低 七 七 声像档案管理流程与工作标准声像档案管理流程与工作标准 一 一 声像档案管理流程图声像档案管理流程图 二 二 声像档案管理工作标准声像档案管理工作标准 阶段节点工作执行标准执行工具 1 1 在声像资料形成 1 个月内收集反映本企业 主要职能活动 工作成果和存在问题的声像资 料 各级领导和著名人物参加的与本企业有关 的重大活动声像资料 本企业有关人员组织或 参加的重要会议及活动的声像资料 其他单位 与本企业形成的重要声像资料 2 随时收集具有保存价值的声像资料 3 随时征集重要的声像资料 声像 档案 收集 整理 2 1 整理 分类 组合 排列收集 征集的声 像资料 2 将照片资料按年代分类 同属一类的按时 间顺序编号 同时填写其底片号 底片在案卷 内的流水号 音像资料按年度分类 按内容编 号 同一内容分录几盘的应收为一个案卷 编 同一案卷号 然后每盘再依次编排序号 3 编制声像资料统计表与声像资料保管期限 建议书 交上级领导审批 档案管理制度 声像档案管理规定 声像资料统计表 声像资料保管期限 建议书 3编写文字说明 准确记录声像资料的内容 时 间 地点 人物 背景 作者 摄制者 等信 息 4 1 根据声像资料的分类及编号编制声像资料 目录 以便查找 2 声像档案目录的内容包括声像资料的名称 类别 编号 时间 作者 摄制者 等 声像 档案 归档 保管 5声像档案归档流程可参照 档案归档 维护流 程与工作标准 声像档案文字说明 声像档案目录 档案管理制度 声像档案管理规定 6 1 及时处理污损的声像档案 进行必要的技 术处理 2 根据各项声像档案的特点对其进行适当保 存 3 归档保存的声像档案 任何人不得私自撤 销 抽出 清洗 消磁 涂改和销毁声像档案 必须经过审批 4 声像档案的销毁 保密流程可分别参照 档案销毁管理流程与工作标准 和 档案保 密管理流程与工作标准 声像 档