基础会计-第五章-会计凭证PPT课件.ppt

第五章会计凭证 第一节会计凭证概述第二节原始凭证第三节记账凭证第四节会计凭证的传递与保管 2020 3 26 1 学习目的与要求 填制和审核会计凭证是会计核算专门方法之一 通过本章学习 应当掌握会计凭证的概念 了解会计凭证的作用和种类 掌握原始凭证的内容和填制方法 掌握记账凭证的内容和填制方法 了解会计凭证的传递和保管的基本要求 2020 3 26 2 第一节会计凭证概述 一 会计凭证的含义会计凭证 是记录经济业务 明确经济责任 据以登记账簿的书面证明 填制和审核会计凭证 能及时反映和监督经济业务的发生和完成情况 是会计核算专门方法之一 是整个会计核算工作的起点和基础 也是进行会计监督的重要环节 经办人员需签名或盖章 以便明确经济责任 2020 3 26 3 二 会计凭证的作用 2020 3 26 4 三 会计凭证的种类会计凭证按其用途和填制程序分类 分为原始凭证和记账凭证两类 一 原始凭证原始凭证是在经济业务发生时取得或填制的 记录经济业务发生或完成情况 明确经济责任的书面证明 原始凭证是填制记账凭证的依据 是会计核算的重要原始资料 二 记账凭证记账凭证是会计人员根据审核后的原始凭证 按照经济业务的内容加以归类 据以确定经济业务应记入的账户名称以及应借 应贷的金额等所填制的凭证 它是登记账簿的直接依据 保障记账工作的质量 2020 3 26 5 对原始凭证和记账凭证 又可以根据不同的标志划分为若干种类 其具体情况如图5 1所示 图5 1会计凭证分类图 2020 3 26 6 一 原始凭证的基本内容办理会计事项 必须取得或者填制原始凭证 并及时送交会计机构 才能保证会计核算工作得以顺利进行 原始凭证基本内容有以下七个方面 凭证的名称 填制凭证的日期 填制单位名称及公章或者填制人姓名 经办人员的签名或者盖章 接受凭证单位名称 经济业务内容 数量 单价和金额 第二节原始凭证 填制程序经济业务发生时取得或填制的 经济业务 交易或事项 取得填制 会计凭证 登记账簿 主要内容载明经济业务内容及完成情况 主要作用进行会计核算的原始资料依据 2020 3 26 7 二 原始凭证的种类 一 原始凭证按来源不同 可分为 经济业务发生时 从其他单位或个人直接取得的原始凭证 如发票 货物运单 车船票 银行收付款通知单等 在经济业务发生或完成时 由本单位内部经办部门和人员填制的凭证 如 借款单 差旅费报销单 收料单 领料单 产品入库单 产品出库单等 2020 3 26 8 部分外来原始凭证格式见表5 1 表5 2 2020 3 26 9 2020 3 26 10 部分自制原始凭证格式见表5 3 表5 4和表5 5 2020 3 26 11 2020 3 26 12 2020 3 26 13 二 原始凭证按填制手续和方法不同 可分为 根据一定时期内若干张相同经济业务的原始凭证 汇总编制而成的自制原始凭证 以总括反映某项经济业务发生情况 又称原始凭证汇总表 如工资结算汇总表 填制手续是一次完成的 只记录一项或同时记录若干项同类经济业务的原始凭证 如各种外来原始凭证和绝大部分自制原始凭证 在一定时期内 一般以一月为限 连续记录同类经济业务的自制原始凭证 其填制手续是随着经济业务的发生而分次进行的 如限额领料单 2020 3 26 14 累计凭证示例 2020 3 26 15 汇总原始凭证示例 2020 3 26 16 三 原始凭证的填制 下面以支票的填制为例 介绍原始凭证的填制方法 支票 支票分为现金支票和转账支票 支票上印有 现金 字样的为现金支票 印有 转账 字样的为转账支票 2020 3 26 17 支票的填制要求 支票必须用黑色钢笔填写 不能涂改 日期必须大写 日 月不是十的 前面加 零 超过十的但不是二十的 前面加 壹拾 例如 8 应写为 零捌 15 应写为 壹拾伍 人民币大写要顶格写 小写前加人民币符号 用途要写清楚 要盖出票人印鉴 支票存根由出票人填写 日期 金额大小写不做要求 注 在开具支票时 