2014员工档案信息采集整理总结

20142014 员工档案信息采集整理总结员工档案信息采集整理总结 一 一 员工档案采集原因员工档案采集原因 首先 公司最近一次组织全员信息采集的时间是 2007 年 距今 已六年多 档案里员工信息采集表过于老旧 并且很多信息没有体 现 同时部分员工档案资料也已经过期 如身份证复印件等 这种 情况导致很多人事行政工作无法顺利的进行 虽然在日常档案管理 工作中 档案管理人员也对员工信息进行一定的更新和整理 但这 主要还是建立在员工主动进行更新的情况 如果员工没有意识到更 新自我信息的重要性和及时性 档案管理人员也是无法做到及时更 新档案资料的 其次 因公司人员信息很多项目没有进行电子存档和统计 公 司在查找和利用相关项目时还需要手动翻阅纸介档案 工作比较繁 琐 浪费了很多不必要的人力资源和时间 基于上述两种情况 为了维护员工档案库 建立健全的公司员 工档案系统 保证员工档案信息的完整性 可靠性 准确性 同时 方便各部门更好的了解和追踪员工个人信息 方便员工个人异动和 培养等发展需要 公司于 2014 年 2 月组织了一次全员信息采集 并 对员工信息档案进行了统一的审核管理 对员工档案中的缺失材料 进行了系统的排查收集 对不完整材料进行了有效的补充完善 并 对部分档案重新进行了系统编码归档 二 二 员工档案信息采集实施过程员工档案信息采集实施过程 时间时间安排安排 1 月 29 日 发通知并明确信息采集要求及注意事项 总部 物流 各部门接口人 直营门店 石萌 外埠 华联 周铮 2 月 10 日 2 月 17 日 收集采集表 总部 门店 电子表格 物流 纸介表格 2 月 18 日 2 月 25 日 更新汇总 更新原员工信息表 将物流纸板信息照照片电子存档 2 月 26 日 2 月 28 日 收集缺失档案 主要集中在身份证复印件的收集 三 三 员工档案信息员工档案信息采集结果分析采集结果分析 1 信息采集情况 部门部门采集率采集率完整率完整率 总部总部 100 00 91 67 门店门店 97 98 82 75 物流物流 93 97 80 77 注 完整率 主要考察身份证有效期 最高学历 联系电话 在京地址 工作经验 教 育经历 家庭信息 紧急联系人等 员工档案采集 不含中高层 应采集 433 人次 实际采集 423 人次 采集率达到 97 69 主要是值班人员 小时工和请假人员没 有进行及时采集 排查身份证复印件 照片收集应为 62 人次 实际 收集 59 人次 占应收人次的 95 16 预计在 3 月底将身份证补充 齐全 另外补充收集资格证书复印件 照片 24 份 主要针对门店高 级以上证书的收集 2 档案更新情况 主要主要 新增内容新增内容 对档案管理系统的帮助对档案管理系统的帮助 身份证有效期 实时监控员工身份证复印件有效期 方便及时提醒员工 更新 保证员工档案的完整 个人邮箱地址 手机 电话外的联系方式 方便联系员工 进行沟通 主要是总部人员 第一学历 教育经历 为统计上报数据做准备 同时有效了解员工学习意识和 自我学习能力 工作经历 为统计上报数据做准备 同时了解员工工作任职情况 为其晋升 调岗提供有效的数据依据 家庭信息有效的了解员工家庭成员 方便联系和关心员工 主要主要 更新项目更新项目 对档案管理系统的帮助对档案管理系统的帮助 联系方式 紧急联系人 及时更新 方便有效及时的联系员工 在京地址 了解员工最新居住地 特别是门店员工 为调店安排提 供一定的支持 最高学历更新员工学历 有利于提高公司整体的文化水平 婚姻情况 了解员工的生活情况 同时对公司相关福利的兑现提供 相应的帮助 员工档案在进行系统的排查整理中 鉴于以往门店员工档案整 理和借阅查找比较困难 此次特重新将门店档案编码存档 主要将 其分为以下 4 部分 直营门店在岗职工 门 编号 门店退休返聘人员 门 编号 华联门店在岗职工 门 编号 外埠门店人员 门 编号 四 四 建议建议 1 将总部员工档案信息上 OA 系统 优点在于方便员工及时更 新个人档案 同时 OA 系统只能看到本人档案 因此不必