档案管理_如何做好企业档案管理工作

加强档案管理服务公司发展 主要内容第一部分如何做好档案管理工作第二部分各类档案的整理 如何做好档案管理工作 第一讲加强档案法规宣传 提高档案意识第二讲建立健全档案管理机制 确保档案集中统一管理第三讲加强材料收集 确保材料齐全完整 第一讲加强对档案法规的宣传 提高档案意识 一 学习了解 档案法 国家1987年制定了 中华人民共和国档案法 1996年进行了修正 第七条 机关 团体 企业事业单位和其他组织的档案机构或者档案工作人员 负责保管本单位的档案 并对所属机构的档案工作实行监督和指导 第十条 对国家规定的应当立卷归档材料 必须按照规定 定期向本单位档案机构或档案工作人员移交 集中管理 任何个人不得据为己有 第十一条 机关 团体 企业事业单位和其他组织必须按照规定 定期向档案馆移交档案 第十三条 各级各类档案馆 机关 团体 企业事业单位和其他组织的档案机构 应当建立科学的管理制度 便于对档案的利用 配制必要的设施 确保档案的安全 采用先进的技术 实现档案管理的现代化 第二十四条 有以下行为之一的 要追究法律事务 一 损毁 丢失属于国家所有的档案的 二 擅自提供 抄录 公布 销毁属于国家所有的档案的 三 涂改 伪造档案的 四 违反本法第十六条 第十七条规定 擅自出卖或转让档案的 五 倒卖档案牟利或将档案卖给 赠送外国人的 六 违反本法第十条 第十一条 不按规定归档或者不按期移交档案的 七 明知所保存的档案面临危险而不采取措施 造成档案损失的 八 档案工作人员玩忽职守 造成档案损失的 二 学习贯彻相关标准规范 企业档案管理规定 20021022 第二条本规定所称的企业档案 是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家 社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料 第六条企业档案工作人员应当忠于职守 遵纪守法 具有相应的档案专业知识和业务能力 第七条企业各部门负责归档文件材料的收集和整理 并定期交本企业档案部门集中管理 任何人不得拒绝归档 第十条企业采取有效措施对档案进行安全保管 并切实加强对知识产权档案和涉及商业秘密档案的管理 借阅利用制度 做保障 第十三条企业档案现代化应与企业信息化建设同步发展 不断提高档案管理水平 第十九条企业应当建立档案工作责任追究制度 对不按规定归档而造成文件材料损失的 或对档案进行涂改 抽换 伪造 盗窃 隐匿和擅自销毁而造成档案丢失或损坏的直接责任者 依法进行处理 国家 企业档案管理办法 国家 企业档案工作规范 2009 11 02发布 2010 01 01实施 三 了解掌握档案基本知识 1 档案 1 档案的定义 是指过去和现在的国家机构 社会组织以及个人从事政治 军事 经济 科学 技术 文化 宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字 图表 声像等不同形式的历史记录 2 企业档案 企业在研发 生产 经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件 档案的价值 历史文化价值 现实使用价值 档案的作用 凭证 参考作用等 档案的分类 1 载体形式 纸质档案和非纸质档案 2 档案的分类 文书档案 项目档案基建档案 设备档案 会计档案 声像档案 电子档案等 企业档案的价值企业档案是企业管理的基础企业是经济实体 在生产经营活动中会产生经营 技术 财务等许多环节的各种类型文件材料 支撑着企业的发展 是企业的原始记录 企业档案是企业的无形资产物质资产的凭证 土地 房产 设备 资质的证明 技术革新的依据 解决纠纷的法律凭证 是提高产品质量的保证 是企业文化的传承 档案材料各自为政 不利于安全和利用 企业档案工作是反映和衡量企业整体管理水平的一个重要标志 应纳入单位年度工作计划 纳入管理制度及有关部门和人员职责范围 纳入考核 作为考核依据 2 档案工作 1 档案工作的定义广义 档案事业各组成部份的工作 包括档案行政管理工作 档案馆 室 工作 档案教育工作 档案宣传工作 