如何正确认知时间管理 (1).doc

学习导航通过学习本课程，你将能够： 认识到时间管理的必要性； 了解时间管理的四个发展历程； 找到自己的时间杀手； 学会走出时间管理误区的方法。如何正确认知时间管理一、什么是时间管理1.时间管理的内涵时间管理指的是日常生活中始终如一、有的放矢地使用行之有效的方法，组织管理生活的方方面面，最有意义、最大限度地利用拥有的时间。时间管理不仅仅是指管理工作时间，也包含管理业余时间；不仅仅是指管理企业里的时间，也包含管理家庭里的时间。也就是说，时间管理包含了生活中所有时间的合理利用和支配。2.时间管理的必要性时间具有供给无弹性、无法蓄积、无法取代、无法失而复得等特性，不为人们理解和重视，正是因为如此，时间的浪费比其他资源的浪费更为普遍，也更为严重。在经理人的工作中，最容易忽略的就是时间管理。初级经理人从员工过渡到管理者，比较容易忽略管理角色和时间管理的技能，而中、高级管理者的工作任务更多，时间更少，时间管理也就显得更加重要。因此，当人们无所事事或忙而无效时，应该停下来审视一下自己的时间利用率。【案例】三枚硬币假设一个人的生命是由三枚硬币组成的，其中一枚代表财富，一枚代表健康，一枚代表时间，那么，哪一枚硬币最重要呢？如果把代表财富的硬币拿掉，那么这个人就有足够健康的身体和足够多的时间，可能暂时没有财富，但他有无限可能重新创业，赢得财富，把代表财富的硬币重新放进生命中。如果把代表健康的硬币拿掉，那么这个人就有足够多的财富和足够多的时间，可能他被病魔缠绕，但他可以花费金钱治疗自己的疾病，拖延一定的时间，借助高科技手段延长生命，最终可以把代表健康的硬币重新放进生命中。如果把代表时间的硬币拿掉，那么这个人就有足够多的财富和足够健康的身体，但是没有时间享受这些，他无法用1亿美元换来10分钟生命，不仅不能将代表时间的硬币重新放进自己的人生，财富和健康也变得毫无意义了。因此，对于经理人和企业家来说，在拥有大量金钱的基础上，时间管理就显得更为重要了。3.时间管理的认识误区关于时间管理，很多人普遍存在认识误区：宁愿正确地做事，而不是做正确的事；宁愿解决问题，而不是有创意地选择；宁愿保持原来的做法和手段，而不是优化工作的流程和方法；宁愿被动地服从和遵循义务，而不是主动积极地进行创新求得最佳结果；宁愿节约成本，而不是主动增加利润。4.传统的时间管理观念传统的时间管理观念强调以下几方面的内容：时间的重要古语有云：“一寸光阴一寸金，存金难买寸光阴。”强调的就是时间的价值和重要性。时间流失的速度孔子曰：“逝者如斯夫！不舍昼夜。”看到滔滔不绝的江水，孔子想到时间也如这流水一样，不分昼夜地消失了，说明古人也注意到了时间无法失而复得的特性。时间管理的计划性古人管理时间的最基本的方法是计划性，“预则立，不预则废”就是说做事之前要有充分的准备和计划，强调的就是计划的重要性。5.时间管理的四个发展竞赛以快取胜竞赛以快取胜，军事先下手为强，速度快者方能取胜。这个道理同样适用于商界，商界过去的竞争是“大鱼吃小鱼”，比的是资本量、规模和实力，在市场环境急剧变化的今天，讲究的是“快鱼”策略，比的是学习的速度、反应的速度、创新的速度。你有多少资本问一个人拥有的资本时，得到的回答往往是车子、房子、股票、债券等有形资产，时间财富就被忽略掉了。通常来说，年轻人的有形资产通常不及中年人，但是“少年不怕穷”，时间就是年轻人最大的财产优势。爱因斯坦曾经说过：“一切与生俱来的赠品中，时间最宝贵！”时间是宝贵的，对每个人也都很公平，无论富裕还是贫穷，上天给予的时间都是一样的，不会对任何人厚此薄彼。时间又是不公平的，因为每个人的时间价值是不一样的，成功人士的单位时间价值非常高，普通人的时间单位价值就比较低。无论时间价值如何，每个人只有利用好当下，让“这一刻”不被浪费，才能为“下一刻”的精彩做好铺垫。一生72年一个人的时间是如何运用的？一个人的一生是如何度过的？时间到哪里去了？为了回答这些问题，科学家对人们的时间利用做了科学的研究，统计结果如表1所示，假设人的一生有72年，则他的时间使用情况为：表1人的一生时间利用表活动内容所消耗时间睡觉21年工作14年个人卫生7年吃饭6年旅行6年排队5年学习4年开会3年打电话1年找东西1年其他3年效率与效能人们重视生命、乐于理财，却疏于时间管理。例如，人们生病了就会去医院治疗，丢了钱就会着急懊恼，但是耗费了2小时的时间却不会着急，因为时间无形，看不见，摸不着。