如果发生填写错误应予以作废 加盖 作废 戳记 连同支票存根一起妥善保存 不得撕毁 2020 3 26 18 2020 3 26 19 一 原始凭证填制基本要求为了保证会计核算资料的真实 准确 完整 原始凭证必须按要求填制 根据 会计法 会计基础工作规范 的规定 原始凭证填制的基本要求是 1 内容真实 手续完备2 资料完整 填制及时 2020 3 26 20 二 原始凭证填制的其他要求1 原始凭证上签章的要求除车 船票等类似凭证外 经办人员按规定内容填制原始凭证后 必须在原始凭证上签名 签章 从外单位取得的原始凭证 必须盖有出具单位的公章 从个人取得的原始凭证 必须有填制人员的签名或者盖章 自制原始凭证必须有经办单位负责人或者其指定的人员签名或者盖章 对外开出的原始凭证 必须加盖本单位公章 2020 3 26 21 2 原始凭证的联数要求一式几联的原始凭证 应当注明各联的用途 只能以一联作为报销凭证 一式几联的发票和收据 必须用双面复写纸 发票和收据本身具备复写纸功能的除外 套写 并连续编号 作废时应当加盖 作废 戳记 连同存根一起保存 不得撕毁 3 退货退款的要求发生销货退回的 除填制退货发票外 还必须有退货验收证明 退款时 必须取得对方的收款收据或者汇款银行的凭证 不得以退货发票代替收据 2020 3 26 22 4 借款的要求职工因公借款凭据 必须附在记账凭证之后 收回借款时 应当另开收据或者退还借据副本 不得退还原借据 5 原始凭证的附件要求购买实物的原始凭证 必须有验收证明 支付款项的原始凭证 必须有收款单位和收款人的收款证明 经上级有关部门批准的经济业务 应当将批准文件作为原始凭证附件 如果批准文件需要单独归档的 应当在凭证上注明批准机关名称 日期和文件字号 有附件的原始凭证 应在原始凭证上注明附件的自然张数 原始凭证与附件的有效金额应相等 2020 3 26 23 6 会计凭证书写要求各种会计凭证的书写 只能用蓝 黑墨水填写 文字和数字书写 必须字迹清晰 工整 规范 不得随意涂改 刮擦 挖补 凡填有大写和小写金额的原始凭证 大写与小写金额必须相符 2020 3 26 24 阿拉伯数字手写体规范如下 手写字体应当自右上方斜向左下方 倾斜度应一致 手写 6 字应当上出头 手写 7 和 9 应下出头 并超过底线 出头的长度约为一般字体高度的四分之一 手写 0 时 字高 字宽应当与其他数字相同 手写6 8 9 0时 圆圈不留缺口 2020 3 26 25 大写数字书写 例 4528 00大写为 人民币肆仟伍佰贰拾捌元整 20004 00大写为 人民币贰万零肆元整 205000 63大写为 人民币贰拾万零伍仟元陆角叁分 一律用正楷或者行书体书写大写金额数字到元或者角为止的 在 元 或者 角 字之后应当写 整 字或者 正 字 大写金额数字有分的 分字后面不写 整 或者 正 字 大写金额数字前未印有货币名称的 应当加填货币名称 货币名称与金额数字之间不得留有空白 阿拉伯金额数字中间有 0 时 汉字大写金额要写 零 字 阿拉伯数字金额中间连续有几个 0 时 汉字大写金额中可以只写一个 零 字 2020 3 26 26 7 原始凭证的错误更正如果发现原始凭证内容有错误的 应当由开出单位重开或者更正 更正处应当加盖开出单位的公章 原始凭证金额出现错误的不得更正 只能重开 8 原始凭证遗失的处理从外单位取得的原始凭证如有遗失 应当取得原开出单位盖有公章的证明 并注明原来凭证的号码 金额和内容等 由经办单位会计机构负责人 会计主管人员和单位领导人批准后 才能代作原始凭证 如果确实无法取得证明的 如火车 轮船 飞机票等凭证 由当事人写出详细情况 由经办单位会计机构负责人 会计主管人员和单位领导人批准后 代作原始凭证 2020 3 26 27 四 原始凭证的审核 一 原始凭证的审核内容原始凭证的审核是会计核算的一个重要方面 也是实行会计监督的一个重要手段 为了保证原始凭证真实 合法 完整 各种原始凭证除由经办业务的有关部门审核以外 还要交由会计部门进行审核 