会议的筹划与管理【强烈推荐】

会议的筹划与管理 童小清 会务工作的重要性 会务工作是办公室的一项经常性工作，会务工作的好坏，直接影响到会议的质量和效果。加强会务工作科学化、规范化和制度化建设，做好各类会议的服务工作，是会议取得预期效果的重要保证。 会务工作 一、会前准备工作 二、会中服务工作 三、会后有关工作 一、会前准备工作 （一）组织会务班子，明确工作职责。 （二）会议审批。 （三） 制订会议方案 。一般包括以下内容：会议名称、内容、日程、时间、会期、地点、与会人员、经费来源、组织机构、材料准备和其他事项。制定会议方案要遵循合理、精简、节俭的原则，科学筹划，精打细算。召开电视电话会议一般不超过 1个小时。会议方案经领导批准后组织实施。 （四） 制发会议通知 。会议通知包括以下内容： 1.会议名称。 2.会议内容。 3.参加会议人员。 4.会期、时间、地点。 5.其他事项 。 如发言材料准备、报名单、派记者报道等。报名单宜采用传真形式。参会对象一般不得由他人代会，如有特殊情况不能按要求参会的，须请假并说明原因，承办人要及时向相关领导汇报。同时要落实主席台领导。 （五） 印制会议材料 。包括领导讲话、会议典型材料、会议指南等。 会议指南 包括以下内容： 一是 会议日程 。应明确会议期间每天上午、下午的议程、主持人、会议地点等。 二是 会议须知 。主要明确用餐地点、作息时间、会议纪律等。 三是 人员名单 。包括与会人员的姓名、性别、单位职务、住房号。必要时，还应明确会场座位、乘坐车号、用餐桌号等。 四是 分组名单 。会议分组讨论时，应明确与会人员的编组、召集人、联络员、讨论地点等。 （六） 会议证件 。大型会议要印制会议凭证，包括请柬、出席证、列席证、代表证、记者证、工作证、车辆通行证等。会务人员应留有备用证件，以便与会人员遗忘、丢失时补领。领导同志出席会议的证件应提前请秘书领取或提前送到。 （七） 会场布置 。会场布置要充分体现会议气氛。 1.设置会标 。 2.确定会议桌摆放形式 。汇报会、座谈会、小型工作会议，可以不设主席台，会场可以设置成方形、长方形、回字形、圆形等。报告会设主席台。 3.布置主席台 。包括主席台设置、座次安排、摆放席签、话筒、鲜花等。需要另设发言席的，通常放在主席台右侧前方位置。 4.安排主席台座次 。按照行政级别高低排位，高者在前，低者在后；同一级别同一单位的，除任职文件另有规定外，按任职先后排序；同一级别不同单位的，按党委、人大、政府、政协、法院、检察院、军队排序。 人员的先后顺序确定后，在排位的技术层面上，先确定主位 1号，距离主位越近的席次和席位越高，距主位越远的席次和席位越低，座次按左右依次排列。按照面向代表席的方向，如果人数为单数，中间为 1，左为 2，右为 3，左右顺排；如果人数是双数，则以中为准，其左为 1，右为 2，左右顺排。 如果是报告会，一般采取报告人和主办单位负责人相间排列办法安排。汇报、座谈式桌型，来宾与主人相向而坐，来宾座位面对门口，主人坐在来宾对面，座次安排同主席台。 主 席 台 代 表 席 1 3 2 5 4 主 席 台 代 表 席 1 3 2 4 1 3 2 5 4 8 6 12 10 7 9 11 13 14 15 16 17 18 1 3 2 5 4 7 6 9 8 六 七 八 九 10 11 12 13 14 1 3 2 5 4 1 3 2 5 4 客 方 主 方 4 6 2 3 1 5 3 5 1 4 2 6 主 方 客 方 5.设置会场提示 。如设置“会议入口处、签到处、某某会议在某某会议室召开、会场内请勿吸烟、会议期间请关闭手机”等。 （八） 后勤服务工作 。大型会议要对与会人员的食宿、用车、医疗保健、文化娱乐、集体照相、安全保卫等做出细致安排，为与会人员预定车、船、机票等。 （九） 进行会前检查 。包括检查照明、音响、录音、录像、空调设备完好情况，席签姓名打印、位置摆放是否正确，环境是否卫生整洁等。 （十） 向领导汇报准备工作情况 。 二、会中服务工作 会务人员提前 1小时到达会场，反复检查会场准备情况。 （一） 做好签到工作 。及时统计核对人数，发现未到会的，应及时催促。到会情况要及时向有关领导报告。 （二） 搞好会议材料分发 。涉密的会议材料会后收回。 （三） 组织人员进场 。住地与会场不在一起的，要提前引导与会人员乘车前往开会地点。大型会议车辆较多时，应与公安交警部门联系开道车，必要时对车辆通行路线进行交通管制。会务人员要引导与会人员及时进入会场，并在指定位置就座。找准领导座位，提醒领导提前 3 5分钟进场并引导就座。 （四） 安排录音和记录 。重要会议领导讲话应全程录音，指定专人记录。负责记录的人，一般不同时做其它服务工作。记录人会后负责整理形成会议纪要。 （五） 组织颁奖仪式 。会务人员应预先组织上台领奖人员进行排练，明确上台领奖的线路、批次，前后顺序和颁奖领导，或工作人员进行模拟演练，以免出错。颁奖时，会务人员应在场指挥、引导；安排服务人员适时播放音乐、为颁奖领导递送奖牌、奖品、证书等。 （六） 掌握会场动态 。会间要密切关注会场情况，随时掌握会场动态，认真、及时做好领导临时交办的有关事项。做好内外联系、信息传递等工作。随时注意并维持好会场内外秩序，会间从严控制非参会人员进入会场。 三、会后有关工作 （一）会议结束后，要检查会场，带回剩余材料、席签等。 （二）跟踪督查会议议定事项的落实情况。 （三）及时整理会议记录、录音，形成会议纪要。 （四）会议文件材料及时存档。如市政府及办公室召开的会议，一般要留 3套材料存档，一套完整的会议材料包括会议通知、签到单等）送交档案室，一套附在文件、会议纪要、抄告单后面，一套办会处室留存备查。 （五）费用结算。