鲁迅先生说：“时间就像海绵里的水，想挤的话，总还是有的。”【案例】装瓶实验一位教授拿来瓶子、石子、沙子、水，把石头装进瓶子里，装到瓶口的时候，转头问学生：“瓶子装满了没有？”学生们说：“装满了。”教授没有说话，开始往瓶子里倒沙子，等到沙子倒到瓶口时，又问学生：“这次满了没有？”学生们说：“装满了。”教授还是没有说话，又把水倒进瓶子里，当水倒到瓶口时，再次问学生：“这次装满了没有？”学生们不敢回答了。案例中的实验也揭示了时间管理的秘密，石子之间有空隙，沙子之间也有空隙，水里面可能还有空隙。同理，时间之间也存在空隙，珍惜时间要从珍惜点点滴滴的零碎时间做起。6.时间管理三大观念时间管理有三大观念，对这三大观念的理解和把握，是改善时间管理的关键。时间观念建立时间观念十分重要，有了时间观念，才能有效利用琐碎的时间。例如，人们普遍认为3年是一个很大的时间单位，1小时是一个常被忽略的时间单位，实际上如果每天节约1个小时，在人生的70年岁月中就可以节约出3年的时间，时间观念的重要性可见一斑。效率观念效率观念就是要有速度。例如，将石头投入水中，正常情况下石头会迅速沉入水底，但在一种情况下石头也可以连续在水面上弹跳几下，原因就是孙子兵法所说的“疾也”，也就是速度够快的意思。效能观念如果效率的代表是“快”，效能代表就是“多”、“快”、“好”、“省”，也就是说仅仅速度快还不够，还要方向正确、结果良好、效果明显、成本低廉。效能观念始终不偏离终极目标和结果，与人生的奋斗方向和企业的终极目标相吻合。【案例】龟兔赛跑龟兔赛跑，兔子输了，因为兔子骄傲自满，在树荫下睡了一觉，睡醒时乌龟已经跑到了终点。裁判大象批评兔子说：“你这样不行，不可以骄傲自满，要勤奋努力，你懂不懂啊？”兔子说：“我懂了，我要求再比第二回，我不相信我跑不过乌龟。”于是它们又举行了第二次赛跑。裁判大象的发令枪一响，兔子像离弦的箭一样窜了出去，一下子就没有影子了。乌龟与第一场一样慢慢腾腾地往前爬，等到乌龟爬到终点时却不见兔子的影子，裁判大象和观众四处寻找，终于在很远的地方找到了兔子，原来兔子低着头只顾着跑，忘了看比赛的方向了。在这个小故事中，兔子赛跑的速度毋庸置疑，但是屡次败给乌龟，原因就在于兔子不看方向、不讲方法，导致效能很低。同理，初级经理人在做事情的时候，注重效能观念是非常重要的，不能一味求快。如果偏离了方向，即使效率很高，也得不出正确的结果。二、时间管理的四代发展历程人们从认识到时间管理的重要性，到开始进行时间管理，期间经历了管理方式和管理重点的转移，大致可以分为四个历程。1.时间增加和备忘录时间增加是指当时间不够用、工作任务比较多的时候，单纯地加班加点，延长工作时间。备忘录是指把要做的项目列举出来，制作成工作任务清单，做完一件就勾掉一件，以此种方式进行时间分配和管理。2.工作计划和时间表这个阶段称的特点是，在开始工作之前，先列出一个清单，给每项任务制定时间期限，确保自己在制定的时间段中完成规定的任务。这个方法也可以称为行事历时间管理法。3.排列优先顺序当工作任务多到在规定时间内无法彻底完成的时候，经理人就要对时间管理内容进行更改，首先取舍工作任务，其次给工作任务排序，此时四象限法是一个很有效的方法。如图1所示，横坐标轴代表事情的紧急程度，纵坐标代表事情的重要程度，就可以将所有工作分为A、B、C、D四个象限，A象限是既重要又紧急的事情，B象限是重要但不紧急的事情，C象限是紧急但不重要的事情，D象限是既不重要也不紧急的事情。图1四象限法示意图A类工作A类工作既重要又紧急，一般表现为突发事件。显而易见，为工作排序后，首先要做的就是这类工作。当工作中出现了突发事件时，应该放下手头所有的工作，全身心地解决突发事件，这种行为被形象地称为“救火行动”。例如，119消防队接到火灾警报，就要马上去处理现场。要点提示在四象限法中，各象限工作的特性有：A类工作：既重要又紧急；B类工作：重要但不紧急；C类工作：紧急但不重要；D类工作：不重要不紧急。B类工作和C类工作当这两类工作同时发生时，应该先处理哪类工作？按照时间占用的顺序划分，即按照时间的紧急程度划分，专家认为应该扔掉C类工作，保住B类工作，因为B类工作的价值更大。B类工作例如学习和职业成长、健康、休闲等，虽然重要但不紧急，如果不做的话，B类工作会随着时间进一步推移而越来越紧急，直到突破一定的极限，就变成了A类工作。