经审核的原始凭证才能作为填制记账凭证 登记入账依据 原始凭证的审核内容主要包括三个方面 真实性 合法性 完整性 2020 3 26 28 二 审核结果的处理原始凭证的审核是一项严肃而细致的工作 会计人员必须坚持原则 履行职责 严格把关 对审核无误的原始凭证 应及时进行会计处理 1 对真实 合法 合理但内容不完整 手续不完备 填写有错误的原始凭证 应予以退回 要求经办人按规定更正或补充后再办理手续 2 对于不合规 不合理的原始凭证 会计人员应拒绝接收 并向本单位领导报告 3 对于违法行为 如伪造 变造凭证等 会计人员应不予受理 并向有关部门报告 2020 3 26 29 为了保证账簿记录的正确性 经济业务发生后并不直接登记账簿 而是通过对原始凭证记录的经济业务进行分析 归类 根据借贷记账法的原理 确定相关账户及其应借应贷金额 填制记账凭证 再根据记账凭证登记账簿 第三节记账凭证 填制程序根据原始凭证归类整理而填制 经济业务 交易或事项 取得填制 原始凭证 主要内容编制经济业务的会计分录 2020 3 26 30 一 记账凭证的基本内容 记账凭证名称 填制凭证的日期 凭证编号 经济业务摘要 会计科目 记账方向 记账金额 所附原始凭证张数 填制凭证人员 审核人员 记账人员 会计主管人员签名或者盖章 收款和付款记账凭证还应当由出纳人员签名或者盖章 2020 3 26 31 二 记账凭证的种类 记账凭证 专用记账凭证 通用记账凭证 单式记账凭证 复式记账凭证 单一记账凭证 汇总记账凭证 科目汇总表 2020 3 26 32 记账凭证按适用范围不同分为 专用记账凭证是用来专门记录某一类经济业务的记账凭证 专用记账凭证按所记录的经济业务是否与现金和银行存款的收付有关 分为收款凭证 付款凭证和转账凭证三种 通用记账凭证是用来记录各种经济业务的记账凭证 即不分收款凭证 付款凭证和转账凭证 2020 3 26 33 1 收款凭证 用于记录现金和银行存款收款业务的会计凭证 它是根据有关现金和银行存款收入业务的原始凭证填制 是登记库存现金日记账 银行存款日记账以及相关明细账和总账的依据 也是出纳人员收讫款项的依据 具体可以分为现金收款凭证 银行存款收款凭证 2020 3 26 34 2 付款凭证 用于记录现金和银行存款付款业务的会计凭证 它是根据有关现金和银行存款支付业务的原始凭证填制 是登记库存现金日记账 银行存款日记账以及相关明细账和总账的依据 也是出纳人员付讫款项的依据 2020 3 26 35 3 转账凭证 用于记录不涉及现金和银行存款业务的会计凭证 它是根据不涉及现金 银行存款收付的其他经济业务 即转账业务的原始凭证填制 转账凭证是登记相关明细分类账和总账的依据 2020 3 26 36 通用记账凭证 2020 3 26 37 三 记账凭证的填制要求填制记账凭证的过程 是将原始凭证中的经济信息转化为会计语言的过程 是对经济业务进行会计确认与计量的过程 直接影响到会计账簿和会计报告信息的质量 因此 为了保证会计信息质量的真实 正确 及时 记账凭证必须按要求填制 1 记账凭证的填制依据记账凭证可以根据每一张原始凭证填制 或者根据若干张同类原始凭证汇总填制 也可以根据原始凭证汇总表填制 2 记账凭证日期为记账凭证填制的日期 有可能与原始凭证的填制日期相同 也可能不同 但要及时填制 2020 3 26 38 VV 摘要简明 科目运用准确 附件齐全 连续编号 2020 3 26 39 2020 3 26 40 2020 3 26 41 凭证的审核 VV 2020 3 26 42 3 记账凭证编号应对记账凭证按月连续编号 可以按全部凭证顺序编号 也可以按凭证类别编号 应根据各个单位经济业务的多少或者需要填制记账凭证张数的多少自行决定 可以按现金收付 银行存款收付 转账业务三类分别编号 也可以按现金收入 现金支出 银行存款收入 银行存款支出和转账业务五类进行编号 分数编号法如果一笔经济业务需要填制两张或两张以上记账凭证时 可采用分数法编号法 