档案学术研究工作 档案出版工作 档案学会工作 档案外事工作等 狭义 用科学的原则和方法管理档案 为各项工作服务 具体包括收集 整理 鉴定 保管 统计 编目与检索 编研 利用 3 档案工作的原则集中统一管理企业全部档案 维护档案的完整与安全 便于企业各项工作的利用 要严格遵守国家有关保密制度 规定等 4 档案工作涉及的范围 档案工作是一种社会事业性工作 涉及到的领域很广范工作 尤其新形势下产生的新的内容和门类 电子档案 最低生活保障档案 生活 家庭档案 家庭档案介绍 家庭档案是家庭生活中的原始记录与工作中生成的其他档案有关明显的本质区别 但它是档案的一部分 是国家档案的重要补充 家庭档案的特点私有性 经所有者同意 方可移交和赠送到国家档案馆或其他部门 丰富性 无所不有 内容可包罗万象 多样性 载体形式 记录方式 家庭档案 续 实用性 物质 知识产权 各种经营活动的凭证等 社会性 成员参与公务社会活动的记录 对国家和社会有重要的保存价值 如 宗谱 可捐增给国家档案馆 有的经一个历史时期后 可转化为国家 社会档案 如 胡山源手稿 孙元良日记 隐私性 健康状况 特殊工艺 技术诀窍和秘方等 要对社会保密 或家庭内部 国家保护 时效性 大多数只有使用价值 如 发票 设备使用说明书 家庭档案 续 家庭档案的作用生活的助手家庭教育的生动教材生产经营的可靠资料 民营企业档案 丰富了国家档案馆藏 宗谱 名人手记 家庭档案的内容 纸质 声像 电子 宝宝康乐 学生时代 恋爱婚姻 工作足迹 家庭理财 医疗保健 家庭历史 成员活动 家庭档案整理分类 两种方法 内容或成员 整理 每一类中 按时间顺序 编一个流水号 装盒 并制作盒内目录表 第二讲建立健全档案管理机制 确保档案集中统一管理 企业档案工作应纳入企业领导工作议事日程 纳入企业规章制度及工作流程 纳入企业部门和有关人员的经济责任制或岗位责任制 企业档案工作规范 1 成立综合档案室 建立档案管理人员网络 成立综合档案室 集中统一管理文书 会计 科技 基建 设备 科研 产品 营售等 声像 实物和电子档案等各种门类和载体的档案 档案工作是一个单位的基础性管理工作 是全体在职人员的共同性的工作 对企业领导者来说 管理企业不能拍脑袋 搞长官意志 决策要有数据依据 考核也要有事实依据 建立档案工作后档案人员就能提供各方面的档案信息 建立档案管理人员网络 由单位分管领导 档案管理部门负责人 档案员 各部门兼职档案员组成 充分发挥档案网络人员作用 各负其责 企业档案管理规定 第五条企业负责档案工作的部门依法履行下列职责 一 贯彻执行 档案法 等有关法律 法规和方针政策 制定本企业文件材料归档和档案保管 利用 鉴定 销毁 移交等有关规章制度 二 统筹规划并负责本企业档案的收集 整理 保管 鉴定 统计和提供利用工作 三 指导本企业各部门文件材料的形成 积累 整理和归档工作 四 监督 指导本企业所属机构 含境外机构 的档案工作 专 兼职档案员职责要求 形成书面材料 并制度上墙 层层把关分工负责 分管领导 建立机制 明确责任 经常过问 宏观调控 经费保障部门领导 上承下达 督促检查 协调落实综合档案管理员 正确认识工作实质 增强责任心和积极主动性 注意纵向横向沟通 取得各级领导和同仁的支持 做到事半功倍兼职档案员 关心了解本部门各项工作的概况 把好本部门各类材料的收集关 做好与综合档案员的有效对接 对本人掌握业务 进取有利 2 建立和完善档案管理管理制度用制度来约束档案材料的收集 整理 保管和利用等方面的工作 确保档案材料的完整性 确保档案工作的规范化 制度化 收发传阅制度 所有收 发文及会议材料 都应统一登记编号 传阅完毕的材料应及时退还到文书档案人员手中 移交接收登记制度 规范部门间档案材料移交接收 建立台帐 库房管理制度 库房的温湿度要求 温度15 27 相对湿度40 60 最佳环境温度是18 湿度40 做到 八防 防光 防火 防潮 防高温 防尘 防虫 防鼠 另外对电子档案的载体 还应防磁 防重压等 装具 铁皮柜 不能用木柜卷皮 无酸卷皮 档案利用制度 办理利用登记手续 不准涂改 污损 撕页等档案保密制度 不得擅自向外单位提供档案 情报 资料 档案的鉴定与销毁制度 