C类工作紧急但不重要，如果不做的话，随着时间推移，会变得越来越紧急，当越过一定的极限以后，就可能因为失去时机而消失，因此遭受一定的损失，工作本身也会随之消失。例如，下午3点到4点，工会组织慰问抽奖活动，参加抽奖者都可以得到一袋洗衣粉，如果某人因故未能参加，4点之后缺勤者将损失一袋洗衣粉。如果B类工作和C类工作之间发生时间冲突，在两者不可兼得的情况下，如果可以延长工作时间，在保证B类工作不变成A类工作之前，可以先完成C类工作，再按部就班地处理B类工作，达到双赢的效果。但是管理专家发现，这种状态很难实现，虽然处理每件C类工作花费的时间都不多，但是C类事件的数量层出不穷，经理人如果疲于应付，最终就会陷入C类事件的汪洋大海之中。C类事件过多又被描述为“帕金森定律”，也称为“爆米花定律”，就是两斤玉米看上去不是很多，但是经过膨化后就会变为一筐玉米花。很多经理人面对大堆繁杂事务的时候，习惯于急事急办、特事特办，毫无时间管理理念，总是在做最紧急的事情，结果发现永远处理不完。【案例】箩筐任务测试美国专家曾经做过一个针对中国经理人时间管理基本状况的测试。任务要求是：在一个箩筐中有10件工作任务，假设一段时间内无法完成所有任务，请中国经理人挑选优先的任务。在测试中，中国经理人挑出的第一件是最紧急的任务，第二件是最简单的任务，第三件是花费时间最短的任务，第四件是最有趣、最喜欢做的任务，第四件任务还没有做完，测试时间结束了。这时箩筐中剩下了6件任务，这些任务有一些类似的特点：重要、不紧急、很难、耗时长、无趣。4.以重要性为导向这个阶段的代表是二八定律。意大利经济学家帕累托认为，万事万物都可以分为重点的少部分和一般的大部分，即80%的结果是源于20%的努力得来的。人们在特定的时间段，注意力会高度集中，办事效率最高。认识到这个规律后，就要“打蛇打七寸，擒贼先擒王”，用最有效率的时间做最重要的工作。三、时间管理的进一步认识1.时间管理的六个概念在时间管理中，有六个概念始终贯穿其中。消费与投资如果将时间用于工作、学习，这就属于一种投资，因为有回报。如果将时间用于陪家人聊天、外出旅游、无所事事、彻底放松，这就属于消费，因为没有回报。时间管理认为要多投资、少消费，达到投资和消费的平衡。机遇与选择在时间管理中，要主动选择，而不是被动等待。主动选择可以带来机遇，被动等待只能让人处于无奈的状态。应变与制变应变就是问题发生时被动地做出反应，制变则是控制住事情，主动制定预防措施，让事情最大限度地向自己预定的方向发展。效率与成效时间管理要求有很高的时间利用率，并且要求时间利用的结果是可见的、优质的、与奋斗目标一致的。紧要与重要时间管理认为处理紧要问题与重要问题的关系时，具体做法如下：重要且紧要的问题立即处理，重要但不紧要的问题优先处理，紧要但不重要的问题最后处理，既不重要也不紧要的问题则予以回避。反应与预应时间管理认为，问题发生后要能及时做出反应，采取必要的措施，对于未发生的问题，也要防患于未然，提前做好预防工作，建立良好的预警处理机制。2.时间的杀手时间损失分析很多管理者都曾惊呼：“谁动了我的时间？”感觉每天24小时，每小时60分钟，不知不觉地就消失得无影无踪了。一般来说，时间损失不外乎以下几个方面的因素：设定目标方面的时间损失、制定计划方面的时间损失、做出决定方面的时间损失、工作组织方面的时间损失、工作开始时的时间损失、每日安排上的时间损失、信息和沟通方面的时间损失。耗时因素分析外因和内因的耗时。按照外因和内因对时间损失因素分类，人们日常消耗时间的因素表现为：外在因素耗时类型，如电话干扰、不速之客、沟通不良、资料不全、文件复杂、工作搁置等；内在因素耗时类型，如计划欠妥、事必躬亲、条理不清、欠缺自律、无力拒绝、做事拖延等。有形和无形的浪费。在时间浪费中，有些时间是眼睁睁地消耗掉的，有些时间则是毫无知觉的情况下浪费掉的，因此浪费时间的现象也可以按照有形浪费和无形浪费区分：有形浪费，如开小差、资源不足、电话、程序繁琐、间断、等待等；无形浪费，如计划不周、不懂拒绝、拖延、不懂授权、不分轻重缓急等。3.走出时间管理误区时间管理困惑初级经理人在管理时间时，经常会出现这样的困惑：工作无计划，忙忙碌碌，不知道干了什么，总是感觉时间不够用；工作计划常被突发事件、会议中断或打乱；工作总是被小问题拖延；工作时间超出原计划；下属工作的突发事件多。时间管理误区人们常犯的