如本月第6笔转账业务需要填制3张记账凭证 其中 第二张凭证的编号为4 摘要应简明扼要地概括经济业务的内容 2020 3 26 43 5 会计分录应正确使用会计科目 必须按会计制度规定的会计科目填写 不能用科目代号或简称来代替 在 会计科目 栏 分别填列应借 应贷的总账科目和明细科目 按先填借方科目 后填贷方科目 金额合计前必须填写人民币符号 记账凭证填制完后 如有空行 应当自金额栏最后一笔金额数字下的空行处至合计数上的空行处划线注销 6 记账标记根据记账凭证及其原始凭证登记库存现金 银行存款日记账或其他分类明细账后 要在记账凭证记账标记处打 避免漏登或重登 7 记账凭证的附件除结账和更正错误的记账凭证可以不附原始凭证外 其他记账凭证必须附有原始凭证 如果一张原始凭证涉及几张记账凭证 可以把原始凭证附在一张主要的记账凭证后面 并在其他记账凭证上注明附有该原始凭证的记账凭证的编号或者附原始凭证复印件 即注明 附件见 字 号凭证 2020 3 26 44 8 有关人员签章记账凭证应由有关人员签章 以明确责任 涉及到出纳业务 出纳在办理收款或付款业务后 应在记账凭证签章处加盖私章 并在原始凭证上分别加盖现金 银行收付讫戳记 以避免重复收付 9 如果在填制记账凭证时发生错误 应当重新填制已经登记入账的记账凭证 在当年内发现填写错误时 可以用红字填写一张与原内容相同的记账凭证 在摘要栏注明 注销某月某日某号凭证 字样 同时再用蓝字重新填制一张正确的记账凭证 注明 订正某月某日某号凭证 字样 如果会计科目没有错误 只是金额错误 也可以将数字之间的差额 另编一张调整的记账凭证 调增金额用蓝字 调减金额用红字 10 实行会计电算化的单位 对于机制记账凭证 要认真审核 做到会计科目使用正确 数字准确无误 2020 3 26 45 四 记账凭证的填制方法 一 专用记账凭证的填制1 收款凭证的填制 例5 1 云山有限责任公司于2012年8月5日从银行借入800000元 期限为3年 年利率为8 收款凭证的借方科目相对固定 按收款的性质填写 库存现金 或 银行存款 填制记账凭证的日期 按月填制收款凭证的顺序号 对所记录的经济业务的简要说明 与收入现金或银行存款相对应的会计科目 经济业务的发生额 本记账凭证所附原始凭证的张数 凭证已登记账簿的标记 以免重记或漏记 出纳 制证 等有关人员签章 以明确经济责任 2020 3 26 46 2 付款凭证的填制 例5 2 2012年9月3日 云山有限责任公司以银行存款购置机器设备 价款200000元 增值税34000元 付款凭证按贷方科目设置 与支付现金或银行存款相对应的会计科目 凭证按付款业务顺序编号 2020 3 26 47 3 转账凭证的填制 例5 3 2012年10月31日 云山有限责任公司结转5月份完工并验收入库A产品110台 总成本为1456890元 借 贷金额合计数应该相等 2020 3 26 48 二 通用记账凭证的填制通用记账凭证的填制与转账凭证的要求相同 只是涉及到收款或付款业务时 出纳员应签章 例5 4 见例5 1 例5 2 例5 3 以这三笔经济业务为例 填制通用记账凭证见表5 16 5 17 5 18 2020 3 26 49 例5 4 云山有限责任公司于2012年8月5日从银行借入800000元 期限为3年 年利率为8 2020 3 26 50 例5 4 2012年9月3日 云山有限责任公司以银行存款购置机器设备 价款200000元 增值税34000元 2020 3 26 51 例5 4 2012年10月31日 云山有限责任公司结转5月份完工并验收入库A产品110台 总成本为1456890元 2020 3 26 52 一 会计凭证的传递1 会计凭证的传递的含义会计凭证的传递 是指会计凭证从取得或填制时起 经过审核 记账 装订 到归档时止 在单位内部有关部门和人员之间按规定的时间 路线办理业务手续和进行会计处理的传送过程 第四节会计凭证的传递与保管 原始凭证 记账凭证 记账凭证 记账凭证 记账凭证