成立鉴定小组 负责对到期档案材料进行鉴定 报批后 销毁注 以上各项制度均有详细规定 第三讲加强材料收集 确保档案齐全完整规范 一 材料的收集材料收集 是国家有关规定 通过一定的接收制度和征集办法 把分散在机关 个人手中或散失在其它地方的档案 集中到档案馆室的一项工作 本单位在工作中形成的对国家和社会有保存价值的各种文字 图表 声像 电子等材料 主要分为以下几类 文书档案 会计档案 基建档案 设备档案 科研档案 产品档案 营售档案 声像档案 实物档案和电子档案 材料内容和载体类型有区别 企业规档文件的主要来源 本企业形成的文件 本企业引进项目 外购设备等接收的文件 所属单位及参股企业应向本企业提交的文件 本企业参与的合作项目 合作单位按要求应向本企业提交的文件 本企业执行 办理的外来文件 各类档案材料的收集 归档应参照国家 企业档案工作规范 执行 文书档案应注意以下方面材料收集 1 召开重要会议 举办重大活动等形成的主要文件材料 2 职能活动中形成的重要业务材料 如 3 资产管理的重要合同 协议 登记凭证等 4 上级业务主管部门制发的文件材料 5 人事管理工作中形成的文件材料 介绍信 待遇 工资调整等 6 工作中的请示 报告与上级的批复 指示等 7 本单位 本部门的计划 总结 综合统计报表 其他汇总性 也考核依据 材料等 8 日常事务管理性文件材料 9 各部门在从事经营活动的过程材料10 科技成果申报 专利 资质申请 定级 达标等的整套材料 编著的与本单位职能活密切相关文章 期刊 图书等材料 11 以上内容的照片 录音 摄像 实物 电子文件 数码照片 网站程序及信息 业务软件及数据 工作中形成的电子版的文字性材料 等也须收集归档 企业档案工作规范 7 9 6企业宜对档案信息进行综合整理 形成专题材料 如 大事记 年鉴 组织沿革 产品性能比较 科研成果简介 工程项目简介 设备的更新换代 市场的变化等 要求 将单位归档范围 细化到每个部门 并以书面形式 通知到每个部门 定期将材料收集 移交到档案室 并做好移交登记 企业档案工作规范 之 企业文件归档基本范围与保管期限参考表 十个方面 经营管理 生产管理 行政管理 党群管理 产品生产 科研开发 项目建设 设备仪器 会计业务 职工管理 分类方案示例 二 材料的整理归档 先确定分类方案 各类档案的整理 均应照国家的相关规范 归档时间 企业档案工作规范 1 经营管理工作 生产技术管理工作 行政管理工作 党群工作中形成的文件一般应在办理完毕后的第二年一季度归档 2 科研开发 项目建设文件应在其项目鉴定 竣工验收前归档 周期长的可分阶段 单项归档 产品生产及服务业务应定期或按阶段归档 3 产权产籍 质量认证 资质信用 合同协议 知识产权等文件应随时归档 外购设备仪器或引进项目的文件应在开箱验收或接收后即时登记归档 4 会计核算专业材料应在会计年度终了后由会计部门整理归档 保管一年后向档案部门移交 5 电子文件逻辑归档宜定时进行 物理归档应与相应门类或内容的其他载体归档时间一致 6 磁带 照片及底片 胶片 实物等载体形式的文件应在工作结束后及时归档 或与相应内容的纸质载体归档时间一致 7 更新 补充的文件 企业内部机构变动和职工调动 离岗时留在部门或个人手中的文件 企业资产与产权变动过程中形成的文件 其他活动中形成的文件等 应随时归档 归档材料质量要求 本单位产生的文件材料归档时必须是原件 纸质 电子件 纸抟文件底稿必须用碳素墨水或蓝黑墨水书写 对于企业 在材料收集整理时应注意科技档案阶段性材料的齐全完整 1 产品 初步设计 技术设计 工艺 工装 加工制造 生产定型等阶段材料2 科研 准备立项 研究实验 总结鉴定 成果申报 推广应用等阶段材料3 项目基建 项目依据性材料 基础性材料 工程设计 初步设计 技术设计 施工设计 施工 监理 竣工验收材料等 变更 隐蔽性工程材料 4 设备 设备依据性材料 外购设备开箱验收 自制设备的设计 制造 验收 安装调试 随机材料 运行 维护等另 外文资料的译文5 经营销售 说明书 宣传材料 往来函件 合同协议 台帐 汇总表等 五 说明 略 1 人事管理过程中产生的材料 如 花名册 统计表 介绍信 用工合同 工资转移证